Divisão Técnica de Processos Municipais Manual de Autuação com Requerimento Introdução A Tabela de Unidades A Tabela de Assuntos Emitindo o Requerimento Consultando Requerimentos Emitidos Autuando o Requerimento Problemas mais comuns Glossário

Introdução

Introdução Por que emitir requerimento de autuação pelo SIMPROC? Após analisar diversos tipos de processos de todos os Órgãos da PMSP, vimos que o memorando de autuação muitas vezes apresenta falta de dados ou mesmo erros, contrariando as normas vigentes, que dispõe que o requerimento inicial deve trazer todos os dados necessários ao preenchimento da capa do processo. O processo autuado desta forma corre o risco de não prosperar, ou de ter sua tramitação atrasada, uma vez que um processo com dados errados acaba voltando para correção. Outro ponto a ressaltar é que os setores de autuação têm que tentar encaixar o processo em um assunto existente, e nem sempre o assunto escolhido é o correto para o processo, uma vez que cabe à unidade solicitante conhecer a legislação à qual o processo se refere.

Introdução Por outro lado, é mais cômodo e prático centralizar o requerimento de autuação no SIMPROC, pois assim é possível saber exatamente quais dados devem ser cadastrados, quantos e quais requerimentos foram emitidos por qualquer unidade, além do preenchimento automático do nome e unidade de quem vai assinar. Sobretudo, a emissão de requerimento pelo SIMPROC permitirá maior agilidade para o setor de autuação, na medida em que elimina o retrabalho de digitação de dados e a localização de assuntos que se encaixem no requerimento.

A Tabela de Unidades

A Tabela de Unidades Conhecer e manter atualizada a Tabela de Unidades é uma das operações mais importantes do SIMPROC, pois ela contém dados de todas as unidades da Administração Municipal que tramitam processos e é baseada no organograma oficial dos Órgãos. Através dela é possível saber o nome oficial da unidade e a sigla pela qual ela é mais conhecida, o telefone, endereço e o horário de atendimento. Outra informação importante é o campo “Responsável pela Unidade”, ou seja, o servidor que responde pela unidade e o seu cargo. É baseada nela também a consulta de processos pela Internet, que já ultrapassa um milhão de acessos/mês, portanto ao manter os dados de sua unidade atualizados você estará ajudando o cidadão e as demais unidades da PMSP a entrar em contato quando necessário.

Atualizando a Tabela de Unidades No menu do SIMPROC, acesse a tela TAB. UNIDADES.

Digite o CÓDIGO DA UNIDADE e tecle ENTER.

Confira se todos os dados em vermelho estão corretos e atualizados.

Se não estiverem, altere os dados necessários, e tecle ENTER e F9 para salvar as alterações

IMPORTANTE: Aqui deve ser colocado o nome completo do responsável pela unidade e o cargo pelo qual ele responde.

A Tabela de Assuntos

A Tabela de Assuntos Assunto é o tema do processo, ou seja, é a indicação do que o processo trata de modo geral. Para facilitar e melhorar o entendimento desta indicação são usados subassuntos, que visam esclarecer qual rotina específica está sendo tratada dentro daquele tema. Aos Assuntos/Subassuntos são atribuídos códigos numéricos, para que possam ser agrupados em uma tabela e entendidos pelo Sistema. Esta é a Tabela de Assuntos. É importantíssimo observar que antes de solicitar a autuação de um processo devemos saber a qual assunto ele pertence, pois cada um deles pode ter diferentes trâmites e fluxos, dentre os quais: PRAZO DE RECEBIMENTO DO RECURSO PRAZO PARA ANALISE PRAZO PARA ARQUIVAMENTO DESTINO DO PROCESSO APÓS PRAZO ARQUIVAMENTO LEGISLAÇÃO ESPECÍFICA

Consultando a Tabela de Assuntos Para exemplificar o uso da tabela de Assuntos, vamos à casos práticos: 1 – É necessário autuar um processo para efetuar o pagamento de contas telefônicas. - Usaremos o assunto 022-pagamento e subassunto 011-telecomunicação. O código de Assunto para este processo é 022-011. 2 – Se precisarmos de um processo para aquisição de material com valor estimado em 40 mil reais. Toda compra da Administração Pública é feita através de Licitação, então sabemos que o assunto será 016 – Licitação e o Subassunto 009 - Abertura. Mas a legislação prevê que até determinado valor não é necessário fazer licitação. Se este for o caso, então o Subassunto será 004 – Dispensa. Ou então, se já existir uma ARP para o item, poderemos usar o subassunto 011 – Ata de Registro de Preços.

Para consultar os assuntos possíveis para processos, acesse o item TAB Para consultar os assuntos possíveis para processos, acesse o item TAB. ASSUNTOS do SIMPROC e tecle ENTER para ver o assunto 001. tecle F8 para ver as próximas opções.

Após escolher o assunto, acesse a tela TAB Após escolher o assunto, acesse a tela TAB. SUBASSUNTOS, coloque o CÓDIGO DO ASSUNTO escolhido no campo, conforme figura e tecle ENTER. Tecle F8 para ver as próximas opções.

Outra opção é acessar o endereço www.prefeitura.sp.gov.br/processos e clicar no link TABELAS. Esta home tem também muitas outras informações a respeito de processos e sobre o SIMPROC, como estatísticas, legislação, procedimentos para correções e modelos de formulários e peças do processo.

Clique depois em TABELA DE ASSUNTOS

Em seguida aparecerá a lista de Assuntos e respectivos Subassuntos, para consulta. Esta opção é mais recomendada pois a visualização e entendimento são mais claros.

Requerimento de Autuação Emitindo o Requerimento de Autuação

Emitindo o Requerimento de Autuação No menu do SIMPROC acesse o item PROCESSO-EMITE REQTO

Coloque o código do ASSUNTO e SUBASSUNTO escolhidos para o Processo.

No MOTIVO DA AUTUACÃO escreva uma breve descrição do que trata o processo, ou coloque informações que complementem o Assunto/Subassunto.

Coloque o CNPJ da Unidade Orçamentária e o Tipo 4, se o interessado for a própria PMSP, Ou o CNPJ do interessado e o tipo 2 se for Munícipe. Se o interessado for pessoa física, coloque o CPF e o Tipo 1.

Coloque a quantidade de folhas a serem autuadas junto com o requerimento.

Coloque o código da unidade interessada na autuação do processo. Através do Código, o SIMPROC trará o nome da Secretaria no cabeçalho, o nome do responsável pela unidade, ou seja, aquele que assinará o requerimento de autuação e o código para onde será enviado o processo após autuado.

Após teclar ENTER o SIMPROC trará todos as descrições dos códigos preenchidos. Se estiver tudo correto tecle F9 para imprimir o Requerimento de Autuação.

O Requerimento

O SIMPROC emitirá o requerimento de autuação com todas as informações necessárias para a formação do processo, conforme modelo.

Nome da Secretaria à qual pertence a unidade solicitante.

Quantidade de folhas enviadas ao setor de Autuação com o requerimento Quantidade de folhas enviadas ao setor de Autuação com o requerimento. Caso o número de folhas informado não seja igual ao enviado de fato, o setor de autuação deverá devolver tudo para regularização.

Número seqüencial do requerimento.

Assunto e Subassunto do processo Assunto e Subassunto do processo. Aqui há também um campo para a legislação à que se refere o processo.

Motivo da Autuação, é usado para descrever brevemente do que o processo está tratando. Pode ser também um complemento do assunto.

Caso o processo trate de assunto relativo à imóvel, este campo trará o número do SQL ou INCRA.

Dados do Interessado, com nome completo, documento e endereço.

Aqui é mostrado o código da unidade para onde deverá ser enviado o processo após autuado. É o mesmo código da unidade interessada.

Campo para assinatura do responsável pelo pedido de autuação É sempre o nome do responsável legal pela unidade. Caso esteja incorreto, consulte o item “Atualizando a Tabela de Unidades”

Operador que emitiu o Requerimento e data de emissão.

Depois de impresso, se houver a necessidade de correção em algum dado, tecle F10, coloque o cursor em ALTERAÇÃO e tecle ENTER.

Coloque o numero do requerimento e tecle ENTER. Corrija o dado incorreto e tecle F9 para reimprimir o requerimento. Atenção! Depois de autuado, não é mais possível alterar dados do requerimento.

Requerimentos Emitidos Consultando Requerimentos Emitidos

Consultando Requerimentos Emitidos Tecle F10, e coloque o cursor em RELATÓRIO e tecle ENTER. coloque o código da unidade e o período que deseja relacionar e tecle ENTER.

A tela vai mostrar todos os requerimentos emitidos pela unidade informada e os números dos processos caso já tenham sido autuados. Atenção. Requerimentos não autuados em 6 meses serão automaticamente excluídos da base de dados, sem possibilidade de recuperação. Esta medida visa evitar o acúmulo de dados desnecessários no SIMPROC.

A tela vai mostrar todos os requerimentos emitidos pela unidade informada e os números dos processos caso já tenham sido autuados.

Autuando o Requerimento

No menu do SIMPROC acesse o item PROCESSO-AUTUA REQTO

Autuando o Requerimento Coloque o número do requerimento e tecle <ENTER>

O Sistema irá trazer os dados inseridos pela unidade requisitante O Sistema irá trazer os dados inseridos pela unidade requisitante. Verifique se estão todos corretos e tecle F9 para Autuar o processo. Atenção! Depois de autuado, não é mais possível alterar dados do requerimento.

Se tudo estiver correto, o SIMPROC emitirá a capa do processo, neste formato.

Problemas freqüentes

P: Esta mensagem indica que o assunto informado não pode ser usado por sua unidade. S: Escolha outro código que se encaixe no tema do seu processo.

P: O assunto é permitido para minha unidade, mas o sistema informa não. S: Verifique o tipo do interessado. O tipo 5 (RG) não é aceito nesta tela.

P: Impressora indicada não é laser. S: verifique com sua unidade de informática a possibilidade de cadastrar a impressora como no CFL junto à PRODAM. Mais informações podem ser obtidas através do e-mail snaemulacao@prodam.sp.gov.br

Glossário

Autuação Juntar documentos Processo Glossário Autuação é o ato de cadastrar a petição (requerimento) inicial no sistema e gerar um número de processo, apor a capa de cartolina e protetor plástico e juntar os documentos que instruírem o requerimento. Juntar documentos Junção ou juntar documentos significa atribuir numeração seqüencial e cronológica aos documentos, consignando em cada um deles o número do processo atribuído para o requerimento, o nome, rf e unidade de lotação do funcionário e sua assinatura. É importante salientar que no verso da primeira folha e no verso da última folha juntada deve-se informar a folha ou intervalo de folhas que se estará juntando daí em diante. Processo Segundo a LEI 14.141, de 27/03/2006, é todo conjunto de documentos, ainda que não autuados que exijam decisão.

Unidade Cada um dos setores da PMSP que possui código de SIMPROC próprio.

Caso hajam dúvidas, entre em contato com DPM-10 através do e-mail smgsimproc@prefeitura.sp.gov.br ou através dos telefones 3396-7083 ; 3396-7079 e 3396-7080