PROCESSO: DOCUMENTO PÚBLICO QUE DEVE SER ZELADO 1923 2005 É VEDADA A TRAMITAÇÃO DESTE PROCESSO EM MÃOS.

da Administração Municipal Meios de Comunicação da Administração Municipal NORMATIVO: Leis Decretos Portarias Circulares Comunicados Ordens Internas ENCAMINHAMENTOS: Processos Administrativos Ofícios Memorandos Formulários Padronizados

O Processo Administrativo: Ocorre no âmbito da administração É um documento público É forma de avaliar a atuação da administração Autuação Instrução Despacho Arquivamento Protegido por capa de cartolina e protetor plástico

Tipos de Autuação Requerimento de Munícipe Requerimento de Servidores Pedido de algo à PMSP - CPF (pessoa física) e CNPJ (pessoa jurídica) Requerimento de Servidores Referente a sua vida funcional - CPF/RG/ Holerite Documentos Internos Pedidos feitos pela administração: ofícios, memorandos, formulários - CNPJ

Autuação de um Processo Controle da Documentação Recebida: - Numerar as folhas e documentos recebidos - Colocar no canto superior direito a numeração seqüencial utilizando carimbo próprio. Carimbo Modelo Folha nº 01 do processo nº 2005-0.032.654-7 Ass: ___________________ carimbo

Junção de Documentos na Autuação - Exemplo

Identificar o Início e Fim da Autuação No verso da folha nº 1 é colocado o carimbo “Início de Autuação” DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCEIRO SETOR DE AUTUAÇÃO - DAF-37 Segue(m) juntado(s) nesta data documento(s) e papel de informação rubricado(s) sob nº(s) ___02 a 10______________________________ Em 26/03/2017 Ass.__________________________________ No verso da última folha autuada vai o carimbo “Fim da Autuação” DAF-310 FIM DA AUTUAÇÃO 1ª TRAMITAÇÃO Segue(m) juntado(s) nesta data documento(s) e folha de informação rubricado(s) sob folha(s) nº ____________ Em __/__/__ Ass._______________________ Folha de Informação: (quando não houver espaço no verso da última) O presente processo foi autuado com 10 folhas 26-mar-17 CARIMBO / ASSINATURA

Tramitação Uma vez autuado, o Processo é enviado à Unidade que vai analisá-lo em primeiro lugar. Tem início a tramitação do processo e a instrução do assunto. Todo encaminhamento entre unidades deve ser feito exclusivamente por intermédio do Sistema Municipal de Processos – SIMPROC. É vedada a tramitação de Processos “EM MÃOS”

Tramitação O Processo não pode ficar na situação “EM TRÂNSITO” por mais de 10 dias “EM TRÂNSITO” significa: O processo é enviado, mas não é recebido no SIMPROC. Esta prática dá ensejo ao extravio. Importante: “A Unidade que envia o processo é a responsável pelo mesmo até que a Unidade destinatária acuse seu recebimento”

Junção de Folhas e Documentos Definição de Folha de Informação: Lugar onde se escreve no Processo. cotas, pareceres, encaminhamentos, laudos, despachos, etc. manuscrito, datilografado, digitado Utilizar sempre o Modelo Oficial-14

Divisão de Desenvolvimento de Pessoal PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO Folha de Informação nº 05 do processo 2005-0.023.568-9, em 26.03.17 (a)................ Modelo MO-14 CARIMBO ASSINATURA Interessado: xxxxxxxxxxxxxx Assunto: xxxxxxxxxxxxxxxxx DAF-GAB Senhor Diretor Vimos pelo presente, solicitar a Vossa Senhoria, providências junto ao Sistema Municipal de Processos – SIMPROC, no sentido de implementar a possibilidade de que o referido Sistema possua um banco de dados, que permita a consulta do número do processo utilizando como “chave” o CPF do interessado.. 26-mar-17 CARLOS DA SILVA Divisão de Desenvolvimento de Pessoal Diretor Verso da folha anterior (04) p/p Segue fls. 05 CARIMBO ASSINATURA

Junção de Folhas - Exemplo Cabeçalho PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO Folha de Informação nº 35 do processo 2005-0.043.597-0, em 26.03.17 (a)................ CARIMBO ASSINATURA Interessado: xxxxxxxxxxxxxx Assunto: xxxxxxxxxxxxxxxxx PROCED-GAB Senhor Diretor Encaminhamos o presente a Vossa Senhoria para providências de ........... Verso da folha anterior (34) Segue fls. 35 CARIMBO ASSINATURA

Definição de Documentos Junção de Folhas e Documentos Definição de Documentos Tudo o que NÃO é Folha de Informação e que é levado para dentro do Processo, para fins de instrução, comprovação legal (documentos, fotos, fitas, objetos etc.), ou é emitido pela unidade.

Junção de Documentos - Exemplo Folha de informação Junção de Documentos - Exemplo Verso da folha anterior ( 379 ) Folha de informação

DOCUMENTO MENOR QUE O TAMANHO A 4 Quando o documento for pequeno, de difícil colocação no processo, colar numa folha sulfite, batendo o carimbo de junção metade folha, metade documento. Documentos com frente e verso, colar as bordas. Mencionar sobre o que se refere o documento. Este procedimento não é obrigatório.

Desentranhamento em Processo MODELO TERMO DE DESENTRANHAMENTO Foi desentranhado nesta data, folhas ___________________ Documentos:_____________________________________ Motivo:__________________________________________ DATA/CARIMBO/ASSINATURA Em caso de entrega de documento ao interessado, colher termo de recebimento, com CPF e / ou RG.

Paginação Irregular FALTA DE FOLHA Quando havia uma folha no Processo e por algum motivo ela desapareceu: (Ex. café,cigarro, janela, gavetas, etc.) Justificar o ocorrido e informar, se a folha desaparecida implica na decisão do assunto tratado no processo. Não renumerar as folhas. Como fazer a Correção ?

Paginação Irregular ERRO DE PAGINAÇÃO Quando a seqüência numérica das folhas do Processo é alterada por algum motivo (distração, caligrafia, etc.) Quem comete o erro, corrige o seu e todos subseqüentes.

Corrigindo o Erro de Junção Passe um traço no número errado e ponha ao lado o número correto, carimbe e assine Não rasure o número e nem utilize corretivo Exemplo: PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO Folha de informação nº.- 15 16 do processo 2005-0.023.568-9 em 26-mar-17 (a).

Despacho É a decisão administrativa sobre o pedido inicial Por Lei, deve ser claro, preciso e atinente a matéria tratada no Processo, com a devida fundamentação e publicidade. Do despacho caberá recurso após publicação no Diário Oficial, sendo o prazo de 60 dias, exceto quando houver outro prazo em legislação específica.

Tipos de Despacho Deferido 091 - Quando o pedido inicial é atendido Indeferido 092 - Quando o pedido inicial não é atendido, cabendo recurso Parcialmente Deferido 093 - Quando parte do pedido inicial é atendida (revisão de IPTU), cabendo recurso. Pagamento 095 - Documentos de despesas que contabilmente devem coincidir com o numerário gasto. Documental 096 - Quando o Processo é de instrução e não requer decisão (sindicância)

PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO ARQUIVAMENTO Somente após providências de publicação, entrega de documentos, prazo para recursos e outras, o processo poderá ser arquivado. Evita a reativação desnecessária. PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO Folha de Informação nº 390 do processo 2005-0.023.568-9 em 14/03/05( a)................ DAF 41 (60 99 99 999 ) Senhor Chefe ARQUIVE-SE. Processo regularizado com 390 folhas 26.03.17 CARIMBO ASSINATURA

REATIVAÇÃO Tornar o processo novamente ativo, ou seja, permitir nova tramitação, instrução e novo despacho. Enviar ofício para Divisão de Processos Municipais, juntamente com o processo, pedindo a reativação e justificando o motivo. Tramitar para o código Simproc 60 15 40 310 e usar o Encaminhamento 003 Fazer sempre um ofício para cada processo.

Processo Acompanhante / Principal A unidade que tornar um ou mais processos como acompanhante de outro (principal) fará a cota (sem destinatário), que valerá para todas as unidade por onde o Processo passar nessa condição. Processo Acompanhante PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO Folha de Informação nº 65 do processo 2005-0.023.568-9 em 14/03/05( a)................ Acompanha o Processo 2005-0.022.158-7 26-mar-17 CARIMBO ASSINATURA

PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO Processo Acompanhante / Principal No Processo principal, após cada informação, deverá ser feita a referência que tem processo acompanhante, e qual seu número Processo Principal PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO Folha de Informação nº 56 do processo 2005-0.022.158-7 em 14/03/05( a)................ SMG-GAB-AJ Senhora Assessora Chefe Face o contido no presente, em especial, a informação de fls. 50 a 54, solicitamos análise e manifestação. Acompanha processo 2005-0.023.568-9 26-mar-17 CARIMBO ASSINATURA ROSEANE ZANELLI

Vistas em processos Não autuar processo para vistas ou cópias. Necessidade do Interessado no processo, ver o processo para conhecimento, e retirar cópias. Feita na unidade que está com o processo do seguinte modo: Não autuar processo para vistas ou cópias. Autorizar a vista por escrito, no requerimento. Dar vistas e fornecer cópias, se for o caso. Juntar o requerimento e a guia no processo. Processos encerrados a vista é em SMG/DAF. Dec. 44.660 permite a retirada a Advogado/OAB.

Volume de Processo - Dividir um único processo em dois ou mais volumes - Iniciativa da unidade que está com o processo - Média de 300 (trezentas) folhas por volume. PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO Este é o 1º Volume do processo 2003-0.175.828-6 contendo de fls. 01 a 310 . IMPORTANTE OBSERVAR: - Esta folha não é numerada, por tratar de nota esclarecedora. - Todas as providências sobre cotas, carimbo, etc, devem ser colocadas no último volume. 26-mar-17 Carimbo e assinatura do responsável. PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO Este é o 2º Volume do processo 2003-0.175.828-6 que se inicia a partir de fls. 311 . IMPORTANTE OBSERVAR: - Esta folha não é numerada, por tratar de nota esclarecedora. Os volumes devem tramitar juntos. nada acrescente aos demais volumes.Todas as providências sobre cotas, carimbo, etc, devem ser colocadas neste volume. 26-mar-17 Carimbo e assinatura do responsável. OBS: 1º volume contém de fls. 01 a 310 2º volume contém de fls. __ a ___

Desaparecimento/Extravio de Processo Temos cerca de 998.000 processos ativos. 26.000 declarados extraviados, via D.O.C. 23.000 desaparecidos nas Sub’s. Desaparecimento por negligência. Desaparecimento por conveniência.

Processos jogados sobre mesas, armários, fichários ou mesmo gavetas podem ensejar um extravio.

Processos Desaparecidos nas Subprefeituras

C.P.P.E. A Comissão Permanente de Processos Extraviados, delibera sobre a declaração de extravio do processo. Se preocupa com o assunto tratado no processo. Porque ele some, mas seu assunto não. Tem competência para realizar diligências visando elucidar o assunto. Pode reconstituir o processo extraviado.

FORMULÁRIO DE COMUNICAÇÃO DE EXTRAVIO

www.prefeitura.sp.gov.br

Diretor: Paulo Roberto Dutra Rua Líbero Badaró, 425 - 1º andar SECRETARIA DE GESTÃO - SMG COORD. DO GOVERNO ELETRÔNICO E GESTÃO DA INFORMAÇÃO Diretor: Paulo Roberto Dutra Rua Líbero Badaró, 425 - 1º andar E-mail: prdutra@prefeitura.sp.gov.br Fone: 3101-1733 / 3292-7082