Conceitos Básico de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Roseli Luccas de Oliveira CDIA+ PMP

Agenda Informação Documento Informação Estruturada Informação Não Estruturada Documento Em papel Eletrônico Imagem Ciclo de Vida do Documento GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) GED X ECM ECM (Enterprise Content Management) Cases Referências

Informação Podemos classificar as informações em uma empresa como: Informação Estruturada Informação Não Estruturada 3

Informação Estruturada Informação tratada, classificada Encontra-se em Sistemas de Informação Banco de Dados Campo 1 Campo 2 Dado1A Dado1B Dado2A Dado2B Dado3A Dado3B 4

Informação Não Estruturada Informação não tratada Não está em Sistemas de Informação Encontra-se em documentos, objetos, pessoas. 5

Informação Não Estruturada Voz Texto Imagem Animação Documentos Objetos 6

Documento É o registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém. FID - Federação Internacional de Documentação. Definição adotada ABNT (NBR-9578) 7

Documento É classificado conforme seu suporte: Documento em Papel Documento Eletrônico Documento Imagem 8

Documento Documento em Papel REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM PAPEL ABCD EFGH 9

GERADOS COM A UTILIZAÇÃO Documento Documento em Papel Documento Eletrônico GERADOS COM A UTILIZAÇÃO DE SOFTWARES 10

Documento Documento em Papel Documento Eletrônico Documento Imagem REPRESENTAÇÃO DIGITAL DE UM DOCUMENTO EM PAPEL, QUE É “ESCANEADO”, ARMAZENADO E GERENCIADO ELETRONICAMENTE 11

Ciclo de Vida de Documentos 12

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos “É a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos durante o seu ciclo de vida. ”(Gartner Group) “O GED é um grupo de tecnologias, com cinco funcionalidades básicas: Captação, Gerenciamento, Armazenamento, Distribuição e Preservação. ” (CENADEM) 13

Gerenciamento de Documento Controla a criação do documento Controla a revisão do documento Permite a implementação de fluxo documental Integração com os aplicativos geradores de documentos Documentos em diversos formatos Temporalidade documental 14

Departamental X Organizacional GED X ECM Documentos X Conteúdo Departamental X Organizacional 15

ECM - Enterprise Content Management É o conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer conteúdo e documentos relacionados com processos organizacionais. ECM são ferramentas e estratégias que permitem a gestão da informação não estruturada de uma organização, sempre que ela existir. ” (AIIM - Association for Information and Image Management) 16

ECM - Enterprise Content Management Fonte: ECM na sua empresa (CENADEM, 2005) 17

Por que implantar o ECM? Aumento de produtividade Redução no tempo de acesso à documentação (conteúdo) Acesso multiusuário Possibilidade de cadastramento e recuperação do acervo a partir de diversos índices Preservação do acervo Melhoria na gerência do acervo Melhoria no atendimento ao cliente Minimização de perda e extravio de documentos (conteúdos) Facilidade de implementação de temporalidade documental 18

Cases Recursos Humanos Dossiê do Empregado Engenharia Documentação Técnica das Refinarias Documentação Técnica da TRANSPETRO Digitalização e Preservação de Acervo Documentação do Empregado Documentação Técnica em Papel 19

Referências AVEDOM, Don M. Tecnologia de Documentos: Definições e descrições. São Paulo. CENADEM, 2001 BALDAM, Roquemar de Lima. GED: Gerenciemnto Eletrônico de Documentos. São Paulo. Érica, 2004 CRUZ, Tadeu. Workflow: A tecnologia que vai revolucionar processos. São Paulo. Atlas, 1998. KUBIÇA, Stefano. Curso Conceitos e Aplicações da Certificação Digital, Rio de Janeiro, 7 de julho de 2005 VIEIRA, Conceição M. Sande. PETROBRAS In:Curso de GED, Salvador, 9-13 mai. 2005. www.ged.net.br www.aiim.org 20

Roseli Luccas de Oliveira OBRIGADA! Roseli Luccas de Oliveira E-mail: roseliluccas@petrobras.com.br 21