Fluxograma Juliana Borges Fundamentos do processo organizacional e administrativo

O que é É um gráfico que demonstra a sequência operacional do desenvolvimento de um processo, o qual caracteriza: o trabalho que está sendo realizado, o tempo necessário para sua realização, a distância percorrida pelos documentos, quem está realizando o trabalho e como ele flui entre os participantes deste processo. (Wikipédia)

Objetivos: Garantir a Qualidade Aumentar a Produtividade

Partes Integrantes: Cabeçalho – Deve conter todas as informações necessárias para identificar claramente ao que se refere, contendo: - Nome do Processo; - Nome do projeto e Número de identificação (quando necessário); - Elaborador; Data; Corpo – Contém o fluxograma propriamente dito; Explicação – Devem conter todas as explicações que se façam necessárias, tais como: - Informações Quantitativas – Frequência e volume; - Níveis de autoridade – Quando a ação depende de aprovação ou confirmação por escrito;

Aos Gestores Todo gerente deveria desenvolver fluxograma dos processos sob sua autoridade; Mapeie a sua área; Explicitar os processos contribui para que “qualquer” interessado entenda o processo; Não se preocupe em fazer perfeito da primeira vez, não tenha medo de errar; Seu fluxograma deve refletir a situação real do processo e não aquela que você imagina. Vá ao local e converse com as pessoas;

Aos Gestores Quando o fluxograma estiver pronto, critique-o. Convoque um grupo de pessoas e discutam o entendimento de cada um, podendo fazer perguntas como: Este processo é necessário? Cada etapa desse processo é necessária? É possível simplificar? Interessante montar um manual para cada processo.

Possibilita Preparação para o aperfeiçoamento de processos empresariais (é preciso conhecer para melhorar); Identificação de atividades críticas para o processo; Conhecimento da sequencia e encadeamento das atividades dando uma visão do fluxo do processo;

Possibilita Documentação do processo para análises futuras, adequação a normas e certificações e esclarecer sobre o funcionamento para pessoas recém admitidas na organização; Fortalecimento do trabalho em equipe quando o desenvolvimento dos fluxogramas é feito com a participação de todos os envolvidos.

Fluxograma Padrão Nos dá uma compreensão mais detalhada do que somente àquela do diagrama de blocos. Descreve as atividades de cada bloco, até o nível desejado do detalhe.

Fluxograma Funcional Tem como objetivo mostrar o fluxo do processo atual e quais as pessoas ou grupo de pessoas envolvidas em cada etapa. Neste caso, linhas verticais ou horizontais são utilizadas para definir as fronteiras entre as responsabilidades. Este tipo de ferramenta demonstra onde as pessoas ou grupo de pessoas se encaixam em cada sequência do processo e como elas se relacionam com outro grupo.

Fluxo Cronograma Indica o tempo de processamento de cada atividade. Ajuda na análise de custo da deficiência da qualidade por exemplo, identificando quanto de dinheiro a organização está perdendo quando um processo não é eficaz e eficiente.

Fluxograma Geográfico Analisa o fluxo físico das atividades.

Principais Passos 1º - Escolher um processo; 2º - Listar todas as entradas, saídas, decisões, operações simultâneas e não simultâneas; 3º - Organizar as operações de modo sequencial conforme a sua realidade, respeitando a simultaneidade ou não entre elas; 4º - Construir o fluxograma com as devidas simbologias e dentro delas colocar os nomes das operações; 5º - Unir os símbolos com setas e respeitando as sequências do processo; 6º - Analisar todo o fluxograma, conferindo o mesmo e verificando a sua correta e fácil visualização e entendimento, inclusive, por pessoas de fora do processo.

Fácil Entendimento O bom fluxograma permite uma rápida visualização e um rápido entendimento do processo para todos aqueles que precisam ler e interpretar o mesmo, inclusive, daqueles que não tenham participado da sua elaboração ou que não conheçam o processo, pois, o fluxograma além de ser uma ferramenta de gestão, é uma ferramenta de comunicação empresarial também.

Evitar Uso de simbologias de pontos de decisão sem as palavras sim e não, ou apenas com uma delas. Ausências de pontos de decisão Falta de simbologias de início e fim Falta de setas Setas sem sentidos (flechas) nas pontas Colocação de mais de um início ou fim Setas de sentido duplo numa mesma linha Falta de setas para conexões.

Obrigada!!!