Atenção Importante! Manual de procedimento de troca de cartas fretes para os Postos Conveniados receber o reembolso da Votorantim Cimentos e emitir as futuras Notas Fiscais solicitadas JANEIRO 2008

QUAIS SÃO AS EMPRESAS DA VOTORANTIM CIMENTOS? CIMENTEIRAS VOTORANTIM CIMENTOS BRASIL (VCB) VOTORANTIM CIMENTOS NORDESTE (VCNE) EMPRESA PARCEIRA DO GRUPO VOTORANTIM INTERÁVIA TRANSPORTES (ITL)

Como é a nova Carta Frete da Votorantim (4) Recibo de pagamentos à autônomos(RPA); (3) Autorização de abastecimento/Liquidação (2) Recibo de Adiantamento/ Pedágio (RAC); (1)Autorização de abastecimento/Adiantamento

COMO RECEBER A CARTA FRETE CARTAS FRETES DAS VCB e VCN/NE - RPA e RAC com as suas respectivas autorizações de abastecimentos; - 1ª via do canhoto da nota fiscal assinada e carimbada pelo cliente CARTAS FRETES DA INTERÁVIA TRANSPORTES (ITL) - RPA+RAC e as suas respectivas autorizações de abastecimentos; - 1ª via do canhoto da nota fiscal assinada e carimbada pelo cliente; - Canhoto da 1 ª via do conhecimento (CRTC) da ITL assinado e carimbado pelo cliente; - 2ª via do conhecimento da ITL assinado e carimbado pelo cliente - Os relatórios deverão estar separados por empresa (ex: Votorantim Cimentos Brasil separado da Interávia Transportes e também da Votorantim Cimentos Nordeste), - RAC deve conter o canhoto de autorização para pagamento de adiantamento da carta frete. OBS: N ° DO CANHOTO NF = N° DO CAMPO DA NF INSERIDO NA CARTA FRETE COMPROVANTES DE CARRETO NÃO TEM VALOR COMO RECIBO, FAVOR NÃO ENVIAR JUNTO COM AS CARTAS FRETES. Ao enviar as cartas fretes, destaque as autorizações de abastecimento e guarde-as até ser solicitado a respectiva Nota Fiscal;

Anexo 1 – Forma de envio da RPA das Cimenteiras PREENCHIMENTO OBRIGATÓRIO. PREFERENCIALMENTE UTILIZAR CARIMBO DO CNPJ OU DA EMPRESA RECEBEDORA. NA FALTA DO CARIMBO DEVERÁ SER ASSINADO E PREENCHIDO O NOME POR EXTENSO E O Nº DA IDENTIDADE DA PESSOA QUE RECEBEU A MERCADORIA. CASO ESTES CAMPOS NÃO ESTIVEREM DEVIDAMENTE PREENCHIDOS O FRETE NÃO SERÁ PAGO. OBS: SE NO CAMPO DA NOTA FISCAL NÃO CONSTAR NENHUM NÚMERO, NÃO HÁ NECESSIDADE DE CANHOTO DA NF. TAMBÉM NÃO HÁ NECESSIDADE DE CANHOTO DA NF PARA AS FILIAIS DE CAJATI E CAPIVARI DE BAIXO.

Anexo 2 – Forma de envio da RPA da ITL 1 via do canhoto da NF Assinado e carimbado pelo cliente 2 via do CRTC da ITL Anexado atrás da carta frete 1 via do canhoto do CRTC da Interávia Transportes, assinado e carimbado pelo cliente, anexado na 2 via do CRTC da Interávia.

Não receber cartas fretes: Sem a documentação necessária; Quando a RPA estiver somente com o carimbo da Cimento (por ex: Votorantim Cimentos Brasil). Esse procedimento é para segurança da empresa e não para comprovar a entrega da mercadoria; Quando a RPA estiver com o valor liquido 0,00(zerado), isso quer dizer que o transportador é cativo ou inscrito isso quer dizer que que já foi pago o frete. Quando a RPA estiver solicitando Conhecimento da Transportadora: (emitir ctrc usar o valor .........). Isso acontece porque eles irão receber diretamente da Votorantim. NÃO CONFUNDIR COM O CRTC DA ITL. RESUMINDO: Quando tiver valor 0,00 (ZERADO) no valor liquido do RPA, NÃO RECEBA!!! Ao ter dúvidas na troca do frete, favor ligar para a nossa Central de Atendimento.

Anexo 4 - Enviar as RPA’s pela Internet Entrar no site www.votorantim-cimentos.com.br\sipac\principal.asp Inserir o login e a senha Clicar no link GERAR LOTE DE RPA, escolher a empresa; Adicionar as cartas no lote (máximo 24 CF) e enviar;

Anexo 5 - Recibo de envio de RPA’s

Recibo de envio de RPA’s Após enviar, anote o numero do lote, espere 3 horas, entre no site novamente e digite o numero do lote, imprima a relação das cartas pagas, onde consta status Pago e anexar as respectivas cartas fretes nessa relação conforme os modelos anteriores; Ao enviar as cartas fretes, destaque as autorizações de abastecimento e guarde-as até ser solicitado a respectiva Nota Fiscal; Não enviar nada além da carta frete e seus devidos canhotos. (Ex:canhoto de soma, papeis de pesagem) Enviar os lotes da Internet uma vez por semana para Curitiba; Para os postos que não tem Internet e mandam manualmente para Curitiba, fica a critério do posto a periodicidade do envio.

RPA’s e RAC’s que o Posto de gasolina não conseguiu enviar pela Internet? O QUE FAZER?? - Separar as cartas fretes que deram o status Erro-carta frete não localizada ou paga na Relação de cartas fretes passadas na internet; - Fazer relatório a parte contendo a Razão Social do Posto, CNPJ, dados bancários e as informações da carta frete com problema (n° e valor); - Os relatórios deverão estar separados por empresa (ex: Votorantim Cimentos Brasil separado da Interávia Transportes), -Mandar o relatório com as respectivas cartas fretes para Curitiba; - Não esquecer de destacar as autorizações de abastecimentos para a emissão das notas fiscais, pois o valor delas está contido no código de barras da carta frete; - Após o envio, o Posto poderá consultar essas cartas fretes na Internet.

Anexo 6 - Consultar os pagamentos das cartas fretes Entrar no site www.votorantim-cimentos.com.br\sipac\principal.asp Clicar no link CONSULTA DE STATUS DE RPA’S; Escolha a empresa e digite o numero do lote. Clique em consultar

Anexo 7 - Consultar a Solicitação de Nota fiscal Clicar no link SOLICITAÇÃO NOTAS DIESEL; Clicar em cima de uma das datas e aparecerá os dados para emissão da nota fiscal

Anexo 8 - Solicitação de NF pela Internet

Anexo 9 - Solicitação de NF pelo correio ou Fax

“ICMS retido por Substituição Tributária” Anexo10 - Ex. da N.Fiscal solicitada pela Votorantim (modelo 1 ou 1A, 1ª via) É obrigatório constar no corpo da Nota Fiscal: - ICMS retido por Subst. Tributária” - Base de Calc. ICMS Subst. e ICMS SUBST. O ICMS Subst. é correspondente a alíquota do estado (neste ex. PR = 12%) 0008504 – 9 DIESEL COMUM 060 LT 759,546 1,499 1.138,56 “ICMS retido por Substituição Tributária” BASE DE CÁLC. ICMS SUBST.: 1.138,56 ICMS SUBST: 136,63 - Alíquota.: 12% A Base de Calc. ICMS Subst. Deve ser igual ao valor total dos Produtos O valor da NF tem que ser exatamente igual ao valor solicitado pela relatório de NF da Votorantim Os valores aqui devem ser sempre R$ 0,0 1.138,56 R$ 0,0 R$ 0,0 R$ 0,0 R$ 0,0 R$ 0,0 R$ 0,0 R$ 0,0 R$ 0,0

ENVIO DAS NOTAS FISCAIS DIESEL PARA CURITIBA Consultar a Solicitação de NF no site da Votorantim toda Segunda feira; Imprimir a solicitação; Emitir as notas fiscais conforme a solicitação e o modelo anterior; Anexar às Notas Fiscais de Diesel as respectivas autorizações de abastecimento e solicitação; e Enviar SEMPRE para Curitiba

Responsáveis Central de Atendimento: - EQUIPE SIPAC 41 3355-1136 Ou através do e-mail cartafrete@votorantimcsc.com.br OBS: O horário de atendimento para consulta de pagamentos é somente das 16:00h até as 17:00h, com nossa central de Atendimento.

TODAS OS DOCUMENTOS REFERENTE A CARTAS FRETES E NOTAS FISCAIS DE DIESEL DEVERÃO SER ENCAMINHADAS PARA CURITIBA VOTORANTIM CIMENTOS Rodovia Curitiba Rio Branco, 1303 PR 092 Cep 82130-570 Bairro: Abranches Curitiba – PR A/ C Sipac

Procedimentos Obrigatórios do Posto Conveniado junto a Votorantim Os Postos deverão enviar semanalmente para (Votorantim Cimentos – A/C: SIPAC/DIESEL - Rodovia PR 092, 1303 – Abranches - Curitiba PR – CEP 82130570) As RPA - Recibo de Pagto a autônomo As RAC - Recibo de Pagto ao Carreteiro, Relação de RPA’S E canhotos de Nota Fiscal E destacar as autorizações de abastecimentos e arquivar no posto até a chegada da solicitação de Nota Fiscal. Emissão pelos Postos de Notas Fiscais de Diesel. - As autorizações de abastecimentos arquivadas deverão ser enviadas com a NF. - Na relação de cartas fretes devem constar os valores das cartas e autorizações abastecimentos;e o total de todas para o pagamento Obs. O Posto só deverá enviar a NF quando solicitado pela Votorantim 4 Posto Conveniado envia para Curitiba as Notas Fiscais (veja o modelo anexo 1) de diesel anexada ao relatório de solicitação NF. Posto Conveniado 1 5 - Recebimento de Cartas Fretes - Lançamento das Cartas Fretes no Sistema VC (de postos que não possuem leitor) -Pagamento da Carta Frete ao Posto Conveniado ás terças e quintas. Emissão quinzenal de Relatório de Solicitação de NF para: Os postos que tem Internet (Anexo 8) E para os postos que não tem Internet (Anexo 9) informando os dados para emissão da nota fiscal Há divergências ? não OK VOTORANTIM sim 2 3 Sistema VC emite relatório de divergências Procedimentos Contingenciais

Pagamentos são realizados toda terça e quinta feira, via deposito bancário na conta corrente do posto de gasolina e as cartas fretes deverão ser enviadas toda semana; As solicitações de nota fiscal são realizadas a cada 15 dias e terão o prazo de 7 dias para serem entregues na Votorantim Cimentos, em Curitiba. OBS: - O POSTO DE GASOLINA QUE NÃO RESPEITAR AS NORMAS DA VOTORANTIM QUANTO AO RECEBIMENTO DE CARTAS FRETES SERÁ DESCREDENCIADO DO GRUPO VOTORANTIM; - O POSTO QUE ATRASAR O ENVIO DAS NOTAS FISCAIS E DAS CARTAS FRETES SERÁ BLOQUEADO E AUTUADO PELA VOTORANTIM E EM REINCIDENCIA SERÁ DESCREDENCIADO DO GRUPO.

AGRADECEMOS A SUA PREFENRÊNCIA EM SER PARCEIRO DO GRUPO VOTORANTIM E PARA QUALQUER DÚVIDA, CONTE CONOSCO. MUITO OBRIGADA SIPAC - DIESEL