A Gestão de Bibliotecas e o desenvolvimento de coleções Maria de Fátima Moreira Martins Maria de Fátima Moreira Martins Mestre em Ciência da Informação.

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1 A Gestão de Bibliotecas e o desenvolvimento de coleções Maria de Fátima Moreira Martins Maria de Fátima Moreira Martins Mestre em Ciência da Informação IBICT/UFF Especialista em Gestão da Informação e Inteligência Competitiva (UNESA) Coordenadora da Rede de Bibliotecas da Fiocruz São Tomé 2011

2 informação x documento  informação conhecimento inscrito (registrado) em forma escrita (impressa ou digital/eletrônica), oral ou audiovisual, em um suporte.  documento termo genérico que designa os objetos portadores de informação. um documento é todo artefato que representa ou expressa um objeto, uma idéia ou uma informação por meio de signos gráficos e icônicos (palavras, imagens, diagramas, mapas, figuras, símbolos), sonoros e visuais (gravados em suporte de papel ou eletrônico). LE COADIC, Y. F. A ciência da informação. Brasília: Briquet de Lemos, 2004.

3 apoiados nos trabalhos de taylor (1968), sobre os níveis de necessidade de informação do usuário, na observação do comportamento dos mesmos, Belkin, Oddy e Brooks (1982) desenvolveram o conceito de estado anômalo do conhecimento (ask - anomalous state of knowledge). para os autores, esse processo se inicia com uma dúvida, que motiva o usuário a buscar informação para resolvê- la, ou “preencher uma lacuna” em seu conhecimento. LE COADIC, Y.-F. A ciência da informação. Brasília: Briquet de Lemos, 2004

4 missão da formação e do desenvolvimento de coleções Reunir os documentos Que contenham a informação Necessária para que o usuário alcance um novo estado de conhecimento

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6 formação da coleção envolve, ocasionalmente, a seleção e a aquisição de materiais para o acervo inicial da biblioteca, mas, em muitos casos, pode significar o planejamento e o desenvolvimento sistemático da coleção existente.

7 desenvolvimento de coleções processo de identificação dos pontos fortes e fracos do acervo da biblioteca em termos de necessidades dos usuários e recursos. é verificado através de constantes avaliações das fontes da biblioteca, bem como através de freqüentes estudos das necessidades dos usuários e das mudanças da comunidade de que atende. EVANS, 1979

8 acervo documentos que compõe a coleção da biblioteca, podem ser livros, periódicos, panfletos, relatórios, manuscritos, filmes cinematográficos ou gravações de vídeo, gravações de som, artefatos tridimensionais e realia, arquivos de dados legíveis por máquina, materiais cartográficos e iconográficos, música, etc. potencialmente, qualquer objeto que comunique ou exprima informação, opinião ou sensação pode ser incluído em uma coleção de biblioteca. EVANS, 1979

9 etapas do desenvolvimento de acervos Entrada Organização física ou digital Conservação, preservação e restauração AcervoSaída

10 coleções  uma coleção corresponde a um grande número de materiais físicos tradicionalmente encontrados em bibliotecas: livros, periódicos, mapas, vídeos, etc.  uma coleção é também a informação contida nestes materiais ou o próprio conteúdo desses objetos.  coleções podem ser, portanto, ambos: materiais e informação. WORTMAN, 1989

11 desenvolvimento de coleções  desenvolvimento de coleções descreve todas as atividades de seleção, aquisição e manutenção de coleções em uso. estas atividades precisam ser tratadas como partes inter-relacionadas de um complexo programa de administração de coleções.  os bibliotecários precisam pensar holisticamente sobre suas coleções, identificando conexões entre os vários elementos da coleção e as atividades de administração. WORTMAN, 1989

12 E o processo, como processo, prossegue, continuamente Estudos de comunidades Seleção: Instrumentos específicos Prioridades Aquisição Compra Doação Permuta EntradaAcervo Avaliação por métodos: quantitativos qualitativos Saída Descarte Elaboração do plano Implementação = desenvolvimento AcompanhamentoAvaliação Política de desenvolvimento de coleções

13 por que a biblioteca é instituição colecionadora?  atividades que agregam documentos dispersos de acordo com critérios específicos;  os documentos não constituem as coleções de forma espontânea ou natural como ocorre na formação e no desenvolvimento dos fundos de arquivos.

14 conteúdo informacional e forma de constituição dos acervos Arquivo Documento representa a pessoa física ou jurídica que os gerou ou acumulou Órgão recebedor: recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada à qual serve Biblioteca Documento representa a própria informação tratada Museu Documento representa pouco sobre si, mas muito sobre a sociedade que o gerou Smit, J. W. Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia : o que agrega estas atividades e o que as separa? Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação, Nova Série, São Paulo, v. 1, n. 2, 1999/2000, p. 27-36. Bellotto, H. L. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4. ed. São Paulo: Editora FGV, 2006. Órgãos colecionadores: reúnem artificialmente o material que lhes é de interesse

15 modelos teóricos - desenvolvimento de coleções  abordagem estruturalista de Baughman  abordagem sistêmica de Evans

16 Baughman: abordagem estruturalista as relações entre uso/conhecimento/biblioteconomia geram o desenvolvimento de coleções VERGUEIRO, W. Desenvolvimento de coleções: uma nova visão para o planejamento de recursos informacionais. Ciência da Informação, v. 22, n. 1, p. 13-21. 2009.

17 Baughman: abordagem estruturalista (cont.)  o desenvolvimento de coleções é, pois, o entrecruzamento de planejamento, implementação e avaliação de coleções, que são definidos como:  planejamento: projeto para acumulação de documentos afins, da maneira determinada pelas necessidades, propósitos, objetivos e prioridades da biblioteca  implementação: processo de tornar os documentos acessíveis para o uso  avaliação: exame e julgamento em relação aos objetivos e propósitos estipulados o entrelaçamento destes conceitos em uma política para desenvolvimento de coleções leva a um sistema que é complementario, cíclico e auto-aperfeiçoável. VERGUEIRO, W. Desenvolvimento de coleções: uma nova visão para o planejamento de recursos informacionais. Ciência da Informação, v. 22, n. 1, p. 13-21. 2009.

18 Baughman: abordagem estruturalista (cont.)

19 Evans: abordagem sistêmica  a perspectiva sistêmica transmite a idéia de que as atividades ligadas à coleção não podem ser encaradas isoladamente, mas têm de ser vistas como componentes – ou subsistemas – de um todo. VERGUEIRO, W. Desenvolvimento de coleções: uma nova visão para o planejamento de recursos informacionais. Ciência da Informação, v. 22, n. 1, p. 13-21. 2009.

20 Evans: abordagem sistêmica (cont.)  enfatiza o caráter cíclico do desenvolvimento de coleções, sem que um etapa chegue a distinguir-se ou sobrepor-se às demais;  estão todas em pé de igualdade, girando, teoricamente, em torno de um pequeno círculo em que estão situados os profissionais responsáveis pelo trabalho de desenvolvimento da coleção. ao redor desses componentes, servindo como subsídios a todos eles – exceção única a da etapa de aquisição -encontra-se a comunidade de usuários;  é um processo ininterrupto tendo necessariamente de transformar-se em atividade rotineira das bibliotecas, garantia única de sua efetividade. VERGUEIRO, W. Desenvolvimento de coleções: uma nova visão para o planejamento de recursos informacionais. Ciência da Informação, v. 22, n. 1, p. 13-21. 2009.

21 Evans: abordagem sistêmica (cont.) Bibliotecários (Equipe) Estudo da comunidad e Políticas de seleção SeleçãoAquisição Desbasta mento Avaliação VERGUEIRO, W. Desenvolvimento de coleções: uma nova visão para o planejamento de recursos informacionais. Ciência da Informação, v. 22, n. 1, p. 13-21. 2009. Comunidade

22 princípios gerais para o desenvolvimento de coleções  o desenvolvimento de coleções deve ser dirigido mais às necessidades da comunidade do que para atingir uma padrão abstrato de qualidade;  a coleção deve responder às necessidades da comunidade real e também da realidade em potencial;  o processo de desenvolvimento da coleção deve ser realizado com pleno conhecimento dos programas de cooperação existentes em nível local, regional e nacional;  devem ser considerados todos os formatos de materiais. FIGUEIREDO, N. M. Desenvolvimento e avaliação de coleções. In: ___. Metodologias para promoção e uso da informação: técnicas aplicadas particularmente em bibliotecas especializadas e universitárias. São Paulo: Nobel, 1990. p.31-44

23  O processo de seleção deve ser realizados considerando- se que se trata de um trabalho subjetivo e baseado em preconceitos; a ingerência de valores pessoais do selecionar jamais poderá ser evitada - MAS DEVE SER AUTO-VIGIADA;  Somente pela prática que uma pessoa se torna capacitada para realizar o processo de selecionar os itens que vão compor a coleção. Não é alguma coisa que se aprenda em sala de aula ou em leituras;  O processo de desenvolvimento de coleções é composto por seis elementos: análise da comunidade, políticas, seleção, aquisição, desbastamento e avaliação FIGUEIREDO, N. M. Desenvolvimento e avaliação de coleções. In: ___. Metodologias para promoção e uso da informação: técnicas aplicadas particularmente em bibliotecas especializadas e universitárias. São Paulo: Nobel, 1990. p.31-44 Princípios gerais para o desenvolvimento de coleções (cont.)

24 Desenvolvimento de coleções, planejamento e tomada de decisões  De uma maneira ainda mais geral, o desenvolvimento de coleções não é apenas uma simples atividade ou um grupo de atividades: é um processo de planejamento e de tomada de decisões. Magrill e Hickey

25 Mapa – Gestão de Bibliotecas e Desenvolvimento de Coleções

26 o planejamento das coleções como atividade gerencial, a gestão das coleções não prescinde do processo de planejamento; será com planejamento que as coleções se desenvolverão de forma alinhada aos objetivos institucionais e atenderão aos propósitos que se destinam.

27 processos do planejamento estratégico  diagnóstico estratégico  identificação da visão  identificação dos valores  análise externa: ameaças e oportunidades  análise interna: pontos fortes e fracos (não esquecer dos aspectos relativos às coleções)  missão da organização  estabelecimento da missão  estabelecimento dos propósitos atuais e potenciais (descrição dos produtos e serviços que a biblioteca oferece para realizar a missão)  estruturação e debate de cenários (explicitação de seu setor de atuação e das características gerais da comunidade atendida)  estabelecimento de postura estratégica  Estabelecimento das macroestrategias e das macropolíticas Oliveira, D. P. R. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e práticas. 26. ed. São Paulo: Atlas, 2009.

28 processos do planejamento estratégico (cont.)  instrumentos prescritivos e quantitativos  prescritivos  objetivos da biblioteca e da instituição a qual ela se subordina (se for o caso)  metas  desafio  quantitativos  controle e avaliação  estabelecimento e análise de indicadores de desempenho  avaliação do desempenho dos profissionais envolvidos  análise dos objetivos, desafios e metas e projetos estabelecidos  tomada de ações corretivas de acordo com as analises efetuadas  avaliação da eficiência e eficácia das ações corretivas  atualizações de novas informações no processo de planejamento Oliveira, D. P. R. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e práticas. 26. ed. São Paulo: Atlas, 2009.

29 planejamento e o desenvolvimento de coleções em bibliotecas Estudos de comunidades Seleção: Instrumentos específicos Prioridades Aquisição Compra Doação Permuta EntradaAcervo Avaliação por métodos: quantitativos qualitativos Saída Descarte Elaboração do plano Implementação = desenvolvimento AcompanhamentoAvaliação Política de desenvolvimento de coleções

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32 razões para a elaboração de uma política de desenvolvimento de coleções  tornar explícita a filosofia que o norteia o trabalho com as coleções;  constituir um guia racional para a aplicação de recursos;  guiar a prática de seleção de itens;  fornecer uma descrição do estado geral da coleção;  indicar os métodos de trabalho para a consecução dos objetivos desejados;  oferecer subsídios de argumentação para o bibliotecário para a obtenção de novas aquisições, bem como para a recusa de aquisições inconsistentes com a filosofia adotada. Vergueiro

33 considerações sobre as políticas de desenvolvimento de coleções  a elaboração da política constitui um momento de auto-reflexão dos profissionais sobre suas práticas de desenvolvimento de coleções.  o ideal é que a política resulte de uma negociação entre os responsáveis pelo desenvolvimento de coleções e os membros da comunidade a que ela se destina.

34 dados necessários para a elaboração da política de desenvolvimento de coleções  o estado atual da coleção, seus pontos fortes e fracos;  a comunidade de usuários;  outros recursos disponíveis, tanto localmente como através de empréstimo entre bibliotecas.

35 informação aos bibliotecários  o material que fará parte da coleção (conteúdo e formato);  condições de ingresso do material no acervo (políticas de seleção e aquisição);  as necessidade específicas e a parcela da comunidade que o material deverá atender;  as condições de retirada do material do acervo;  o responsável(is) pela tomada de decisões (bibliotecário e comissões).

36 O documento da política deverá ser:  completo, deixando poucas coisas sem previsão;  suficientemente flexível, admitindo alterações e inclusões;  dinâmico, atualizando-se de forma concomitante com as mudanças na realidade da comunidade.

37 fatores que interferem no DC  objetivos da biblioteca;  projetos e atividades que serão desenvolvidos pelos usuários - demandas e necessidades dos usuários propriamente dita;  idade, qualidade e quantidade da coleção através de estudos de avaliação de coleções;  modalidades de consulta:  local: são necessários menos exemplares.  domiciliar; disponibilizar um maior número de exemplares, o desgaste é maior e há maior reposição.  conhecimento da produção bibliográfica da área (aspectos relacionados a atualização do acervo);  conhecimento do acervo de bibliotecas congêneres e possibilidade de acesso a eles - pode-se nortear a aquisição, deixando de comprar o que pode ser utilizado através do empréstimo entre bibliotecas;  recursos financeiros e disponibilidade de aquisição;  espaço físico disponível.

38 elementos da política de DC  objetivos;  responsabilidade pelo desenvolvimento de coleções propriamente dito;  análise da comunidade usuária (real/potencial);  áreas de abrangência e níveis de cobertura da coleção (assuntos e nível de tratamento);  vários tipos de documentos incluídos na coleção;  instrumentos e critérios de seleção;  modalidades de aquisição;  critérios para participação em programas cooperativos;  avaliação de coleção;  critérios para desbastamento.

39 objetivos de uma política de DC  Oferecer diretrizes para o crescimento racional e equilibrado do acervo, assegurando consistência no desenvolvimento dos seus recursos bibliográficos;  Permitir a formação de uma coleção de alto grau de excelência, tanto qualitativa como quantitativa e que melhor sirva aos interesses da comunidade;  Definir os campos de interesse da biblioteca, a natureza da coleção e os planos para o desenvolvimento contínuo de recursos;;  Fornecer informações que auxiliarão a distribuição dos recursos orçamentários. 1

40 objetivos de uma política de DC (cont.)  permitir estabilidade e continuidade nos procedimentos da biblioteca na medida em que o corpo de biblioteca pode ser alterado mas os procedimentos não serão modificados, pois estarão registrados através da política;  fornecer subsídios para a avaliação de coleções.  traçar diretrizes para o descarte de material;  determinar os critérios e prioridades para formação de coleção;  incrementar os programas cooperativos;  propiciar oportunidade de auto-avaliação e reflexão. 1

41 responsabilidade pelo DC  A implementação da Política de desenvolvimento de coleções é de responsabilidade dos bibliotecários. 2

42 análise da comunidade usuária (real/potencial)  determinação dos segmentos  categorias  especialistas, professores, alunos de pós-graduação, graduação, ensino fundamenta, etc.  faixa etária  comportamento informacional do diferentes segmentos  necessidades  formas de busca  tipos de uso  previsão da periodicidade de realização de estudos de comunidade para subsidiar o desenvolvimento de coleções 3

43 áreas de abrangência e níveis de cobertura da coleção (assuntos e nível de tratamento) a) Profundidade dos assuntos:  1 º Referência: permite obter informa ç ões relevantes: qualquer documento em qualquer forma que fa ç a rela ç ões com documentos diferentes (materiais comum, dicion á rios).  2 º B á sica : t í tulos b á sicos de determinados assuntos, obras tidas como fundamentais (contempla o assunto na í ntegra).  3 º Pesquisa: trabalha com profundidade os assuntos: disserta ç ões, teses em determinadas á reas (materiais da literatura cinzenta).  4 º Did á tica ou de estudo: serve para dar subs í dios ao ensino, em qualquer n í vel.  5 º Popular: assuntos de qualquer natureza com abordagem simplificada. Divulga os assuntos cient í ficos/t é cnicos e liter á rios com car á ter informativo e facilitador. 4 Nice Figueiredo

44 áreas de abrangência e níveis de cobertura da coleção (assuntos e nível de tratamento) b)quantidade das publica ç ões:  n í vel exaustivo ou de completeza: pretende observar o maior n ú mero de t í tulos de determinado assunto.  n í vel m í nimo: pequena por ç ão do assunto sem pretensão de cobrir tudo sobre determinada á rea. c)origem e idade do documento:  âmbito geogr á fico: delimita ç ão dos pa í ses que interessam.  idioma: depende das restri ç ões ling üí sticas da comunidade. é poca: per í odo de publica ç ão. 4 Nice Figueiredo

45 tipos e suportes inclu í dos na cole ç ão  tipos  livros  periódicos  material cartográfico ...  suporte  papel  eletrônico  microfilme  video 5

46 instrumentos e critérios de seleção definição dos instrumentos e das fontes de seleção estabelecimento dos critérios a serem adotados 6

47 modalidades de aquisição  compra de livros, dvds, cds... nacionais e estrangeiros  assinatura de publicações periódicas  filiação a sociedades para ter direito a certas publicações  obtenção de doações  permuta de publicações 7

48 critérios para participação em programas cooperativos as unidades cooperantes podem contribuir para melhorar o acesso às informações necessárias aos usuários? preciso alocar algum tipo de recurso para participar no programa? ▫ qual é a relação custo/benefício? a participação no programa pode acarretar algum benefício a longo prazo em termos de captação de recursos? 8

49 avaliação de coleção objetivo: identificar pontos forte e fracos da coleção métodos ▫ quantitativos ▫ qualitativos ▫ mistos 9

50 critérios para desbastamento  Estabelecimento de critérios de desbastamento  Descarte: retirada definitiva do acervo  Remanejamento: deslocamento para locais de menor acesso  Conservação: retirada para recuperação física do material 10