SIPAC Treinamento Módulo Protocolo LUIZA BRAGA |

Apresentação em tema: "SIPAC Treinamento Módulo Protocolo LUIZA BRAGA |"— Transcrição da apresentação:

1 SIPAC Treinamento Módulo Protocolo LUIZA BRAGA | LUIZA@ufba.br
setembro/2016

2 Treinamento Protocolo
Agenda 1º Dia Informações gerais Informes do Projeto UFBA SIM (Sistemas Informatizados e Modernos) Informes do SIPAC Cadastrar processo, alterar/cancelar encaminhamento, imprimir capa/guia, assinar documento

3 Treinamento Protocolo
Agenda 2º dia Consultar, alterar processo, enviar, receber, autenticar despacho, cadastrar ocorrências 3º dia Diligência, arquivar, desarquivar, juntada

4 SIPAC Informações Gerais Local do treinamento: Lab 02 STI 2 turmas:
Manhã - 12, 14, 16/09 (seg,qua,sex) (8h às 12h) Tarde - 12, 14, 16/09 (seg,qua,sex) (14h às 18h)

5 SIPAC Informações Gerais Intervalo de 15 min !!! (matutino às 10h)
(vespertino às 16h)

6 SIPAC Informações Gerais
Não esqueça de assinar a lista de presença na entrada e na saída!!!!!!

7 ATENDIMENTO AO USUÁRIO
UFBA SIM SIPAC SIGAA SIGAdmin SIGRH CAPACITAÇÃO INFRAESTRUTURA COMUNICAÇÃO Projetos de Implantação dos Sistemas (SIPAC, SIGRH, SIGAdmin e SIGAA): Implantar os módulos dos sistemas, conforme análise técnica da STI e priorização da administração central e área usuária; Diagnosticar a base de dados dos sistemas legados para apoiar na migração para o modelo SIG-UFRN, quando necessário elaborar o Plano de Migração dos Dados; Analisar, comparativamente, os principais processos institucionais e legislações da UFBA com relação aos existentes na UFRN, e elaborar o Relatório Diagnóstico com propostas de adaptações de processos, sistemas e/ou legislações. Comunicação Institucional: promover a comunicação do Programa com o intuito de alcançar toda a comunidade da UFBA sobre as implantações, as mudanças de versões dos sistemas e/ou procedimentos operacionais; Capacitação: Treinar os usuários e equipe de suporte ao usuário através de multiplicadores sobre o SIPAC, SIGRH e SIGAA, elaboração de material de apoio, tais como manuais, cartazes, sites web e conteúdo EAD; Modelagem de Processo: Modelar os processos institucionais para que se tornem aderentes aos novos sistemas utilizando a notação BPMN (Business Process Modeling Notation); Infraestrutura: Definir, disponibilizar, configurar e manter os recursos de infra necessários para o funcionamento dos sistemas. Além de definir, apoiar a migração de dados dos sistemas legados, estabelecer uma política de monitoramento dos ambientes e apoiar o pré-teste de carga de dados dos sistemas para validação da configuração de hardware indicada pela UFRN. Atendimento ao Usuário: Definir os procedimentos para atendimento ao usuário, elaboração da documentação de apoio aos sistemas e fornecer suporte a área cliente durante o período de sustentação. Submeter as sugestões de mudanças na legislação da universidade para a aprovação pela administração central, conselhos e congregações, Sugerir os comitês do Programa e dos Projetos; Selecionar e contratar a equipe complementar; Realizar o processo de contratação da empresa que apoiará e/ou executará atividades de suporte, implantação, manutenção e treinamento para os sistemas SIGRH, SIPAC, SIGAA e SIGAdmin. ATENDIMENTO AO USUÁRIO MODELAGEM DE PROCESSO

8 SIGAdmin - Estruturação
CRONOGRAMA MACRO Jan/16 Jan/17 Jan/18 Jan/19 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 PLANEJAMENTO UFBASIM PE SIPAC - Implantação Sustentação PE SIGAdmin - Estruturação Sustentação DI PE SIGRH - Implantação Sustentação (P) - Planejamento (DI) - Diagnóstico de Implantação (PE) - Planejamento e Estruturação (L) - Licitação DI SIGAA - Implantação L PE Treinamento, Modelagem de Processo, Comunicação Institucional, Infraestrutura e Atendimento ao Usuário

9 Comitê Gestor do SIGAdmin
MODELO DE GOVERNANÇA Comitê Diretivo Comitê Gestor do SIGAdmin Comitê Gestor do SIGRH Comitê Gestor do SIPAC Comitê Gestor do SIGAA COMITÊ DE TI PROCESSOS UFBA O modelo proposto é formado por 2 níveis de comitês com papéis decisórios: Diretivo - representantes da Administração Central; Gestor de cada aplicação - representantes das áreas envolvidas diretamente nos processos envolvidos na aplicação. Os demais comitês serão compostos pelas áreas executores envolvidas na implantação de cada módulo. Em todos os comitês haverão representantes da STI e SUPAD. Comitê do Módulo (...) Comitê do Módulo Comitê do Módulo (...) Comitê do Módulo Comitê do Módulo (...) Comitê do Módulo Comitê do Módulo (...) Comitê do Módulo

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11 Treinamento Protocolo
Informes do SIPAC Gestor geral do SIPAC – Sônia Terse Gestor do módulo de protocolo – Milena de Jesus Melo Equipe de TI do SIPAC Coordenação – Ana Carina Mendes 2 analistas de negócio – Luiza Braga, Carine Leal 1 analista de atendimento – Jose Carlos Queiroz 1 analista desenvolvedor – Ederson Assunção 1 analista arquiteto - Silvio Queiroz 4 estagiários – Tássia Silva, Manoel , Felipe , Philipe Forma de atendimento aos usuários Ramal 6100

12 Treinamento Protocolo
Informes do SIPAC Cuide bem de sua senha Não use login de outra pessoa Servidores, terceirizados e estagiários podem ter login no SIPAC Permissões/solicitações devem ser solicitadas através de formulário ( Importância do preenchimento correto e completo das informações no SIPAC Migração do protocolo SIAD - SIPAC

13 Treinamento Protocolo
Informes do SIPAC Módulos Implantados: Módulos a serem implantados: Almoxarifado Auditoria e Controle Interno Catálogo de Materiais Boletim de Serviços Compras Bolsas Contratos Fatura Convênios Liquidação de despesas Infraestrutura Patrimônio Licitação Memorando Orçamento Protocolo Transporte

14 Treinamento Protocolo
Informes do SIPAC Ambientes do SIPAC Ambiente de treinamento ( Ambiente de produção ( )

15 Treinamento Protocolo
Informes do SIPAC Procedimentos Administrativos Modelagem realizada pela SUPAD PROAD,PROAE,PRODEP,PROEXT,PROGRAD,PROPCI,PROPG,PROPLAN,SEAD,SUMAI, SUPAC, SUPAD, STI, Unidades Acadêmicas supad.ufba.br/manual-procedimentos

16 Treinamento Protocolo
Informes do SIPAC Portarias interministeriais Procedimentos gerais para o protocolo dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal Protocolo eletrônico 8539

17 Treinamento Protocolo
1º Dia Cadastrar processo Imprimir capa de processo Imprimir guia de movimentação Alterar/cancelar encaminhamento Assinar Documento

18 Cadastrar Processo

19 Cadastro de Processo – algumas regras/dicas
Tabela Tipo do Processo: tabela mantida pelo gestor do protocolo; digite apenas 3 caracteres iniciais ou uma palavra; que o sistema consulta; tente palavras acentuadas ou não Campos com “asterisco” são obrigatórios Provisoriamente, a forma do documento só pode ser “anexar documento digital” Podem ser inseridos vários documentos em um único processo, basta repetir a operação Data do documento pode ser anterior ou igual à data atual Só preencher unidade de origem do documento, se o mesmo foi originado em uma unidade UFBA Cada documento pode ter vários assinantes Um processo pode ter vários interessados Só escolher o tipo “outros” para interessado, se o mesmo não for servidor, aluno, credor ou unidade. No campo unidade quando não souber o código dela, digite a sigla ou parte do nome

20 Cadastrar Processo Interno
Exercício 1 Tipo: aproveitamento de estudos Assunto detalhado: insira um texto livre Natureza do processo: ostensivo Observação: preencha se quiser Insira 2 documentos: aproveitamento de estudos com 200 folhas e atestado de matrícula com 10 folhas Interessado: aluno Rafael Velasco Dias Muller Cadastre um despacho favorável com o texto ”As disciplinas serão aproveitadas”, coloque você como responsável pelo despacho Envie o processo para Superintendência de Tecnologia da Informação Imprima capa de processo, guia de movimentação, despacho, termo de abertura do volume 1 e do volume 2, e o termo de fechamento do volume 1.

21 Cadastrar Processo Interno
Exercício 2 Tipo: convênio Assunto detalhado: insira um texto livre Natureza do processo: ostensivo Observação: preencha se quiser Insira 1 documento tipo Convênio de Cooperação Técnico-Científico com 400 folhas Interessados: Credor: Dow Química do Nordeste e Unidade: STI Informe despacho “Para avaliação técnica”, coloque outra pessoa para autenticar o despacho. Envie processo para Superintendência de Tecnologia da Informação ( )

22 Cadastrar Processo Externo
Exercício 3 Formato do processo: radical.número/ano-dv Informe 99 no dígito verificador Orgão de origem: Ministério da Educação Informe qualquer data < hoje Tipo do processo: projeto Interessado: sua unidade Não informe despacho Envie processo para Gabinete do Reitor ( )

23 Cadastrar Processo Interno
Exercício 4 – Para casa Tipo: auxílio financeiro Assunto detalhado: insira um texto livre Natureza do processo: ostensivo Observação: preencha se quiser Insira 1 documento marcando a opção consultando documento já existente Interessados: Ederson dos Santos Assunção (servidor) e Adolfo Almeida Duran (servidor) Escolha um arquivo do diretório da máquina e insira-o como anexo Não informe despacho Envie processo para Gabinete do Reitor ( )

24 Imprimir Capa de Processo

25 Imprimir Capa de Processo
Exercício 5 Imprima capa dos processos que você criou usando o caminho: protocolo->consulta->capa do processo Na tela de consulta preencha os campos de forma a achar apenas os processos que você acabou de criar nos exercícios

26 Movimentação de Processo
Imprimir Guia de Movimentação de Processo

27 Imprimir Guia de Movimentação
Exercício 6 Imprima guia de movimentação dos processos que você criou usando o caminho: protocolo->consulta->guia de movimentação Observe a diferença entre os ícones na lateral direita: “guia da unidade” e “meu guia”

28 Alterar/Cancelar Encaminhamento de Processo

29 Alterar Encaminhamento
Exercício 7 Altere o encaminhamento dos processos criados por você. Troque a saída Superintendência de Tecnologia da Informação por Gabinete da Reitoria e vice-versa.

30 Cancelar Encaminhamento
Exercício 8 Cancele o encaminhamento de um processo através do caminho: Portal administrativo -> protocolo -> processos -> cancelar encaminhamento Selecione um processo clicando no icone ‘-’ que aparece no final da linha

31 Assinar documento

32 Assinar Documento Exercício 9
Assine o documento no caminho portal administrativo->aba protocolo->assinar documento

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34 Treinamento Protocolo
2º Dia Consultar processo Alterar processo Enviar processo Receber processo Devolver processo Autenticar despacho Cadastrar ocorrências

35 Consultar Processo

36 Consultar Processo Exercício 10 Consulte processos usando o caminho:
protocolo->processo->consultar processo Consulte os processos do ano de 2010, da sua unidade de origem, que estejam arquivados

37 Consultar Processo Exercício 11 Consulte processos usando o caminho:
protocolo->processo->consultar processo Consulte os processos do tipo pagamento, com período de cadastro: 01/06/2010 a 01/07/2010, cujo interessado seja um fornecedor com o qual sua unidade trabalha.

38 Consultar Processo Exercício 12 Consulte processos usando o caminho:
protocolo->processo->consultar processo Consulte os processos que passaram pela sua unidade semana passada

39 Alterar Processo

40 Alterar Processo Exercício 13
No caminho módulo->protocolo->aba processos->cadastro->alterar processo Selecione um processo Altere o tipo do processo Altere o assunto detalhado Inclua um novo interessado: Maria Luiza de Carvalho Braga(servidora)

41 Alterar Responsável do Processo

42 Alterar Responsável do Processo
Exercício 14 No caminho módulo->protocolo->aba processos->cadastro->alterar responsável Selecione um ou mais processos Insira um responsável

43 Alterar Responsável do Processo
Exercício 15 No caminho módulo->protocolo->aba processos->cadastro->alterar responsável Selecione o processo que você acabou de alterar o responsável Exclua o responsável Inclua um novo responsável

44 Enviar

45 Enviar Processo Exercício 16
No caminho módulos->protocolo->aba processos->movimentação->registrar envio (Saída) Selecione um processo Inclua um despacho Envie-o para o Instituto Multidisciplinar de Saude Vitória da Conquista

46 Enviar Processo Exercício 17
No caminho módulos->protocolo->aba processos->movimentação->registrar envio (Saída) Selecione dois processos quaisquer Envie-o para o Gabinete do Reitor

47 Enviar Processo Exercício 18
No caminho portal administrativo->aba processos Selecione um processo quaisquer Envie-o para a Coordenação de Material e Patrimônio

48 Receber

49 Receber Processo Exercício 19
No caminho módulos->protocolo->aba processos->movimentação->registrar recebimento Selecione um ou mais processos, clicando no quadrado do lado esquerdo de cada processo Clique em continuar Clique em confirmar recebimento

50 Receber Processo Exercício 20
Altere sua unidade para Superintendência de Tecnologia da Informação ( ) No caminho módulos->protocolo->aba processos->movimentação->registrar recebimento Selecione um ou mais processos, clicando no quadrado do lado esquerdo de cada processo Clique em continuar Clique em confirmar recebimento

51 Receber Processo Exercício 21
No caminho portal administrativo->aba processo Selecione um processo clicando no ícone do lado direito Clique em continuar Inclua um responsável clicando no ‘+’ Confirme o recebimento

52 Devolver processo

53 Devolver Processo Exercício 22
No caminho módulos->protocolo->aba processos->movimentação->registrar recebimento Selecione um processo, clicando na seta do lado direito do processo No campo observação digite o texto: Processo foi enviado pelo sistema há 10 dias, contudo não foi recebido fisicamente Clique em confirmar

54 Autenticar despacho

55 Autenticar despacho Exercício 23
No caminho módulos->protocolo->aba processos->movimentação->despachos eletrônicos->autenticar Clique no ícone ‘chave‘ para autenticar Digite sua senha do SIPAC Clique em confirmar

56 Cadastrar despacho

57 Cadastrar despacho Exercício 24
No caminho módulos->protocolo->aba processos->movimentação->despachos eletrônicos->cadastrar despacho Clique no ícone ‘+‘ do lado direito de um processo Coloque o despacho como decisório, favorável Informe um servidor responsável pelo despacho Coloque o despacho como público Selecione ‘sim’ em notificar por Selecione ‘informar despacho’ em forma do despacho Digite um texto qualquer Clique em Cadastrar

58 Remover despacho

59 Remover despacho Exercício 25
No caminho módulos->protocolo->aba processos->movimentação->despachos eletrônicos- >alterar/remover despacho Clique no ícone ‘lixeira‘ do lado direito de um processo Selecione ok

60 Alterar despacho

61 Alterar despacho Exercício 26
No caminho módulos-> protocolo -> aba processos -> despachos eletrônicos -> alterar/remover despacho Clique no ícone ‘bloco com caneta‘ do lado direito de um processo Você poderá alterar qualquer campo Depois selecione o botão ‘alterar’

62 Cadastrar ocorrência

63 Cadastrar ocorrências
Exercício 27 No caminho módulos -> protocolo -> aba processos -> cadastro -> ocorrência -> cadastrar ocorrência Clique no ícone ‘+’ do lado direito de um processo Informe a data Informe o prozo de término Digite um texto qualquer no campo ocorrência Informe a situação Selecione sim no campo Pública Selecione sim no campo notificar por Selecione botão cadastrar

64 Alterar ocorrência

65 Alterar ocorrência Exercício 28
No caminho módulos -> protocolo -> aba processos -> cadastro -> ocorrência -> alterar ocorrência Clique no ícone ‘bloco de notas com caneta’ do lado direito de um processo Altere qualquer dado Selecione o botão ‘alterar’

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67 Treinamento Protocolo
3º Dia Arquivar/Desarquivar processo Diligencia Juntada

68 Cancelar Processo

69 Cancelar Processo Exercício 29
No caminho módulos -> protocolo -> aba processos -> arquivamento/cancelamento/diligência -> solicitar cancelamento Selecione um processo clicando no botão vermelho do lado direito Preencha o campo justificativa com um texto qualquer Selecione o botão ‘Solicitar’

70 Consultar Solicitações de Cancelamento de Processo

71 Consultar Solicitações de Cancelamento
Exercício 30 Selecione o caminho módulos-> protocolo-> aba consultas/relatórios-> consultas-> processos-> solicitações de cancelamento de processo

72 Confirmar Cancelamento de Processo

73 Confirmar Cancelamento de Processo
Exercício 31 Selecione o caminho Portal administrativo -> aba protocolo -> processos -> confirmar cancelamentos Selecione um ou mais processos clicando no quadrado do lado esquerdo Selecione um dos três botões: aprovar, negar ou cancelar

74 Arquivar Processo

75 Arquivar Processo Exercício 32
No caminho módulos->protocolo->aba processos->arquivamento/cancelamento/diligência->arquivar processo Selecione um ou mais processos clicando no quadrado do lado esquerdo de cada processo Selecione o botão ‘Incluir processos’ Selecione o botão ‘Confirmar arquivamento’ Preencha o campo Localização física Preencha o campo Observação Selecione o botão ‘Confirmar’

76 Desarquivar Processo

77 Desarquivar Processo Exercício 33 No caminho
módulos-> protocolo-> aba processos-> arquivamento/cancelamento/diligência-> desarquivar processo Selecione um ou mais processos clicando no quadrado do lado esquerdo de cada processo Selecione o botão ‘Desarquivar’ Preencha o campo Observação com qualquer texto Selecione o botão ‘Confirmar’

78 Juntada de Processo (Apensação)

79 Juntada de processo – Apensação
Exercício 34 No caminho módulos-> protocolo-> aba processos-> juntada -> juntada de processos Selecione o botão ‘Juntada por Apensação’ Selecione o processo principal clicando no ícone ‘seta verde’ Obs: o processo principal deve ter data anterior ao processo a ser apensado Selecione um ou mais processos acessórios cliclando no quadrado do lado esquerdo de cada processo Clique no botão ‘Apensar processos’ Clique no botão ‘Continuar’ Cadastre um despacho

80 Juntada de Processo (Anexação)

81 Juntada de processo – Anexação
Exercício 35 No caminho módulos-> protocolo-> aba processos-> juntada -> juntada de processos Selecione o botão ‘Juntada por Anexação’ Selecione o processo principal clicando no ícone ‘seta verde’ Obs: o processo principal deve ter data anterior e mesmo interessado do processo acessório Selecione um ou mais processos acessórios cliclando no quadrado do lado esquerdo de cada processo Clique no botão ‘Anexar processos’ Clique no botão ‘Continuar’ Cadastre um despacho

82 Juntada de Processo (Cancelamento)

83 Juntada de processo – Cancelamento
Exercício 36 No caminho módulos-> protocolo-> aba processos-> juntada -> cancelamento de juntadas Selecione o processo principal clicando no ícone ‘seta verde’ Selecione um ou mais processos acessórios cliclando no botão do lado esquerdo de cada processo Preencha o campo obrigatório Justificativa com algum texto Clique no botão ‘Confirmar’

84 Juntada de Processo (Desapensação)

85 Juntada de processo – Cancelamento
Exercício 37 No caminho módulos-> protocolo-> aba processos-> juntada -> desapensação de processos Selecione o processo principal clicando no ícone ‘seta verde’ Selecione um ou mais processos acessórios cliclando no quadrado do lado esquerdo de cada processo Cadastre um despacho

86 Diligência (registrar)

87 Diligência – registrar
Exercício 38 No caminho módulos -> protocolo -> aba processos -> arquivo/cancelamento/diligência -> diligência Selecione o processo clicando no ícone ‘seta verde’ do lado direito do processo Digite um texto qualquer no campo observação Clique no botão ‘registrar’

88 Diligência (interromper)

89 Diligência – Interromper
Exercício 39 No caminho módulos -> protocolo -> aba processos -> arquivo/cancelamento/diligência -> diligência Selecione o processo clicando no botão vermelho do lado direito do processo Digite um texto qualquer no campo observação Clique no botão ‘registrar’

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