Sindicâncias | Guia Prático

Apresentação em tema: "Sindicâncias | Guia Prático"— Transcrição da apresentação:

1 Sindicâncias | Guia Prático
DIRETRIZES PARA INVESTIGAÇÕES INTERNAS PRIVILEGED & CONFIDENTIAL

2 Processo de Apuração Confidencialidade e Sigilo
Regras Básicas Confidencialidade e Sigilo A confidencialidade é o princípio mais importante de uma apuração interna. O conteúdo de uma denúncia e a identidade de investigados, testemunhas e, principalmente, do denunciante jamais devem ser divulgados para qualquer pessoa que não esteja diretamente envolvida na apuração. Caso o processo seja baseado em uma denúncia anônima, não tente em nenhum momento descobrir quem realizou a denúncia. Perguntas desse tipo a testemunhas podem ser extremamente intimidadoras. Formalidade Registre todos os passos da apuração. Todas as oitivas devem ser formalmente registradas e assinadas por todos os presentes na sala. PRIVILEGED & CONFIDENTIAL

3 Processo de Apuração Regras Básicas Sempre Ouça o(s) Denunciado(s) Por mais que existam concretas evidências de irregularidades, é sempre necessário conceder ao denunciado o direito de defesa. Por essa razão, ao final do processo de apuração, conduza uma entrevista com o funcionário que tenha sido alvo da apuração. Medida Disciplinar Nunca permita a aplicação de qualquer tipo de medida disciplinar – inclusive advertência verbal, orientação, realocação de área – sem a validação do jurídico. Uma MD mal aplicada invalida qualquer outra punição referente ao mesmo assunto. PRIVILEGED & CONFIDENTIAL

4 Special Investigations
Fluxo Atual Ouvidoria Ambev End Out of Scope Assignment In Scope External Counsel Special Investigations Disciplinary Penalty Sign Off AC Risk Manager

5 Procedimento Análise da Denúncia
Não há uma investigação igual à outra – e, portanto, cada investigação possui uma estratégia diferente. Sempre defina uma estratégia antes do início da apuração. Análise da Denúncia Na Ouvidoria, recebemos denúncias com as mais diferentes características. Logas, curtas, anônimas, identificadas, com ou sem documentos suporte... Uma análise criteriosa da denúncia é fundamental para definir onde, como e o que deve ser procurado. Coleta e Análise de Documentos Em regra, a apuração sempre começa pela coleta e análise dos documentos relacionados. Quanto mais sólida for a base da investigação, maiores são as chances de um resultado preciso. PRIVILEGED & CONFIDENTIAL

6 Procedimento Definição de Entrevistados
Não há uma investigação igual à outra – e, portanto, cada investigação possui uma estratégia diferente. Sempre defina uma estratégia antes do início da apuração. Definição de Entrevistados Após a análise dos documentos, defina quem deverá ser entrevistado para esclarecer os pontos obscuros. Defina, também, a ordem das entrevistas, deixando sempre o investigado para o fim. Entrevistas Prepare-se para a entrevista. Elabore um roteiro que aborde todos os assuntos, ainda que constrangedores. É fundamental obtermos o máximo de informações das testemunhas e sempre dar a oportunidade do investigado dar a sua versão sobre todos os fatos. Conclusão Insira a conclusão e todos os documentos no GAN. Caso a denúncia seja procedente, acione o time de Gente e Gestão para abrir um Chamado de Medida Disciplinar. PRIVILEGED & CONFIDENTIAL

7 Dicas para uma Entrevista
Procedimentos Prepare-se: 1. Defina a ordem dos entrevistados – primeiro as testemunhas e por último os denunciados. 2. Defina duas pessoas imparciais para a entrevista – uma para conduzir e outra para tomar notas. 3. Conduza as entrevistas sempre com um entrevistado por vez. 4. Estude os documentos antes da entrevista. 5. Prepare um roteiro para orientação e defina perguntas. durante: 1. Lidere a entrevista: com um tom moderado, busque cooperação e colaboração. 2.Informe sobre o sigilo e confidencialidade da entrevista. 3.Inicie com perguntas abertas – "Regra do funil“. 4.Tome nota de todas as informações relevantes, sempre na terceira pessoa - Não grave as entrevistas. 5. Ao fim, colha a assinatura de todos os presentes em via única e guarde-a consigo. PRIVILEGED & CONFIDENTIAL

8 Dicas para uma Entrevista
Notas de Entrevista Comece a entrevista perguntando sobre as funções do denunciado, tempo de companhia, etc. Sempre tome as rédeas da entrevista. Faça perguntas, discuta respostas. Escreva o depoimento que será assinado– o entrevistado não deve escrever a própria declaração. Escreva o depoimento sempre na terceira pessoa, com frases curtas e objetivas. PRIVILEGED & CONFIDENTIAL

9 Medidas Disciplinares
Abertura de Chamado Sempre que uma sindicância for concluída como procedente, um chamado de medidas disciplinares deve ser aberto para o Departamento Jurídico avaliar se e qual a medida disciplinar cabível. No chamado, inclua (i) a denúncia; (ii) toda a documentação colhidos durante a sindicância (incluindo depoimentos assinados); e (iii) um breve resumo sobre os fatos apurados na sindicância e a sua conclusão sobre o caso. Nunca aplique ou autorize a aplicação de qualquer tipo de medida disciplinar – inclusive advertência verbal, orientação, realocação de área – sem a validação do jurídico. Uma MD mal aplicada invalida qualquer outra punição referente ao mesmo assunto. PRIVILEGED & CONFIDENTIAL