Novo procedimento para efetivação e revisão do PEDCLI

Apresentação em tema: "Novo procedimento para efetivação e revisão do PEDCLI"— Transcrição da apresentação:

1 Novo procedimento para efetivação e revisão do PEDCLI
Setembro /2012

2 Agenda Objetivo Principais mudanças no procedimento
Fluxo PEDCLI efetivação e revisão Nível de aprovação

3 Objetivo Os motivos para esse novo procedimento são: Garantir que a gestão do projeto é feita em uma maneira transparente, em tempo oportuno, eficiente e efetivo. Obter melhores práticas internacionais e cumprir as metas da gestão de projetos da Cimcorp. Alocar as despeasas para os projetos em uma maneira correta para refletir a profitabilidade real dos projetos. Eliminar mudanças arbitárias do PEDCLI sem suporte apropriado. Todas as mudanças será efetuada no dia 1o de setembro de 2012.

4 Principais mudanças no procedimento
RISCO ATUAL NOVO - Backlog inflado devido aos projetos em aberto - Ajustes subsequentes no backlog - Mudanças no acordo após início do processo da área de Contratos O relatório “Booked contracts” é preparado manualmente com base nas informações das Filiais Relatório “Booked contracts” será preparado pelo Diretor Operacional de Vendas (Marcos Souza) com base nas informações geradas pelo sistema - Custos faltantes no PEDCLI - Mudanças na margem bruta sem aprovação O sistema automaticamente gera pedidos de compra (PC) e pedidos de venda (PV), porém é possível fazer mudanças diretamente no PC e PV, sem conexão ao PEDCLI As mudanção não poderão ser feitas diretamento no PC e PV e o sistema somente permitirá mudanças no PEDCLI. Mudanças na margem bruta/líquida iniciará o fluxo de aprovação - Alto nível de estoque com movimentação lenta - Margem bruta inflada -Doações são registradas como despesa s SG&A (provisão de perda de estoque) - Compra não entreguesao cliente é registrada como estoque - Todas as doaçoes e compras são considerados custo de venda - Compras feita com erro ou devolvida influencia a margem bruta, no entato, se houver outra venda, o respectivo crédito será considerado

5 Principais mudanças no procedimento
RISCO ATUAL NOVO - Registro da nota fiscal no sistema sem pedido de compra - Custos faltantes no PEDCLI - Módulo de Contas a Pagar e Fiscal permite a inclusão de nota fiscal, recibo, etc. sem pedido de compra Módulo de Contas a Pagar e Fiscal não permitá a inclusão de nota fiscal, recibo, etc. sem pedido de compra que será gerada automaticamento pelo sistema e aprovado pela área de Contratos. - High volume of revised PEDCLI -Changes in purchase and sales orders after Contracts Group started the process -Não existe um procedimento formalizado para efetivação e revisão do PEDCLI no sistema -PEDCLI será efetivado pela área de Contragos e será necessário alguns procedimentos e documentos -Lack of information to recognize appropriate costs in the accounting -Provision for cost incurred understated - Não existe procedimento formalizado para completar o campo Observação no PEDCLI - Campo de Observação no PEDCLI deveria ter: (i) Detalhes do faturamento, (ii) Detalhes do Pedido de Compra, (iii) existência e detalhes do custo e período do Seguro Garantia, (iv) descrição das obrigações e penalidades do contrato do Edital se não houver entrega correta, e (v) existência de serviços profisionais para execução do projeto

6 Principais mudanças no procedimento
RISCO ATUAL NOVO - Mudanção na margem bruta/líquida sem aprovação - Custos faltantes no PEDCLI - Pedido de Compra pode ser alterado sem aprovação Todos os Pedidos de Compras serão aprovados pela área de Contratos - Alto volume de faturamento com tratamento fiscal incorreto – Alto risco de ser desafiado pelas autoridades fiscais - Não existe revisão da área Fiscal na emissão de nota fiscal para o cliente -Pedido de Venda: Nota Fiscal será emitida após a aprovação da área Fiscal - Reconhecimento correto de custos e provisões na contabilidade - Provisão incorreta do custo real - Fluxo de informação do PEDCLI é via e não pelo sistema - PEDCLI Ex-works e Importação continuará na planilha Excel e administrado pelas Filiais e área de Contratos, porém o processo será conduzido via o grupo de

7 Fluxo PEDCLI efetivação e revisão (1/2)
Inserção do PEDCLI no sistema Aprovação do PEDCLI Efetivação do PEDCLI e arquiivo dos documentos no Diretório Envio de informando a efetivação / revisão do PEDCLI ao usuário PEDCLI efetivado irá gerar Pedido de Compras e Pedido de Vendas Aprovação de todos os Pedidos de Compras NOVO NOVO Diretor / VP Vendas CFO / Presidente Assistente Adm Filial Contratos Sistema Sistema Contratos EVITA Backlog inflado devido aos projetos em aberto Ajustes subsequentes no backlog Mudanças no acordo após início do processo da área de Contratos Alto volume de revisão dos PEDCLIs PADRONIZAÇÃO DOS PEDCLIs EFETIVADOSI: - Número PEDCLI no Microsiga de acordo com as instruções - Cliente privado: contrato assinado entre as partes - Cliente governo: contrato assinado ou memorandum de compromisso de gastos de acordo com o Faturamento - Input completo e correto do PEDCLI no sistema, includindo as informações para geração automática do pedido de compra e pedido de venda, que são necessários para execução do projeto - Proposta comercial e prova que CIMCORP vençeu a Licitação - Crédito e registro aprovado (empresa privada) - Campo observação completo no PEDCLI

8 Fluxo PEDCLI efetivação e revisão (2/2)
Aprovação de todos os Pedidos de Venda Mudanças serão feitas no PEDCLI e somente campo Observação não precisa de aprovação Mudançãs nos valores de frete e seguro poderão ser feitas no PEDCLI PEDCLI Ex-Works e Importação continuará no Excel Inclusão somente de NFs e recibos que tem pedido de compra aprovada Análise da Margem Bruta NOVO NOVO NOVO Fiscal Assistente Adm Filial Contratos Filial / Contratos Fiscal / Contas a Pagar Contabilidade Revisão da nomenclatura doPEDCLI para consistência: O número do PEDCLI será: - três primeiras letras => sigla da filial - seis números seguintes => data - décima  letra => P  - cliente privado ou G – governo - 11º  letra => I  - projeto de INFRA (hardware e/ou software) ou R  - projeto recorrente (projeto com prestação de serviços por mais de 6 meses). - 12º a 15º => nome do cliente - exemplo: BHZ120817GRCAMG      - Projetos com o mesmo cliente e somente com um acordo que precisa de mais de um PEDCLI deverá ter uma sequência que inicia com 1 depois do nome do cliente. Examplo: BHZ120817GRCAMG1, BHZ120817GRCAMG2 e BHZ120817GRCAMG3.    VANTAGENS Facilidade na identificação do projeto Facilidade no cálculo da comissão Facilidade na preparação dos relatórios para Gerência Facilidade na identificação de PEDCLI efitivado no novo procedimento

9 Nível de aprovação

10 Obrigado! Johnson Kachidza Angela Starck Setembro/2012