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Gestão de Conteúdos Não-Estruturados
Uma visão sobre as dificuldades encontradas na gestão do projeto no SESI/SENAI >> GESTÃO DE DOCUMENTOS FOTOGRAFICOS << GESTÃO DE DOCUMENTOS FOTOGRAFICOS
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Mini currículo Edson Becker Formação: Ciência da Computação - PUCPR
Pós-Graduação em Gestão Empresarial Pós-Graduação em Gestão da Tecnologia da Informação Área de Atuação: Diretoria de Administração e Controle / Gerência de Administração Coordenador da área de Gestão de Documentos Compartilhados Atividades: Gestor de Projetos de Gestão de Conteúdos / Gerenciamento Eletrônico de Documentos / Document Management / Certificação Digital Aperfeiçoamento Extracurricular: Cursos: The State of ERM – Electronic Record Management ECM Concepts – AIIM Presentation Workshop CCI - Certificação em Captação da Informação CDIA+ - Certified Document Imaging Architect Certificações: Certified AIIM ECM Practitioner Certified AIIM ECM Specialist Edson Becker DAC / GADM / CDOC Fone: (41)
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Introdução A DAC Diretoria de Administração e Controle / GADM Gerência de Administração através da CDOC Coordenação de Documentos Compartilhados. Tem o objetivo de ajudar aos setores a melhorar a gestão de seus documentos não-estruturados (que não fazem parte de um sistema de banco de dados). Coordena as atividade de ECM/GED/DM Gestão de Conteúdos / Gerenciamento Eletrônico de Documentos / Document Management através de metodologia e tecnologias que permitem a gestão dos conteúdos corporativos, enquanto eles existirem.
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Mapeamento da organização Levantamento da tecnologia
O Projeto O desenvolvimento do projeto através das fases da mike 2 FASE 1 Mapeamento da organização FASE 2 Levantamento da tecnologia Expansão Contínua FASE 4 Desenho FASE 3 Plano e atividades FASE 5 Operação Desenvolvimento Implementação
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Situação encontrada Gestão de Conteúdos Corporativos não é só coletar documentos através de automação ou digitalização, mas gerenciá-los de forma proativa. Os setores sabem dos benefícios e estão carentes por soluções, porém, não estão preparados para as transformações exigidas: Falta de critérios na guarda documental; Ausência de tabelas de classificação, tabelas de temporalidade; Falta de conhecimento do seu próprio processo de trabalho; Daí surgem as principais dificuldades que enfrentamos, ao propormos as etapas do projeto:
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Barreiras 1 – Mudanças organizacionais SEMPRE aparecerão como ameaças
Pessoas pensam na segurança do emprego Deve haver pré-disposição para mudança A liderança que está recomendando a mudança, deve ser respeitada; As pessoas impactadas pela mudança devem ser respeitadas; O consultor que está promovendo a mudança deve ser respeitado; Expor de maneira clara uma visão da mudança, não ser vago, mas realista e relevante... Me fale mais! Prove! Não interessa! Faça por mim! Motivação para mudança Habilitação para mudança
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Barreiras 2 – A equipe de trabalho deve ter:
TEMPO, PERFIL E CONDIÇÕES de FAZER Falta de tempo devido ao volume de trabalho rotineiro; Falta de recursos humanos de apoio; Falta de espaço físico e material de consumo; Indicação de pessoas não adequadas; Não priorizar estas atividades;
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Equipe de trabalho: Especialistas aliados “chave” TI
Envolva-os Identifique os principais envolvidos Administração Atende às expectativas do gerente Legal Está conforme os requisitos legais Equipe de trabalho: Especialistas aliados “chave” TI Imagem é o colesterol da rede Usuário final se não gostar, não vai usar *A Equipe deve ser multidisciplinar e os membros devem estar comprometidos, caso contrário... Solicite a substituição.
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3 - Fluxo da Informação Maturidade da organização e de seus departamentos; Quão profundo deve ser o mapeamento e a falta de conhecimento dos processos; Focar em processos de negócio que estejam alinhados com o objetivo do projeto; Equipe deve ter perfil apropriado para fornecer as informações necessárias; Resulta no mapeamento da situação atual – busque melhorias; Técnicas de pesquisa aberta são problemáticas, realize entrevistas com grupos fechados; Diagnostique mudanças de curto prazo, pois causarão impacto.
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4 – Recursos x Requisitos
Planejado e o possível de ser realizado devem estar o mais próximo possível; Mudanças são normais e acontecem... Visão estratégica do projeto; Identificar fatores críticos de sucesso; Identificar fatores de mudança estratégica; Especificar e priorizar objetivos de curto prazo;
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5 – Gestão do Conteúdo - Governança dos instrumentos
Delegar responsabilidade sobre a gestão dos instrumentos: Gestão do software; Gestão do plano de classificação e da tabela de temporalidade; Gestão do controle de acesso.
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Não vender o projeto para mais setores do que você pode gerenciar;
6 – Paralelismo entre atividades (ver imagem slide 3) Expandir o projeto, de forma paralela, entre os vários setor da Organização é possível e recomendado, porém cuidado: Não vender o projeto para mais setores do que você pode gerenciar; Cuidado com a falta de recursos humanos; Foco no negócio.
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Ganhos podem ser simples, mas trazem benefícios...
7 – Divulgar os “ganhos” Ganhos podem ser simples, mas trazem benefícios... Acompanhar a evolução através de métricas pré-definidas. Valorizar cada ganho do seu cliente. Reforçar as ações mais valiosas. Promover a divulgação dos ganhos. Mesmo através de uma sucessão de pequenos ganhos você pode obter uma abordagem “Big-Bang”.
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Conclusão É muito fácil e rápido criar um “GED!”.
É muito fácil e rápido criar um “GED!”. Basta tomarmos ações imediatistas e começarmos a digitalizar o arquivo permanente, que por falta de conhecimento é chamado de “MORTO", criarmos uma estrutura de índices e uma tabela de temporalidade generalista e...pronto! Temos um acervo eletrônico. Mas para termos uma Gestão de Conteúdos “VIVOS” é premissa fundamental a Gestão Documental. Há aspectos legais, normativas internas, padrões que devam ser seguidos? Enfim...
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Obrigado! Edson Becker Fone: (41) 3271-9585 edson.becker@fiepr.org.br
Acreditamos que o projeto está em consonância com as disponibilidades apresentadas, de maneira planejada, consolidada e irreversível. Obrigado! Edson Becker DAC / GADM / CDOC Fone: (41)
