UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA – UDESC Centro de Ciências da Administração – CCA/ESAG Administração de Serviços Públicos AULA 5: Introdução ao.

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1 UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA – UDESC Centro de Ciências da Administração – CCA/ESAG Administração de Serviços Públicos AULA 5: Introdução ao BSP (Parte III) Prof. Denilson Sell, Dr. denilson@stela.org.br

2 BSP + Amaral & Varajão (Cap. 5) 1. Atividades Preliminares 2. Preparação do estudo 3. Início formal do estudo 4. Definição dos processos da organização 5. Identificação dos requisitos de dados 6. Definição da arquitetura de informação 7. Análise apoio atual dos SI aos processos 8. Realização das entrevistas 9. Sistematização da informação e conclusões 10. Definição das prioridades de implementação 11. Análise da gestão da informação 12. Desenvolvimento e recomendações 13. Documentação e comunicação de resultados Escopo do estudo; Equipe de projeto; orientação à equipe. Local do trabalho; Identificação da informação recolher; agenda entrevistas; gestão do projeto; revisões; Visão do patrocinador; revisão dados organizacionais; revisão da informação SI; revisão do plano de estudo. Produtos/Serviços e recursos; processos de PE/gestão; processos de produtos/serviços; agrupamento/divisão; descrição ; relacionamento com organização Entidades da organização; criação e uso dos dados nos processos; classes de dados: identificação e definição; Processos eixo vertical; classes eixo horizontal (C); U – Usa; Verificação; Reorg. Eixos; grupos; fluxos; gráfico; Revisão do apoio dos SI atuais aos processos; Análise da utilização atual dos dados. Visões indiv.; Prep. geral (resultados esp., confirmação, comunicado, respons., gráficos, sala, questões, proced. Admin; seqüência; plano ativ; prep.; estr. org. etc. Organização e refinamento da inf.; Def. categorias de conclusões; ordenação dos probl.; descrição concl.; prioridades em arquitetura) Critérios; Listagem e classificação; Documentação; Def. Missão da GI; Equipe de Direção; Organização da Informação; Arquitetura de Informação; Gestão da Informação; Sistemas finais; Plano de ação (por projeto); Revisão da estrutura do relatório; preparação do relatório; Meio e Apresentação aos executivos

3 Após as entrevistas, as classes de informação já estão identificadas. Falta agora ilustrar a relação entre elas e os processos da organização. Entre os objetivos dessa etapa, destacam-se: –Analisar se todas as relações entre as classes de dados e processos foram identificadas; –Identificar o compartilhamento de informação e os fluxos de dados na organização –Constatar problemas com os dados organizacionais –Determinar as dependências entre os sistemas. –Prover insumos para o projeto de sistemas de informação integrados e alinhados aos processos e estratégias organizacionais. Definição da Arquitetura de Informações FONTE: Amaral e Varajão

4 Passos para a constituição da (matriz) arquitetura de informação: 1.Liste os processos no eixo vertical; 2.Liste as classes no eixo horizontal e marque com C a intersecção entre um processo e as classes de dados criadas por este processo; 3.Marque com U (Usa) a intersecção entre um processo e as classes de dados utilizadas por ele; 4.Verifique se todas as classes de dados estão relacionadas na matriz; Definição da Arquitetura de Informações FONTE: Amaral e Varajão

5 Passo 1: Listando os processos FONTE: Amaral e Varajão pg. 109 Passo 1: Liste os processos no eixo vertical

6 FONTE: Amaral e Varajão pg. 110 Passo 2: Processos que Criam Classes de Dados Passo 2: Liste as classes de dados e marque com C (criada) a intersecção do processo com a classe criada.

7 Passo 3: Processos que Usam Classes de Dados FONTE: Amaral e Varajão pg. 111 Passo 3: Marque com U (usada) a intersecção do processo com a classe usada. Importante: Matriz 1 do PSI

8 Verifique se as colunas na matriz registram todas as classes de dados levantadas nas entrevistas. Verifique se todas as colunas da matriz têm somente uma letra C para cada classe. Isso significa que somente um processo pode criá-la. A matriz produzida até este passo permite: –Identificar as classes de dados do PSI –Identificar o compartilhamento de informação na organização –Constatar problemas com os dados organizacionais –Determinar as dependências entre os subsistemas da arquitetura de informação da organização. Passo 4: Verificando as Classes de Dados FONTE: Amaral e Varajão

9 BSP + Amaral & Varajão (Cap. 5) 1. Atividades Preliminares 2. Preparação do estudo 3. Início formal do estudo 4. Definição dos processos da organização 5. Identificação dos requisitos de dados 6. Definição da arquitetura de informação 7. Análise apoio atual dos SI aos processos 8. Realização das entrevistas 9. Sistematização da informação e conclusões 10. Definição das prioridades de implementação 11. Análise da gestão da informação 12. Desenvolvimento e recomendações 13. Documentação e comunicação de resultados Escopo do estudo; Equipe de projeto; orientação à equipe. Local do trabalho; Identificação da informação recolher; agenda entrevistas; gestão do projeto; revisões; Visão do patrocinador; revisão dados organizacionais; revisão da informação SI; revisão do plano de estudo. Produtos/Serviços e recursos; processos de PE/gestão; processos de produtos/serviços; agrupamento/divisão; descrição ; relacionamento com organização Entidades da organização; criação e uso dos dados nos processos; classes de dados: identificação e definição; Processos eixo vertical; classes eixo horizontal (C); U – Usa; Verificação; Reorg. Eixos; grupos; fluxos; gráfico; Revisão do apoio dos SI atuais aos processos; Análise da utilização atual dos dados. Visões indiv.; Prep. geral (resultados esp., confirmação, comunicado, respons., gráficos, sala, questões, proced. Admin; seqüência; plano ativ; prep.; estr. org. etc. Organização e refinamento da inf.; Def. categorias de conclusões; ordenação dos probl.; descrição concl.; prioridades em arquitetura) Critérios; Listagem e classificação; Documentação; Def. Missão da GI; Equipe de Direção; Organização da Informação; Arquitetura de Informação; Gestão da Informação; Sistemas finais; Plano de ação (por projeto); Revisão da estrutura do relatório; preparação do relatório; Meio e Apresentação aos executivos

10 Informações básicas obtidas nas entrevistas: –Quais são os sistemas que apóiam o processo? –Quais das unidades de informação são tratadas pelos sistemas? –Quais são e como são produzidos os principais relatórios? –Quais são as maiores limitações nos sistemas? –Qual a disponibilidade de infra-estrutura de TI disponível? Ela é adequada? 7 – Análise do Apoio dos SI

11 Exemplo de Diagnóstico do Apoio do SI

12 A criação de uma matriz Aplicações/Processos é necessária para se mapear o apoio dos sistemas atuais aos processos identificados nas entrevistas. A intersecção entre os processos e aplicações deve ser marcada com a legenda A (apoio atual), P (apoio planejado) e A/P (ambos). A matriz ilustrará: –Processos que não são apoiados pelas aplicações atuais; –Processos que recebem apoio em algumas unidades organizacionais mas não em todas; –Aplicações que são potencialmente redundantes; FONTE: Amaral e Varajão 7 – Análise do Apoio dos SI

13 FONTE: Amaral e Varajão – pg 118 7 – Análise do Apoio dos SI Matriz Aplicações/Processos Importante: Matriz 2 do PSI

14 É necessário que a equipe PSI saiba que parte das classes de dados estão automatizadas e que aplicações utilizam esses dados. Para tal, deve-se desenvolver a matriz Aplicações Atuais x Classes de Dados. As aplicações ficam nas linhas e as classes de dados nas colunas. Quando há relação, marca-se com X. Essa será outra matriz importante no estabelecimento de prioridades Análise da Utilização Atual dos Dados FONTE: Amaral e Varajão

15 Matriz Aplicações/Classes de Dados Importante: Matriz 3 do PSI FONTE: Amaral e Varajão – pg. 119

16 BSP + Amaral & Varajão (Cap. 5) 1. Atividades Preliminares 2. Preparação do estudo 3. Início formal do estudo 4. Definição dos processos da organização 5. Identificação dos requisitos de dados 6. Definição da arquitetura de informação 7. Análise apoio atual dos SI aos processos 8. Realização das entrevistas 9. Sistematização da informação e conclusões 10. Definição das prioridades de implementação 11. Análise da gestão da informação 12. Desenvolvimento e recomendações 13. Documentação e comunicação de resultados Escopo do estudo; Equipe de projeto; orientação à equipe. Local do trabalho; Identificação da informação recolher; agenda entrevistas; gestão do projeto; revisões; Visão do patrocinador; revisão dados organizacionais; revisão da informação SI; revisão do plano de estudo. Produtos/Serviços e recursos; processos de PE/gestão; processos de produtos/serviços; agrupamento/divisão; descrição ; relacionamento com organização Entidades da organização; criação e uso dos dados nos processos; classes de dados: identificação e definição; Processos eixo vertical; classes eixo horizontal (C); U – Usa; Verificação; Reorg. Eixos; grupos; fluxos; gráfico; Revisão do apoio dos SI atuais aos processos; Análise da utilização atual dos dados. Visões indiv.; Prep. geral (resultados esp., confirmação, comunicado, respons., gráficos, sala, questões, proced. Admin; seqüência; plano ativ; prep.; estr. org. etc. Organização e refinamento da inf.; Def. categorias de conclusões; ordenação dos probl.; descrição concl.; prioridades em arquitetura) Critérios; Listagem e classificação; Documentação; Def. Missão da GI; Equipe de Direção; Organização da Informação; Arquitetura de Informação; Gestão da Informação; Sistemas finais; Plano de ação (por projeto); Revisão da estrutura do relatório; preparação do relatório; Meio e Apresentação aos executivos

17 Conclusões A última seção do documento deverá sintetizar os principais problemas e oportunidades identificados com base nas matrizes e ao longo das entrevistas; Exemplos: Falta de definição clara de objetivos e do planejamento organizacional; Falta de clareza sobre responsabilidades; Inexistência de medidas de controle; Processos burocráticos e morosos; Redundância/falta de informação; Apoio insuficiente da TI aos processos. FONTE: Amaral e Varajão – pg. 143 - 148

18 Recomendações Com base no diagnóstico (e nas informações colhidas nas entrevistas), deverão ser descritas as recomendações da consultoria e os impactos positivos esperados na organização; Exemplos de recomendações: –Novos sistemas: classificados de acordo com os tipos de sistema e incluindo uma descrição sucinta das informações e funcionalidades que deverá contemplar; –Melhorias necessárias nos sistemas atuais; –Investimento em infra-estrutura; –Investimento em RH; –Reengenharia nos processos. FONTE: Amaral e Varajão – pg. 149 - 160

19 Planejamento DataAtividades 19/mai Apresentação Proposta + Entrevistas + Modelagem de Negócios 26/maiProva 2/jun Modelagem de Negócios + Síntese Informações + Documento final + Acompanhamento equipes 9/junConsultoria presencial + Revisão de conteúdo (?) 12/junConsultoria virtual 16/junDefesa 23/junDefesa – Prova

20 Apresentações DataOrdemEquipe 16/061 Top 16/062 Aliança 16/063 Singular 16/064 Sinapse 23/065 Directa 23/066 Delta

21 Consultoria InícioFimEquipe 08:2008:50 Top 08:5009:20 Aliança 09:2009:50 Singular 10:0010:30 Sinapse 10:3011:00 Directa 11:0011:30 Delta