Administração de Serviços Públicos

Administração de Serviços Públicos
UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA – UDESC Centro de Ciências da Administração – CCA/ESAG Administração de Serviços Públicos AULA 5: Introdução ao BSP (Parte I) Prof. Denilson Sell, Dr.

Tópicos de hoje... PROJETO DE PSI CONCEITOS GERAIS SI Tipologia
MÉTODO PSI Dados à sabedoria Classificação de SI Atividades Preliminares Visão do Projeto de PSI Valor da Informação Gestão de Sistemas de Informação Preparação formal do Estudo Cronograma de Projeto Conceito de SI Relacionamento PEE e PSI Identificação dos Requisitos de Dados Documentos de Auxílio no Levantamento Formulário de Levantamento PSI Relatório Final do Projeto

BSP + Amaral & Varajão (Cap. 5)
1. Atividades Preliminares Escopo do estudo; Equipe de projeto; orientação à equipe. 2. Preparação do estudo Local do trabalho; Identificação da informação recolher; agenda entrevistas; gestão do projeto; revisões; 3. Início formal do estudo Visão do patrocinador; revisão dados organizacionais; revisão da informação SI; revisão do plano de estudo. Produtos/Serviços e recursos; processos de PE/gestão; processos de produtos/serviços; agrupamento/divisão; descrição; relacionamento com organização 4. Definição dos processos da organização 5. Identificação dos requisitos de dados Entidades da organização; criação e uso dos dados nos processos; classes de dados: identificação e definição; 6. Definição da arquitetura de informação Processos eixo vertical; classes eixo horizontal (‘C’); ‘U’ – Usa; Verificação; Reorg. Eixos; grupos; fluxos; gráfico; Revisão do apoio dos SI atuais aos processos; Análise da utilização atual dos dados. 7. Análise apoio atual dos SI aos processos Visões indiv.; Prep. geral (resultados esp., confirmação, comunicado, respons., gráficos, sala, questões, proced. Admin; seqüência; plano ativ; prep.; estr. org. etc. 8. Realização das entrevistas Organização e refinamento da inf.; Def. categorias de conclusões; ordenação dos probl.; descrição concl.; prioridades em arquitetura) 9. Sistematização da informação e conclusões 10. Definição das prioridades de implementação Critérios; Listagem e classificação; Documentação; Def. 11. Análise da gestão da informação Missão da GI; Equipe de Direção; Organização da Informação; 12. Desenvolvimento e recomendações Arquitetura de Informação; Gestão da Informação; Sistemas finais; Plano de ação (por projeto); 13. Documentação e comunicação de resultados Revisão da estrutura do relatório; preparação do relatório; Meio e Apresentação aos executivos

1. Atividades Preliminares
Objetiva garantir o comprometimento de todos os envolvidos e preparar as atividades subseqüentes. Deve-se apresentar a correta perspectiva da gestão à organização. Escopo do estudo; Equipe de projeto; orientação à equipe. Atividades da Etapa 1.1 - Definição do escopo do estudo 1.2 - Definição da equipe do projeto 1.3 - Orientações para a equipe do projeto Contato inicial -> identificação das necessidades -> pré-projeto -> BP

1. Atividades Preliminares - Escopo
Os responsáveis pelo PSI devem estabelecer: Escopo do estudo Objetivos Contribuições Positivas para a organização Obstáculos que poderão surgir (riscos) Recomendações para prosseguir ou adiar o estudo

1.1 - ESCOPO DO ESTUDO Escopo -> delimitação do trabalho a ser realizado; O escopo do estudo define os limites do projeto de PSI na organização. Ele define as áreas abrangidas, as necessidades e aquilo que o projeto irá entregar e o que não será realizado; O escopo de um PSI pode abranger desde uma área específica até toda a organização. Limites – gerenciamento – áreas – existência e origem das demandas – aderência ao PE

1.1 - ESCOPO DO ESTUDO Além de identificar as áreas da organização, o escopo deve dar pistas sobre as três questões básicas tratadas no PSI: “Qual a situação atual?” “O que pretendemos para o futuro?” “O que fazer para o conseguir?” Exemplo de escopo: ... contextualização dos principais desafios na secretaria ... O presente projeto visa contribuir para a racionalização do processo de abastecimento de medicamentos nos postos de saúde de Caminhos do Sertão através de um planejamento de sistemas de informação aplicado na Secretaria Municipal da Saúde do município com vistas a identificar as oportunidades de melhoria sobre a gestão da tecnologia da informação e sobre o fluxo de atividades na gestão de medicamentos junto a rede de unidades hospitalares. /

1.1 - ESCOPO DO ESTUDO O escopo deve refletir os anseios do patrocinador (responsável máximo na organização pela realização do estudo); O patrocinador é responsável por: Definir os resultados esperados do projeto; Disponibilizar os recursos para a realização do projeto; Avaliar os resultados; Responsável direto pela área onde será realizado o estudo; Será o principal beneficiário/prejudicado pelo projeto.

1.1 - OBJETIVOS Os objetivos descrevem em linhas gerais as ações que serão realizadas no estudo e o que deve ser alcançado ao término do projeto Exemplos: Identificar as informações manipuladas pelos processos envolvidos na compra e gestão do estoque nos almoxarifados Mapear as necessidades de informação nas instâncias operacionais, de controle e de gestão na gerência de abastecimento da secretaria de saúde; Identificar o nível de suporte dos sistemas de informação aos processos da gerência de abastecimento; Identificar os gargalos nos processos associados à compra e à gestão do estoque e propor revisão nesses processos; Propor ações de aquisição ou melhoria da tecnologia da informação para suprir as demandas identificadas.

1.1 – CONTRIBUIÇÕES POSITIVAS (JUSTIFICATIVAS) Descrições concretas do que o projeto está tentando alcançar. Uma contribuição bem escrita será específica, mensurável, alcançável / realizável, realística e com uma clara indicação do prazo - em inglês SMART (Specific, Measurable, Attainable/Achievable, Realistic and Timebound). Exemplos: Apontar um fluxo de processamento das compras com vistas a diminuir o tempo entre a solicitação e a entrega (em até X% em X meses); Prover informações e controles para contribuir na diminuição da falta de materiais no almoxarifado central, (de maneira a manter todos os medicamentos essenciais em estoque); Contribuir para a diminuição do desperdício de medicamentos (em 25%) através de um controle na programação de compras;

1.1 - OBSTÁCULOS Condições ou situações futuras que causarão impacto adverso no projeto se ocorrerem (pró-ativo X reativo); As equipes deverão identificar os riscos potenciais e traçar planos de ação para monitorá-los e minimizar a probabilidade de os mesmos ocorrerem ou minimizar o impacto sobre o projeto; Algumas categorias de risco: Políticos; Financeiros; Técnicos; Colaboração; Conhecimento.

1.1 – OBSTÁCULOS: Exemplos Risco 1. Falta de compromisso da gerência com o projeto. Probabilidade: Média. Grau do Risco: Alto. Ações: Participação do patrocinador nas reuniões de acompanhamento e nas reuniões de planejamento; Manter comunicação freqüente. Risco 2: Os entrevistados não são colaborativos. Probabilidade: Alta. Grau do Risco: Alto. Ações: Apresentação dos objetivos do projeto e da relação de informações que serão recolhidas em uma plenária, para todos os entrevistados, com a presença do patrocinador; Solicitação de intervenção por parte do patrocinador;

1.1 - OBSTÁCULOS Risco 3. Equipe do projeto com falta de conhecimento ou equipe insuficiente. Probabilidade: Média. Grau do Risco: Alto. Atribuir papéis e responsabilidades para os membros da equipe; Buscar material complementar sobre a metodologia; Risco 4. Prazo reduzido. Probabilidade: Baixa. Grau do Risco: Alto. Reduzir o escopo; Limitar o número de atividades e de entrevistados no estudo; Dividir as responsabilidades entre todos os membros da equipe; Outros exemplos: Burocracia A falta de conhecimento sobre os sistemas; Falta de disponibilidade de tempo do patrocinador e dos entrevistados

1.1 – RECOMENDAÇÕES PARA PROSSEGUIR OU ADIAR ESTUDO As definições de escopo serão validadas com o patrocinador, quando será analisada a viabilidade de execução imediata do estudo... Desta análise pode-se decidir sobre o cancelamento ou continuação do estudo.

1.2 - DEFINIÇÃO DA EQUIPE O Líder de projeto deve ter bom conhecimento e perspectiva global da organização, incluindo as formas de interação entre as áreas da organização e conhecimento sobre fontes de informação na empresa; Atividades do Líder Condução do planejamento das atividades Agendamento e confirmação das reuniões com os diferentes participantes Gestão logística do estudo, incluindo a administração diária Resolução de conflitos e impasses

1.2 - DEFINIÇÃO DA EQUIPE A equipe do estudo é responsável pela identificação das necessidades de informação para o todo da organização e pela elaboração de recomendações que afetarão as operações de processamento dos dados em anos O tamanho da equipe não deve ser inferior a dois integrantes, envolvidos em tempo integral, com responsabilidades específicas por função na equipe

EQUIPE PSI Fonte: Amaral & Varajão

1.2 - DEFINIÇÃO DA EQUIPE A equipe deve elaborar um comunicado a ser distribuído entre os responsáveis pelas funções principais no escopo do estudo PSI. O comunicado deve incluir: Objetivos e escopo do estudo Equipe constituída para o projeto e identificação de seu líder Valor potencial para a organização Necessidade do envolvimento e cooperação dos responsáveis

Página 179 Fonte: Amaral & Varejão

Fonte: Amaral & Varejão

1.2 - DEFINIÇÃO DA EQUIPE As pessoas selecionadas devem ter como características: Anos de experiência na organização (em sua área e sobre as demais) Capacidade de compreensão e análise dos problemas Capacidade de pôr em prática conclusões e recomendações que afetem a organização Estarem nos níveis médio e de topo de gestão da organização

1.3 - ORIENTAÇÃO DA EQUIPE DE PROJETO Em sessão de sensibilização, a equipe deve discutir os seguintes pontos: Revisão dos passos a serem aplicados, que pode incluir desenvolvimento de conceitos, técnicas utilizadas, resultados esperados e referências a resultados obtidos em estudos preliminares (exemplos no site da disciplina ou em outras fontes) Rever as atividades que vai realizar, em termos de alcance e escopo do estudo, expondo objetivos e discutindo as razões de sua realização Preparar um plano de estudo, discutindo suas etapas com a equipe, identificando DATA INÍCIO e DATA FIM Cada integrante deve saber quais são suas responsabilidades;

2.1 - Preparação do local de trabalho
2. Preparação do Estudo 2. Preparação do Estudo Preparação do Estudo A preparação não envolve toda a equipe e sim seu líder, com atividades realizadas após a reunião de planificação. Local do trabalho; Identificação da informação recolher; agenda entrevistas; gestão do projeto; revisões; Atividades da Etapa 2.1 - Preparação do local de trabalho 2.2 - Identificação da informação a recolher 2.3 - Agendamento de entrevistas 2.4 - Procedimento de gestão do projeto 2.5 - Revisão do trabalho realizado

2. Preparação do Estudo 2.1 - PREPARAÇÃO DO LOCAL DE TRABALHO O PSI necessita de uma sala, utilizada para realização de entrevistas, garantindo revisão de entrevistas concedidas e trabalho ininterrupto nas coletas de opinião. Além dessa sala, a equipe deve possuir espaço preferencialmente adjacente, para que as tarefas continuem sem interrupção enquanto entrevistas são conduzidas (ex: revisão ou preparação de outras entrevistas) A equipe deve definir um local de trabalho para reunir-se ao longo do estudo, revisar os materiais, consolidar as entrevistas, etc.

Ambiente externo: legislação, fornecedores;
2. Preparação do Estudo 2.2 - IDENTIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO A RECOLHER Ambiente externo: legislação, fornecedores; Definições estratégicas: missão, visão, objetivos globais e funcionais; Organograma; Ações estratégicas: planos da organização, projetos principais, prazos, recursos, grupos de trabalho; Indicadores: indicadores e relatórios usados para a gestão e para o controle; Processos: descrição das atividades da organização ligadas/ ao escopo, descrição dos processos semelhantes em outras organizações; Suporte de SI: Descrição dos sistemas utilizados. Amaral e Varajão, pg. 196

Evitar entrevistas muito longas;
2. Preparação do Estudo 2.3 – AGENDAMENTO DE ENTREVISTAS Identificação junto ao patrocinador das pessoas que serão entrevistadas; Deverão ser entrevistados pelos menos dois colaboradores da organização além do patrocinador; Deverão ser selecionadas pessoas que conheçam o processo alvo da consultoria, de preferência de diferentes níveis na organização; Evitar entrevistas muito longas; As entrevistas deverão ser agendadas respeitando a agenda dos entrevistados e as perguntas deverão ser condizentes ao entrevistado.

Entrevistas: o que será recolhido...
Como são realizadas as atividades atualmente? Quem são os atores envolvidos? Que informações são usadas e criadas? Qual é o nível de suporte da TI? Qual a disponibilidade da informação? Quais os principais gargalos e as suas possíveis causas?

Constituir um planejamento das atividades do projeto;
2. Preparação do Estudo 2.4 – PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DO PROJETO Constituir um planejamento das atividades do projeto; Os documentos recolhidos (digitais ou papel) deverão ser organizados e estar disponíveis para todos os integrantes.

2. Preparação do Estudo 2.5 – REVISÃO DO TRABALHO Revisar as informações recolhidas e agendar a reunião de abertura dos trabalhos com o patrocinador

3. Início Formal do Estudo
Preparação do Estudo Revisão do material recolhido e apresentação da equipe. Visão do patrocinador; revisão dados organizacionais; revisão da informação SI; revisão do plano de estudo. 3.1 – Visão do patrocinador 3.2 – Revisão dos dados organizacionais 3.3 – Revisão das informações sobre os SIs 3.4 – Revisão do plano de estudo (Reunião de “arranque”)

3.1 Visão do patrocinador Identificação dos seguintes itens do Planejamento Estratégico (PE): Missão e visão Estratégias principais da organização; Atividades fundamentais para o sucesso da organização; Principais medidas de desempenho; Principais problemas e obstáculos para a consecução das atividades; Que informações gostaria de ter para melhor exercer suas atividades.

Definir com o patrocinador os seguintes itens: Cronograma da consultoria; Agenda de entrevistas; Escopo, objetivos, riscos e resultados esperados; Informações já recolhidas e novos documentos sobre a organização a serem analisados; Agenda da apresentação do estudo para os entrevistados.

Entrega do documento do escopo
Enviar por até o dia 1/06 o documento do escopo contendo: Introdução; Escopo; Objetivos; Riscos; Resultados esperados; Definição de papéis na equipe; Cronograma do trabalho; Enviar o documento e uma foto da equipe por .

Planejamento Data Atividades 19/mai
Apresentação Proposta + Planejamento + Entrevistas 26/mai Prova 2/jun Modelagem de Negócios + Síntese Informações + Documento final + Acompanhamento equipes 9/jun Consultoria presencial + Revisão de conteúdo (?) 12/jun Consultoria virtual 16/jun Defesa 23/jun Defesa – Prova

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