Planejamento de Projetos João Gabriel Diniz, Diretor de Programas

Planejamento de Projetos João Gabriel Diniz, Diretor de Programas
O Mundo do Planejamento de Projetos João Gabriel Diniz, Diretor de Programas 1 1

AGENDA O Mundo do Planejamento de Projetos Considerações Iniciais
O Que Faz um Gerente de Projetos? Entendendo o Contexto dos Jogos Mundiais Militares do CISM Entendendo a Estrutura dos 5ºJMM RIO2011 – Os Jogos da Paz Alguns Dados Comparativos: RIO 2007 x RIO2011 Alguns Dados Específicos dos JMM RIO2011 O PMO dos Jogos  Gr Plaj. Geral e Gestão Integrada Resultados: A Mídia Registrou... Debate Público

Considerações iniciais
Veja e Reflita sobre as Situações Abaixo: Abrir uma empresa para fornecer um produto ou prestar um serviço; Novo produto ou serviço para o portifólio de uma empresa existente; Reduzir o custo de um produto ou serviço através da melhoria ou implementação de um novo processo de trabalho; Criar um Ambiente próprio à INOVAÇÃO; Aumentar a capacidade de produção de um produto ou serviço; Transformar a Gestão Familiar em uma Gestão Corporativa Moderna e Dinâmica. Gestão e Planejamento de Projetos 4

O que faz um Gerente de Projetos?
??? 7

8

É a pessoa responsável pelo atendimento dos objetivos do projeto. Trabalha em interação permanente com todas as áreas funcionais envolvidas no empreendimento. Passa a maior parte do tempo comunicando, liderando, negociando, resolvendo problemas e influenciando a organização para desempenhar as atividades necessárias para entregar o serviço ou produto final. 9 9

Entendendo o Contexto dos JMM do CISM

Entendendo o Contexto dos JMM do CISM
Criado em 1948 Hoje: 133 Países Membros Missão “Friendship through Sport ” Projetos Organizados em Conjunto com IOC/ UN / EU Estreita Relação com: Federações Internacionais / Nacionais Autoridades Desportivas Internacionais Organização de Campeonatos Mundiais por Modalidades Lançamento da 1ª Edição dos JMM em 1995 Lançamento da 1ª Edição dos JMM de Inverno em 2011

Jogos Mundiais - Histórico
Entendendo o Contexto dos JMM do CISM Jogos Mundiais - Histórico COMITÊ DE PLANEJAMENTO OPERACIONAL – 5º JOGOS MUNDIAIS MILITARES DO CISM

Jogos Mundiais Militares 1995 - 2011
Entendendo o Contexto dos JMM do CISM Jogos Mundiais Militares ROMA ITÁLIA 1995 4.017 Participantes 93 Países 17 Esportes ZAGREB CROÁCIA 1999 6.734 Participantes 82 Países 20 Esportes TEXTO CATÂNIA ITÁLIA 2003 6.000 Participantes 87 Países 11 Esportes HYDERABAD INDIA 2007 7.000 Participantes 101 Países 17 Esportes RIO DE JANEIRO BRASIL 2011 Planejamento Atletas e delegações Países 110 Esportes 20 COMITÊ DE PLANEJAMENTO OPERACIONAL – 5º JOGOS MUNDIAIS MILITARES DO CISM

DISCIPLINE COMMISSION
Entendendo o Contexto dos JMM do CISM CDMN DISCIPLINE COMMISSION APPEAL COMMISSION CISM GENERAL ASSEMBLY (CISM Member Nations) PRESIDENT BOARD OF DIRECTORS AUDIT CISM INTERNATIONAL FOUNDATION TREASURER GENGERAL VICE - PRESIDENTS SECRETARY GENERAL COMMISSIONS PCSC SECRETARIAT

5ºJMM RIO2011 – Os Jogos da Paz
Entendendo a Estrutura dos 5º JMM 5ºJMM RIO2011 – Os Jogos da Paz

Entendendo a Estrutura dos 5º JMM
Decreto Presidencial de 09/JUN/2008 COMITÊ ORGANIZADOR CPO - Rio 2011 COMITÊ INTERMINISTERIAL Presidente – Ministro da Defesa COMITÊ EXECUTIVO 19 Ministérios Cmt MB-EB-AER Gov - Pref RJ COB Secretaria-Executiva COMITÊ DE PLANEJAMENTO OPERACIONAL – 5º JOGOS MUNDIAIS MILITARES DO CISM

Comissão de Desportos do Exército Gen FERNANDO da Aeronáutica Brig ROBINSON da Marinha Almte FERNANDO PENTATLO NAVAL VELA FUTEBOL BOXE BASQUETE ATLETISMO PENTATLO MODERNO PENTATLO MILITAR HIPISMO JUDÔ TIRO VOLEIBOL VOLEIBOL DE PRAIA TRIATLO ESGRIMA PARAQUEDISMO PENTATLO AERONÁUTICO NATAÇÃO ORIENTAÇÃO TAEKWONDO COMITÊ DE PLANEJAMENTO OPERACIONAL – 5º JOGOS MUNDIAIS MILITARES DO CISM

COMITÊ DE PLANEJAMENTO OPERACIONAL – 5º JOGOS MUNDIAIS MILITARES DO CISM

Gestão dos Envolvidos e Interessados COB Fundações de Apoio Empresas Contratadas Ministérios Federais Prefeitura Rio Governo Rio Confederações Esportivas BASE DE APOIO OM MARINHA EXÉRCITO OM AERONÁUTICA Com. Social & Mkt Relações c/ Delegações Operações dos Jogos Gestão de Pessoas Logística Comando e Controle Segurança e Inteligência COMITÊ RIO 2011 COMITÊ DE PLANEJAMENTO OPERACIONAL – 5º JOGOS MUNDIAIS MILITARES DO CISM

78 Macro-Projetos Entendendo a Estrutura dos 5º JMM SEG - 3 REL - 4
C&C - 11 COM - 12 OPJ - 31 GP - 9 LOG - 8 COMITÊ DE PLANEJAMENTO OPERACIONAL – 5º JOGOS MUNDIAIS MILITARES DO CISM

Alguns Dados Comparativos:
Rio2007 x Rio2011 atletas árbitros 42 delegações nacionais Delegados árbitros 111 delegações nacionais 01 vila de atletas Barra da Tijuca 03 vilas de atletas MB - Campo Grande EB - Vila Militar AER - Campo dos Afonsos

Alguns Dados Específicos – JMM Rio2011
Mapa Conceitual do Teatro de Operações

Resumo do Teatro de Operações 111 delegações militares com + de integrantes. 3 vilas e 43 instalações esportivas e de apoio. Média de 15 eventos simultâneos por dia. 580 veículos (Pico) no transporte da Família CISM. refeições por dia. militares das Unidades de Apoio. 1.000 voluntários civis. 3.500 prestadores de serviço. Órgãos e Agências federais-estaduais-municipais. COMITÊ DE PLANEJAMENTO OPERACIONAL – 5º JOGOS MUNDIAIS MILITARES DO CISM

AF LOGÍSTICA

• Atendimento por tipo de cliente. • Planejamento – OM & Consultoria. • Execução terceirizada. • Apoio OM – FT • Operação 24hrs nas Vilas Alimentação: Características Tipos de Refeição CAFÉ DA MANHÃ COLAÇÃO ALMOÇO LANCHE JANTAR CEIA PLANTÃO LUNCH BOX

Alimentação Vilas – Destaques
Alguns Dados Específicos – JMM Rio2011 Alimentação Vilas – Destaques Por Tipo de Refeição (Principais) Café da Manhã: Almoço: Jantar: Pico de Atendimento Vila Branca – 22 JUL  Refeições Vila Verde – 23 JUL  Refeições Vila Azul – 22 JUL  Refeições Tipos de Refeição CAFÉ DA MANHÃ COLAÇÃO ALMOÇO LANCHE JANTAR CEIA PLANTÃO LUNCH BOX

Alimentação nas Instalações – Destaques: Refeições Servidas
Alguns Dados Específicos – JMM Rio2011 Alimentação nas Instalações – Destaques: Refeições Servidas Atletas / Comissões – Competições: Atletas / Comissões – Treinamento: Árbitros: 8.756 Imprensa: Força de Trabalho Café da Manhã  Almoço  Jantar  Ceia  Lounge FT  Lunch Box  Controle de Doping  399 Posto de Atendimento Médico  Atendimentos e/ou Refeições

Transporte: Características • Atendimento por tipo de cliente T1 Carros Exclusivos de Luxo - 24 hs (VIPs) T2 Vans ou Sedans dedicados Programação oficial - 12 hs (VIPs) T3 Ônibus / Microônibus / Vans  Dedicados (Delegações) T4 Ônibus / Microônibus dedicados / Frota adquirida / Sedans operacionais (Árbitros e FT CPO/MD) T5 Transporte Público (Rodoviário – Ferroviário – Metroviário) – Força de Trabalho • Frota própria e terceirizada. • Garagens satélites. • Transporte de materiais e equipamentos (carga) • Cargas vivas – equinos – OM / terceirização • Transporte Solidário - delegações africanas – FAB

Transporte: Destaques • Veículos utilizados: 684 • Nº de profissionais: 784 • Quantidade total de transporte: • Transporte África: 280 atletas Resultados

Saúde: Características • Atendimento por Tipo de cliente • Utilização da Estrutura de Saúde das FFAA • Médico militar nas vilas • Terceirização • Plano de contingência – GT Ministério da Saúde • Apoio das OM • Força de Trabalho • Infraestrutura • Técnico

Saúde – Operacionalidade
Alguns Dados Específicos – JMM Rio2011 Saúde – Operacionalidade Todas as Instalações Esportivas foram mobiliadas 29 Postos de Atendimento Especializado: Urgência, Emergência e Fisioterapia 495 Diárias de Saúde nos Postos de Atendimento 54 Ambulâncias com Suporte Avançado de Vida 411 Diárias de Saúde p/ as Ambulâncias 199 médicos militares e 129 médicos civis Evacuação Aéro-médica –EVAM 01 Aeronave de Asa Fixa (C-95)  Aeródromo de Resende 01 Aeronave de Asa Rotativa (H-34)  Campo dos Afonsos

Saúde – Indicadores Epidemiológicos
Alguns Dados Específicos – JMM Rio2011 Saúde – Indicadores Epidemiológicos 1849 Atendimentos Médicos no período de 12 a 26 Julho Frequência acumulada de atendimentos segundo sexo e tipo de pessoa: 1293 Homens (69,9%) 556 Mulheres (30,1%) Atendimento por tipo de cliente: 729 Atletas – 39,5% 294 FT Militar – 15,9% 288 FT Civil – 15,6% 156 Delegação – 8,4% 41 Voluntários – 2,2% 23 CISM – 1,2 % 318 Outros – 17,2% 03 Cirurgias 05 casos de Notificações Compulsórias (Doenças Infecto-contagiosas)

DESTAQUES Alguns Dados Específicos – JMM Rio2011
Hospedagem: Características Gerais • Atendimento por tipo de cliente; • Agência de viagens; • Hotéis de trânsito / clubes militares – apoio FT • Contratação de uma agência de viagens para hospedagens nos hotéis • Programas turísticos para os hóspedes • Oferta de um pacote de hospedagem • Atrativo para a Família Militar • Apoio das OM • Força de Trabalho Intérpretes Hotéis de Trânsito Alojamentos DESTAQUES • Número total de diárias: 1.553 • Alimentação fornecidas: 4.273

Serviços Gerais: Características • Almoxarifado Central - 1º D Sup. e Outros CD. • Sistema de controle patrimonial – foco logística reversa • Montagem e desmontagem – OM / voluntários / terceiros (equipamentos) • Alfândega - OM • Limpeza e administração do lixo • Seguros

Serviços Gerais: Características Montagem e desmontagem: Alfândega: Seguros:

O PMO dos Jogos - Plan. Gestão Integrada
COMITÊ DE PLANEJAMENTO OPERACIONAL – 5º JOGOS MUNDIAIS MILITARES DO CISM

Centro de Capacitação de Gerentes • Ferramentas • Técnicas • Boas Práticas Ênfase: Iniciação e Planejamento (12 Processos) • Integração: Desenvolver o Project Charter • Escopo: Coletar Requisitos do Escopo Definir o Escopo Criar a WBS / EAP PROJETO BÁSICO • Prazo: Identificar as Atividades Desenvolver o Cronograma • Custos: Estimar Custos / Termo de Referência COMITÊ DE PLANEJAMENTO OPERACIONAL – 5º JOGOS MUNDIAIS MILITARES DO CISM

Conceito Operacional 5W / 2H Projeto Básico Termo de Referência Licitações Invitation – 1ª e 2ª edições Preparing for the Games

Tópicos Desenvolvidos
O PMO dos Jogos - Plan. Gestão Integrada Metodologia de Construção do Plano do Projeto - CPO Tópicos Desenvolvidos 1. Apresentação 9. Cronograma 2. Justificativa 10. Público Alvo e Abrangência 3. Objetivos 11. Instr. de medição e Meios de Verificação 4. Diretrizes e Premissas 12. Metas 5. Escopo do Projeto 13. Fatores Críticos de Sucesso 6. Quadro de RH 14. Responsável pelas Informações 7. Custos 15. Dados de Aprovação 8. Serviços ou materiais solicitados às AF

Plano do Projeto, conforme Boas Práticas do PMBoK® Tópicos Sugeridos – Boas Práticas 1. Introdução 11. Gestão dos Riscos do Projeto 2. Análise do Negócio 12. Controle dos Principais Marcos 3. Estrutura Organizacional do Projeto 13. Cronograma 4. Matriz de Responsabilidades 14. Custos 5. Restrições e Premissas 15. Pl Divulgação do Progresso das Tarefas 6. Formação da Equipe e Treinamento 16. Metas e Indicadores 7. Ger das Configurações / Documentação 17. Principais Entregas 8. Controle das Alterações do Projeto 18. Ger da Qualidade 9. Gestão de Mudanças 19. Ger das Aquisições e Contratos 10 Plano de Comunicação

Gerências GrPlajGI GAA - Orç Plano do Projeto, conforme Boas Práticas do PMBoK® Tópicos Desenvolvidos 1. Introdução 11. Gestão dos Riscos do Projeto 2. Análise do Negócio 12. Controle dos Principais Marcos 3. Estrutura Organizacional do Projeto 13. Cronograma 4. Matriz de Responsabilidades 14. Custos 5. Restrições e Premissas 15. Pl Divulgação do Progr Tarefas 6. Formação da Equipe e Treinamento 16. Metas e Indicadores 7. Ger das Configurações / Documentação 17. Principais Entregas 8. Controle das Alterações do Projeto 18. Ger da Qualidade 9. Gestão de Mudanças 19. Ger das Aquisições e Contratos 10 Plano de Comunicação

Com. e Controle Logística Operações dos Jogos Com. Social e Marketing Gestão de Pessoas Segurança e Inteligência Relações com as Delegações 78 Macroprojetos 4’ (5%) 3 (4%) 31 (40%) ESPORTES 20 Projetos 11 (14%) 8 (10%) 9 (12%) 12 (15%) Complexidade COMITÊ DE PLANEJAMENTO OPERACIONAL – 5º JOGOS MUNDIAIS MILITARES DO CISM

Desenvolvimento dos Projetos Básicos Modelagem para as Competições (requisitos) Integração entre Projetos (todas AF) Adequação ao Orçamento previsto Definição dos Termos de Referência Meta: projeto executivo integrado  Gerente + Gestão = “Especialista Coordenador” COMITÊ DE PLANEJAMENTO OPERACIONAL – 5º JOGOS MUNDIAIS MILITARES DO CISM

• Orientar a Execução dos Projetos e Trabalhos • Gerenciar o Programa dos JMM (Escopo / Prazo / Custos / Riscos) • Controlar a Entrega dos Marcos do Programa • Monitorar Pontos de Atenção e Riscos • Realizar o Controle Integrado das Mudanças • Distribuir as Informações • Gerenciar os Principais Interessados • Coordenar a mobilização (move-in) • Eventos Testes (65ª AG CISM / 45º CMMT) – 2010 • Eventos Testes da Fase Pré-Jogos (Apronto Operacional) COMITÊ DE PLANEJAMENTO OPERACIONAL – 5º JOGOS MUNDIAIS MILITARES DO CISM

Concepção Estratégica Planejamento Operacional
O PMO dos Jogos - Plan. Gestão Integrada Concepção Estratégica 2007/08 2009 2010 2011 Planejamento Operacional Execução Desmob. Diretrizes e Orçamento Plurianual Planejamento Operacional Testes Instalação Modelo Manual de Operações Conceito Desmobilização Realização dos Jogos Apronto JUL/DEZ MAR Estratatégico DEZ OUT JUN NOV MAI JUL OP PMO

Concepção Estratégica Planejamento Operacional
2007/08 2009 2010 2011 Planejamento Operacional Execução Desmob. Diretrizes e Orçamento Plurianual Planejamento Operacional Testes Instalação Modelo Manual de Operações Conceito Desmobilização Realização dos Jogos Apronto JUL/DEZ MAR Estratatégico DEZ OUT JUN NOV MAI JUL OP PMO

2007/08 2009 2010 2011 OP 2010 2011 PMO Concepção Estratégica
Planejamento Operacional Execução Desmob. Diretrizes e Orçamento Plurianual Planejamento Operacional Testes Instalação Modelo Manual de Operações Conceito Desmobilização Realização dos Jogos Apronto JUL/DEZ MAR Estratatégico DEZ OUT JUN NOV MAI JUL OP PMO OUT Operacional Apronto JUL 2010 2011 MAR Análise e Revisão dos Projetos Análise e Gestão dos Riscos NOV JUN ABR

29/06 – 05/07 06-09/07 09/07 10-14/07 Montagem JOGOS Pré-Jogos Mobilização Desmont. Acabamento/ Look 15/07 15-24/07 25-30/07 BLOQUEIO DAS INSTALAÇÕES FASE OPERACIONAL

• Reuniões de Alinhamento e aprovação de Projetos
O PMO dos Jogos - Plan. Gestão Integrada • Reuniões Semanais • Reuniões Mensais • Reuniões de Alinhamento e aprovação de Projetos • Apoio direto às Gerências

• Encerrar os Projetos • Encerrar as Aquisições e Contratos • Elaborar Relatório Final do Programa • Relatório do Projeto • Elaboração e Consolidação das Lições Aprendidas • Relatório Consolidado da AF • Relatório Consolidado do Programa • Finalizar Relatório ao TCU • Orientar e Apoiar Auditores do TCU

LIÇÕES APRENDIDAS: Evolução da Maturidade e Cultura em Gerenciamento de Projetos • Gerenciamento: Boas Práticas de Gerenciamento  Matriz: 9 Áreas de Conhecimento x Fases do Ciclo de Vida • Gestão: Foco na Execução e Controle: Atuar para Ajustar e atualizar Riscos  Ênfase p/ minimizar alterações nos Custos e Prazos Gerenciamento x Gestão !

LIÇÕES APRENDIDAS: Evolução da Maturidade e Cultura em Gerenciamento de Projetos Capacitação e Competência Gerencial em Processos • Capacitação eTreinamento nos Processos e Produtos da Fase de:  MONITORAMENTO E CONTROLE • Tais como:  Solicitações de Mudança  Atualizações do Plano do Projeto  Atualizações dos Documentos do Projeto  Produtos Entregues e Documentos de Aceites

LIÇÕES APRENDIDAS: Evolução da Maturidade e Cultura em Gerenciamento de Projetos Capacitação e Competência Gerencial em Processos • Capacitação eTreinamento nos Processos e Produtos da Fase de:  MONITORAMENTO E CONTROLE • Tais como:  Medições de Desempenho do Trabalho e Projeto  Atualizações dos Ativos  Previsões de Orçamento  Medições do Controle da Qualidade

LIÇÕES APRENDIDAS: Evolução da Maturidade e Cultura em Gerenciamento de Projetos Capacitação e Competência Gerencial em Processos • Capacitação eTreinamento nos Processos e Produtos da Fase de:  MONITORAMENTO E CONTROLE • Tais como:  Relatório de Desempenho  Atualizações do Registro de Riscos  Documentos de Aquisições e Contratos

LIÇÕES APRENDIDAS: Sugestões de Melhoria e Questões para Pensar Organização matricial balanceada, com apoio de um escritório de gerenciamento de projetos forte, bem equipado e com mais profissionais Estrutura que possa ter autonomia financeira ou então que possa ter órgão governamental dedicado exclusivamente para megaevento Prever, em sua estrutura, AF exclusiva para aquisições & contratos; Dedicar uma AF para a Gestão dos Stakeholders (Interessados)

Métricas de Gestão: Indicadores do trabalho Gerencial Critérios Baseados no Nível de Maturidade Atingido Fase de Planejamento Conceito Operacional Projeto Básico – Alinhamento ao Modelo Projeto Básico – Alinhamento às Diretrizes de Planejamento Projeto Básico – Prazo de Desenvolvimento e Aprovação Fase de Execução Atendimento ao Escopo Entrega dos Produtos Integração junto às AF Elaboração TR / Licitações / Contratos

Métricas de Gestão: Indicadores do trabalho Gerencial Critérios Baseados no Nível de Maturidade Atingido Fase de Acompanhamento e Controle Controle do Escopo Controle dos Prazos Gestão dos Custos Acompanhamento dos Contratos Controle de Qualidade dos “Entregáveis” Gestão Operacional (Período dos Jogos) Fase de Encerramento Relatório Gerencial Final Encerramento Formal dos Contratos Atendimento ao TCU

Métricas de Gestão: Indicadores do trabalho Gerencial Consolidado

A Mídia Registrou - Clipping
Exposição na mídia Isto É INSERIR FOTOS REGISTRADAS QUE DEMONSTREM PARTE SIGNIFICATIVA DA OPERAÇÃO. PROCURAR NÃO USAR MAIS DO QUE 01 SLIDE. INSERIR DE 04 A 06 FOTOS NESSA TELA. Marca Br O Globo Rio Times Folha de Pernambuco

Gerente x Líder: Pense a Respeito
O Mundo do Planejamento de Projetos Gerente x Líder: Pense a Respeito Every leader may not be a manager, but every manager should be a leader. Managers give answers, leaders ask questions… Managers criticize mistakes, leaders call attention to mistakes indirectly…. Managers forget to praise, leaders reward even the smallest improvement…. Managers focus on the bad, leaders emphasize the good… Managers want credit, leaders credit their teams. Ilya Pozin - Founder of Ciplex. Columnist for Inc, Forbes & LinkedIn. 30 Under 30 Entrepreneur.

“Se você acha que a educação é cara, experimente a ignorância.”
O Mundo do Planejamento de Projetos “Se você acha que a educação é cara, experimente a ignorância.” Derek Bok.

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