PROCEDIMENTOS DE FISCALIZAÇÃO NO TCU

PROCEDIMENTOS DE FISCALIZAÇÃO NO TCU
Tribunal de Contas da União PROCEDIMENTOS DE FISCALIZAÇÃO NO TCU João Manoel da Silva Dionisio Secretário de Controle Externo Santa Catarina

Tribunal de Contas da União

FISCALIZAÇÃO NO TCU Conceitos Gerais
Tribunal de Contas da União FISCALIZAÇÃO NO TCU Conceitos Gerais

AUDITORIA Aplicação de um conjunto de metodologias, procedimentos e técnicas, métodos de revisão e avaliação, aferição e análise com a finalidade de obtenção de informação e conhecimento acerca da regularidade ou dos resultados das finanças, atividades, projetos, programas, políticas e órgãos governamentais.

Fiscalização no TCU Art. 230 do Regimento Interno
Tribunal de Contas da União Fiscalização no TCU Art. 230 do Regimento Interno “O Tribunal, no exercício de suas atribuições, poderá realizar, por iniciativa própria, fiscalizações nos órgãos e entidades sob sua jurisdição, com vistas a verificar a legalidade, a economicidade, a legitimidade, a eficiência, a eficácia e a efetividade de atos, contratos e fatos administrativos.”

Instrumentos de Fiscalização do TCU
Tribunal de Contas da União Instrumentos de Fiscalização do TCU Levantamentos Auditorias Inspeções Acompanhamentos Monitoramentos

Tribunal de Contas da União Instrumentos de Fiscalização do TCU Levantamentos - Objetivos: conhecer a organização e o funcionamento dos órgãos e entidades da administração federal, incluindo fundos e demais instituições jurisdicionadas conhecer sistemas, programas, projetos e atividades governamentais no que se refere aos aspectos contábeis, financeiros, orçamentários, operacionais e patrimoniais avaliar a viabilidade da realização de fiscalizações

Tribunal de Contas da União Instrumentos de Fiscalização do TCU Auditoria Conformidade: examinar a legalidade e a legitimidade dos atos de gestão dos responsáveis quanto ao aspecto contábil, financeiro, orçamentário e patrimonial Natureza Operacional: avaliar o desempenho dos órgãos e entidades jurisdicionados, assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades governamentais, quanto aos aspectos de economicidade, eficiência e eficácia dos atos praticados

AUDITORIA CONFORMIDADE X OPERACIONAL
Tribunal de Contas da União AUDITORIA CONFORMIDADE X OPERACIONAL AUDITORIA DE CONFORMIDADE AUDITORIA OPERACIONAL EFETIVIDADE LEGALIDADE ECONOMICIDADE EQÜIDADE EFICÁCIA DESVIOS DE RECURSOS QUALIDADE DESPERDÍCIO FRAUDE EFICIÊNCIA

Tribunal de Contas da União Instrumentos de Fiscalização do TCU Inspeção - Objetivo: suprir omissões e lacunas de informações esclarecer dúvidas ou apurar denúncias ou representações quanto à legalidade, à legitimidade e à economicidade de fatos da administração e de atos administrativos praticados por qualquer responsável sujeito à sua jurisdição

Tribunal de Contas da União Instrumentos de Fiscalização do TCU Acompanhamento - Objetivos: examinar, ao longo de um período predeterminado, a legalidade e a legitimidade dos atos de gestão dos responsáveis, quanto ao aspecto contábil, financeiro, orçamentário e patrimonial avaliar o desempenho dos órgãos e entidades jurisdicionados, assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades governamentais, quanto aos aspectos de economicidade, eficiência e eficácia dos atos praticados

Tribunal de Contas da União Instrumentos de Fiscalização do TCU Acompanhamento - Meios: leis do plano plurianual, lei de diretrizes orçamentárias, da lei orçamentária anual e da abertura de créditos adicionais editais de licitação, dos extratos de contratos e de convênios, acordos, ajustes, termos de parceria ou outros instrumentos congêneres, e atos sujeitos a registro expedientes e documentos solicitados visitas técnicas ou participações em eventos promovidos por órgãos e entidades da administração pública

Tribunal de Contas da União Instrumentos de Fiscalização do TCU Monitoramento - Objetivo: verificar o cumprimento das deliberações do Tribunal e os resultados delas advindos

Tipologia de auditoria baseada em área fiscalizada
Tribunal de Contas da União Tipologia de auditoria baseada em área fiscalizada Auditoria de Tecnologia da Informação Auditoria de Obras Auditoria de Pessoal Auditoria Ambiental

FISCALIZAÇÕES POR INSTRUMENTO 2005
Tribunal de Contas da União FISCALIZAÇÕES POR INSTRUMENTO 2005

FISCALIZAÇÕES POR INICIATIVA 2005
Tribunal de Contas da União FISCALIZAÇÕES POR INICIATIVA 2005

NORMAS DE AUDITORIA

DEFINIÇÃO As normas de auditoria representam os requisitos básicos a serem observados no desempenho do trabalho de auditoria William Attie

FINALIDADE DAS NORMAS DE AUDITORIA
Tribunal de Contas da União FINALIDADE DAS NORMAS DE AUDITORIA Registro do nível de conhecimento Consistência metodológica Garantia de qualidade dos trabalhos Sobrevivência da atividade de auditoria

FONTES DE NORMAS DE AUDITORIA
Tribunal de Contas da União FONTES DE NORMAS DE AUDITORIA Federação Internacional de Contadores (International Federation of Accountants - IFAC) - Normas Internacionais de Auditoria (International Audit Standards - ISA) Organização Internacional das Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) Government Accountability Office (GAO) dos Estados Unidos - Normas de Auditoria Governamental (Government Auditing Standards, ou Yellow Book - Revisão 2003)

FONTES DE NORMAS DE AUDITORIA
Tribunal de Contas da União FONTES DE NORMAS DE AUDITORIA Conselho Federal de Contabilidade (CFC) Resolução CFC nº 820, de NBC T 11: Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis Resolução CFC nº 821, de NBC P 1: Normas Profissionais de Auditor Independente

NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI
Tribunal de Contas da União NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Dividem-se em quatro partes Princípios básicos Normas Gerais Normas de Trabalho de Campo Normas Para a Elaboração dos Relatórios

Tribunal de Contas da União NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Constituem uma orientação ao auditor que o ajudará a determinar a amplitude da sua atuação e os procedimentos que devem ser aplicados na auditoria As normas de auditoria ou fiscalização constituem os critérios ou a medida de avaliação da qualidade dos resultados da auditoria As EFS devem cumprir as Normas de Auditoria da INTOSAI, adaptáveis no caso de Tribunais de Contas

Tribunal de Contas da União NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas Gerais de Auditoria Governamental As EFS devem adotar políticas e procedimentos para: Contratar pessoal com preparação adequada Formar seus funcionários de maneira que executem suas tarefas com eficácia Elaborar manuais e outros tipos de guias e instruções escritas referentes à realização das auditorias

Tribunal de Contas da União NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas Gerais de Auditoria Governamental Aproveitar os meios técnicos e profissionais disponíveis e determinar os que são necessários Distribuir adequadamente tais meios e designar o número suficiente de pessoas para a realização de cada tarefa Planejar e supervisionar as auditorias de maneira apropriada a fim de alcançar os objetivos desejáveis com a diligência e o interesse devidos

Tribunal de Contas da União NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas do trabalho de campo Planejamento O auditor deve planejar suas tarefas de maneira a assegurar uma auditoria de alta qualidade e que seja realizada com a devida economia, eficiência, eficácia e prontidão

Tribunal de Contas da União NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas do trabalho de campo Supervisão O trabalho realizado pelo pessoal da auditoria, em cada nível e fase da fiscalização, deve ser adequadamente supervisionado

Tribunal de Contas da União NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas do trabalho de campo Documentação A documentação obtida deve ser revisada por um membro experiente da equipe fiscalizadora

Tribunal de Contas da União NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas do trabalho de campo Para fundamentar os pareceres e as conclusões do auditor relativas à organização, ao programa, à atividade ou à função fiscalizada, devem ser apontadas provas adequadas (evidências), pertinentes e razoáveis

Tribunal de Contas da União NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas do trabalho de campo: Provas de Auditoria - Documentação Os documentos de trabalho devem ser suficientemente completos e detalhados, a fim de permitir a outro auditor, que não tenha tido contato prévio com a auditoria, constatar através desses documentos o trabalho desenvolvido para fundamentar as conclusões

Tribunal de Contas da União NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas para elaboração dos relatórios na Auditoria Governamental Ao final de cada auditoria o auditor deve preparar por escrito seu parecer ou relatório, manifestando de forma adequada os fatos descobertos Compete à EFS decidir, em última instância, o que deverá ocorrer em relação às práticas fraudulentas ou às graves irregularidades constatadas pelos auditores

Tribunal de Contas da União NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Controle de Qualidade As EFS devem estabelecer sistemas e métodos para confirmar que os procedimentos de controle de qualidade têm funcionado de maneira satisfatória Assegurar a qualidade dos relatórios de auditoria Garantir melhorias e evitar que as deficiências se repitam

ÉTICA EM AUDITORIA

Tribunal de Contas da União NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas com Significado Ético Independência Conflitos de interesses (evitar entre o fiscalizador e a entidade fiscalizada) Competência profissional exigida Devida diligência (Due care)

ÉTICA EM AUDITORIA Um Código de Ética constitui um documento que engloba os valores e princípios que devem orientar o trabalho cotidiano dos auditores Publicado pela Comissão de Normas de Auditoria no XVI Congresso da INTOSAI em 1998,em Montevidéu, Uruguai

Tribunal de Contas da União NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas com Significado Ético: Independência Não deve ser indicado para fazer auditoria o auditor da EFS que tenha relações estreitas com membros da gerência da entidade auditada, sejam elas de amizade, parentesco ou de qualquer outro tipo, que possam vir a prejudicar sua objetividade, na mesma

INDEPENDÊNCIA A independência dos auditores não deve ser afetada por interesses pessoais ou externos: preconceito dos auditores em relação a pessoas, entidades fiscalizadas, projetos ou programas por haver o auditor trabalhado recentemente na entidade fiscalizada por relações pessoais ou financeiras que provoquem conflitos de lealdade ou de interesses

COMPETÊNCIA PROFISSIONAL
Tribunal de Contas da União COMPETÊNCIA PROFISSIONAL Os auditores não devem desenvolver trabalhos para os quais não possuam a competência profissional necessária Devem também compreender, de maneira adequada, os princípios e normas constitucionais, legais e institucionais que regem o funcionamento da entidade fiscalizada

OBJETIVIDADE E IMPARCIALIDADE
Tribunal de Contas da União OBJETIVIDADE E IMPARCIALIDADE Objetividade e imparcialidade são requisitos de todo trabalho efetuado pelos auditores e, em particular, em seus relatórios, que deverão ser exatos e objetivos Portanto, as conclusões contidas nos pareceres e relatórios devem basear-se exclusivamente nas provas obtidas e organizadas de acordo com as normas de auditoria da EFS

SEGURANÇA, CONFIANÇA E CREDIBILIDADE
Tribunal de Contas da União SEGURANÇA, CONFIANÇA E CREDIBILIDADE Os auditores devem portar-se de maneira que seja promovida a cooperação e as boas relações entre eles e dentro da profissão A cooperação recíproca e o apoio à profissão por parte de seus membros constituem elementos essenciais do profissionalismo

INTEGRIDADE Os auditores são obrigados a cumprir normas superiores de conduta, como por exemplo a imparcialidade, durante seu trabalho e em suas relações com o pessoal das entidades fiscalizadas

INTEGRIDADE A integridade também exige que os auditores:
Tribunal de Contas da União INTEGRIDADE A integridade também exige que os auditores: cumpram os princípios de objetividade e independência tenham uma conduta profissional impecável tomem decisões de acordo com o interesse público

NEUTRALIDADE POLÍTICA
Tribunal de Contas da União NEUTRALIDADE POLÍTICA É importante que os auditores conservem sua independência em relação às influências políticas, a fim de desempenhar com imparcialidade suas responsabilidades de fiscalização

CONFLITOS DE INTERESSES
Tribunal de Contas da União CONFLITOS DE INTERESSES Os auditores deverão proteger sua independência e evitar qualquer possível conflito de interesses, recusando presentes ou gratificações que possam ser interpretados como tentativas de influir sobre a independência e a integridade do auditor

Tribunal de Contas da União CONFLITOS DE INTERESSES Os auditores deverão evitar todo tipo de relação com os diretores ou funcionários da entidade fiscalizada, bem como com outras pessoas que possam influenciar, comprometer ou ameaçar a capacidade de atuarem com independência

Tribunal de Contas da União CONFLITOS DE INTERESSES Os auditores não deverão utilizar informações recebidas no desempenho de suas obrigações como meio para obtenção de benefícios pessoais para eles ou para outros

SIGILO PROFISSIONAL A informação obtida pelos auditores no processo de auditoria não deverá ser revelada a terceiros, nem oralmente nem por escrito, salvo objetivando cumprir responsabilidades legais ou de outra classe que correspondam à EFS, como parte dos procedimentos normais desta, ou em conformidade com as leis pertinentes

FASES DE FISCALIZAÇÃO

PLANEJAMENTO

PLANEJAMENTO COMO FUNÇÃO ADMINISTRATIVA
Tribunal de Contas da União PLANEJAMENTO COMO FUNÇÃO ADMINISTRATIVA Fixação antecipada do que se deseja atingir (objetivo) e DO QUE deve ser feito para alcançá-lo (estratégias, táticas, ações), com a definição do QUANDO (cronograma), em QUE SEQÜÊNCIA (encadeamento), COMO (metodologia), QUEM (responsabilidade), ONDE (localização), POR QUÊ (fundamentação)e A QUE CUSTO (orçamento)

Os 3 níveis hierárquicos do Planejamento:
Tribunal de Contas da União Os 3 níveis hierárquicos do Planejamento: estratégico, tático e operacional (relações com a auditoria) Planejamento estratégico - mais amplo e abrangente. Homologado pela alta cúpula (O plano de auditorias está em nível estratégico). Planejamento tático - Feito em nível de Secretarias. Em termos que fiscalização é o conjunto de auditorias a serem realizadas pela Secretaria. Planejamento operacional - projetado para o curto prazo, e para o alcance de metas específicas. Em fiscalização, é aquele feito para cada missão fiscalizatória.

PLANEJAMENTO DA FISCALIZAÇÃO
Tribunal de Contas da União PLANEJAMENTO DA FISCALIZAÇÃO etapa fundamental tempo adequado  tempo  problemas

NORMAS DE AUDITORIA (PLANEJAMENTO)
INTOSAI - International Organization of Supreme Audit Institutions IFAC - International Federation of Accountans CFC - Conselho Federal de Contabilidade

Roteiro De Auditoria De Conformidade
Roteiro De Auditoria De Conformidade PADRÕES DE PLANEJAMENTO UNIDADE TÉCNICA COORDENADORA (item 9) MATRIZ DE PLANEJAMENTO E MATRIZ DE PROCEDIMENTOS (item 10) VISÃO GERAL DO OBJETO (itens 11 e 12) Fontes de Informação (item 11) Conteúdo da Informação(item 12)

MOMENTOS DO PLANEJAMENTO DE AUDITORIA
Tribunal de Contas da União MOMENTOS DO PLANEJAMENTO DE AUDITORIA Visão geral - informações gerais sobre o órgão a ser fiscalizado Elaboração das matrizes de planejamento e procedimentos

VISÃO GERAL DO OBJETO Conteúdo da informação (item 12)
- Conhecimento e compreensão do objeto - Ambiente organizacional Pontos críticos e deficiências do controle interno Descrição do objeto - características - Legislação aplicável Setores responsáveis, competências e atribuições Objetivos institucionais do órgão/entidade

VISÃO GERAL DO OBJETO Fontes de informação (item 11)
Levantamentos anteriores Sistemas informatizados Possíveis ações judiciais Cadastros TCE TCM MP Legislação e normas específicas Trabalhos acadêmicos publicados VISÃO GERAL DO OBJETO Fontes de informação (item 11) Contas dos últimos exercícios Notícias Fiscalizações anteriores - papéis de trabalho - Órgão/entidade auditado Processos relacionados: - órgão/entidade auditado - objeto da auditoria Órgãos de controle interno Servidores do TCU

Fase de planejamento: matrizes de planejamento e de procedimentos.
Tribunal de Contas da União MATRIZES DE AUDITORIA Matrizes são ferramentas utilizadas nas três fases de auditoria, com o objetivo de executar os trabalhos segundo os princípios, técnicas e normas de auditoria geralmente aceitas. Fase de planejamento: matrizes de planejamento e de procedimentos. Fase de execução: matrizes de procedimentos, de achados e de responsabilização.

Matriz de Planejamento Objetivos I
Tribunal de Contas da União Matriz de Planejamento Objetivos I selecionar, de maneira prévia, as áreas ou questões mais relevantes em uma determinada auditoria dar foco ao trabalho ampliar os potenciais resultados dos trabalhos. minimizar riscos de prorrogações na duração dos trabalhos e desgastes com as chefias

Matriz de Planejamento Objetivos II
Tribunal de Contas da União Matriz de Planejamento Objetivos II Equacionar expectativas e evitar surpresas ao final da execução, discutindo o trabalho previamente com as chefias imediatas “... mas não era nada disso que era para ser feito!”

MATRIZ DE PLANEJAMENTO
Tribunal de Contas da União MATRIZ DE PLANEJAMENTO Questão de Auditoria Informações Requeridas Fontes de Informação Técnicas de Auditoria Limitações Possíveis Achados

OBJETIVO DE AUDITORIA Define o escopo da auditoria, o que se pretende esclarecer com a fiscalização. Deve ser apresentado sob a forma declarativa. Deve, ainda, conter um verbo de ação e ser enunciado de forma clara e resumida.

Apresenta-se em forma de pergunta.
Tribunal de Contas da União QUESTÕES DE AUDITORIA As questões devem englobar os diferentes aspectos que compõem o escopo da auditoria e que devem ser investigados, com vistas à satisfação do objetivo. Deve limitar-se ao universo do escopo previsto. Apresenta-se em forma de pergunta.

INFORMAÇÕES REQUERIDAS
Tribunal de Contas da União INFORMAÇÕES REQUERIDAS Nessa coluna são especificadas as informações necessárias para responder à questão de auditoria. As informações requeridas são escritas na forma afirmativa.

Quanto à origem, a fonte pode ser:
Tribunal de Contas da União FONTES DE INFORMAÇÃO Para cada informação requerida, há pelo menos uma fonte para prestá-la. A fonte pode ser uma pessoa, local ou documento onde se deverá obter a informação (Ata, DRH, Anacleto). Quanto à origem, a fonte pode ser: a) interna: situada na própria entidade auditada b) externa: sua origem é fora da entidade auditada

TÉCNICAS DE AUDITORIA Técnicas são formas de aplicar procedimentos de auditoria, para colher e/ou tratar informações. Técnicas mais utilizadas: exame documental, inspeção física, conferência de cálculo, observação, entrevista, circularização, conciliação, análise de contas contábeis, revisão analítica, pesquisa em sistemas informatizados, etc

LIMITAÇÕES São restrições relativas à aplicação das Técnicas de Auditoria, ao acesso às Fontes de Informação ou às próprias condições operacionais. Só devem ser descritas caso não sejam mitigadas, como: – “inexperiência em auditorias na área X”: a equipe poderá ser treinada para evitar a limitação; – “vasta legislação”: a equipe poderá estudá-la com antecedência. Não havendo possibilidade de treinamento, permanece a limitação.

EXEMPLOS DE LIMITAÇÕES:
Tribunal de Contas da União EXEMPLOS DE LIMITAÇÕES: a) quanto às técnicas: – entrevista: ausência do responsável em território nacional durante a auditoria; – circularização (pesquisa de preços): área de notória especialização; – observação direta em obras subterrâneas concluídas.

Tribunal de Contas da União EXEMPLOS DE LIMITAÇÕES: b) quanto às fontes de informação: – manuais de operação escritos em idiomas pouco usuais (holandês, japonês); – documentos arquivados em local remoto; – órgãos que trabalham com informações sigilosas;

Tribunal de Contas da União EXEMPLOS DE LIMITAÇÕES: c) quanto às condições operacionais: – locais de acesso difícil ou inseguro (catástrofes, zonas de violência, locais ermos); – não fornecimento de senha para acesso a sistemas; – inexistência de transporte ou alojamento na região da auditoria. *Caso a limitação comprometa o êxito da auditoria, a Secretaria avalia a oportunidade e a conveniência de excluir ou não a questão ou de realizar a auditoria em outro momento

LIMITAÇÕES QUE SE TORNAM ACHADOS
Tribunal de Contas da União LIMITAÇÕES QUE SE TORNAM ACHADOS Algumas limitações podem ser superados no decorrer da auditoria ou transformados em achados. Por exemplo: Ø inexistência ou subjetividade da justificativa para inexigibilidade/dispensa de licitação; Ø ausência de documentos e informações; Ø limitações de auditorias anteriores não sanadas após determinação do TCU.

POSSÍVEIS ACHADOS Achado de auditoria é uma descoberta do auditor que fundamentará as conclusões da auditoria. A coluna “Possíveis achados” deve ser coerente com as questões de auditoria. Conterá hipóteses de achados.

Construção de uma Matriz de Planejamento
Tribunal de Contas da União Construção de uma Matriz de Planejamento 1. Discussão acerca do objetivo da fiscalização delimitação do problema que a fiscalização aborda, ou seja, qual o escopo da auditoria. A discussão orientada pela matriz possibilita uma equalização do entendimento do objetivo por toda a equipe.

Tribunal de Contas da União Construção de uma Matriz de Planejamento 2. decomposição do objetivo da auditoria em questões a serem respondidas (primeiro campo da matriz) - Brainstorm ao mesmo tempo em que se discute onde se quer chegar com os questionamentos (campo possíveis achados) é preciso definir onde se quer chegar para se determinar o caminho a ser seguido.

3. Explicitação: das informações necessárias das fontes dessas informações de como buscá-las (utilizando quais técnicas), das limitações com que a abordagem adotada se defronta. A cada um desses elementos necessários à resolução das questões de auditoria corresponde uma coluna na matriz de planejamento.

Matriz de Procedimentos
Tribunal de Contas da União Matriz de Procedimentos Detalhamento, passo a passo, da fiscalização na forma de itens de verificação a serem executados Contém a previsão de custos do trabalho

Matriz de Procedimentos

PAPÉIS DE TRABALHO São documentos, apontamentos, informações e provas reunidas pelo auditor, que subsidiam e evidenciam o trabalho executado e fundamentam a sua opinião.

FINALIDADES DOS PAPÉIS DE TRABALHO
Tribunal de Contas da União FINALIDADES DOS PAPÉIS DE TRABALHO Auxílio aos exames e à elaboração do relatório Registro do trabalho e das conclusões Suporte do relatório Supervisão e revisão (qualidade) .

TÉCNICAS DE FISCALIZAÇÃO

Técnicas de Auditoria Definição
Formas ou maneiras utilizadas na aplicação dos procedimentos de auditoria com vistas à obtenção de diferentes tipos de evidências ou ao tratamento de informações

Técnicas de Auditoria exame documental inspeção física
conferência de cálculos observação entrevista circularização conciliações análise de contas contábeis revisão analítica

EXAME DOCUMENTAL Procedimento mais usado
Confundido com a própria auditoria Deve ser opção deliberada e não por desconhecimento de outras técnicas Exame de Edital, Prestação de Contas de Convênio, Nota Fiscal

INSPEÇÃO FÍSICA Constatação “in loco”
Localização de bens (desaparecidos, inexistentes, estoques, obras) Identificação de servidores ou contratados fantasmas Bens danificados (escolas, hospitais) Existência de empresas contratadas

CONFERÊNCIA DE CÁLCULOS
Indispensável para conferência de operações que envolvam cálculos, transposição de valores Privatização do Banespa (omissão de crédito tributário na planilha de avaliação)

OBSERVAÇÃO Sempre que possível deverá ser realizada por mais de um membro da equipe Registrar os fatos observados concomitantemente à sua ocorrência Comparar atividade prevista em norma com a sua efetiva realização (análise de prestação de contas de convênio)

ENTREVISTA Elaboração de perguntas objetivando respostas para quesitos previamente definidos

CIRCULARIZAÇÃO Confirmação, junto a terceiros, de fatos apresentados pela entidade Cartas p/ confirmação de saldos em bancos Confirmação do pagamento a fornecedores Escola recebeu merenda escolar Alegados licitantes foram realmente convidados Verificações de Notas Fiscais junto ao Fisco

CONCILIAÇÃO Compatibilidade entre o saldo das contas sintéticas com aqueles das contas analíticas Confronto dos registros mantidos pela entidade com elementos de fontes externas Conciliação bancária dos pagamentos em convênios

ANÁLISE DE CONTAS Exame das transações que geraram lançamentos na conta contábil Parte dos lançamentos contábeis para a identificação dos fatos e documentos que o suportam Lançamento de investimento como custeio

REVISÃO ANALÍTICA Objetiva verificar o comportamento de valores significativos, mediante índices, quocientes, quantidades absolutas ou outros meios, com vistas à identificação de situações ou tendências atípicas. Inferências lógicas ou estruturação de raciocínio que permita chegar a determinada conclusão demonstração de “jogo de planilha” em licitação de obras, equilíbrio econômico financeiro

TRIANGULAÇÃO Comparação de informações obtidas em diferentes fontes, por intermédio da utilização de mais de uma técnica Dados registrados em documentos com obtidos em entrevistas. Fortalece, aumenta e corrobora a consistência das evidências

EVIDÊNCIA EM FISCALIZAÇÃO
Tribunal de Contas da União EVIDÊNCIA EM FISCALIZAÇÃO

Definição Informações obtidas durante a auditoria no intuito de documentar os achados e de respaldar as opiniões e conclusões da equipe

Evidências x Indícios Indícios - Discordância entre a situação encontrada e o critério, que ainda não foi devidamente investigada, nem está suficientemente suportado por evidências a ponto de caracterizar-se como achado de auditoria. Uma vez encontradas evidências que transformam o indício em achado, este deve ser incluído no relatório.

Relacionadas com o achado indiscriminada de papéis)
Tribunal de Contas da União EVIDÊNCIAS (item 22) Suficientes e completas Pertinentes ao tema Relacionadas com o achado (evitar a acumulação indiscriminada de papéis) Adequadas e fidedignas: - autenticidade - confiabilidade - exatidão da fonte

Adequação e Fidedignidade
Tribunal de Contas da União Adequação e Fidedignidade Fonte da Informação interna externa

Classificação das Evidências
Tribunal de Contas da União Classificação das Evidências Física Documental Oral (testemunhal) Analítica Corroborativa

Evidência Física Obtida pela inspeção ou observação direta
Tribunal de Contas da União Evidência Física Obtida pela inspeção ou observação direta Deve ser documentada : fotografias, amostras, filmes, etc.

Evidência Documental Tipo mais comum Documentos internos e externos
Tribunal de Contas da União Evidência Documental Tipo mais comum Documentos internos e externos

Oral Obtida por intermédio de entrevistas ou questionários
Tribunal de Contas da União Oral Obtida por intermédio de entrevistas ou questionários Valor limitado como prova Fornece pistas Tem de ser confirmada por outras evidências

Evidência Analítica Cálculos, comparações, raciocínio lógico etc.
Tribunal de Contas da União Evidência Analítica Cálculos, comparações, raciocínio lógico etc. Depende de fatores como exatidão dos cálculos e tamanho da amostra

ANALÍTICA ENTREVISTA ORAL DOCUMENTAL INSPEÇÃO FÍSICA FÍSICA TÉCNICA
ANÁLISE DE CONTAS REVISÃO ANALÍTICA CONFERÊNCIA DE CÁLCULOS ANALÍTICA ENTREVISTA ORAL EXAME DOCUMENTAL DOCUMENTAL INSPEÇÃO FÍSICA FÍSICA TÉCNICA EVIDÊNCIA CIRCULARIZAÇÃO CONCILIAÇÕES

DOCUMENTOS CONSIDERADOS COMO EVIDÊNCIAS (item 23)
Tribunal de Contas da União DOCUMENTOS CONSIDERADOS COMO EVIDÊNCIAS (item 23) originais de ofícios, cartas, relatórios, outros documentos endereçados à equipe de auditoria cópias de documentos internos ou externos ao órgão/entidade auditado fotografias, fitas de vídeo ou áudio, arquivos magnéticos extratos de entrevista (Anexo VI) respostas a questionários planilhas de cálculo, quadros comparativos, demonstrativos

Organização das Evidências no Processo de Fiscalização
Tribunal de Contas da União Organização das Evidências no Processo de Fiscalização As evidências devem ser juntadas ao relatório de auditoria Para facilitar o manuseio e a leitura, as evidências devem ser organizadas, preferencialmente, em anexos ao processo principal Cada anexo - em sua(s) folha(s) inicial(is), um sumário dessas evidências juntadas e indicação das respectivas folhas

ACHADO DE AUDITORIA

Definição

ACHADO DE AUDITORIA ATRIBUTOS (Glossário)
Tribunal de Contas da União ACHADO DE AUDITORIA ATRIBUTOS (Glossário) Situação encontrada Critério Causa Efeito

ATRIBUTOS DO ACHADO Situação Encontrada (Condição)
Tribunal de Contas da União ATRIBUTOS DO ACHADO Situação Encontrada (Condição) É a situação existente, determinada e documentada durante os trabalhos. Reflete o grau de atingimento dos critérios Critério É a norma ou o padrão adotado, por intermédio do qual o auditor mede ou valora a condição Causa É a razão pela qual a condição ocorreu. Sua menção é necessária para a contextualização do achado e formulação de sugestões para resolução dos problemas Efeito (Conseqüência) É o resultado adverso (ou não) da situação encontrada. Se possível deve estar devidamente quantificado

Exemplo de um Achado

ACHADO DE AUDITORIA REQUISITOS BÁSICOS
Tribunal de Contas da União ACHADO DE AUDITORIA REQUISITOS BÁSICOS Relevância Fundamentação em evidências Objetividade Respaldo às propostas de encaminhamento Consistência

MATRIZ DE ACHADOS Achado Situação Encontrada Critério Evidência Causa
Tribunal de Contas da União MATRIZ DE ACHADOS Achado Situação Encontrada Critério Evidência Causa Efeito Encaminhamento Benefício da Proposta

Processo de desenvolvimento dos achados
Tribunal de Contas da União Processo de desenvolvimento dos achados

Processo de Análise de um achado
Tribunal de Contas da União Processo de Análise de um achado Critério de auditoria – o que deveria ser Situação encontrada – o que é Achado – decorre da comparação de “o que é”, com “o que deveria ser”, comprovado por evidências Determinar as causas e os efeitos do achado Desenvolver as conclusões e as propostas de encaminhamento Estimar o benefício das propostas de encaminhamento

SITUAÇÃO ENCONTRADA Sua descrição deve ser clara o suficiente para que o leitor entenda a ocorrência. Deve ser indicado o período das ocorrências irregulares, para fins de identificação dos responsáveis e a vinculação às contas.

CRITÉRIOS São parâmetros com que se avalia a regularidade ou não das ocorrências identificadas na auditoria. Exemplos: textos legais/normas, projetos e planos, editais, contratos, acordos, termos em geral, jurisprudência e determinações do TCU, orientações emanadas de órgãos e entidades superiores, padrões usados no setor etc. * No uso de jurisprudência do TCU como critério, serão informadas as Decisões/Acórdãos que se referem ao fato.

EVIDÊNCIAS Evidência é o elemento essencial e comprobatório dos achados de auditoria e servirá para a sustentação das conclusões do auditor.

CAUSA Características
Tribunal de Contas da União CAUSA Características a) não é de determinação obrigatória, mas apenas se relevante e de possível identificação b) podem ser objetivas (deficiências de controle, riscos que se materializaram) e/ou subjetivas (negligência, imprudência, imperícia) c)deve ser conclusiva, para permitir imputar, ou não, responsabilidades aos gestores (causas subjetivas) e fornecer elementos para o TCU determinar medidas corretivas (causas objetivas) d) não é uma hipótese ou possibilidade Instituto Serzedello Corrêa Escola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização

CAUSA e) não deve ser confundida com o fato irregular em si, como:
Tribunal de Contas da União CAUSA e) não deve ser confundida com o fato irregular em si, como: – descumprimento de normativos – inobservância da legislação ou de entendimentos firmados pelo TCU – utilização de critérios subjetivos f) a causa seria a determinação dos motivos que levaram ao descumprimento, à inobservância, à utilização de critérios subjetivos etc. g) a informação prestada pelo responsável como causa não basta. A equipe deve buscar também evidências da causa para firmar sua convicção Instituto Serzedello Corrêa Escola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização

EFEITOS São as conseqüências para o órgão, erário ou sociedade, resultantes da divergência entre a situação encontrada e o critério. Podem ser reais (efetivos) ou potenciais (riscos) – estes podem ou não se concretizar Não devem ser confundidos com o fato irregular em si. Por exemplo: – ilegalidade de concessões de pessoal não é efeito, mas sim “o prejuízo ao erário gerado pelos pagamentos indevidos” – inobservância da legislação em licitação não é efeito, mas sim, “o prejuízo ao erário pela não-escolha da proposta mais vantajosa” Instituto Serzedello Corrêa Escola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização

PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO
Tribunal de Contas da União PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO É o conjunto de medidas legais que a equipe de auditoria propõe ao final do Relatório, com o intuito de corrigir as irregularidades detectadas, recompor os danos ao erário, apenar os infratores e divulgar boas práticas administrativas encontradas A Matriz de Achados e o Relatório estão vinculados. As mesmas propostas de encaminhamento devem constar em ambos Quando da proposição de audiência ou de conversão em TCE para fins de citação, os responsáveis devem estar identificados pelo nome, cargo e CPF O preenchimento da matriz, antes da redação do relatório, facilita a elaboração e a discussão do trabalho com o supervisor Instituto Serzedello Corrêa Escola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização

IMPORTANTE De acordo com o Roteiro de Auditoria de Conformidade, a estrutura dos achados é transportada integralmente para o relatório da equipe, consistindo na sua essência Essa definição otimiza o prazo de elaboração do Relatório É de fundamental importância que a Matriz de Achados seja rascunhada no decorrer dos trabalhos de campo

RELATÓRIO DE FISCALIZAÇÃO
Tribunal de Contas da União RELATÓRIO DE FISCALIZAÇÃO

PADRÕES DE ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO
Tribunal de Contas da União PADRÕES DE ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO (itens 26 a 65) Conceito (item 26) Requisitos da palavra “CERTO” (item 27) Estrutura (itens 28 a 65)

Instrumento formal e técnico Comunicar aos leitores:
Tribunal de Contas da União RELATÓRIO - CONCEITO Instrumento formal e técnico Comunicar aos leitores: objetivo e questões de auditoria metodologia achados de auditoria conclusões proposta de encaminhamento

REQUISITOS DA PALAVRA “CERTO”
Tribunal de Contas da União REQUISITOS DA PALAVRA “CERTO” C Clareza C Convicção C Concisão E Exatidão R Relevância T Tempestividade O Objetividade

Clareza Linguagem deve ser simples Ordem direta dos termos da oração
Tribunal de Contas da União Clareza Linguagem deve ser simples Ordem direta dos termos da oração Evitar erudição, preciosismo, jargão, coloquial e ambigüidade Mensagem deve ser entendida por qualquer pessoa Termos e abreviaturas devem estar definidos

Convicção Apresentação de maneira convincente das observações
Tribunal de Contas da União Convicção Apresentação de maneira convincente das observações Evitar expressões do tipo: smj; parece que.

Concisão Evitar o desperdício de idéias Parágrafos curtos
Tribunal de Contas da União Concisão Evitar o desperdício de idéias Parágrafos curtos Relatórios muito extensos tendem a não ser lidos (30 pg = ideal p/máximo em auditorias de conformidade)

Exatidão Apresentar as necessárias evidências para sustentar os achados, conclusões e propostas, procurando não deixar espaço para contra-argumentações

Exatidão Exatidão dos dados Precisão das colocações credibilidade
Tribunal de Contas da União Exatidão Exatidão dos dados Precisão das colocações credibilidade dúvidas sobre a validade do exame desviam a atenção do essencial põem em risco todo o trabalho Erros Solução revisão de todo o trabalho

Relevância Assuntos importantes  mantêm a atenção do leitor
Tribunal de Contas da União Relevância Assuntos importantes  mantêm a atenção do leitor Temas de baixa relevância  desviam a atenção do leitor do mais importante Não discorrer sobre ocorrências que não afetam as conclusões

Objetividade Omitir a vontade, emoção ou interesse de quem elaborou o relatório Enfoque no assunto  evitar digressões

Os problemas das fases anteriores (planejamento, elaboração dos papéis de trabalho, etc.) vão se refletir no relatório. Por essa razão é necessário o maior investimento possível na QUALIDADE da execução de TODO o trabalho, resolvendo os problemas quando forem constatados

Outros Fatos Relevantes Proposta de Encaminhamento
ESTRUTURA Folha de Rosto Resumo Sumário Lista de figuras e tabelas Introdução Achados de Auditoria Outros Fatos Relevantes Conclusão Proposta de Encaminhamento Documentos Juntados

Apresentar os dados relativos à identificação do trabalho:
Tribunal de Contas da União FOLHA DE ROSTO Apresentar os dados relativos à identificação do trabalho: Fiscalização Órgão/entidade auditado Processo(s) conexo(s)

RESUMO Conciso e seletivo Pode ser adotado para divulgação na imprensa
Tribunal de Contas da União RESUMO Conciso e seletivo objetivo e questões de auditoria metodologia utilizada achados de auditoria volume de recursos fiscalizados benefícios potenciais conclusões propostas mais importantes Pode ser adotado para divulgação na imprensa

Listagem das principais divisões do trabalho
Tribunal de Contas da União SUMÁRIO Listagem das principais divisões do trabalho Inclui apenas títulos e subtítulos

recursos fiscalizados
Deliberação e razões Visão geral do objeto Objetivo e questões de auditoria Metodologia - descrever: -procedimentos, técnicas e papéis de trabalho utilizados no planejamento e na execução - folha que contém a relação dos atos, contratos e processos incluídos na amostra - limitações e justificativas INTRODUÇÃO (item 37) Volume dos recursos fiscalizados Análise dos processos conexos

ACHADOS DE AUDITORIA SITUAÇÃO ENCONTRADA - o que é
Tribunal de Contas da União ACHADOS DE AUDITORIA SITUAÇÃO ENCONTRADA - o que é CRITÉRIO - o que deveria ser EVIDÊNCIAS - as provas da situação CAUSAS e EFEITOS do achado CONCLUSÕES e PROPOSTAS DE ENCAMINHAMENTO Estimativa do BENEFÍCIO da proposta de encaminhamento

Remissão às folhas do processo Nas folhas, destacar os termos
Tribunal de Contas da União Remissão às folhas do processo EVIDÊNCIAS) Nas folhas, destacar os termos que a equipe deseja ressaltar

Avaliação dos EFEITOS Tribunal de Contas da União Relatar os
fatos ocorridos Relatar eventuais riscos de que o resultado venha a ser agravado por falta de providências do órgão/entidade

Se situação encontrada = irregularidade
Tribunal de Contas da União Se situação encontrada = irregularidade com proposta de audiência ou citação Responsáveis devidamente identificados Avaliação da culpabilidade e, se for o caso, considerações acerca de sua punibilidade: redigidas com base na Matriz de Responsabilização

Débito Apuração: Data da ocorrência Tribunal de Contas da União
- verificação: possibilidade de quantificação exata - estimativa: quantia que não exceda o real valor devido

BOAS PRÁTICAS Achados positivos: Tribunal de Contas da União
relatados se forem significativos desde que possam ser registrados como propostas de encaminhamento para serem adotados como exemplo

CONCLUSÃO Tribunal de Contas da União
Respostas às questões da Matriz de Planejamento: síntese dos principais achados Referências aos achados: número do(s) item(ns) em que são tratados no relatório Conclusões: indicar o impacto dos achados nas contas - identificar as responsabilidades e o estado das respectivas contas Formulação da conclusão: considerar os efeitos dos achados (avaliação da diferença entre situação encontrada e critério)

PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO
Tribunal de Contas da União PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO Proposições de medidas saneadoras para cada achado de auditoria Proposta completa (audiência, conversão em TCE para citação, medidas cautelares, arquivamento, apensamento às contas) Referência aos achados: indicar número do item (relatório) Redigir a proposta de modo a ser utilizada na comunicação aos responsáveis Redação da proposta: identificação dos responsáveis e dispositivo violado (constitucional, legal ou regulamentar)

DOCUMENTOS JUNTADOS OBRIGATÓRIOS - Portaria(s) de Fiscalização
Tribunal de Contas da União DOCUMENTOS JUNTADOS OBRIGATÓRIOS - Portaria(s) de Fiscalização - Rol de Responsáveis - Relação dos atos, contratos ou processos incluídos na amostra - Ofícios de apresentação (com o recibo do gestor) e de requisição (com as respostas) - Evidências

PAPÉIS DE TRABALHO Tribunal de Contas da União PERMANENTE TRANSITÓRIO
- período limitado - arquivados ou descartados PERMANENTE - comprovar ou definir as questões e os procedimentos de auditoria - controlar, auxiliar ou documentar a execução da auditoria - evidenciar os achados de auditoria - classificados em: evidências dos achados registros do trabalho executado

TRATAMENTO DAS EVIDÊNCIAS
Tribunal de Contas da União TRATAMENTO DAS EVIDÊNCIAS EVIDÊNCIAS organizadas, preferencialmente, em anexos ao processo principal em cada anexo: folha inicial com sumário das evidências juntadas e indicação das respectivas folhas

TÉCNICAS DE ENTREVISTA
Tribunal de Contas da União TÉCNICAS DE ENTREVISTA

Características de um bom Entrevistador
Tribunal de Contas da União Características de um bom Entrevistador Boa interação Observador Disciplinado Discreto Capacidade de Improvisação Atento

Modos de Condução de uma Entrevista
Tribunal de Contas da União Modos de Condução de uma Entrevista Contato direto Pelo telefone Grupo Focal Entrevista em um caso de fraude Entrevista em auditoria operacional

Fases de uma Entrevista
Tribunal de Contas da União Fases de uma Entrevista Determinação da Necessidade de Informações Seleção dos Entrevistados Determinação dos Objetivos da Entrevista Pesquisa Prévia sobre o tema e o entrevistado Preparação da Logística Aproximação Introdução ao Tema Interação Fechamento Atividades Posteriores

Determinação das Informações a Serem Obtidas
Tribunal de Contas da União Determinação das Informações a Serem Obtidas O conjunto de informações necessárias à realização de uma auditoria pode ser obtido mediante: Exame documental Entrevista Revisões Analíticas Inspeção Física

Informações obtidas por entrevista
Tribunal de Contas da União Informações obtidas por entrevista Não estão em documentos; Fornecem caminhos ou indícios; Na pesquisa social e em auditorias operacionais constitui evidência; Na auditoria de conformidade não pode ser usada como prova; Podem ser registradas em gravadores ou apontamentos.

Seleção dos Entrevistados
Tribunal de Contas da União Seleção dos Entrevistados De acordo com as informações consideradas necessárias Ordem dos entrevistados: Necessidade vai surgindo Em função dos conhecimentos que se queira obter

Determinação dos objetivos da Entrevista
Tribunal de Contas da União Determinação dos objetivos da Entrevista Só há sentido em realizar uma entrevista se houver necessidade de obtenção de informações; Para cada entrevista são estabelecidas as informações que deverão ser obtidas; Geralmente as entrevistas são utilizadas para: Esclarecer determinadas questões ou funcionamento da área auditada; Fornecer indícios que serão confirmados;

Pesquisa Prévia sobre o Tema e o Entrevistado
Tribunal de Contas da União Pesquisa Prévia sobre o Tema e o Entrevistado Estudar ao máximo o tema, de acordo com o objetivo pretendido; Verificar se há dados disponíveis sobre o entrevistado; Fonte: auditorias anteriores, outros entrevistados, documentos examinados; Elaborar um Roteiro de Entrevista a ser obedecido.

Preparação da Logística
Tribunal de Contas da União Preparação da Logística Local Reservado Sem interrupções, barulhos ou distrações Sem pessoas se movimentando ao redor Restringir o telefone, se possível Tempo Entrevistado não pode ficar esperando a entrevista (pontualidade) Não pode exceder a 50 minutos

Logística II Participante (s) Equipe
Tribunal de Contas da União Logística II Participante (s) Marcar entrevistas com antecedência Equipe atribuição do papel de cada membro da equipe na entrevista quem formula as perguntas quem registra quem observa

POSICIONAMENTO FÍSICO
Tribunal de Contas da União POSICIONAMENTO FÍSICO entrevistador entrevistado CONFRONTO

POSICIONAMENTO FÍSICO I
Tribunal de Contas da União POSICIONAMENTO FÍSICO I entrevistador entrevistado COMPREENSIVA

Aproximação Em muitos casos o entrevistado e o entrevistador não se conhecem (a primeira impressão é a que fica) Cria-se o clima propício para o fluxo de informações O entrevistador tem a chance de observar o entrevistado em seu estado normal

Apresentação - Atitudes
Tribunal de Contas da União Apresentação - Atitudes Sorriso – facilita o estabelecimento de uma melhor relação Aperto de mão firme Coordenador se apresenta e aos demais membros da equipe que forem participar da entrevista Não se estender muito

Introdução ao Tema O tema é contextualizado e introduzido
Tribunal de Contas da União Introdução ao Tema O tema é contextualizado e introduzido Explica-se, quando possível, o objetivo da entrevista Não demonstrar excesso de conhecimento Não demonstrar desconhecimento do tema Ressaltar a importância da colaboração do entrevistado

Interação com o Entrevistado
Tribunal de Contas da União Interação com o Entrevistado É o corpo da entrevista Saber Ouvir Saber Perguntar Saber Observar Nunca entrar em conflito com o entrevistado

SABER OUVIR

A habilidade de ouvir Antes de nascer ela já começa a ser desenvolvida
Tribunal de Contas da União A habilidade de ouvir Antes de nascer ela já começa a ser desenvolvida Ao contrário das outras (falar, ler, escrever), não é trabalhada ao longo da vida Negligenciada Ouvir  Escutar Fomos feitos com dois ouvidos e uma boca para que pudéssemos ouvir duas vezes mais do que falamos. Entretanto não é isso que acontece.

ATENÇÃO OUVIR COM EFICÁCIA CAPACIDADE DE COMPREENSÃO
Tribunal de Contas da União ATENÇÃO OUVIR COM EFICÁCIA CAPACIDADE DE COMPREENSÃO Instruções mal interpretadas Mensagens distorcidas a medida que são transmitidas

OUVIR Habilidade negligenciada Audição Seletiva
Tribunal de Contas da União OUVIR Habilidade negligenciada Instruções mal interpretadas Mensagens distorcidas a medida que são transmitidas Audição Seletiva Concentramos naquilo que parece importante Diferença nos ritmos: fala x pensamento Ritmo da Fala: 125 palavras p/min Ritmo do Pensamento: 500 palavras p/min Pensamos enquanto o outro fala Exercício da mensagem que passa de pessoa para pessoa Exercício da leitura de uma mensagem e fazer um pergunta após – concentramos no que nos parece importante

Saber Ouvir Não interromper o entrevistado a toda hora
Tribunal de Contas da União Saber Ouvir Não interromper o entrevistado a toda hora Não permanecer numa atitude inteiramente passiva Não presumir o que o entrevistado quis dizer, esclareça Não monopolizar a conversação Não ficar pensando na próxima questão enquanto o entrevistado está respondendo a pergunta corrente

Saber Ouvir II Suprima hábitos que podem distrair (bater com a caneta, os dedos etc.) Não comece a ler os documentos eventualmente fornecidos pelo entrevistado Não deixe que vieses interfiram com a mensagem do entrevistado Não conclua de imediato, escute o entrevistado

SABER PERGUNTAR

Tipos de Perguntas Introdutórias Informativas Conclusivas Abertas
Tribunal de Contas da União Tipos de Perguntas Introdutórias Informativas Conclusivas Abertas Fechadas A serem evitadas

Perguntas Abertas Vantagem Desvantagem
Tribunal de Contas da União Perguntas Abertas Vantagem Estimulam a livre exposição de idéias pelo entrevistado; Desvantagem O entrevistado pode falar demais e sair do tema da entrevista

Perguntas Fechadas Objetivo: Tipos fornecer informações específicas
Tribunal de Contas da União Perguntas Fechadas Objetivo: fornecer informações específicas introduzir perguntas abertas Tipos sim/não objetivas

Perguntas Fechadas Exemplos
Tribunal de Contas da União Perguntas Fechadas Exemplos Sim/Não vocês fizeram isso mesmo? Sim! Por que? (Pergunta aberta) Objetivas Quantas pessoas se reportam a você?

Perguntas Introdutórias
Tribunal de Contas da União Perguntas Introdutórias Utilizadas na fase de aproximação Apresentação Entrevistador/Entrevistado Estabelecer o Clima Esclarecer o Tema Observar Reações

Perguntas Introdutórias Exemplos
Tribunal de Contas da União Perguntas Introdutórias Exemplos “O senhor é Carioca?” “Trabalha há muito tempo aqui? “Deve ser um esforço muito grande conduzir esse departamento, não? Não existe um cardápio pré-definido, o importante é a capacidade de improvisação de acordo com a situação

Perguntas Conclusivas
Tribunal de Contas da União Perguntas Conclusivas Usadas para confirmação de fatos Me corrija se eu estiver errado...? O que você está dizendo é...? Se eu compreendi direito...?

Perguntas a serem evitadas
Tribunal de Contas da União Perguntas a serem evitadas As que dificultam o correto fluxo de informações Indutivas Retóricas Ambíguas

Pergunta Indutiva Já sugere a resposta Não é um fato que...?
Tribunal de Contas da União Pergunta Indutiva Já sugere a resposta Não é um fato que...? Você tem de concordar que.... Obs: Você usa perguntas indutivas em uma entrevista? (Fechada) Você não usa perguntas indutivas em uma entrevista, usa? (Indutiva)

Pergunta Retórica Respondidas pelo próprio entrevistador
Tribunal de Contas da União Pergunta Retórica Respondidas pelo próprio entrevistador O Departamento verificou isso? Lógico que não, uma vez que...

Pergunta Ambígua Confundem o entrevistado
Tribunal de Contas da União Pergunta Ambígua Confundem o entrevistado O que você tem a dizer sobre o orçamento?

OBSERVAÇÕES DURANTE A ENTREVISTA
Tribunal de Contas da União OBSERVAÇÕES DURANTE A ENTREVISTA

O que observar em uma entrevista
Tribunal de Contas da União O que observar em uma entrevista Voz Escolha das palavras Tom Ritmo Linguagem corporal

Anotações Um membro deve ser encarregado de anotar
Tribunal de Contas da União Anotações Um membro deve ser encarregado de anotar não escrever tudo que é dito evitar fazer anotações quando o entrevistado trata de um ponto sensível anotar pontos-chave, idéias-chave anotações legíveis

Condução da Entrevista
Tribunal de Contas da União Condução da Entrevista plano da entrevista é flexível em função das respostas do auditado e suas reações não verbais analisar a relevância de seguir em outra linha que não a planejada conduzir como uma conversação e não como um interrogatório

Uso do Gravador Nem sempre as pessoas se sentem à vontade sendo gravadas Determinados tipos de informações são melhor obtidas sem o seu uso se for usar, combinar antes com o entrevistado Atentar para baterias, disponibilidade de espaço na fita ou na memória do gravador A degravação deverá ser efetuada, preferencialmente, logo após a entrevista

Fechamento Agradeça o entrevistado
Tribunal de Contas da União Fechamento Agradeça o entrevistado Relembre o entrevistado sobre qualquer documento que ele tenha prometido Não esqueça de recolher eventuais documentos repassados pelo entrevistado

Atividades Posteriores
Tribunal de Contas da União Atividades Posteriores Dispor de alguns minutos após a entrevista para: Tomar notas Discutir as respostas do entrevistado Discutir as reações do entrevistado Analisar que elementos adicionais deverão ser obtidos (técnicas a serem utilizadas)

Extrato de entrevista Papel de trabalho (Anexo VIII) onde se registra somente o trecho da resposta do entrevistado que interessa ao desenvolvimento do achado. Pode conter, também, referências a evidências que corroborem o achado e deve ser assinado pelo entrevistado

Avaliar após a Entrevista
Tribunal de Contas da União Avaliar após a Entrevista O objetivo foi atingido? São necessárias mais informações? É necessária a investigação de outras questões?

ASPECTOS COMPORTAMENTAIS E PRÁTICOS DOS TRABALHOS DE FISCALIZAÇÃO
Tribunal de Contas da União ASPECTOS COMPORTAMENTAIS E PRÁTICOS DOS TRABALHOS DE FISCALIZAÇÃO

COMPETÊNCIAS DO SUPERVISOR
Tribunal de Contas da União COMPETÊNCIAS DO SUPERVISOR orientar a equipe quanto a: vinculação ao objetivo aderência aos padrões de auditoria vigentes no TCU aprovar as matrizes de Planejamento e de Procedimentos acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos analisar, com a equipe, as matrizes de Achados e de Responsabilização realizar concomitantemente o controle de qualidade da auditoria preencher e assinar o formulário de controle de qualidade participar da reunião de encerramento

COMPETÊNCIAS DO COORDENADOR (item 4)
Tribunal de Contas da União COMPETÊNCIAS DO COORDENADOR (item 4) promover discussões: escopo, procedimentos e técnicas prevalecerá a proposta do coordenador no caso de divergência de opiniões representar a equipe perante o órgão/entidade auditado zelar pelo cumprimento dos prazos entregar e revisar a versão final do relatório, com a anuência dos demais membros assegurar o preenchimento e assinatura do formulário de controle de qualidade se julgar relevante, registrar eventuais discordâncias quanto à aprovação da Matriz de Planejamento ou da Matriz de Procedimentos pelo Supervisor

MODELO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO Nº ___, DE DD DE MMMMMMM DE AAAA O SECRETÁRIO DA SECRETARIA DE CONTROLE EXTERNO DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no Estado de Honestilândia, no uso de suas atribuições regulamentares, resolve: Art. 1º Designar os(as) servidores(as) abaixo relacionados(as) para, sob a coordenação do(a) primeiro(a), realizarem Auditoria de Conformidade, Registro Fiscalis nº , no(s) seguinte(s) órgão(s): , no período de __/ __ / 2005 a __ / __ / 2005, com o objetivo de apurar irregularidades na ______ . A auditoria é decorrente de deliberação constante no(a) ________________ nº ____ / AAAA - Colegiado (TC-XXX.XXX/AAAA-D). MATRÍCULA NOME CARGO LOTAÇÃO PERÍODO(S) Art. 2º O trabalho será supervisionado pelo(a) ACE, Diretor, Diretoria Técnica - SECEX, e deverá observar o seguinte cronograma: FASE(S) DO TRABALHO PERÍODO(S) DURAÇÃO Planejamento __ / __ / _____ __ dias úteis Execução __ / __ / _____ __ dias úteis Elaboração do Relatório __ / __ / _____ __dias úteis Art. 3° Para viabilizar a execução dos trabalhos, serão autorizadas as despesas nas formas constantes do anexo a esta Portaria. FULANO BELTRANO DA SILVA Instituto Serzedello Corrêa Escola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização

ANEXO À PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO-SECEX, DE DE DE 2005 CONCESSÃO DE DIÁRIAS E ADICIONAL DE EMBARQUE E DESEMBARQUE (Art.14 e 14-A, da Portaria TCU nº 625-GP/96 e Memo. nº 057/Segedam/GS-Circular, de 29/3/2001) CONCESSÃO DE RESSARCIMENTO DE DESPESA COM TRANSPORTE POR KM RODADO (EM EQUIPE) - inciso II do art. 28 c/c art. 30 da Portaria TCU nº 625-GP/96 Instituto Serzedello Corrêa Escola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização

AVISAR OU NÃO O ÓRGÃO? se a surpresa não for essencial ao trabalho
Tribunal de Contas da União AVISAR OU NÃO O ÓRGÃO? se a surpresa não for essencial ao trabalho após a emissão da Portaria de Fiscalização o titular da Unidade Técnica encaminhará, com a antecedência necessária, ofício de comunicação de auditoria ao dirigente do órgão/entidade (Anexo V do Roteiro)

LOGÍSTICA disponibilização de ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe senha para acesso aos sistemas informatizados designação de uma pessoa de contato do órgão/entidade, conforme modelo constante do Anexo V Ofício de Comunicação ou de Apresentação telefone e computador

REUNIÃO DE APRESENTAÇÃO
Tribunal de Contas da União REUNIÃO DE APRESENTAÇÃO Ofício de Apresentação Reunião de Apresentação Primeiro Ofício de Requisição

OFÍCIO DE APRESENTAÇÃO
Tribunal de Contas da União OFÍCIO DE APRESENTAÇÃO escopo e os objetivos do trabalho ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe senha de acesso designação de uma pessoa de contato do órgão/entidade previsão de multa no caso de obstrução aos trabalhos ou sonegação de informações

REQUISIÇÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES
Tribunal de Contas da União REQUISIÇÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES fixar prazo para seu atendimento sempre que possível e desde que não comprometa o prazo de execução, em comum acordo com o auditado ofício de requisição, datado e numerado seqüencialmente, tomando-se como referência o modelo constante do Anexo VII atestado de recebimento na segunda via papel de trabalho da auditoria

DOCUMENTOS NO INÍCIO DA AUDITORIA
Tribunal de Contas da União DOCUMENTOS NO INÍCIO DA AUDITORIA o primeiro ofício de requisição deve ser encaminhado via fax, ou pessoalmente com antecedência original entregue na reunião de apresentação.

DOCUMENTOS FORNECIDOS DEVEM
Tribunal de Contas da União DOCUMENTOS FORNECIDOS DEVEM identificar quem os elaborou quem os forneceu qual a fonte da informação ser legíveis, datados e assinados ser identificados, correlacionando-os ao item do ofício de requisição a que se referem

REUNIÃO DE ENCERRAMENTO
Tribunal de Contas da União REUNIÃO DE ENCERRAMENTO Ao final da fase de execução A equipe apresenta verbalmente os achados de auditoria ao gestor do órgão/entidade auditado a outros responsáveis, cuja participação seja considerada oportuna ou a representantes por eles designados

REUNIÃO DE ENCERRAMENTO O QUE ABORDAR:
Tribunal de Contas da União REUNIÃO DE ENCERRAMENTO O QUE ABORDAR: achados de auditoria devem ser apresentados indicando-se: a situação encontrada, o critério de auditoria, e por decisão da equipe, as causas (se forem relevantes e se for possível identificá-las) e os efeitos. Não se deve fazer menção a conclusões ou propostas de encaminhamento

REUNIÃO DE ENCERRAMENTO QUANDO DISPENSAR
Tribunal de Contas da União REUNIÃO DE ENCERRAMENTO QUANDO DISPENSAR A apresentação dos achados na reunião de encerramento somente pode ser dispensada nos casos em que represente risco à equipe ou à consecução do objetivo da auditoria.

ASPECTOS COMPORTAMENTAIS
Tribunal de Contas da União ASPECTOS COMPORTAMENTAIS Apresentação pessoal imagem Roupas Conduta do auditor evitar atitude policialesca responsabilidade sobre os documentos “roupa suja se lava em casa”

CUIDADOS ADICIONAIS Conversa em lugares públicos
Tribunal de Contas da União CUIDADOS ADICIONAIS Conversa em lugares públicos Possibilidade de escuta na sala fornecida pelo ente fiscalizado em casos que envolvam fraude hotéis em lugares suspeitos

Secretaria de Controle Externo em Santa Catarina - SECEX-SC
Rua São Francisco, Centro CEP Florianópolis - SC Tel.: (48)

PROCEDIMENTOS DE FISCALIZAÇÃO NO TCU

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