SIMPÓSIO DE ADMINISTRAÇÃO DAS UNIDADES GESTORAS Palestrante: Encarregado do Setor Financeiro.

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2 SIMPÓSIO DE ADMINISTRAÇÃO DAS UNIDADES GESTORAS Palestrante: Encarregado do Setor Financeiro

3 SUPRIMENTO DE FUNDOS OBJETIVO Padronizar os conhecimentos acerca do processo de concessão, aplicação, e comprovação de suprimentos de fundos

4 SUPRIMENTO DE FUNDOS SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO 2. DESENVOLVIMENTO Legislação Básica Conceitos Básicos Casos de aplicação de suprimento de fundos Regime Especial de Execução Valores Limites para Suprimento de Fundos Concessão Vedações Aplicação Comprovação Erros mais Comuns 3. CONCLUSÃO

5 SUPRIMENTO DE FUNDOS 1. INTRODUÇÃO O Suprimento de Fundos (SF) é um importante e útil instrumento de descentralização administrativa. Por esse motivo a sua utilização deve ser bem disciplinada, de forma que os objetivos pretendidos pela Unidade Gestora sejam alcançados com eficácia. Para disciplinar o assunto, diversos textos legais apresentam princípios e normas que devem ser observados pela Unidade Gestora e pelos agentes supridos.

6 Lei nº 4.320, de 17/03/1964 (Art 68 e 69); Decreto-Lei nº 200, de 25/02/1967 (Art 74 a 84); Decreto nº 93.872, de 23/12/1986 (Art 45 a 47); Decreto nº 5.355, de 21/01/2005; Port MF nº 95, de 19/04/2002; Port MPOG nº 41, de 04/03/2005; Port Normativa MD nº 1.082, de 12/09/2005; Port Normativa MD nº 2.039, de 14/08/2014; Port Cmt EB nº 691, de 3/11/2011; IN STN nº 04, de 30/08/2004 (Art 13 a 16); Macrofunção SIAFI 02.11.21; e Jurisprudências do TCU. SUPRIMENTO DE FUNDOS Legislação Básica

7 Suprimento de fundos Consiste na entrega de numerário a servidor, a critério do Ordenador de Despesas e sob sua inteira responsabilidade, precedida de empenho na dotação própria da despesa a realizar, que por sua natureza ou urgência, não possa subordinar-se ao processo normal da execução orçamentária e financeira. Agente Suprido É qualquer agente da administração da UG que recebe SF. Autorização de Suprimento de Fundos É o documento pelo qual o OD formaliza a autorização de SF, fixa os prazos de aplicação e de comprovação, indica a finalidade e as demais condições para realização da despesa. SUPRIMENTO DE FUNDOS Conceitos básicos

8 Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF) É um instrumento de pagamento, emitido em nome da unidade gestora e operacionalizado por instituição financeira autorizada, utilizado exclusivamente pelo portador nele identificado, nos casos indicados em ato próprio da autoridade competente, respeitados os limites legais. (art. 1º, § único, Dec nº 5.355/05). Os meios de pagamento utilizados para suprimento de fundos: a) Regra = Compra a CRÉDITO; b) Exceção = Saque (previsto/Ato Concessão) c) Proibição = DÉBITO e/ou Parcelamento SUPRIMENTO DE FUNDOS Conceitos básicos

9 Dec nº 93.872/86, art. 45:‏  Excepcionalmente, a critério do Ordenador de Despesa e sob sua inteira responsabilidade  Concedido a servidor  Sempre precedido do empenho na dotação própria às despesas a realizar  Despesas que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação (contratação, empenho, liquidação e pagamento)  Atender aos seguintes casos (tipos de suprimento de fundos): despesas eventuais, inclusive em viagens e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento; despesas devam ser feitas em caráter sigiloso, conforme se classificar em regulamento (Port Norm MD nº 1.082/05); despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapassar limite estabelecido na Port MF nº 95/02. SUPRIMENTO DE FUNDOS Casos de Aplicação Sup Fundos

10 Dec nº 93.872/1986, art. 47: A concessão e aplicação de suprimento de fundos, ou adiantamentos, para atender a peculiaridades dos órgãos essenciais da Presidência da República, da Vice-Presidência da República, do Ministério da Fazenda, do Ministério da Saúde, do Departamento de Polícia Federal do Ministério da Justiça, das repartições do Ministério das Relações Exteriores no exterior, bem como de militares e da inteligência, obedecerão ao Regime Especial de Execução estabelecido em instruções aprovadas pelos respectivos Ministros de Estado (Port Norm MD nº 2.039/14), vedada a delegação de competência. SUPRIMENTO DE FUNDOS Regime Especial de Execução

11 Port Normativa MD nº 2.039/14‏ Art. 2º - O suprimento de fundos,... seguintes tipos de despesas: I - eventuais, (...) que exijam pronto pagamento em espécie; II - de pequeno vulto (...); III - peculiaridades militares e serviços de inteligência, (...) : a) manutenção de aditâncias e representação no exterior; b) manobras militares; c) manutenção de organizações militares que não disponham de estrutura de gestão de execução orçamentária e financeira; d) apoio na realização de congressos e reuniões militares com a participação de delegações estrangeiras ou externas à estrutura do Ministério da Defesa, excluídas as despesas relativas à hospedagem e alimentação dos delegados brasileiros, quando essas forem cobertas por diárias ou custeadas pela União, sob quaisquer formas; SUPRIMENTO DE FUNDOS Regime Especial de Execução

12 Port Normativa MD nº 2.039/14‏ e) transporte de pessoal e bagagem de militares, na situação prevista no art. 53 do Decreto nº 4.307, de 18 de julho de 2002; f) apoio a missões no exterior, inclusive de natureza desportiva; g) outras situações especiais que, comprovadamente, exijam pronto pagamento em espécie; IV - de caráter sigiloso, em conformidade com o disposto na Portaria Normativa nº 1.082/MD, de 12 de setembro de 2005; e V - relativas à hospedagem, alimentação e locomoção do Ministro de Estado da Defesa e dos Comandantes das Forças Armadas, assim como dos integrantes das respectivas comitivas oficiais, quando essas despesas não forem cobertas por diárias ou não forem custeadas pela União, sob quaisquer formas. SUPRIMENTO DE FUNDOS Regime Especial de Execução

13 Port Normativa MD nº 2.039/14‏ Parágrafo único (art. 2º). Na hipótese do inciso II do caput deste artigo (pequeno vulto), a concessão para a aquisição de material de consumo ou a contratação de serviço fica condicionada à: I - inexistência temporária ou eventual, no almoxarifado, no depósito ou na farmácia, do material ou medicamento; II - impossibilidade, inconveniência ou inadequação econômica de estocagem do material; III - inexistência de cobertura contratual. Segundo a Port Norm MD nº 2.039/14, é VEDADA a concessão de Sup Fun por meio da Conta Tipo “B” SUPRIMENTO DE FUNDOS Regime Especial de Execução

14 - Port MF 95/02; Port Normativa MD nº 2.039/14 SUPRIMENTO DE FUNDOS Valores Limites para Sup Fundos Obras/Serviços de Engenharia CPGF ( 10%, art. 23-I da L 8.666 ) ‏ Sup Fundos Total R$ 15.000,00 Bens e Serviços Comuns CPGF ( 10%, art. 23-II da L 8.666 ) ‏ Sup Fundos Total R$ 8.000,00

15 - Port MF 95/02; Port Normativa MD nº 2.039/14 “Despesas de Pequeno Vulto” SUPRIMENTO DE FUNDOS Valores Limites para Sup Fundos (art. 1º, I; 3º, Port 2.039/14; art. 45,III, Dec 93.872/86; Port 95/02; MF 02.11.21) Obras/Serviços Engenharia (10%, art. 23-I da L 8.666) ‏ Sup FundosR$ 15.000,00 Item da despesa (1%, art. 23-I da L 8.666) ‏ R$ 1.500,00 Bens e Serviços Comuns ( 10%, art. 23-II da L 8.666 ) ‏ Sup FundosR$ 8.000,00 Item da despesa (1%, art. 23-II da L 8.666) ‏ R$ 800,00

16 SAQUE no uso do CPGF O Saque é a exceção (art. 7º, § 3º, Port Norm MD nº 2.039/14). - (30% do Sup Fun). Reveste-se de procedimentos: ANTES - Deve estar previsto no Ato de Concessão com justificativas DURANTE - Levar em consideração o valor da despesa correspondente (o excedente estará comprometido). - O saldo deve ser devolvido (GRU - 68808-8) até 3 dias úteis, a contar do dia seguinte ao saque, caso não seja utilizado e seu valor ≥ R$ 30,00. - Caso o excedente seja < R$ 30,00, o Agt Sup poderá permanecer com o valor. Durante a aplicação, havendo mais saques e saldos, no primeiro momento em que o ∑ dos saldos ultrapassarem o limite, deverá haver Rclh. SUPRIMENTO DE FUNDOS Valores Limites para Sup Fundos

17 SAQUE no uso do CPGF DURANTE - Em casos de deslocamentos longos ou atividades em locais onde não há possibilidade de saques e/ou devoluções, o Agt Suprido permanecerá com os valores além do prazo, mas com as justificativas formais na prestação de contas. Não o fazendo, o Gestor deverá apurar as responsabilidades. DEPOIS - Sempre que houver saque, independentemente da existência de devolução de saldos dentro do prazo ou de o valor da compra ter sido igual ao saque, deverá contar a motivação formal no processo. Saiu da “regra”, haverá justificativas, sempre! SUPRIMENTO DE FUNDOS Valores Limites para Sup Fundos

18 O Ordenador de Despesas (OD) poderá conceder SF para o pagamento de : (art. 2º, Port Norm nº 2.039/14) a. despesas eventuais; b. despesas de pequeno vulto; c. relativas a peculiaridades militares e serviços de inteligência; d. de caráter sigiloso; e. relativas à hospedagem, alimentação e locomoção do Ministro de Estado da Defesa e dos Comandantes das Forças Armadas SUPRIMENTO DE FUNDOS Concessão

19 O OD deverá justificar a concessão, no campo “Finalidade”, da Autorização de Suprimento de Fundos. Despesas de pequeno vulto para aquisição de material de consumo ou a contratação de serviço, a concessão de suprimento de fundos fica condicionada a: inexistência temporária ou eventual no almoxarifado, depósito ou farmácia, do material ou medicamento; impossibilidade, inconveniência ou inadequação econômica de estocagem do material; inexistência de cobertura contratual. SUPRIMENTO DE FUNDOS Concessão

20 A concessão do SF deverá ser precedida de Nota de Empenho ordinário ou por estimativa, por conta da dotação orçamentária própria para as despesas a realizar. A uma mesma “Autorização de Suprimento de Fundos” poderão corresponder diversas Notas de Empenho. Em casos excepcionais e devidamente justificados, o OD poderá autorizar a aquisição, por suprimento de fundos, de material permanente de pequeno vulto. SUPRIMENTO DE FUNDOS Concessão

21 Anexo 7, da Port SEF nº 018/13 a. data da concessão; b. Classificação funcional e natureza de despesa; c. nome completo, número do CPF, posto ou graduação, cargo ou função e matrícula do Agente Suprido; d. valor do suprimento de fundos em moeda corrente, em algarismos e por extenso; SUPRIMENTO DE FUNDOS Do ato de concessão de suprimento de fundos deverão constar:

22 e. prazo para aplicação, que não poderá exceder a 90 (noventa) dias, nem ultrapassar o término do exercício financeiro; f. prazo para comprovação que não poderá exceder 30 (trinta) dias, após o prazo de aplicação. Nos casos em que o prazo de aplicação for fixado até 24 Dez, o suprimento de fundos deverá ser comprovado até às 12h do último dia útil do ano de concessão; e g. destinação ou objeto da despesa a realizar. SUPRIMENTO DE FUNDOS Do ato de concessão de suprimento de fundos deverão constar:

23 O suprimento de fundos é intransferível. No entanto, em relação ao prazo de aplicação inicialmente fixado, quando este for inferior a 90 (noventa) dias, é admitida a prorrogação daquele prazo, desde que não ultrapasse 90 dias. Nesse caso, a UG deverá fazer constar observação específica no Relatório de Prestação de Contas Mensal (RPCM). SUPRIMENTO DE FUNDOS VEDAÇÕES

24 Vedações quanto ao OBJETO a. aquisição de material permanente ou outra mutação patrimonial, classificada como despesa de capital; b. aquisição de bens ou serviços de maneira que possa caracterizar compra de forma continuada; c. aquisição de bens ou serviços para os quais existam ou devam existir contratos de fornecimento; d. assinatura de livros, revistas, jornais e periódicos. e. para aquisição que deva ocorrer pela via normal dos estágios da despesa. SUPRIMENTO DE FUNDOS

25 a. responsável por 2 (dois) SF; b. responsável por suprimento de fundos que, esgotado o prazo, não tenha prestado contas de sua aplicação; c. sem vínculo empregatício com o serviço ou que não esteja em efetivo exercício; d. que esteja respondendo a inquérito administrativo ou tenha sido declarado em alcance; e. que exerça a função de Ordenador de Despesas; ou f. que tenha a seu cargo a guarda ou a utilização do material a adquirir, salvo quando não houver na UG outro servidor ou militar. SUPRIMENTO DE FUNDOS Vedações quanto ao AGENTE

26 Não se concederá suprimento de fundos: - com prazo de aplicação superior a 90 dias - após 24 Dez - para aplicação no exercício financeiro subsequente. Início prazo de aplicação: data da Proposta de Concessão do Sup Fun, assinada pelo OD A aplicação deverá ser feita dentro da finalidade e de acordo com as condições estabelecidas no ato de concessão. SUPRIMENTO DE FUNDOS APLICAÇÃO

27 Todas as aplicações devem ser comprovadas por Nota Fiscal (NF) ou documento equivalente, devendo ser observados os seguintes aspectos: a. emitidos em nome da UG que concedeu o SF; b. não poderão conter rasuras, acréscimos, emendas ou entrelinhas; c. discriminação clara do objeto, não se admitindo generalização ou abreviaturas que impossibilitem a identificação das despesas efetivamente realizadas; d. no verso do documento deve ser certificado (carimbo) o ateste de que o material foi recebido e/ou o serviço foi prestado, assinado por outro agente da administração, devidamente identificado, que não o Agente Suprido; SUPRIMENTO DE FUNDOS

28 e. são considerados documentos comprobatórios (Nota Fiscal ou documento equivalente): 1) no caso de compra de material: Nota Fiscal de venda ao consumidor; 2) no caso de prestação de serviços por pessoa jurídica: Nota Fiscal de prestação de serviço; 3) no caso de prestação de serviços por pessoa física: - Recibo Comum, se o credor não for inscrito no INSS; - Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA), se o credor for inscrito no INSS; - cópia da GPS e do DARF respectivo, quando for o caso; SUPRIMENTO DE FUNDOS

29 4) caso seja necessária a realização de licitação, devem ser observadas as prescrições contidas na Lei nº 8.666/93; 5) em hipótese alguma serão admitidas despesas realizadas fora do período de aplicação. Os documentos comprobatórios de despesas acima especificados, só serão aceitos se tiverem sido emitidos dentro do prazo de aplicação definido no ato de concessão. f. O total dos gastos realizados mediante suprimento de fundos não poderá ultrapassar o quantitativo recebido. SUPRIMENTO DE FUNDOS

30 A comprovação será efetuada pelo Agente Suprido nos 30 dias subsequentes ao término do período de aplicação, por intermédio de processo próprio, organizado para cada autorização, com as folhas numeradas e rubricadas, devendo conter os seguintes documentos: a.Termo de abertura de processo b.Proposta de Concessão de Suprimento de Fundos e BI que publicou a concessão; c.Nota(s) de Empenho (NE patronal para despesa INSS patronal, se for o caso); d.Nota de liquidação de sistema (NS) – liquidação do SF; e.Ordem Bancária de saque, se for o caso; f.1ª via dos comprovantes de despesa;  Pagamento de autônomo: RPA, GPS, DARF (IRRF), se for o caso g.Relação de despesa sem comprovante, se for o caso; h.GRU de recolhimento de valor não utilizado no saque, se for o caso; i.Fatura do CPGF; j.Extrato bancário do CPGF; k.NS de liquidação da fatura e OB de pagamento; l.Demonstrativo de receita e despesa; m.NS de estorno de valor de SF não utilizado e NE de anulação parcial, se for o caso; n.Despacho de aprovação ou impugnação das contas apresentas pelo suprido; o.NS de reclassificação de despesa e baixa de responsabilidade do agente suprido; e p.Termo de encerramento. SUPRIMENTO DE FUNDOS COMPROVAÇÃO

31 A fatura do CPGF não substitui as NF na prestação de contas, mas deve compor o processo Adm como mais um instrumento de controle do Gestor. A prestação de contas de aplicação de suprimento de fundos deverá ser protocolizada de forma a permitir o controle e a observância do prazo de comprovação O Ordenador de Despesas deverá, expressamente, no prazo de trinta dias, a contar da data da comprovação, aprovar as contas prestadas pelo Agente Suprido ou impugná-las, determinando a apuração de responsabilidades e a quantificação de prejuízo, por intermédio de abertura de Processo Administrativo, comunicando tal fato à Inspetoria de Contabilidade e Finanças de vinculação. SUPRIMENTO DE FUNDOS COMPROVAÇÃO

32 COMPROVAÇÃO O D Suprido BB (1º) - Limite p/ Agt; - Prestar Contas (2º)‏ Pgto Fatura; Glosa,... (3º)‏ Atendimento às Condições de Utilização do CPGF - Relação de Responsabilidades

33 SUPRIMENTO DE FUNDOS COMPROVAÇÃO - Situação Hipotética (pagamento de faturas) Suponha um Sup Fundos (CPGF): (Obs.: considere o mês de 30 dias) - Início do Sup fundos/Assinatura do Ato de Concessão (AC): dia 6 do mês m1;‏ - Prazo de aplicação – 90 d; - Prestação de Contas – 30 d; - Considerando compras feitas sempre nos dias 6 e 21 de cada mês; - O pagamento da fatura (pf) será até dia 10, mas fecha-se sempre no dia 30 de cada mês; - A linha do tempo abaixo ilustra esta situação:   m1 m2 m3 m4 m5 ____|_6_pf_____21__|_6_pf______21__|_6_pf______21__|_6_pf__________|_6_pf______ |AC || | Aplicação 90 d PC 30 d

34 Fruto da análise de diversos processos de suprimento de fundos, foi observada a reincidência dos erros abaixo especificados: a. a ausência de comprovação nas Notas Fiscais ou documentos equivalentes do pagamento das despesas realizadas, ou documentos rasurados b. a falta dos termos de abertura e de encerramento do processo, bem como a numeração e rubrica no canto superior direito das folhas do processo; c. o enquadramento como “despesas relacionadas” (despesas sem comprovantes) de despesas passíveis de emissão de Notas Fiscais ou documentos equivalentes; d. a inexistência de extrato bancário do CPGF; e. o Agente Suprido atestando a liquidação da despesa; SUPRIMENTO DE FUNDOS ERROS MAIS COMUNS VERIFICADOS EM PROCESSOS DE SUPRIMENTO DE FUNDOS

35 f. a Nota Fiscal em nome do Agente Suprido em vez do nome da UG; g. o recolhimento (GRU) do saque não utilizado fora do prazo; h. a execução da despesa por meio do SF quando deveria ter sido realizada seguindo a tramitação legal dos estágios da despesa (empenho, liquidação e pagamento); i. sub-repasse do SF, pelo Agente Suprido, para outro integrante da OM (a responsabilidade pelo recebimento, aplicação e comprovação é plena do Agente Suprido); j. a aplicação do SF fora da finalidade e não relacionada com a natureza de despesa da NE; k. a aplicação fora do prazo autorizado pelo OD na PCSF; l. a comprovação fora do prazo indicado na PCSF; m. a inexistência do despacho de aprovação da prestação de contas do SF pelo OD SUPRIMENTO DE FUNDOS ERROS MAIS COMUNS VERIFICADOS EM PROCESSOS DE SUPRIMENTO DE FUNDOS

36 O suprimento de fundos deverá sempre consistir na concessão de recursos, pelo OD a um Agt Adm UG (agente suprido), para realizar despesas que não se subordinam ao processo convencional, até o limite de valor pré-estabelecido, obedecendo a prazos definidos e com a finalidade específica. É de total responsabilidade do agente suprido a correta aplicação e comprovação dos recursos públicos a ele destinados pelo Ordenador de Despesas. SUPRIMENTO DE FUNDOS 3. CONCLUSÃO

37 Os comprovantes das despesas realizadas não poderão conter rasuras, palavras ilegíveis, acréscimos, emendas ou entrelinhas e serão emitidos por quem prestou o serviço ou forneceu o material, em nome da Unidade Gestora, constando, necessariamente, discriminação clara do objeto, atestação, com data e assinatura, de que os serviços foram prestados ou de que o material foi recebido, além da data de emissão dos respectivos comprovantes das despesas. A concessão do Suprimento de Fundos deverá obedecer à classificação pertinente ao objeto de gasto e à finalidade definida no empenho. SUPRIMENTO DE FUNDOS 3. CONCLUSÃO

38 “Na Administração Pública, não há liberdade e nem vontade pessoal. Enquanto na administração particular é lícito fazer tudo que a Lei não proíbe, na Administração Pública só é permitido fazer o que a Lei autoriza. A lei para o particular, significa “pode fazer assim”; para o administrador público significa “deve fazer assim”. Hely Lopes Meirelles SUPRIMENTO DE FUNDOS

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