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QUARTEL-GENERAL MARECHAL BITTENCOURT. SIMPÓSIO DE ADMINISTRAÇÃO DAS UNIDADES GESTORAS Palestrante: Encarregado do Setor Financeiro.

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1 QUARTEL-GENERAL MARECHAL BITTENCOURT

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3 SIMPÓSIO DE ADMINISTRAÇÃO DAS UNIDADES GESTORAS Palestrante: Encarregado do Setor Financeiro

4 SUPRIMENTO DE FUNDOS OBJETIVO Padronizar conhecimentos acerca do processo de concessão e prestação de contas de suprimentos de fundos

5 SUPRIMENTO DE FUNDOS SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO 2. DESENVOLVIMENTO Legislação Conceitos Básicos Casos de aplicação de suprimento de fundos Regime Especial de Execução Valores Limites para Suprimento de Fundos Concessão Vedações Aplicação Comprovação Autos do Processo de Suprimento de Fundos Erros mais Comuns 3. CONCLUSÃO

6 SUPRIMENTO DE FUNDOS 1. INTRODUÇÃO O Suprimento de Fundos (SF) é um importante e útil instrumento de descentralização administrativa. Por esse motivo a sua utilização deve ser bem disciplinada, de forma que os objetivos pretendidos pela Unidade Gestora sejam alcançados com eficácia. Para disciplinar o assunto, diversos textos legais apresentam princípios e normas que devem ser observados pela Unidade Gestora e pelos agentes supridos.

7 Lei nº 4.320, de 17/03/1964 (Art 68 e 69); Decreto-Lei nº 200, de 25/02/1967 (Art 74 a 84); Decreto nº , de 23/12/1986 (Art 45 a 47 - atualizado); Decreto nº 5.992, de 19/12/2006; Decreto nº 5.355, de 21/01/2005; Decreto nº 6.370, de 01/02/2008 Decreto nº 6.467, de 30/05/2008; Port MF nº 95, de 19/04/2002; Port MPOG nº 41, de 04/03/2005 (atualizada); Port MF nº 448, de 13/09/2002; Port SEF nº 012, de 16/06/2008; Port Normativa 1.403/MD, de 26/10/2007; Port Normativa 1.082/MD, de 12/09/2005; Port Min 012/MEx, de 06/05/1992; IN STN nº 04, de 30/08/2004 (Art 13 a 16); Macrofunção SIAFI (atualizada); e Jurisprudências do TCU. SUPRIMENTO DE FUNDOS Legislação

8 Suprimento de fundos Consiste na entrega de numerário a servidor, a critério do Ordenador de Despesas e sob sua inteira responsabilidade, precedida de empenho na dotação própria da despesa a realizar, que por sua natureza ou urgência, não possa subordinar-se ao processo normal da execução orçamentária e financeira. Agente Suprido É qualquer agente da administração da UG que recebe SF. Autorização de Suprimento de Fundos É o documento pelo qual o OD formaliza a autorização de SF, fixa os prazos de aplicação e de comprovação, indica a finalidade e as demais condições para realização da despesa. SUPRIMENTO DE FUNDOS Conceitos básicos

9 Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF) É um instrumento de pagamento, emitido em nome da unidade gestora e operacionalizado por instituição financeira autorizada, utilizado exclusivamente pelo portador nele identificado, nos casos indicados em ato próprio da autoridade competente, respeitados os limites legais. (art. 1º, § único, Dec 5.355/05). Os meios de pagamento utilizados para suprimento de fundos: a) Regra = Compra a CRÉDITO; 1) A Regra: CPGF b) Exceção = Saque (previsto/Ato Concessão) c) Proibição = DÉBITO e/ou Parcelamento 2) É a Exceção: Conta B – Justificar no Ato de Concessão. SUPRIMENTO DE FUNDOS Conceitos básicos

10 Dec /1986, art. 45: - Excepcionalmente, a critério do ordenador de despesa e sob sua inteira responsabilidade, poderá ser concedido suprimento de fundos a servidor, sempre precedido do empenho na dotação própria às despesas a realizar, e que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação, nos seguintes casos (Lei nº 4.320/64, art. 68 e Decreto-lei nº 200/67, § 3º do art. 74): I - para atender a despesas eventuais, inclusive em viagens e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento; II - quando a despesa deva ser feita em caráter sigiloso, conforme se classificar em regulamento; III - para atender a despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapassar limite estabelecido em Portaria do Ministro da Fazenda. SUPRIMENTO DE FUNDOS Casos de Aplicação Sup Fundos

11 Dec /1986, art. 47: - A concessão e aplicação de suprimento de fundos, ou adiantamentos, para atender a peculiaridades dos órgãos essenciais da Presidência da República, da Vice-Presidência da República, do Ministério da Fazenda, do Ministério da Saúde, do Departamento de Polícia Federal do Ministério da Justiça, das repartições do Ministério das Relações Exteriores no exterior, bem como de militares e da inteligência, obedecerão ao Regime Especial de Execução estabelecido em instruções aprovadas pelos respectivos Ministros de Estado, vedada a delegação de competência. SUPRIMENTO DE FUNDOS Regime Especial de Execução

12 Port Normativa MD/2007 Art. 2º - O suprimento de fundos será utilizado para (...) seguintes tipos de despesas: I - eventuais, (...) que exijam pronto pagamento em espécie; II - de pequeno vulto (...); III - peculiaridades militares e serviços de inteligência, (...) : a) manutenção de aditâncias e representação no exterior; b) manobras militares; c) manutenção de organizações militares que não disponham de estrutura de gestão de execução orçamentária e financeira; d) apoio na realização de congressos e reuniões militares com a participação de delegações estrangeiras ou externas à estrutura do Ministério da Defesa, excluídas as despesas relativas à hospedagem e alimentação dos delegados brasileiros, quando essas forem cobertas por diárias ou custeadas pela União, sob quaisquer formas; SUPRIMENTO DE FUNDOS Regime Especial de Execução

13 Port Normativa MD/2007 e) transporte de pessoal e bagagens de militares, na situação prevista no art. 53 do Decreto nº 4.307, de 18 de julho de 2002; f) apoio a missões no exterior; e g) outras situações especiais que, comprovadamente, exijam pronto pagamento em espécie; IV - de caráter sigiloso, em conformidade com o disposto na Portaria Normativa nº 1.082/MD, de 12 de setembro de 2005; e V - relativas à hospedagem, alimentação e locomoção do Ministro de Estado da Defesa e dos Comandantes das Forças, assim como dos integrantes das respectivas comitivas oficiais, quando essas despesas não forem cobertas por diárias ou não forem custeadas pela União, sob quaisquer formas. SUPRIMENTO DE FUNDOS Regime Especial de Execução

14 Port Normativa MD/2007 Parágrafo único (art. 2º). Na hipótese do inciso II do caput deste artigo (pequeno vulto), a concessão para a aquisição de material de consumo fica condicionada à: I - inexistência temporária ou eventual, no almoxarifado, no depósito ou na farmácia, do material ou medicamento; II - impossibilidade, inconveniência ou inadequação econômica de estocagem do material; e III - inexistência de cobertura contratual. SUPRIMENTO DE FUNDOS Regime Especial de Execução

15 - Port 95-MF/2002; Port Normativa MD/2007 SUPRIMENTO DE FUNDOS Valores Limites para Sup Fundos Obras/Serviços de Engenharia CPGF ( 10%, art. 23-I da L ) Conta B ( 5%, art. 23-I da L ) Sup Fundos Total R$ ,00R$ 7.500,00 Bens e Serviços Comuns CPGF ( 10%, art. 23-II da L ) Conta B ( 5%, art. 23-II da L ) Sup Fundos Total R$ 8.000,00R$ 4.000,00

16 - Port 95-MF/2002; Port Normativa MD/2007 Despesas de Pequeno Vulto SUPRIMENTO DE FUNDOS Valores Limites para Sup Fundos (art. 2º, II; 3º, P1.403/07; art. 45,III, D93.872/86; Port 95/02; Mf ) Obras/Serviços Engenharia CPGF (10%, art. 23-I da L 8.666) Conta B (5%, art. 23-I da L 8.666) Sup FundosR$ ,00R$ 7.500,00 Item da despesa (1%, art. 23-I da L 8.666) ( 0,25%, art. 23-I da L ) R$ 1.500,00R$ 375,00 Bens e Serviços Comuns CPGF ( 10%, art. 23-II da L ) Conta B ( 5%, art. 23-II da L ) Sup FundosR$ 8.000,00R$ 4.000,00 Item da despesa (1%, art. 23-II da L 8.666) ( 0,25%, art. 23-II da L ) R$ 800,00R$ 200,00

17 SAQUE no uso do CPGF O Saque é a exceção. Se reveste de procedimentos (1) antes - (2) durante – (3) depois: - (1) Deve estar previsto no Ato de Concessão com justificativas. - (2) Levar em consideração o valor da despesa correspondente (o excedente estará comprometido). - (2) O saldo deve ser devolvido (GRU ) até 3 dias úteis, a contar do dia seguinte ao saque, caso não seja utilizado e seu valor R$ 30,00. - (2) Caso o excedente seja < R$ 30,00, o Agt Sup poderá permanecer com o R$. Durante a aplicação, havendo mais saques e saldos, no primeiro momento em que o dos saldos ultrapassarem o limite, deverá haver Rclh. SUPRIMENTO DE FUNDOS Valores Limites para Sup Fundos

18 SAQUE no uso do CPGF - (2) Em casos de deslocamentos longos ou atividades em locais onde não há possibilidade de saques e/ou devoluções, o Agt Suprido permanecerá com os valores além do prazo, mas com as justificativas formais na prestação de contas. Não o fazendo, o Gestor deverá apurar as responsabilidades. - (3) Sempre que houver saque, independentemente de haver devolução de saldos dentro do prazo ou de o valor da compra ter sido igual ao saque, deverá haver a motivação formal no processo. Saiu da regra, haverá justificativas, sempre! SUPRIMENTO DE FUNDOS Valores Limites para Sup Fundos

19 O Ordenador de Despesas (OD) poderá conceder SF para o pagamento de: a. despesas eventuais em viagens e com serviços especiais que exijam pronto pagamento em espécie; b. despesas de pequeno vulto; c. despesas relativas a peculiaridades militares e serviços de inteligência, também podendo ser enquadrados: 1) manobras militares; 2) manutenção de organizações militares que não disponham de autonomia administrativa (gestão da execução orçamentária e financeira); SUPRIMENTO DE FUNDOS Concessão

20 3) apoio na realização de congressos e reuniões militares com a participação de delegações estrangeiras ou externas à estrutura do Ministério da Defesa, excluídas as despesas relativas a hospedagem e alimentação dos delegados brasileiros, quando estas forem cobertas por diárias ou forem custeadas pela União, sob quaisquer formas; 4) transporte de pessoal e bagagens de militares, na situação prevista no art. 53 do Decreto nº 4.307, de 18 de julho de 2002; 5) manutenção de aditâncias e representações no exterior; SUPRIMENTO DE FUNDOS Concessão

21 6) apoio a missões no exterior; e 7) outras situações especiais que, comprovadamente, exijam pronto pagamento em espécie. d. de despesas de caráter sigiloso, conforme regulamento; e. de despesas relativas a hospedagem, alimentação e locomoção do Ministro de Estado da Defesa e dos Comandantes das Forças, assim como dos integrantes das respectivas comitivas oficiais, quando essas despesas não forem cobertas por diárias ou não forem custeadas pela União, sob quaisquer formas. SUPRIMENTO DE FUNDOS Concessão

22 O Ordenador de Despesas poderá conceder suprimento de fundos para o cumprimento de missões específicas, que impliquem na aquisição de materiais e serviços que exijam pronto pagamento em espécie. Nesse caso, o OD deverá justificar a concessão, no campo Finalidade, da Autorização de Suprimento de Fundos. Para a realização de despesas de pequeno vulto para aquisição de material de consumo, a concessão de suprimento de fundos fica condicionada a: a. inexistência temporária ou eventual no almoxarifado, depósito ou farmácia, do material ou medicamento; b. impossibilidade, inconveniência ou inadequação econômica de estocagem do material; c. inexistência de cobertura contratual. SUPRIMENTO DE FUNDOS Concessão

23 A concessão do SF deverá ser precedida de Nota de Empenho ordinário ou por estimativa, por conta da dotação orçamentária própria para as despesas a realizar. A uma mesma Autorização de Suprimento de Fundos poderão corresponder diversas Notas de Empenho. Em casos excepcionais e devidamente justificados, o Ordenador de Despesas poderá autorizar a aquisição, por suprimento de fundos, de material permanente de pequeno vulto. SUPRIMENTO DE FUNDOS Concessão

24 a. data da concessão; b. programa de trabalho (projeto/atividade) e a natureza de despesa; c. nome completo, número do CPF, posto ou graduação, cargo ou função e matrícula do Agente Suprido; d. valor do suprimento de fundos em moeda corrente, em algarismos e por extenso; SUPRIMENTO DE FUNDOS Do ato de concessão de suprimento de fundos deverão constar:

25 e. prazo de aplicação, que não poderá exceder a 90 (noventa) dias, nem ultrapassar o término do exercício financeiro; f. prazo de comprovação que não poderá exceder 30 (trinta) dias, após o prazo de aplicação. Nos casos em que o prazo de aplicação for fixado até 31 de dezembro, o suprimento de fundos deverá ser comprovado até 15 de janeiro seguinte; e g. destinação ou objeto da despesa a realizar. SUPRIMENTO DE FUNDOS Do ato de concessão de suprimento de fundos deverão constar:

26 O suprimento de fundos é intransferível, no entanto, em relação ao prazo de aplicação inicialmente fixado, quando este for inferior a 90 (noventa) dias, será admitida a prorrogação do mesmo, até aquele limite. Neste caso, a UG deverá fazer constar observação específica no Relatório Mensal de Prestação de Contas. É vedada a concessão de suprimento de fundos para: a. aquisição de material permanente ou outra mutação patrimonial, classificada como despesa de capital; b. aquisição de bens ou serviços de maneira que possa caracterizar compra de forma continuada; c. aquisição de bens ou serviços para os quais existam ou devam existir contratos de fornecimento; d. assinatura de livros, revistas, jornais e periódicos. SUPRIMENTO DE FUNDOS VEDAÇÕES

27 a. responsável por 02 (dois) SF; b. responsável por suprimento de fundos que, esgotado o prazo, não tenha prestado contas de sua aplicação; c. sem vínculo empregatício com o serviço ou que não esteja em efetivo exercício; d. que esteja respondendo a inquérito administrativo ou tenha sido declarado em alcance; e. que exerça a função de Ordenador de Despesas; f. que tenha a seu cargo a guarda ou utilização do material a adquirir, salvo quando não houver na UG outro servidor ou militar; e g. para aquisição que deve ocorrer pela via normal dos estágios da despesa. SUPRIMENTO DE FUNDOS Não poderá ser concedido suprimento de fundos a servidor ou militar:

28 Não se concederá suprimento de fundos com prazo de aplicação superior a noventa dias, nem para aplicação no exercício financeiro subsequente. A contagem do prazo de aplicação iniciar-se-á no dia em que o numerário estiver disponível na conta bancária do Agente Suprido. A aplicação do suprimento de fundos deverá ser feita dentro da finalidade e de acordo com as condições estabelecidas no ato de concessão. SUPRIMENTO DE FUNDOS APLICAÇÃO

29 Todas as aplicações, exceto no caso das despesas passíveis de relacionamento, devem ser comprovadas por Nota Fiscal (NF) ou documento equivalente, devendo ser observados os seguintes aspectos: a. as NF ou documentos equivalentes devem ser emitidos em nome da UG que concedeu o SF e devem ser integralmente preenchidos com caligrafia legível, não sendo admitidas rasuras de qualquer espécie; b. no verso das NF ou documentos equivalentes deve ser lavrado, por intermédio de carimbo, declaração manuscrita ou datilografada, o atestado de que o material foi recebido ou o serviço foi prestado, assinado por outro Agente da Administração, devidamente identificado, que não o Agente Suprido; SUPRIMENTO DE FUNDOS

30 c. são considerados documentos comprobatórios (Nota Fiscal ou documento equivalente): 1) no caso de compra de material: Nota Fiscal de venda ao consumidor; 2) no caso de prestação de serviços por pessoa jurídica: Nota Fiscal de prestação de serviço; 3) no caso de prestação de serviços por pessoa física: - Recibo Comum, se o credor não for inscrito no INSS; - Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA), se o credor for inscrito no INSS; - cópia da GPS e do DARF respectivo, quando for o caso; SUPRIMENTO DE FUNDOS

31 4) caso seja necessária a realização de licitação, devem ser observadas as prescrições contidas na Lei nº 8.666/93; 5) em hipótese alguma serão admitidas despesas realizadas fora do período de aplicação. Os documentos comprobatórios de despesas acima especificados, só serão aceitos se tiverem sido emitidos dentro do prazo de aplicação definido no ato de concessão. d. O total dos gastos realizados mediante suprimento de fundos não poderá ultrapassar o quantitativo recebido. SUPRIMENTO DE FUNDOS

32 A comprovação do suprimento de fundos deverá ser efetuada pelo Agente Suprido, em até 30 dias após o período de aplicação, por intermédio de processo próprio, organizado para cada autorização e que deverá conter os seguintes documentos: a. Autorização de Suprimento de Fundos; b. Nota(s) de Empenho; c. Ordem Bancária referente ao valor do SF; d. Demonstrativo de Suprimento de Fundos (um demonstrativo para cada Nota de Empenho, quando for o caso); SUPRIMENTO DE FUNDOS COMPROVAÇÃO

33 e. Notas Fiscais ou documentos equivalentes; f. Relação de Despesas Passíveis de Relacionamento, quando for o caso; g. Processo Licitatório, quando for o caso; h. Extrato Bancário e respectiva conciliação; i. Quando envolver RPA: - Cópia da NE INSS; - GPS; - DARF (recolhimento IRRF), quando for o caso. SUPRIMENTO DE FUNDOS COMPROVAÇÃO

34 j. Comprovante de recolhimento de saldo não aplicado, se for o caso. O processo de comprovação do suprimento de fundos deverá ter as folhas devidamente numeradas e rubricadas, no canto superior direito, pelo Agente Suprido. As faturas dos cartões não substituem as NF na prestação de contas, mas devem compor o processo Adm como mais um instrumento de controle do Gestor. O Ordenador de Despesas deverá, expressamente, no prazo de trinta dias, a contar da data da comprovação, aprovar as contas prestadas pelo Agente Suprido ou impugná-las, determinando a apuração de responsabilidades e a quantificação de prejuízo, por intermédio de abertura de Processo Administrativo, comunicando tal fato à Inspetoria de Contabilidade e Finanças de vinculação. SUPRIMENTO DE FUNDOS COMPROVAÇÃO

35 COMPROVAÇÃO O D Suprido BB (1º) - Limite p/ Agt; - Prestar Contas (2º) Pgto Fatura; Glosa,... (3º) Atendimento às Condições de Utilização do CPGF - Relação de Responsabilidades

36 SUPRIMENTO DE FUNDOS COMPROVAÇÃO - Situação Hipotética (pagamento de faturas) Suponha um Sup Fundos (CPGF): (Obs.: considere o mês de 30 dias) - Início do Sup fundos/Assinatura do Ato de Concessão (AC): dia 6 do mês m1; - Prazo de aplicação – 90 d; - Prestação de Contas – 30 d; - Considerando compras feitas sempre nos dias 6 e 21 de cada mês; - O pagamento da fatura (pf) será até dia 10, mas fecha-se sempre no dia 30 de cada mês; - A linha do tempo abaixo ilustra esta situação: m1 m2 m3 m4 m5 ____|_6_pf_____21__|_6_pf______21__|_6_pf______21__|_6_pf__________|_6_pf______ |AC || | Aplicação 90 d PC 30 d

37 (1) Termo de Abertura de Proc Adm numerado; (2) Ato de Concessão (datado e assinado): - O Ato de Concessão não pode ser rasurado nem modificado após assinatura; - Deverá ter: nome; CPF; cargo/função Agt Suprido; - Indicar a motivação do Sup Fundos; - Especificar os limites e os tipos de despesas prováveis; - Indicar a fundamentação legal do Sup Fundos (tipo); - Indicar se há ou não previsão de saque. (3) BI que publicou a concessão; (4) Notas de Empenho referentes ao Sup Fundos; SUPRIMENTO DE FUNDOS AUTOS DO PROCESSO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS

38 (5) Prestação de Contas (Agt Suprido); (6) Despacho sobre a Aprovação ou Não da Prestação de Contas; (7) Doc de anulação dos saldos não utilizados (NE); (8) Fatura; (9) Doc que comprove a baixa dos compromissos no SIAFI (qfc); (10) NS de reclassificação das despesas (CD no CPR); (11) NS de baixa dos valores não utilizados; (12) Cópia do Doc de arrecadação do ISS (qfc); (13) Cópia do Doc (GPS/GFIP) de recolhimento do INSS (qfc); (14) Processo numerado e folhas rubricadas pelo responsável. - O Proc Adm deverá ser controlado e arquivado pela Seção de Conformidade dos Registros de Gestão. SUPRIMENTO DE FUNDOS AUTOS DO PROCESSO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS

39 Fruto da análise de diversos processos de suprimento de fundos, foi observada a reincidência dos erros abaixo especificados: a. lançamento a crédito no Demonstrativo de SF, do valor recebido pelo Agente Suprido, quando tem que ser a débito; b. lançamento a débito dos valores pagos pelo Agente Suprido, quando tem que ser a crédito; c. falta de comprovação nas Notas Fiscais ou documentos equivalentes do pagamento das despesas realizadas (carimbo da firma confirmando o recibo da importância e nome legível correspondente à assinatura do recebedor); d. interpolação de letras na numeração dos processos; e. falta de numeração e rubrica no canto superior direito das folhas do processo; SUPRIMENTO DE FUNDOS ERROS MAIS COMUNS VERIFICADOS EM PROCESSOS DE SUPRIMENTO DE FUNDOS

40 f. enquadramento como despesas passíveis de relacionamento (despesas sem comprovantes) as despesas com aquisição de materiais passíveis de emissão de Notas Fiscais ou documentos equivalentes; g. falta de extrato da conta corrente tipo B; h. o Agente Suprido atestando a liquidação da despesa; i. Nota fiscal em nome do Agente Suprido quando tem que ser em nome da UG; j. recolhimento fora do prazo do numerário não utilizado; k. aquisição de materiais que poderia ter sido realizada seguindo a tramitação legal dos estágios da despesa (empenho, liquidação e pagamento); l. sub-repasse do SF, pelo Agente Suprido, para outro integrante da Organização Militar (a responsabilidade pelo recebimento, aplicação e comprovação é plena do Agente Suprido). SUPRIMENTO DE FUNDOS ERROS MAIS COMUNS VERIFICADOS EM PROCESSOS DE SUPRIMENTO DE FUNDOS

41 O suprimento de fundos deverá sempre consistir na concessão de recursos, pelo OD a um Agt Adm UG (agente suprido), para realizar despesas que não se subordinam ao processo convencional, até o limite de valor pré-estabelecido, obedecendo a prazos definidos e com a finalidade específica. É de total responsabilidade do agente suprido a correta aplicação e comprovação dos recursos públicos a ele destinados pelo Ordenador de Despesas. SUPRIMENTO DE FUNDOS 3. CONCLUSÃO

42 Os comprovantes das despesas realizadas não poderão conter rasuras, palavras ilegíveis, acréscimos, emendas ou entrelinhas e serão emitidos por quem prestou o serviço ou forneceu o material, em nome da Unidade Gestora, constando, necessariamente, discriminação clara do objeto, atestação, com data e assinatura, de que os serviços foram prestados ou de que o material foi recebido, além da data de emissão dos respectivos comprovantes das despesas. A concessão do Suprimento de Fundos deverá obedecer à classificação pertinente ao objeto de gasto e à finalidade definida no empenho. SUPRIMENTO DE FUNDOS 3. CONCLUSÃO

43 Na Administração Pública, não há liberdade e nem vontade pessoal. Enquanto na administração particular é lícito fazer tudo que a Lei não proíbe, na Administração Pública só é permitido fazer o que a Lei autoriza. A lei para o particular, significa pode fazer assim; para o administrador público significa deve fazer assim. Hely Lopes Meirelles SUPRIMENTO DE FUNDOS

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