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Prestação de Contas de Viagens Orientações para o recebimento de NOTAS FISCAIS/RECIBOS nas prestações de contas de viagens Prestações de contas de viagens.

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1 Prestação de Contas de Viagens Orientações para o recebimento de NOTAS FISCAIS/RECIBOS nas prestações de contas de viagens Prestações de contas de viagens Pag 01

2 HOSPEDAGEM A hospedagem é considerada uma prestação de serviços, portanto, os hotéis são obrigados a efetuar a emissão de Nota Fiscal de Prestação de Serviços. Logo, não podem ser aceitas Notas Fiscais de Venda de Produtos. Observar modelo correto abaixo. Pag 02 JOSÉ PEREIRA DA SILVA RUA ANTONIO FALCÃO, 402 – BOA VIAGEM RECIFEPE

3 Observações importantes no ato do recebimento da Nota Fiscal de Serviços de Hospedagem : 1.Verificar a data limite para emissão da Nota Fiscal (essa informação pode constar na parte superior ou inferior). As Notas Fiscais emitidas após a data de validade, não tem valor fiscal; 2. Verificar se a Nota Fiscal contém o número de autorização para emissão; Pag 03 José Pereira da Silva

4 Preenchimento da Nota Fiscal de Serviços: No campo DATA: preencher com a data em que a NF está sendo emitida; No campo CLIENTE: preencher com o nome do funcionário; No campo ENDEREÇO: Preencher com o endereço da UEP Nordeste; No campo Inscrição do CNPJ/CPF: Preencher com o CPF do funcionário; No campo QUANTIDADE: Informar a quantidade de diárias; No campo DISCRIMINAÇÃO DOS SERVIÇOS: Preencher com o nome DIÁRIAS, HOSPEDAGEM; No campo PREÇO UNITÁRIO: Informar o valor unitário da hospedagem; No campo TOTAL: Informar o valor total das despesas com diárias de hospedagem; Pag 04

5 Pag 05 Não colocar no campo “DISCRIMINAÇÃO DOS SERVIÇOS” a expressão “DESPESAS COM HOSPEDAGEM”. Essa expressão pode levar a interpretação de que houveram outras despesas além da hospedagem que não são cobertas pela Embrapa. Isso ocorre, principalmente, quando a NF está preenchida sem o valor unitário da hospedagem e o valor total da NF contém centavos, pois normalmente o valor de uma (1) diária é fixado pelos hotéis sem centavos. JOSÉ PEREIRA DA SILVA

6 Pag 06 A Nota Fiscal de Venda a Consumidor para comprovação de despesa de hospedagem NÃO É ACEITA pela Embrapa, portanto, o funcionário que apresentar este tipo de NF para comprovação de despesa de hospedagem não receberá o valor pago.

7 Pag 07 COMBUSTÍVEL IMPORTANTE: É VEDADO O ACEITE DE CUPOM FISCAL PELA EMBRAPA QUE NÃO POSSUA O PREENCHIMENTO DE TODOS OS DADOS EXIGIDOS PELA LEGISLAÇÃO. ?????? Placa?? Km??

8 Pag 08 O cupom fiscal não oferece condições para aceite pela Embrapa, como documento de suporte de pagamento, para efeito de comprovação de custos e despesas operacionais, quando da aquisição de bens ou serviços, independente de valor, porque não atende plenamente as disposições legais que regulam tais operações. É exigência da legislação pertinente em vigor que, para ser aceito como documento de suporte de pagamento, o cupom fiscal deverá conter as seguintes informações da pessoa jurídica compradora: Identificação da pessoa jurídica (Embrapa) mediante a indicação do número de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ; Descrição dos bens ou serviços objeto da operação, ainda que resumida ou por códigos; Data e valor da operação. Sendo assim, o cupom fiscal sem as informações supra, não poderá ser aceito no âmbito da Embrapa porque não atende as exigências da legislação para o adquirente de produtos e serviços. Fundamento: Lei nº 9.532/1997, artigo 61.

9 Pag 09 A legislação do ICMS estabelece ao contribuinte do ICMS (caso da Embrapa), a obrigatoriedade de utilização da Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A nas operações como adquirente de bens ou serviços. A Nota Fiscal deve ser preenchida com as seguintes informações: DATA DE EMISSÃO (preencher com a data atual); CLIENTE (preencher com o nome do funcionário); ENDEREÇO (preencher com o endereço da UEP); CPF (preencher com o CPF do funcionário); DESCRIÇÃO, UNIDADE, VALOR UNITÁRIO E VALOR TOTAL; PLACA DO VEÍCULO e KM. (Fundamento: Convênio ICMS S/Nº de , artigo 50, caput, por exclusão). JOSÉ PEREIRA DA SILVA

10 Pag 10 Em função dessa obrigatoriedade, também não podem ser aceitas Notas Fiscais de Venda a Consumidor, modelo 2, para comprovação de despesas combustível. Veja modelo a seguir:

11 Pag 11 Ressalta-se que com base na Lei 9.532/97, a Embrapa PODE ACEITAR O CUPOM FISCAL, desde que esses contenham as seguintes informações: CLIENTE (preencher com o nome do funcionário); ENDEREÇO (preencher com o endereço da UEP); CPF (preencher com o CPF do funcionário); PLACA DO VEÍCULO e KM JOSÉ PEREIRA DA SILVA

12 Pag 12 DESPESAS COM TÁXI São cobertas pela Embrapa as despesas com táxi em viagem em trajetos considerados não-urbanos. Abrangem os seguintes roteiros: 1)Residência-Aeroporto ou Embrapa-Aeroporto; 2)Aeroporto-Hotel ou Aeroporto-Embrapa; 3)Embrapa-Aeroporto ou Hotel-Aeroporto; 4)Aeroporto-Residência ou Aeroporto-Embrapa. É obrigatória a apresentação do comprovante de despesa com táxi, em quaisquer dos roteiros acima, na prestação de contas de viagem.

13 Pag 13 DESPESAS COM TÁXI O Comprovante de despesa com táxi deverá ser fornecido pela Cooperativa de táxi ou pelo taxista. Nos casos em que esse recibo não for fornecido, o Empregado deverá preencher um formulário da Embrapa denominado de Comprovante de Despesa (CD). No comprovante deverá constar o nome do favorecido, descrição do percurso, valor e data. Segue modelo de Comprovante de Despesa.

14 Pag 14 Comprovante de Despesa - CD DataDiscriminação Valor R$ TAXI NÃO URBANO 20/09/09Residência X Aeroporto (Recife) 23,00 27/09/09Hotel X Aeroporto (Confins) 80,00 27/09/09Aeroporto (Recife) X Residência 25,00 FAVORECIDO: José Pereira da Silva CPF: Matrícula: Total R$ 128,00 Favorecido Para comprovação de Despesa de Fundo Fixo Recebi o valor correspondente à presente despesa ___/___/___ Data ___________________ Assinatura

15 Pag 15 Para informações mais detalhadas, favor consultar as normas de viagens constantes no Manual Financeiro da Embrapa que pode ser acessado através do link: MANUAL FINANCEIRO DA EMBRAPA


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