I ENCONTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS, INFORMAÇÃO E MEMÓRIA DO GDF Brasília –DF, agosto de 2016.

Apresentação em tema: "I ENCONTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS, INFORMAÇÃO E MEMÓRIA DO GDF Brasília –DF, agosto de 2016."— Transcrição da apresentação:

1 I ENCONTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS, INFORMAÇÃO E MEMÓRIA DO GDF Brasília –DF, agosto de 2016

2 I ENCONTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS, INFORMAÇÃO E MEMÓRIA DO GDF REDE INTEGRADA DE PROTOCOLOS: UM NOVO MODELO DE COLABORAÇÃO NA GESTÃO DE DOCUMENTOS DO GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL ELIANE DE OLIVEIRA DIRETORA DE GESTÃO DOS SISTEMAS DE DOCUMENTAÇÃO/CDOC/SEPLAG

3 REDE INTEGRADA DE PROTOTOCOLOS DO DISTRITO FEDERAL (REPROT/DF) INTITUÍDA PELO DECRETO Nº 37.335, DE 13 DE MAIO DE 2016

4 REDE INTEGRADA DE PROTOTOCOLOS DO DISTRITO FEDERAL (REPROT /DF) OBJETIVO REUNIR, ARTICULAR E INTEGRAR AS UNIDADES PROTOCOLIZADORAS DOS ÓRGÃOS DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA E INDIRETA DO DISTRITO FEDERAL A FIM DE PADRONIZAR, POTENCIALIZAR E AGILIZAR O INTERCÂMBIO, O USO, O ACESSO E A DISPONIBILIDADE DE INFORMAÇÕES ACERCA DOS SERVIÇOS DE PROTOCOLO.

5 REDE INTEGRADA DE PROTOTOCOLOS DO DISTRITO FEDERAL (REPROT/DF) UNIDADES INTEGRANTES UNIDADE CENTRAL: SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (SEPLAG); UNIDADE GESTORA: COORDENAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO, INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO (CDOC/SEPLAG); UNIDADES PROTOCOLIZADORAS DOS ÓRGÃOS DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA E INDIRETA DO DISTRITO FEDERAL.

6 REDE INTEGRADA DE PROTOTOCOLOS DO DISTRITO FEDERAL (REPROT/DF) COMPETÊNCIAS UNIDADE CENTRAL: - ESTABELECER E MANTER ATUALIZADOS AS DIRETRIZES, NORMAS E PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS; - PROMOVER ASSISTÊNCIA TÉCNICA E MONITORAMENTO DAS ATIVIDADES DA REPROT-DF.

7 REDE INTEGRADA DE PROTOTOCOLOS DO DISTRITO FEDERAL (REPROT/DF) COMPETÊNCIAS UNIDADE GESTORA: - PROMOVER E APOIAR AÇÕES QUE VISEM AO ESTABELECIMENTO DE DIRETRIZES, NORMAS E PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS, OUVIDAS AS UNIDADES PROTOCOLIZADORAS, COM VISTA À CONSOLIDAÇÃO DE UMA POLÍTICA DE SERVIÇOS DE PROTOCOLO PARA O DISTRITO FEDERAL; - PLANEJAR, COORDENAR, ORIENTAR, ACOMPANHAR, PROMOVER, SISTEMATIZAR, APOIAR E DISSEMINAR INFORMAÇÕES ACERCA DA METODOLOGIA PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS NAS UNIDADES PROTOCOLIZADORAS;

8 REDE INTEGRADA DE PROTOTOCOLOS DO DISTRITO FEDERAL (REPROT/DF) COMPETÊNCIAS UNIDADE GESTORA: - PROMOVER E APOIAR AÇÕES QUE VISEM À IMPLEMENTAÇÃO DE PROGRAMAS DE ASSISTÊNCIA TÉCNICA E CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES DOS ÓRGÃOS INTEGRANTES DA REPROT-DF; - ESTABELECER MECANISMOS DE COOPERAÇÃO E INTERCÂMBIO ENTRE AS UNIDADES PROTOCOLIZADORAS COM VISTA AO FORTALECIMENTO DA REPROT-DF; - PROMOVER E FOMENTAR A REALIZAÇÃO DE EVENTOS E REUNIÕES VISANDO À INTEGRAÇÃO DAS UNIDADES PROTOCOLIZADORAS.

9 REDE INTEGRADA DE PROTOTOCOLOS DO DISTRITO FEDERAL (REPROT/DF) COMPETÊNCIAS UNIDADES PROTOCOLIZADORAS: - APLICAR E DISSEMINAR AS DIRETRIZES, NORMAS E PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS NO ÓRGÃO AO QUAL PERTENÇA; - IDENTIFICAR E INFORMAR À UNIDADE GESTORA AS NECESSIDADES DE ATUALIZAÇÃO DAS DIRETRIZES E NORMAS E PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS; - IDENTIFICAR NECESSIDADES PARA A PROMOÇÃO DA ASSISTÊNCIA TÉCNICA E A CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES DO SEU ÓRGÃO.

10 REDE INTEGRADA DE PROTOTOCOLOS DO DISTRITO FEDERAL (REPROT/DF) AÇÕES ANTERIORES À PUBLICAÇÃO DO DECRETO -ATUALIZAÇÃO DOS CONTATOS E DADOS DAS UNIDADES PROTOCOLIZADORAS; -REUNIÕES PARA ALINHAMENTO DE DADOS PREENCHIDOS NO SISTEMA INTEGRADO DE CONTROLE DE PROCESSOS (ABRIL DE 2016);

11 REDE INTEGRADA DE PROTOTOCOLOS DO DISTRITO FEDERAL (REPROT/DF) AÇÕES ANTERIORES À PUBLICAÇÃO DO DECRETO -DIAGNÓSTICO DAS UNIDADES PROTOCOLIZADORAS PARA OCUPAÇÃO DO CENTRO ADMINISTRATIVO DO DISTRITO FEDERAL (CADF);

12 REDE INTEGRADA DE PROTOTOCOLOS DO DISTRITO FEDERAL (REPROT/DF) AÇÕES ANTERIORES À PUBLICAÇÃO DO DECRETO -REUNIÕES PARA ATUALIZAÇÃO DO MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS (SEPLAG, CGDF, PGDF, CASA CIVIL, SES E ARPDF);

13 REDE INTEGRADA DE PROTOTOCOLOS DO DISTRITO FEDERAL (REPROT/DF) AÇÕES POSTERIORES À PUBLICAÇÃO DO DECRETO -APRESENTAÇÃO DA REPROT-DF NO FÓRUM DOS SUAG’S; -ALINHAMENTO COM OS SUAG’S SOBRE AS NOVAS ATRIBUIÇÕES DAS UNIDADES PROTOCOLIZADORAS E A NECESSIDADE DE REVISÃO/INCLUSÃO NO REGIMENTO INTERNO. -CAPACITAÇÃO DOS CHEFES DAS UNIDADES PROTOCOLIZADORAS (NÍVEL 4) -PUBLICAÇÃO DE MATÉRIA NO SITIO DA SEPLAG.

14 REDE INTEGRADA DE PROTOTOCOLOS DO DISTRITO FEDERAL (REPROT/DF) Fórum dos SUAG Subsecretários de Administração Geral conhecem gestão do SEI e Sicop Web A Seplag realizou, na quinta-feira (16/6), nas suas dependências, o Fórum dos Subsecretários de Administração Geral (SUAG). O objetivo foi apresentar e orientar essas equipes sobre a gestão do Sicop Web, que está em operação desde maio, além do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) - cuja implantação começou em junho, pela secretaria de Mobilidade, no recadastramento de taxistas.Sistema Eletrônico de Informações (SEI) Participaram do fórum, 17 representantes das SUAGs. Eles foram orientados sobre as mudanças que essas novas ferramentas eletrônicas vão gerar e das novas responsabilidades dos integrantes da área de protocolo. Essas equipes serão encarregadas de atualizar, nos seus respectivos órgãos, as informações do Sicop Web. Em relação ao SEI, estão entre as responsabilidades desses profissionais o cadastramento e atualização de dados dos servidores locais no sistema.Sicop Web Novidades O fórum foi realizado por meio da Coordenação de Documentação, Informação e Conhecimento (CDOC), da Subsecretaria de Administração Geral (Suag). Durante a reunião, a coordenadora da CDOC, Débora Pariz, informou que será lançado um manual detalhando as novas atribuições das unidades de protocolo com a implantação do SEI. Outra ação prevista é a republicação do Decreto de nº 36.756/15, que institui o SEI. De acordo com a CDOC, a medida é necessária porque o decreto foi publicado antes da reestruturação das secretarias do governo de Brasília, que originou a atual Seplag – que encampou as funções da extinta Secretaria de Gestão Administrativa e Desburocratização (Segad). A atualização da norma também trará as novas competências de cada setor.

15 REDE INTEGRADA DE PROTOTOCOLOS DO DISTRITO FEDERAL (REPROT/DF) RESULTADOS ESPERADOS MODELO COMPARTILHADO DE GESTÃO DE SISTEMAS DE DOCUMENTAÇÃO (SICOP E SEI-GDF); UNIFICAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS PREVISTOS NO MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS; ALINHAMENTO QUANTO A METODOLOGIA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS; MUDANÇA DE PARADIGMAS E DE CULTURA COM PARTICIPAÇÃO EFETIVA NA MELHORIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS;

16 REDE INTEGRADA DE PROTOTOCOLOS DO DISTRITO FEDERAL (REPROT/DF) RESULTADOS ESPERADOS PRESTAR ORIENTAÇÕES REFERENTES À GESTÃO DE DOCUMETNOS EM SEU ÓRGÃO. ATUALIZAÇÃO DE REGIMENTO INTERNO EM FUNÇÃO DAS NOVAS ATRIBUIÇÕES DAS UNIDADES PROTOCOLIZADORAS. REVISÃO DA LEGISLAÇÃO VIGENTE PARA ACOMPANHAMENTO DAS MUDANÇAS QUE VEM OCORRENDO NA GESTÃO DOCUMENTAL NO GDF. FORTALECIMENTO DAS UNIDADES PROTOCOLIZADORAS E VALORIZAÇÃO DOS SERVIDORES.

17 REDE INTEGRADA DE PROTOTOCOLOS DO DISTRITO FEDERAL (REPROT/DF) OBRIGADA! TELEFONE: 3313 8188 CDOC@SEPLAG.DF.GOV.BR