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Project Management Institute Making project management indispensable for business results Project Management Institute Eduardo Castor |

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Apresentação em tema: "Project Management Institute Making project management indispensable for business results Project Management Institute Eduardo Castor |"— Transcrição da apresentação:

1 Project Management Institute Making project management indispensable for business results Project Management Institute Eduardo Castor | Gustavo Henrique Oliveira | Grupo de Estudos – Capítulo 12 Gerenciamento de Aquisições do Projeto

2 2 n Introdução n Processo 1 - Planejar compras e aquisições n Processo 2 - Planejar contratações n Processo 3 - Solicitar respostas de fornecedores n Processo 4 - Selecionar fornecedores n Processo 5 - Administração de contrato n Processo 6 - Encerramento do contrato n Exercícios n Respostas dos Exercícios n Bibliografia n Histórico de Revisões Agenda

3 3 Gerenciamento de Aquisições do Projeto (GAP) processos para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados necessários de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho. n 2 perspectivas: organização como compradora ou fornecedora serviços, produtos ou resultados. n Inclui processos de gerenciamento de contratos e de controle de mudanças (membros do Projeto ou da organização externa). n Processos GAP interagem entre si e com outros processos. n Ocorrem pelo menos uma vez em todos os Projetos e podem se repetir em outras fases. Introdução

4 4 n Envolvem contratos (documentos legais) entre comprador e fornecedor. n Contratos obrigações legais ambas partes. n É responsabilidade do GP ajudar a adaptar o contrato às necessidades do projeto. n Podem ser chamados de acordos, subcontratos ou pedidos de compras. n Processo amplo de aprovação e deve conter: produtos, serviços ou resultados satisfazer as necessidades do Projeto. n Suporte de especialistas: contratação, compras e legislação. Introdução

5 5 n Riscos: evitar ou mitigar ger. ciclo vida contrato e redigindo com cuidado termos e condições. n Fornecedor x comprador contratada, vendedor, prestador, etc x cliente, usuário, contratada, adquirente, etc. n Termos e condições contratos entradas processos gerenciamento do fornecedor. n Considera comprador como parte da equipe do projeto e fornecedor externo. n Considera que há uma relação contratual formal a maior parte dos assuntos aplica-se a acordos formais não-contratuais. Introdução

6 Atendimento às necessidades do projeto: quais SPR podem ser desenvolvidos ou adquiridos Introdução – Processos GAP Prepara documentos: suporte solicitações de respostas fornecedores; selecionar fornecedores. Obtém respostas como cotações e propostas requisitos são alcançados. Recebe cotações e propostas e aplica critérios de avaliação e qualificação. Cada parte garante que tanto ela como a outra está atendendo às suas obrigações contratuais Confirma que todo o trabalho e as entregas foram aceitáveis. 1. Planejar compras e aquisições ? 2. Planejar contratações. doc 3. Solicitar respostas de fornecedores 4. Selecionar fornecedores 5. Administração de contrato 6. Encerramento do contrato

7 7 n Identifica quais necessidades podem ser melhor atendidas pela compra de SPR e quais podem ser atendidas pela equipe do Projeto. n Como, o que, quanto, se, e quando adquirir. n Possíveis fornecedores, licenças e autorizações profissionais legislação ou políticas. n Cronograma processo compras cronograma. n Inclui análise dos riscos envolvidos nas decisões de fazer ou comprar. Processo 1 – Planejar compras e aquisições

8 8 n Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas: Processo 1 – Planejar compras e aquisições

9 9 1. Condições do mercado e quais PSR estarão disponíveis e de que forma. 2. Políticas, procedimento, diretrizes relacionados a aquisições plano de gerenciamento de aquisições. 3. Limites, requisitos, restrições e premissas do projeto relacionados com o escopo. Fornece a lista de entregas e critérios de aceitação. 4. Relação entre todos os componentes do Projeto e as entregas. 5. Declarações detalhadas do trabalho que fornecem identificação de entregas. 6. Inclui planos auxiliares: PG Escopo, PG Aquisições, PG Qualidade, PG Contratos. Riscos identificados, proprietários, etc. Acordos para seguro, serviços, etc Planejar compras e aquisições – Entradas

10 10 1. Análise de fazer ou comprar: n Determinar se um produto ou serviço específico pode ser produzido pela equipe do projeto ou pode ser comprado. n Restrições do orçamento; compra ou locação; análise de custos diretos e indiretos (processo); antecipações de compras (estratégia). 2. Opiniões especializadas: n Avaliar entradas e saídas; desenvolver ou modificar os critérios na avaliação de propostas, inclusive jurídica Planejar compras e aquisições – Ferramentas e técnicas

11 11 3. Tipos de contratos: Definem o grau de risco assumido. 3.1 Preço fixo ou global: n Preço total fixo para produto bem definido. Podem incluir incentivos de metas ($). Pedido de compra: preço e data entrega definidos. 3.2 Contratos de custos reembolsáveis: n Envolve o pagamento para o fornecedor pelos custos reais, acrescidos de um remuneração (lucro). Também podem incluir incentivos de metas ($). n 3 tipos: Custo + Remuneração (CMR) ou Custo + % do Custo (CMPC); Custo + Remuneração Fixa (CMRF); Custo + Remuneração de Incentivo (CMRI) Planejar compras e aquisições – Ferramentas e técnicas

12 Contratos de custos reembolsáveis a)Custo + Remuneração (CMR) ou Custo + % do Custo (CMPC): n Fornecedor recebe pelos custos permitidos + remuneração variável calculada sobre % dos custos. Varia de acordo com o custo real. (Terceirização pessoal). b) Custo + Remuneração Fixa (CMRF): n Fornecedor recebe pelos custos permitidos + remuneração fixa calculada sobre % dos custos estimados. Não varia com os custos reais. c) Custo + Remuneração de Incentivo (CMRI): n Fornecedor recebe pelos custos permitidos + remuneração predeterminada (bônus) calculada sobre objetivos Planejar compras e aquisições – Ferramentas e técnicas

13 13 3. Tipos de contratos: 3.3 Contratos por tempo e material (T&M): n Híbrido: aspectos custos fixos e custos reembolsáveis. n Valor total do acordo e quantidades de itens não são definidos pelo comprador na assinatura do contrato. n Podem ter valores aumentados ou valores unitários pré- estabelecidos. n Requisitos de contrato, grau de competição do mercado, grau de risco, compras futuras determinarão tipo de contrato. podem incluir incentivos de metas ($) Planejar compras e aquisições – Ferramentas e técnicas

14 14 1. Como os processos de aquisição serão gerenciados (da documentação até encerramento do contrato): Tipos de contratos; Quem irá preparar estimativas independentes; Documentos de aquisições padronizados; Gerenciamento de fornecedores; Coordenação aquisições x cronograma, etc. 2. Define a parte do escopo do Projeto incluída no contrato. A DT é definida a partir da DEP, da EAP e do dicionário da EAP. 3. Documentadas e podem permitir a compra de apólice de seguros ou contratos de seguro- desempenho (riscos). Lista com justificativa. 4. Mudanças no PGP Planejar compras e aquisições. Processadas para revisão e destinação pelo processo Controle Integrado de Mudanças Planejar compras e aquisições – Saídas

15 15 Dúvidas

16 Atendimento às necessidades do projeto: quais SPR podem ser desenvolvidos ou adquiridos Introdução – Processos GAP Prepara documentos: suporte solicitações de respostas fornecedores; selecionar fornecedores. 1. Planejar compras e aquisições ? 2. Planejar contratações. doc 3. Solicitar respostas de fornecedores 4. Selecionar fornecedores 5. Administração de contrato 6. Encerramento do contrato

17 17 n Prepara os documentos necessários para dar suporte aos 2 processos seguintes: Solicitar Respostas Fornec. e Selecionar Fornecedores. Processo 2 – Planejar contratações

18 Planejar contratações – Entradas 1. Como os processos de aquisição serão gerenciados (da documentação até encerramento do contrato): Tipos de contratos; Quem irá preparar estimativas independentes; Documentos de aquisições padronizados; Gerenciamento de fornecedores; Coordenação aquisições x cronograma, etc. 2. Define a parte do escopo do Projeto incluída no contrato. A DT é definida a partir da DEP, da EAP e do dicionário da EAP. 3. Documentadas e podem permitir a compra de apólice de seguros ou contratos de seguro- desempenho (riscos). Lista com justificativa. 4. Fornece documentos que podem ter sido modificados revisados datas do cronograma.

19 19 1. Contratos padrão, descrições padrões de itens, termos de confidencialidade, padrões documentos de licitação, etc. 2. Avaliar entradas e saídas; desenvolver ou modificar os critérios na avaliação de propostas, inclusive jurídica Planejar contratações – Ferramentas e Técnicas

20 Planejar contratações – Saídas 1. Usados para buscar propostas de possíveis fornecedores. O comprador estrutura documentos para facilitar respostas exatas e completa comparação. Complexidade e níveis de detalhes valor da aquisição e riscos. 2. Usados para classificar ou pontuar propostas. Podem ser objetivos ou subjetivos. Exs: Entendimento da necessidade, Custo total ou do ciclo de vida, capacidade técnica, abordagem técnica, capacidade financeira, interesse e capacidade de produção, referências, direitos de propriedade, etc. 3. Modificações em uma ou + declarações do TC na preparação da documentação de aquisição.

21 21 Dúvidas

22 Atendimento às necessidades do projeto: quais SPR podem ser desenvolvidos ou adquiridos Introdução – Processos GAP Prepara documentos: suporte solicitações de respostas fornecedores; selecionar fornecedores. Obtém respostas como cotações e propostas requisitos são alcançados. 1. Planejar compras e aquisições ? 2. Planejar contratações. doc 3. Solicitar respostas de fornecedores 4. Selecionar fornecedores 5. Administração de contrato 6. Encerramento do contrato

23 23 n Obtém respostas como cotações e propostas de possíveis fornecedores sobre como os requisitos do projeto podem ser alcançados. Processo 3 – Solicitar respostas de fornecedores

24 Solicitar respostas de fornecedores – Entradas 1. Listas ou arquivos com informações sobre possíveis fornecedores pré-qualificado. Histórico de fornecimento. 2. Como os processos de aquisição serão gerenciados (da documentação até encerramento do contrato): Tipos de contratos; Quem irá preparar estimativas independentes; Documentos de aquisições padronizados; Gerenciamento de fornecedores; Coordenação aquisições x cronograma, etc. 3. Usados para buscar propostas de possíveis fornecedores. O comprador estrutura documentos para facilitar respostas exatas e completa comparação. Complexidade e níveis de detalhes valor da aquisição e riscos.

25 25 1. Reuniões com possíveis fornecedores antes da proposta para esclarecimentos. 2. Ampliação da lista de possíveis fornecedores através da colocação de anúncios em jornais e revistas de grande circulação Solicitar respostas de fornecedores – Ferramentas e Técnicas 3. Relação de fornecedores a partir dos ativos organizacionais. Pesquisas na internet, catálogos de sindicatos, bibliotecas, associações locais, etc.

26 26 1. Contém os fornecedores que são solicitados a apresentar uma proposta. 2. Solicitação formal preparada pelo comprador solicitando a proposta. Base para o fornecedor. 3. Documentos preparados pelo fornecedor que descrevem a capacidade e a disposição do fornecedor de fornecer os PSR solicitados na documentação de aquisição. Oferta formal e legal. Pode ser completada com exposição oral para o comprador Solicitar respostas de fornecedores – Saídas

27 27 Dúvidas

28 Atendimento às necessidades do projeto: quais SPR podem ser desenvolvidos ou adquiridos Introdução – Processos GAP Prepara documentos: suporte solicitações de respostas fornecedores; selecionar fornecedores. Obtém respostas como cotações e propostas requisitos são alcançados. Recebe cotações e propostas e aplica critérios de avaliação e qualificação. 1. Planejar compras e aquisições ? 2. Planejar contratações. doc 3. Solicitar respostas de fornecedores 4. Selecionar fornecedores 5. Administração de contrato 6. Encerramento do contrato

29 29 n Recebe cotações e propostas e aplica critérios de avaliação para selecionar 1 ou + fornecedores (qualificados e aceitáveis). n Fatores que podem ser avaliados na definição: Preço ou custo: menor preço nem sempre é o menor custo incapacidade fornecimento. Propostas separadas nas seções técnicas e de comerciais. Avaliar seções de gerenciamento. Possibilidade de vários fornecedores para o mesmo produto: riscos, $. Processo 4 – Selecionar fornecedores

30 30 n Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas: Processo 4 – Selecionar fornecedores

31 Selecionar fornecedores – Entradas 1. Políticas formais que afetam a avaliação das propostas. 2. Como os processos de aquisição serão gerenciados (da documentação até encerramento do contrato): Tipos de contratos; Quem irá preparar estimativas independentes; Documentos de aquisições padronizados; Gerenciamento de fornecedores; Coordenação aquisições x cronograma, etc. 3. Exemplos de PSR produzidos anteriormente avaliar capacidades do fornecedor e qualidade dos seus produtos. 4. Solicitação formal preparada pelo comprador solicitando a proposta. Base para o fornecedor. 5. Conjunto básico de informações que serão usadas por um organismo de avaliação para seleção do(s) fornecedor(es). 6. Contém os fornecedores que são solicitados a apresentar uma proposta.

32 Selecionar fornecedores – Ferramentas e técnicas 1. Quantificação de dados qualitativos através da atribuição de pesos para critério de avaliação. Pesos são multiplicados e totalizados. 2. Contratante prepara suas próprias estimativas que serão comparadas às fornecidas (estimativa de custos exeqüíveis). Diferenças significativas incompreensão DT ou mudança no mercado. 3. Requisitos mínimos de desempenho para 1 ou + critérios de avaliação. Pode empregar SP ou EI. Melhor para o pior. 4. Estrutura e requisitos do contrato antes da assinatura. Responsabilidades, leis, solução técnica, cronograma, pagamentos, preço, etc. GP pode não ser o líder negociador do contrato (técnicos, qualidade, gerenciamento). 5. Informações como desempenho passado, avaliação de qualidade, desempenho de entrega e atendimento do contrato. São utilizados juntos com os sistemas de triagem. 6. Equipe multidisciplinar com especialização em cada uma das áreas. 7. Sempre utilização opinião especializada e formas de critérios de avaliação (componentes objetivos e subjetivos). Sistema de ponderação para avaliar várias propostas.

33 Selecionar fornecedores – Saídas 1. Considerados como estando em uma faixa competitiva resultado da proposta ou licitação e negociaram versão preliminar do contrato. 2. Um para cada fornecedor selecionado. Pode ser complexo ou simples pedido de compra. Acordo legal que gera obrigações para as partes. Sujeita a remedição nos tribunais. 3. Plano para administrar o contrato com base nas especificações, requisitos de entrega e desempenho até seu encerramento. 4. Quantidade e disponibilidade de recursos e datas nas quais este poderão estar ativos ou ociosos. 5. Atualizações para refletir solicitações de mudanças aprovadas. 6. Alterações no cronograma, ou PGA, e outras podem impactar neste processo. Mudanças processadas e destinação pelo Processo Integrado de Mudanças.

34 34 Dúvidas

35 Atendimento às necessidades do projeto: quais SPR podem ser desenvolvidos ou adquiridos Introdução – Processos GAP Prepara documentos: suporte solicitações de respostas fornecedores; selecionar fornecedores. Obtém respostas como cotações e propostas requisitos são alcançados. Recebe cotações e propostas e aplica critérios de avaliação e qualificação. Cada parte garante que tanto ela como a outra está atendendo às suas obrigações contratuais 1. Planejar compras e aquisições ? 2. Planejar contratações. doc 3. Solicitar respostas de fornecedores 4. Selecionar fornecedores 5. Administração de contrato 6. Encerramento do contrato

36 36 n Comprador e fornecedor administram o contrato garantir atendimento às suas obrigações e direitos contratuais. n Equipe de GP a par de todas as implicações legais. n Administrador de contratos pode estar na equipe do Projeto mas, em geral, se reporta para um supervisor de outro departamento. n Envolvem aplicação de processos do GP: orientar e gerenciar a execução, relatório de desempenho, controle da qualidade, mundanças, riscos, pagamentos ao forncecedor, etc. Processo 5 – Administração de contrato

37 37 n Documentado qualidade de desempenho do fornecedor (competências, obrigações) futuro. n Possibilidade de aditamento. Processo 5 – Administração de contrato

38 Administração de contratos – Entradas 1. Um para cada fornecedor selecionado. Pode ser complexo ou simples pedido de compra. Acordo legal que gera obrigações para as partes. Sujeita a remedição nos tribunais. 2. Plano para administrar o contrato com base nas especificações, requisitos de entrega e desempenho até seu encerramento. 3. Considerados como estando em uma faixa competitiva resultado da proposta ou licitação e negociaram versão preliminar do contrato. 4. Documentação técnica desenvolvida pelo fornecedor; outras informações de entrega do contrato; relatório de desempenho do fornecedor. 5. Modificações nos termos e condições do contrato. Documentadas e aprovadas. 6. Ponto de atendimento da qualidade, custos incorridos, notas fiscais. Quais entregas foram terminadas.

39 Administração de contratos – Ferramentas e técnicas 1. Processo pelo qual o contrato pode ser modificado. Documentação, acompanhamento, procedimentos e níveis de aprovação mudanças. 2. Análise estruturada do progresso no fornecimento. Análise da documentação, inspeções, auditorias de qualidade sucessos ou falhas de desempenho. 3. Identificar quaisquer deficiências nas entregas ou nos processos de trabalho do fornecedor. 4. Informações à gerência do grau de eficácia que o fornecedor está atendendo os objetivos contratuais. 5. Inclui análises e aprovações da equipe GP; são tratados pelo Sistema de Contas a Pagar; pagamentos mediante termos do contrato. 6. Mudanças contestadas e construtivas não há acordo sobre $ ou se houve mudança. São documentadas, processadas, monitoradas e gerenciadas durante todo do ciclo de vida do contrato. 7. Usado pelo GP para gerenciar os registros e a documentação do contrato. Índice de correspondências e documentos. 8. Automatiza partes do sistema de registro, pagamentos, reclamações, relatório de desempenho. Troca de dados entre as partes.

40 40 1. Não se limita ao contrato cronograma, mudanças aprovadas e não, documentos técnicos, relatórios de desempenho, entregas, et. 2. Mudanças solicitadas são processadas para revisão e aprovação pelo processo Controle integrado de mudanças. Incluem orientações do comprador. Identificadas e documentadas. 3. Qualquer coisa que precisa ser feita para que o fornecedor fique em conformidade com os termos do contrato. 4. Correspondências: advertências, solicitações de mudanças e esclarecimentos. Pode incluir resultados de auditoria e inspeções. Cronogramas e solicitações de pagamentos: projeto usando sistema de pgtos externo. Próprio sistemas pagamentos. Documentação de avaliação do fornecedor: capacidade do fornecedor em continuar a fornecer o trabalho. Avalia possibilidade de contratos futuros e qualidade do trabalho. Base para rescisão ou penalidades. 5. Refletir solicitações de mudanças aprovadas Administração de contratos – Saídas

41 41 Dúvidas

42 Atendimento às necessidades do projeto: quais SPR podem ser desenvolvidos ou adquiridos Introdução – Processos GAP Prepara documentos: suporte solicitações de respostas fornecedores; selecionar fornecedores. Obtém respostas como cotações e propostas requisitos são alcançados. Recebe cotações e propostas e aplica critérios de avaliação e qualificação. Cada parte garante que tanto ela como a outra está atendendo às suas obrigações contratuais Confirma que todo o trabalho e as entregas foram aceitáveis. 1. Planejar compras e aquisições ? 2. Planejar contratações. doc 3. Solicitar respostas de fornecedores 4. Selecionar fornecedores 5. Administração de contrato 6. Encerramento do contrato

43 43 n Dá suporte ao Processo Encerrar Projeto confirma trabalho e entregas aceitáveis. n Aborda cada contrato do Projeto ou uma de suas fases. n Reclamações não resolvidas podem estar sujeitas a processo judicial. n Rescisão: pode resultar de acordo mútuo ou de descumprimento de uma das partes. n Comprador pode ter direito de finalizar contrato ou parte, por qualquer motivo ou conveniência, a qualquer momento compensações $ ao fornecedor. Processo 6 – Encerramento do contrato

44 44 Processo 6 – Encerramento do contrato n Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas:

45 45 1. Como os processos de aquisição serão gerenciados (da documentação até encerramento do contrato): Tipos de contratos; Quem irá preparar estimativas independentes; Documentos de aquisições padronizados; Gerenciamento de fornecedores; Coordenação aquisições x cronograma, etc. 2. Plano para administrar o contrato com base nas especificações, requisitos de entrega e desempenho até seu encerramento Encerramento do contrato – Entradas 3. Não se limita ao contrato cronograma, mudanças aprovadas e não, documentos técnicos, relatórios de desempenho, entregas, et. 4. Metodologia passo a passo que aborda termos e condições dos contratos e quaisquer critérios de saída ou de término necessários para o encerramento do contrato. Contém atividades e responsabilidades das partes para encerramento. Ações realizadas encerram formalmente o contrato.

46 Encerramento do contrato – Ferramentas e Técnicas 1.Análise estruturada do processo de aquisição do processo Planejar compras e aquisições até a Administração de contrato. Identifica sucessos e falhas que forneçam um embasamento para o reconhecimento na preparação de outros contratos de aquisição 2. Usado pelo GP para gerenciar os registros e a documentação do contrato. Índice de correspondências e documentos.

47 47 1.Comprador apresenta ao fornecedor aviso formal por escrito de que o contrato está encerrado. Requisitos para encerramento definidos no contrato e incluídos no PGC. 2. Arquivo do contrato: conjunto de documentações, inclusive o contrato encerrado. Aceitação da entrega: comprador apresenta ao fornecedor um aviso formal por escrito que as entregas foram aceitas ou rejeitadas. Documentação das lições aprendidas: análise de lições aprendidas e recomendações de melhoria nos processos planejamento e implementação de aquisições futuras Encerramento do contrato – Saídas

48 48 Dúvidas

49 49 n PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI), PMBOK Guide, 3ª edição, n GREENE, J., STELLMAN, A., Head First PMP, OReilly Media Inc., 1ª edição, Bibliografia

50 50 Histórico de Revisões VersãoDataDescriçãoAutor /11/2008Versão InicialGustavo Oliveira /11/2008ExercíciosGustavo Oliveira

51 51 Exercícios Fonte: GREENE, J., STELLMAN, A., Head First PMP, OReilly Media Inc., 1ª edição, 2007.

52 52 Exercícios Fonte: GREENE, J., STELLMAN, A., Head First PMP, OReilly Media Inc., 1ª edição, 2007.

53 53 Exercícios Fonte: GREENE, J., STELLMAN, A., Head First PMP, OReilly Media Inc., 1ª edição, 2007.

54 54 Exercícios Fonte: GREENE, J., STELLMAN, A., Head First PMP, OReilly Media Inc., 1ª edição, 2007.

55 55 Exercícios Fonte: GREENE, J., STELLMAN, A., Head First PMP, OReilly Media Inc., 1ª edição, 2007.

56 56 Exercícios Fonte: GREENE, J., STELLMAN, A., Head First PMP, OReilly Media Inc., 1ª edição, 2007.

57 57 Exercícios Fonte: GREENE, J., STELLMAN, A., Head First PMP, OReilly Media Inc., 1ª edição, 2007.

58 58 Exercícios Fonte: GREENE, J., STELLMAN, A., Head First PMP, OReilly Media Inc., 1ª edição, 2007.

59 59 Exercícios Fonte: GREENE, J., STELLMAN, A., Head First PMP, OReilly Media Inc., 1ª edição, 2007.

60 60 Exercícios Fonte: GREENE, J., STELLMAN, A., Head First PMP, OReilly Media Inc., 1ª edição, 2007.

61 61 Exercícios Fonte: GREENE, J., STELLMAN, A., Head First PMP, OReilly Media Inc., 1ª edição, 2007.

62 62 Exercícios Fonte: GREENE, J., STELLMAN, A., Head First PMP, OReilly Media Inc., 1ª edição, 2007.

63 63 Exercícios Fonte: GREENE, J., STELLMAN, A., Head First PMP, OReilly Media Inc., 1ª edição, 2007.

64 64 Exercícios Fonte: GREENE, J., STELLMAN, A., Head First PMP, OReilly Media Inc., 1ª edição, 2007.

65 65 Exercícios Fonte: GREENE, J., STELLMAN, A., Head First PMP, OReilly Media Inc., 1ª edição, 2007.


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