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Gerenciamento de Custos. Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 2 Introdução O gerenciamento de custos.

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1 Gerenciamento de Custos

2 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 2 Introdução O gerenciamento de custos do projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado.

3 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 3 Processos 7.1 Estimativa de Custos Desenvolvimento de uma estimativa dos custos dos recursos necessários para terminar as atividades do projeto 7.2 Orçamentação Agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos 7.3 Controle de Custos Controle dos fatores que criam as variações de custos e controle das mudanças no orçamento do projeto

4 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 4 Processos Planejamento 7.1 Estimativa de Custos 7.2 Orçamentação Monitoramento e Controle 7.3 Controle de Custos

5 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 5 Introdução Cada processo ocorre pelo menos uma vez em todos os projetos e também em uma ou mais fases do projeto, se ele estiver dividido em fases Cada processo pode envolver esforço de uma ou mais pessoas, ou grupo de pessoas, dependendo das necessidades do projeto Apesar de serem apresentados como elementos distintos, os processos podem, na prática, se sobrepor e interagir de acordo com a necessidade do projeto

6 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 6 Introdução O Gerenciamento de Custos do Projeto trata principalmente do custo dos recursos necessários para terminar as atividades do cronograma, porém, também deve considerar o efeito das decisões do projeto sobre o custo de utilização, manutenção e suporte do produto, serviço ou resultado do projeto O Gerenciamento de Custos do Projeto considera as necessidades de informação das partes interessadas no projeto

7 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Estimativa de custos Envolve o desenvolvimento de uma aproximação dos custos dos recursos necessários para terminar cada atividade do cronograma. O avaliador considera também as possíveis causas de variação das estimativas de custos, inclusive os riscos

8 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Estimativa de custos Entradas Fatores ambientais da empresa Os fatores ambientais da empresa que podem ser considerados incluem as condições do mercado (disponibilidade do mercado) e banco de dados comerciais (custos de recursos e habilidades, materiais e equipamentos) Ativos de processos organizacionais As políticas, os procedimentos e as diretrizes existentes, formais ou informais, relacionados ao planejamento dos custos A base de conhecimento de lições aprendidas contém as informações históricas relativas às listas de atividades usadas por projetos semelhantes anteriores, que podem ser consideradas na estimativa de custos

9 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Estimativa de custos Entradas Ativos de processos organizacionais As políticas de estimativa de custos, quando existentes, definem os limites de operação do projeto Os modelos de estimativa de custos são utilizados como padrões a serem seguidos pela equipe Os arquivos de Projeto são registros de desempenho de projetos anteriores O conhecimento da equipe do projeto são informações de membros da equipe acerca de trabalhos anteriores

10 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Estimativa de custos Entradas Declaração do escopo do projeto Fornece importantes informações sobre os requisitos de projeto considerados durante a estimativa de custos Inclui restrições, premissas e requisitos Fornece também a lista de entregas e os critérios de aceitação para o projeto e seus produtos, serviços e resultados

11 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Estimativa de custos Entradas Estrutura analítica do projeto Fornece a relação entre todos os componentes e entregas do projeto Dicionário da EAP Fornece uma identificação das entregas e a descrição do trabalho em cada componente da EAP necessário para produzir cada entrega Plano de gerenciamento do projeto Fornece o plano geral para execução, monitoramento e controle do projeto, e inclui planos auxiliares que fornecem diretrizes e orientações para planejamento e controle do gerenciamento de custos

12 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Estimativa de custos Entradas Plano de gerenciamento do projeto Inclui plano de gerenciamento do cronograma, plano de gerenciamento de pessoal e registro de riscos

13 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Estimativa de custos Ferramentas e Técnicas Estimativa análoga Usa o custo real dos projetos anteriores semelhantes como base para estimar os custos do projeto atual Determinar os valores de custo de recursos Utiliza valores de custo unitário, como custo de funcionário/hora e o custo do material a granel por metro cúbico, para cada recurso a fim de estimar os custos das atividades do cronograma Estimativa Bottom-up Estima-se os custos de pacotes de trabalho individual ou de atividades do cronograma individual com o nível mais baixo de detalhes

14 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Estimativa de custos Ferramentas e Técnicas Estimativa paramétrica Utiliza uma relação estatística entre dados históricos e outras variáveis para calcular um estimativa de custos para um recurso de uma atividade do cronograma Software de gerenciamento de projetos Softwares que auxiliam na análise e simplificação do uso de algumas técnicas de estimativa de custos Análise de proposta de fornecedor Nos casos em que os projetos foram obtidos através de processos competitivos, a equipe do projeto talvez precise realizar um trabalho adicional de estimativa de custos para examinar o preço de entregas individuais e obter um custo que dê suporte ao custo final total do projeto

15 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Estimativa de custos Ferramentas e Técnicas Análise das reservas São custos estimados que devem ser usados a critério do gerente de projetos para lidar com eventos antecipados, mas não garantidos Custo da qualidade É utilizado para preparar estimativa de custos da atividade do cronograma

16 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Estimativa de custos Saídas Estimativas de custo da atividade Avaliação quantitativa dos custos prováveis dos recursos necessários para terminar as atividades do cronograma, podendo ser apresentado na forma sumarizada ou detalhada Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade O documento de apoio deve fornecer uma imagem clara, profissional e completa do que originou a estimativa de custos Incluem a descrição do escopo do trabalho do projeto da atividade do cronograma, documentação da base para a estimativa, documentos sobre quaisquer premissas feitas ou restrições e indicação do intervalo de estimativas possíveis

17 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Estimativa de custos Saídas Mudanças solicitadas São processadas para revisão e destinação pelo processo Controle Integrado de Mudanças Plano de gerenciamento de custos (atualizações) Se a solicitação de mudanças aprovadas resultarem do processo estimativa de custos, o plano de gerenciamento de custos do plano de gerenciamento do projeto será atualizado se as mudanças aprovadas afetarem o gerenciamento dos custos

18 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Orçamentação Envolve a agregação dos custos estimados de atividades do cronograma individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos totais para medição do desempenho do projeto

19 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Orçamentação Entradas Declaração do escopo do projeto As restrições de recursos financeiros do projeto refletem na declaração do escopo do projeto e podem ser causadas por autorizações anuais de financiamento pela organização do comprador ou por outras entidades como agências governamentais Estrutura analítica do projeto Fornece a relação entre todos os componentes e entregas do projeto Dicionário da EAP Fornece uma identificação das entregas e a descrição do trabalho em cada componente da EAP necessário para produzir cada entrega

20 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Orçamentação Entradas Estimativas de custo da atividade As estimativas de custos de cada atividade do cronograma dentro de um pacote de trabalho são agregadas para que seja obtida uma estimativa de custos para cada pacote de trabalho Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade O documento de apoio deve fornecer uma imagem clara, profissional e completa do que originou a estimativa de custos Incluem a descrição do escopo do trabalho do projeto da atividade do cronograma, documentação da base para a estimativa, documentos sobre quaisquer premissas feitas ou restrições e indicação do intervalo de estimativas possíveis

21 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Orçamentação Entradas Cronograma do projeto São as datas de início e término planejadas para atividades do cronograma, marcos, pacotes de trabalho, pacotes de planejamento e contas de controle do projeto Calendários de recursos Um calendário de recurso composto do projeto documenta os dias trabalhados e os dias não trabalhados que determinam as datas nas quais um recurso específico, uma pessoa ou material, pode estar ativo ou ocioso

22 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Orçamentação Entradas Contrato Informações do contrato relacionadas a quais produtos, serviços ou resultados, foram comprados e seus custos Plano de gerenciamento de custos O componente plano de gerenciamento de custos do plano de gerenciamento do projeto e outros planos auxiliares são considerados durante a orçamentação

23 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Orçamentação Ferramentas e Técnicas Agregação de custos As estimativas de custos dos pacotes de trabalho são agregadas para os níveis mais altos de componentes da EAP, como contas de controle, e para todo o projeto Análise das reservas Estabelecem as reservas para contingências, como a reserva para contingência de gerenciamento, que são provisões para mudanças não planejadas, mas potencialmente necessárias

24 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Orçamentação Ferramentas e Técnicas Estimativa paramétrica Envolve o uso de características do projeto (parâmetros) em um modelo matemático para prever os custos totais do projeto Reconciliação dos limites de financiamento Grandes variações nos gastos periódicos de recursos financeiros são geralmente indesejáveis para as operações da organização. Portanto, os gastos de recursos financeiros são reconciliados com os limites de financiamento definidos pelo cliente ou pela organização executora no desembolso de fundos para o projeto

25 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Orçamentação Saídas Linha de base dos custos É um orçamento dividido em fases, usado como base em relação à qual será medido, monitorado e controlado o desempenho de custos geral no projeto Necessidade de financiamento do projeto A necessidade de financiamento, total e periódica, é derivada da linha de base dos custos e pode se definir que ela tenha um excesso, geralmente uma margem, para prever um inicio mais acelerado ou estouro nos custos

26 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Orçamentação Saídas Plano de gerenciamento de custos (atualizações) Se a solicitação de mudanças aprovadas resultarem do processo de orçamentação, o plano de gerenciamento de custos do plano de gerenciamento do projeto será atualizado se as mudanças aprovadas afetarem o gerenciamento dos custos Mudanças solicitadas São mudanças que podem ser geradas no processo de orçamentação, que afetam o plano de gerenciamento de custos ou outros componentes do plano de gerenciamento de projeto

27 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Controle de custos Inclui: Controlar os fatores que criam mudanças na linha de base dos custos Garantir o acordo sobre as mudanças solicitadas Monitorar as mudanças reais Garantir o limite do financiamento autorizado para o projeto Monitorar o desempenho dos custos Registrar todas as mudanças adequadas aos custos Evitar que mudanças incorretas, inadequadas ou não aprovadas sejam incluídas nos custos ou na utilização de recursos Informar as partes interessadas sobre as mudanças aprovadas Manter os estouros nos custos dentro dos limites aceitáveis

28 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Controle de custos Entradas Linha de base dos custos É um orçamento dividido em fases, usado como base em relação à qual será medido, monitorado e controlado o desempenho de custos geral no projeto Necessidade de financiamento do projeto A necessidade de financiamento, total e periódica, é derivada da linha de base dos custos e pode se definir que ela tenha um excesso, geralmente uma margem, para prever um inicio mais acelerado ou estouro nos custos Relatórios de desempenho Fornecem informações sobre desempenho de custos e de recursos como resultado do progresso do trabalho real

29 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Controle de custos Entradas Informações sobre o desempenho do trabalho Informações relativas ao andamento e aos custos das atividades do projeto Incluem entregas terminadas e não terminadas, custos autorizados incorridos, estimativa de términos e percentual fisicamente terminado das atividades Solicitações de mudanças aprovadas Incluem modificações nas cláusulas relativas a custos do contrato, no escopo do projeto, na linha de base dos custos ou no plano de gerenciamento de custos

30 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Controle de custos Entradas Plano de gerenciamento do projeto O plano de gerenciamento do projeto, o plano de gerenciamento de custos e outros planos auxiliares são considerados durante a execução do processo controle de custos

31 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Controle de custos Ferramentas e Técnicas Sistema de controle de mudanças nos custos Define os procedimentos através dos quais é possível realizar mudanças na linha de base dos custos Análise de medição de desempenho Técnicas que ajudam a avaliar a extensão das variações que invariavelmente irão ocorrer A técnica do valor agregado (TVA) compara o valor cumulativo do custo orçado do trabalho realizado (agregado) no valor de orçamento alocado original com o custo orçado do trabalho agendado (planejado) e com o custo real do trabalho realizado (real)

32 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Controle de custos Ferramentas e Técnicas Previsão Inclui a realização de estimativas ou prognósticos de condições futuras do projeto com base nas informações e no conhecimento disponíveis no momento da previsão Análise de desempenho do projeto São reuniões realizadas para avaliar a atividade do cronograma, o pacote de trabalho ou a situação e o progresso da conta de custos São utilizadas juntamente com algumas técnicas de relatório de desempenho

33 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Controle de custos Ferramentas e Técnicas Software de gerenciamento de projetos Ajudam a monitorar o valor planejado em relação ao custo real e prever os efeitos de mudanças e avaliações Gerenciamento das variações O plano de gerenciamento de custos descreve como as variações de custos são gerenciadas A quantidade de variação tende a diminuir conforme mais trabalho é realizado

34 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Controle de custos Saídas Estimativas de custos (atualizações) São modificações nas informações de custos usadas para gerenciar o projeto As partes interessadas são notificadas conforme necessário Linha de base dos custos (atualizações) As atualizações de orçamento são mudanças feitas em uma linha de base dos custos aprovada. A revisão da linha de base dos custos varia de acordo com o nível de mudanças nos custos Medições de desempenho Os valores calculados de VC, VP, IDC e IDP de componentes da EAP, em particular os pacotes de trabalho e as contas de controle, são documentados e comunicados às partes interessadas

35 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Controle de custos Saídas Previsão de término Um valor de ENT e EPT calculados ou um valor de ENT e EPT relatados pela organização executora são documentados e comunicados às partes interessadas Mudanças solicitadas As mudanças solicitadas são processadas para revisão e destinação pelo controle integrado de mudanças As mudanças identificadas podem exigir um aumento ou uma diminuição do orçamento Ações corretivas recomendadas Qualquer coisa realizada para que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto

36 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho Controle de custos Saídas Ativos de processos organizacionais (atualizações) As lições aprendidas são documentadas de modo que possam se tornar parte dos bancos de dados históricos tanto para o projeto quanto para a organização executora Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) Os documentos da estimativa de custos da atividade do cronograma, do pacote de trabalho ou do pacote de planejamento, além da linha de base dos custos, do plano de gerenciamento de custos e do orçamento do projeto, são componentes do plano de gerenciamento do projeto Todas as solicitações de mudanças aprovadas que afetam esses documentos são incorporadas como atualizações desses documentos

37 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 37 Referências Capítulo 7 do PMBOK Guide: Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®), 3a. edição, 2004, Project Management Institute. (Versão Inglês) (Versão Português).


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