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Gerenciamento das Comunicações. Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 2 Introdução O gerenciamento.

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1 Gerenciamento das Comunicações

2 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 2 Introdução O gerenciamento das comunicações do projeto é a área de conhecimento que emprega os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada. Os processos de gerenciamento das comunicações do projeto fornecem as ligações críticas entre pessoas e informações que são necessárias para comunicações bem-sucedidas.

3 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 3 Introdução Os gerentes de projetos podem gastar um tempo excessivo na comunicação com a equipe do projeto, partes interessadas, cliente e patrocinador. Todos os envolvidos no projeto devem entender como as comunicações afetam o projeto como um todo. Cada processo ocorre pelo menos uma vez em todos os projetos e também em uma ou mais fases do projeto, se ele estiver dividido em fases.

4 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 4 Processos 10.1 Planejamento das comunicações Determinação das necessidades de informações e comunicações das partes interessadas no projeto. 10.2 Distribuição das informações Colocação das informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto no momento adequado. 10.3 Relatório de desempenho Coleta e distribuição das informações sobre o desempenho. Isso inclui o relatório de andamento, medição do progresso e previsão. 10.4 Gerenciar as partes interessadas Gerenciamento das comunicações para satisfazer os requisitos das partes interessadas no projeto e resolver problemas com elas.

5 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 5 Processos Planejamento 10.1 Planejamento das comunicações Execução 10.2 Distribuição das informações Monitoramento e Controle 10.3 Relatório de desempenho 10.4 Gerenciar as partes interessadas

6 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 6 Introdução A arte da comunicação é um assunto amplo e envolve um conjunto de conhecimentos significativo incluindo: Modelos emissor-receptor: Loops de feedback e barreiras à comunicação. Escolha dos meios de comunicação: Quando se comunicar por escrito ou verbalmente, quando escrever um memorando informal ou um relatório formal e quando se comunicar pessoalmente ou por email. O meio de comunicação escolhido para as atividades de comunicação dependerá da situação. Estilo de redação: Voz ativa ou passiva, estrutura da frase e escolha das palavras. Técnicas de apresentação: Linguagem corporal e design de recursos visuais. Técnicas de gerenciamento de reuniões: Preparação de uma pauta e tratamento de conflitos.

7 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 7 Introdução Um modelo básico de comunicação demonstra como as idéias ou informações são enviadas e recebidas entre duas partes, definidas como o emissor e o receptor.

8 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 8 Introdução Os principais componentes do modelo apresentado incluem: Codificar: Traduzir pensamentos ou idéias para uma linguagem que seja entendida pelas outras pessoas. Mensagem: A saída da codificação. Meio físico: O método usado para transmitir a mensagem. Ruído: Tudo o que interfere na transmissão e no entendimento da mensagem (por exemplo, a distância). Decodificar: Traduzir a mensagem de volta para pensamentos ou idéias significativos.

9 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 9 Introdução O uso desses componentes para se comunicar de forma eficaz com as partes interessadas no projeto envolve vários desafios. A comunicação bem-sucedida de um conceito técnico de um membro da equipe para outro membro da equipe em um país diferente pode envolver a codificação da mensagem na linguagem adequada, o envio da mensagem usando várias tecnologias e a decodificação dessa mensagem pelo receptor. Qualquer ruído introduzido no caminho irá comprometer o significado original da mensagem. Uma deterioração das comunicações pode ter impacto negativo no projeto.

10 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 10 10.1 Planejamento das comunicações O processo Planejamento das comunicações determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas: quem precisa de qual informação, quando precisarão dela, como ela será fornecida e por quem. Um fator importante para o sucesso do projeto é identificar as necessidades de informações das partes interessadas e determinar uma maneira adequada para atender a essas necessidades. Os resultados desse processo de planejamento são reexaminados regularmente durante todo o projeto e revisados conforme necessário para garantir que possam ser aplicados continuamente.

11 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 11 10.1 Planejamento das comunicações 10.1.1 Entradas 10.1.1.1 Fatores ambientais da empresa 10.1.1.2 Ativos de processos organizacionais 10.1.1.3 Declaração do escopo do projeto 10.1.1.4 Plano de gerenciamento do projeto Restrições e Premissas 10.1.2 Ferramentas e técnicas 10.1.2.1 Análise dos requisitos das comunicações 10.1.2.2 Tecnologia das comunicações 10.1.3 Saídas 10.1.3.1 Plano de gerenciamento das comunicações

12 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 12 10.1 Planejamento das comunicações 10.1.1 Entradas 10.1.1.1 Fatores ambientais da empresa Todos os fatores ambientais são usados como entradas deste processo. 10.1.1.2 Ativos de processos organizacionais As lições aprendidas e as informações históricas são especialmente importantes. As lições aprendidas e as informações históricas podem fornecer decisões e resultados com base em projetos anteriores semelhantes relacionados a problemas de comunicações. 10.1.1.3 Declaração do escopo do projeto A declaração do escopo do projeto fornece uma base documentada para futuras decisões do projeto e para confirmar um conhecimento comum do escopo do projeto entre as partes interessadas. A análise das partes interessadas é terminada como parte do processo Definição do Escopo.

13 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 13 10.1 Planejamento das comunicações 10.1.1 Entradas 10.1.1.4 Plano de gerenciamento do projeto O plano de gerenciamento do projeto fornece informações básicas sobre o projeto, inclusive datas e restrições que podem ser relevantes para o planejamento das comunicações. Restrições. As restrições são fatores que podem limitar as opções da equipe de gerenciamento de projetos. Exemplos de restrições incluem membros da equipe em locais geográficos diferentes, versões incompatíveis de software de comunicação ou capacidades técnicas de comunicação limitadas. Premissas. As premissas específicas que afetam o planejamento das comunicações irão depender do projeto específico.

14 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 14 10.1 Planejamento das comunicações 10.1.2 Ferramentas e técnicas 10.1.2.1 Análise dos requisitos das comunicações A análise dos requisitos das comunicações resulta na soma das necessidades de informações das partes interessadas no projeto. Esses requisitos são definidos combinando o tipo e o formato das informações necessárias com uma análise do valor dessas informações. O gerente de projetos deve considerar o número de canais ou caminhos de comunicação possíveis como um indicador da complexidade das comunicações em um projeto. O número total de canais de comunicação é n(n-1)/2, em que n = número de partes interessadas.

15 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 15 10.1 Planejamento das comunicações 10.1.2 Ferramentas e técnicas 10.1.2.1 Análise dos requisitos das comunicações Fontes de Requisitos: Organogramas, A organização do projeto e as relações das responsabilidades entre as partes interessadas, Disciplinas, departamentos e áreas de especialização envolvidos no projeto, Logística de quantas pessoas serão envolvidas no projeto e em que locais, Necessidades internas de informações (por exemplo, a comunicação nas organizações), Necessidades externas de informações (por exemplo, a comunicação com as contratadas ou com os meios de comunicação) e Informações sobre as partes interessadas.

16 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 16 10.1 Planejamento das comunicações 10.1.2 Ferramentas e técnicas 10.1.2.2 Tecnologia das comunicações As metodologias usadas para transferir informações entre as partes interessadas no projeto podem variar significativamente. Os fatores da tecnologia das comunicações que podem afetar o projeto incluem: A urgência da necessidade de informações. O sucesso do projeto depende da pronta disponibilidade de informações atualizadas freqüentemente ou relatórios por escrito emitidos regularmente seriam suficientes? A disponibilidade de tecnologia. Os sistemas já implantados são adequados ou o projeto precisa de mudanças para poder dar suporte adequado? A formação de pessoal esperada do projeto. Os sistemas de comunicações propostos são compatíveis com a experiência e especialização dos participantes do projeto ou há necessidade de treinamento e aprendizado extensos?

17 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 17 10.1 Planejamento das comunicações 10.1.2 Ferramentas e técnicas 10.1.2.2 Tecnologia das comunicações Os fatores da tecnologia das comunicações que podem afetar o projeto incluem: A duração do projeto. É provável que a tecnologia disponível mude antes de o projeto terminar? O ambiente do projeto. A equipe se reúne e opera com a presença física dos membros ou em um ambiente virtual? 10.1.3 Saídas 10.1.3.1 Plano de gerenciamento das comunicações O plano de gerenciamento das comunicações faz parte ou é um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto. O plano de gerenciamento das comunicações pode ser formal ou informal, bem detalhado ou genérico, e pode se basear nas necessidades do projeto.

18 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 18 10.1 Planejamento das comunicações 10.1.3 Saídas 10.1.3.1 Plano de gerenciamento das comunicações O plano de gerenciamento das comunicações fornece: Os requisitos de comunicação das partes interessadas As informações que serão comunicadas, inclusive o formato, conteúdo e nível de detalhes A pessoa responsável pela comunicação das informações A pessoa ou os grupos que receberão as informações Os métodos ou tecnologias usados para transmitir as informações, como memorandos, email e/ou comunicados à imprensa A freqüência da comunicação, como, por exemplo, semanal Os prazos para identificar processos para aumentar o nível e a cadeia gerencial (nomes) para levar para níveis mais altos problemas que não podem ser resolvidos em um nível hierárquico mais baixo O método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações conforme o projeto se desenvolve e avança Glossário da terminologia comum.

19 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 19 10.1 Planejamento das comunicações 10.1.3 Saídas 10.1.3.1 Plano de gerenciamento das comunicações Os exemplos de atributos de um plano de gerenciamento das comunicações podem incluir: Item de comunicações. As informações que serão distribuídas às partes interessadas. Objetivo. A razão da distribuição dessas informações. Freqüência. A freqüência de distribuição dessas informações. Datas de início/conclusão. O prazo para a distribuição das informações. Formato/meio físico. O layout das informações e o método de transmissão. Responsabilidade. O membro da equipe encarregado da distribuição das informações. O planejamento das comunicações freqüentemente envolve a criação de entregas adicionais que, por sua vez, exigem mais tempo e esforço. Portanto, a estrutura analítica do projeto, o cronograma do projeto e o orçamento do projeto são atualizados de acordo.

20 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 20 10.2 Distribuição das informações A distribuição das informações envolve colocar as informações à disposição das partes interessadas no projeto no momento oportuno. A distribuição das informações inclui implementar o plano de gerenciamento das comunicações, além de responder às solicitações de informações não previstas.

21 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 21 10.2 Distribuição das informações 10.2.1 Entradas 10.2.1.1 Plano de gerenciamento das comunicações 10.2.2 Ferramentas e técnicas 10.2.2.1 Habilidades de comunicação 10.2.2.2 Sistema de coleta e recuperação de informações 10.2.2.3 Métodos de distribuição das informações 10.2.2.4 Processo de lições aprendidas 10.2.3 Saídas 10.2.3.1 Ativos de processos organizacionais (atualizações) 10.2.3.2 Mudanças solicitadas

22 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 22 10.2 Distribuição das informações 10.2.1 Entradas 10.2.1.1 Plano de gerenciamento das comunicações O plano de gerenciamento das comunicações fornece: Os requisitos de comunicação das partes interessadas As informações que serão comunicadas, inclusive o formato, conteúdo e nível de detalhes A pessoa responsável pela comunicação das informações A pessoa ou os grupos que receberão as informações Os métodos ou tecnologias usados para transmitir as informações, como memorandos, email e/ou comunicados à imprensa A freqüência da comunicação, como, por exemplo, semanal Os prazos para identificar processos para aumentar o nível e a cadeia gerencial (nomes) para levar para níveis mais altos problemas que não podem ser resolvidos em um nível hierárquico mais baixo O método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações conforme o projeto se desenvolve e avança Glossário da terminologia comum.

23 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 23 10.2 Distribuição das informações 10.2.2 Ferramentas e técnicas 10.2.2.1 Habilidades de comunicação As habilidades de comunicação fazem parte das habilidades de gerenciamento geral e são usadas para trocar informações. As habilidades de gerenciamento geral relacionadas às comunicações incluem garantir que as pessoas certas obtenham as informações certas na hora certa, conforme definido no plano de gerenciamento das comunicações. A comunicação possui muitas dimensões: Escrita e oral, ouvir e falar Interna (dentro do projeto) e externa (o cliente, os meios de comunicação, o público) Formal (relatórios, briefings) e informais (memorandos, conversas para fins específicos) Vertical (para cima e para baixo na organização) e horizontal (entre os pares).

24 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 24 10.2 Distribuição das informações 10.2.2 Ferramentas e técnicas 10.2.2.2 Sistema de coleta e recuperação de informações As informações podem ser coletadas e recuperadas por diversos meios, inclusive: sistemas manuais de arquivamento, bancos de dados eletrônicos, software de gerenciamento de projetos e sistemas que possibilitam o acesso à documentação técnica, como desenhos de engenharia, especificações de design e planos de teste. 10.2.2.3 Métodos de distribuição das informações A distribuição das informações é a coleta, compartilhamento e distribuição das informações às partes interessadas no projeto em todo o ciclo de vida do projeto no momento oportuno.

25 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 25 10.2 Distribuição das informações 10.2.2 Ferramentas e técnicas 10.2.2.3 Métodos de distribuição das informações As informações sobre o projeto podem ser distribuídas usando diversos métodos, incluindo: Reuniões do projeto, distribuição de cópias impressas de documentos, sistemas manuais de arquivamento e bancos de dados eletrônicos de acesso compartilhado Ferramentas para conferências e comunicação eletrônica, como email, fax, correio de voz, telefone, videoconferência e conferências, e publicações na Internet. Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos, como interfaces Web para software de gerenciamento de projetos e elaboração de cronogramas, software para dar suporte a reuniões e escritórios virtuais, portais, e ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo.

26 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 26 10.2 Distribuição das informações 10.2.2 Ferramentas e técnicas 10.2.2.4 Processo de lições aprendidas Uma sessão de lições aprendidas se concentra na identificação dos sucessos e fracassos do projeto e inclui recomendações para melhorar o desempenho futuro dos projetos. As lições aprendidas são compiladas, formalizadas e armazenadas durante o projeto. Alguns resultados específicos das lições aprendidas incluem: Atualização da base de conhecimento de lições aprendidas Entradas do sistema de gerenciamento do conhecimento Políticas, procedimentos e processos corporativos atualizados Habilidades de negócios aperfeiçoadas Melhorias gerais nos serviços e produtos Atualizações no plano de gerenciamento de riscos

27 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 27 10.2 Distribuição das informações 10.2.3 Saídas 10.2.3.1 Ativos de processos organizacionais (atualizações) Documentação das lições aprendidas. A documentação inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre a distribuição das informações. As lições aprendidas são documentadas de forma que integrem o banco de dados histórico tanto para este projeto como para a organização executora. Registros do projeto. Os registros do projeto podem incluir correspondências, memorandos e documentos que descrevem o projeto. Essas informações podem, conforme possível e adequado, ser mantidas de uma forma organizada. Os membros da equipe do projeto podem também manter registros em um diário do projeto. Relatórios do projeto. Os relatórios formais e informais do projeto detalham o andamento do projeto e incluem lições aprendidas, registros de problemas, relatórios de encerramento do projeto e saídas de outras áreas de conhecimento.

28 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 28 10.2 Distribuição das informações 10.2.3 Saídas 10.2.3.1 Ativos de processos organizacionais (atualizações) Apresentações do projeto. A equipe do projeto fornece informações, formal ou informalmente, a algumas ou a todas as partes interessadas no projeto. Essas informações são relevantes para as necessidades da audiência e o método de apresentação é adequado. Feedback das partes interessadas. As informações recebidas das partes interessadas relativas às operações do projeto podem ser distribuídas e usadas para modificar ou melhorar o desempenho futuro do projeto. Notificações das partes interessadas. É possível fornecer informações às partes interessadas sobre problemas resolvidos, mudanças aprovadas e andamento geral do projeto.

29 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 29 10.2 Distribuição das informações 10.2.3 Saídas 10.2.3.2 Mudanças solicitadas As mudanças surgidas no processo Distribuição das informações devem causar mudanças no plano de gerenciamento do projeto e no plano de gerenciamento das comunicações. As mudanças solicitadas (adições, modificações, revisões) no plano de gerenciamento do projeto e nos seus planos auxiliares são revisadas e a destinação é gerenciada pelo processo Controle integrado de mudanças.

30 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 30 10.3 Relatório de Desempenho O processo de relatório de desempenho envolve: A coleta de todos os dados de linha de base e A distribuição das informações sobre o desempenho às partes interessadas. Em geral, essas informações sobre o desempenho incluem o modo como os recursos estão sendo usados para atingir os objetivos do projeto. O relatório de desempenho deve normalmente fornecer informações sobre escopo, cronograma, custo e qualidade. Muitos projetos também exigem informações sobre risco e aquisições. Os relatórios podem ser preparados de forma abrangente ou com base em exceções.

31 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 31 10.3 Relatório de Desempenho 10.3.1 Entradas 10.3.1.1 Informações sobre o desempenho do trabalho 10.3.1.2 Medições de desempenho 10.3.1.3 Previsão de término 10.3.1.4 Medições de controle de qualidade 10.3.1.5 Plano de gerenciamento do projeto Linha de base de medição de desempenho 10.3.1.6 Solicitações de mudanças aprovadas 10.3.1.7 Entregas 10.3.2 Ferramentas e técnicas 10.3.2.1 Ferramentas de apresentação de informações 10.3.2.2 Coleta e compilação das informações sobre o desempenho 10.3.2.3 Reuniões de avaliação do andamento 10.3.2.4 Sistemas de relatórios de horas 10.3.2.5 Sistemas de relatórios de custos

32 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 32 10.3 Relatório de Desempenho 10.3.3 Saídas 10.3.3.1 Relatórios de desempenho 10.3.3.2 Previsões 10.3.3.3 Mudanças solicitadas 10.3.3.4 Ações corretivas recomendadas 10.3.3.5 Ativos de processos organizacionais (atualizações)

33 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 33 10.3 Relatório de Desempenho 10.3.1 Entradas 10.3.1.1 Informações sobre o desempenho do trabalho As informações sobre o desempenho do trabalho a respeito da situação atual das entregas, e sobre o que foi realizado, são coletadas como parte da execução do projeto e alimentadas no processo Relatório de Desempenho. 10.3.1.2 Medições de desempenho Os valores calculados de CV, SV, CPI e SPI de componentes da EAP, em particular os pacotes de trabalho e as contas de controle, são documentados e comunicados às partes interessadas. 10.3.1.3 Previsão de término Um valor de EAC e ETC calculados ou um valor de EAC e ETC relatados pela organização executora são documentados e comunicados às partes interessadas.

34 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 34 10.3 Relatório de Desempenho 10.3.1 Entradas 10.3.1.4 Medições de controle de qualidade As medições de controle da qualidade representam os resultados das atividades de CQ fornecidos como feedback para a GQ para reavaliar e analisar os processos e padrões de qualidade da organização executora. 10.3.1.5 Plano de gerenciamento do projeto O plano de gerenciamento do projeto fornece informações sobre a linha de base. Linha de base da medição de desempenho. Um plano aprovado para o trabalho do projeto em relação ao qual a execução do projeto é comparada e são medidos os desvios para o controle gerencial. A linha de base da medição de desempenho normalmente integra os parâmetros de escopo, cronograma e custo de um projeto, mas pode também incluir parâmetros técnicos e de qualidade.

35 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 35 10.3 Relatório de Desempenho 10.3.1 Entradas 10.3.1.6 Solicitações de mudanças aprovadas As solicitações de mudança aprovadas são mudanças solicitadas que ampliam ou limitam o escopo do projeto para modificar os custos estimados ou para revisar as estimativas de duração da atividade que foram aprovadas e estão prontas para serem implementadas pela equipe do projeto. 10.3.1.7 Entregas São qualquer produto, resultado ou capacidade para realizar um serviço exclusivos e verificáveis que devem ser produzidos para terminar um processo, fase ou projeto. 10.3.2 Ferramentas e técnicas 10.3.2.1 Ferramentas de apresentação de informações Os pacotes de software que incluem relatórios de tabelas, análise de planilhas, apresentações ou capacidades gráficas podem ser usados para criar imagens de qualidade para a apresentação dos dados de desempenho do projeto.

36 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 36 10.3 Relatório de Desempenho 10.3.2 Ferramentas e técnicas 10.3.2.2 Coleta e compilação das informações sobre o desempenho As informações podem ser coletadas e compiladas a partir de diversos meios, inclusive sistemas de arquivamento manual, bancos de dados eletrônicos, software de gerenciamento de projetos e sistemas que permitem acesso à documentação técnica, como desenhos de engenharia, especificações de design e planos de teste, para produzir tanto previsões como relatórios de desempenho, andamento e progresso. 10.3.2.3 Reuniões de avaliação do andamento As reuniões de avaliação do andamento são eventos regularmente agendados para trocar informações sobre o projeto. Na maioria dos projetos, as reuniões de avaliação do andamento serão realizadas com freqüências diferentes e em níveis diversos.

37 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 37 10.3 Relatório de Desempenho 10.3.2 Ferramentas e técnicas 10.3.2.4 Sistemas de relatórios de horas Os sistemas de relatórios de horas registram e fornecem as horas gastas no projeto. 10.3.2.5 Sistemas de relatórios de custos Os sistemas de relatórios de custos registram e fornecem os custos gastos no projeto.

38 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 38 10.3 Relatório de Desempenho 10.3.3 Saídas 10.3.3.1 Relatórios de desempenho Os relatórios de desempenho organizam e sintetizam as informações coletadas e apresentam os resultados de qualquer análise comparados com a linha de base da medição de desempenho. Os relatórios devem fornecer informações sobre o progresso e o andamento, e o nível de detalhes exigido pelas diversas partes interessadas, conforme documentado no plano de gerenciamento das comunicações. 10.3.3.2 Previsões As previsões são atualizadas e refeitas com base nas informações sobre o desempenho do trabalho fornecidas conforme o projeto é executado. Essas informações se referem ao desempenho passado do projeto que poderiam afetar o projeto no futuro, por exemplo, estimativa no término e estimativa para terminar.

39 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 39 10.3 Relatório de Desempenho 10.3.3 Saídas 10.3.3.3 Mudanças solicitadas A análise do desempenho do projeto freqüentemente gera mudanças solicitadas em algum aspecto do projeto. Essas mudanças solicitadas são processadas e destinadas pelo processo Controle integrado de mudanças. 10.3.3.4 Ações corretivas recomendadas As ações corretivas recomendadas incluem mudanças para fazer com que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto. 10.3.3.5 Ativos de processos organizacionais (atualizações) A documentação das lições aprendidas inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre o relatório de desempenho.

40 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 40 10.4 Gerenciar as partes interessadas O gerenciamento das partes interessadas se refere a gerenciar as comunicações para satisfazer as necessidades das partes interessadas no projeto e resolver problemas com elas. O gerenciamento ativo das partes interessadas aumenta a probabilidade de o projeto não se desviar do curso por causa de problemas não resolvidos das partes interessadas, aumenta a capacidade das pessoas operarem em sinergia e limita as interrupções durante o projeto.

41 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 41 10.4 Gerenciar as partes interessadas 10.4.1 Entradas 10.4.1.1 Plano de gerenciamento das comunicações 10.4.1.2 Ativos de processos organizacionais 10.4.2 Ferramentas e técnicas 10.4.2.1 Métodos de comunicação 10.4.2.2 Registros de problemas 10.4.3 Saídas 10.4.3.1 Problemas resolvidos 10.4.3.2 Solicitações de mudanças aprovadas 10.4.3.3 Ações corretivas aprovadas 10.4.3.4 Ativos de processos organizacionais (atualizações) 10.4.3.5 Plano de gerenciamento do projeto (atualizações)

42 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 42 10.4 Gerenciar as partes interessadas 10.4.1 Entradas 10.4.1.1 Plano de gerenciamento das comunicações Os requisitos e expectativas das partes interessadas propiciam um entendimento das metas, objetivos e nível de comunicação das partes interessadas durante o projeto. As necessidades e expectativas são identificadas, analisadas e documentadas no plano de gerenciamento das comunicações, que é um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto. 10.4.1.2 Ativos de processos organizacionais Conforme aparecem problemas no projeto, o gerente de projetos deve abordar e resolver esses problemas juntamente com as partes interessadas no projeto adequadas.

43 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 43 10.4 Gerenciar as partes interessadas 10.4.2 Ferramentas e técnicas 10.4.2.1 Métodos de comunicação Os métodos de comunicação identificados para cada parte interessada no plano de gerenciamento das comunicações são utilizados durante o gerenciamento das partes interessadas. 10.4.2.2 Registros de problemas Um registro de problemas ou um registro de itens de ação são ferramentas que podem ser usadas para documentar e monitorar a resolução de problemas. Um problema é esclarecido e declarado de forma que possa ser resolvido. É designado um proprietário e normalmente é estabelecida uma data alvo de encerramento. Os problemas não resolvidos podem ser uma importante fonte de conflitos e de atrasos no projeto.

44 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 44 10.4 Gerenciar as partes interessadas 10.4.3 Saídas 10.4.3.1 Problemas resolvidos Conforme os requisitos das partes interessadas são identificados e resolvidos, o registro de problemas irá documentar as questões que foram abordadas e encerradas. 10.4.3.2 Solicitações de mudanças aprovadas As solicitações de mudança aprovadas incluem mudanças no andamento dos problemas das partes interessadas no plano de gerenciamento de pessoal, que são necessárias para refletir as mudanças em como as comunicações com as partes interessadas irão ocorrer. 10.4.3.3 Ações corretivas aprovadas As ações corretivas aprovadas incluem mudanças para fazer com que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto.

45 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 45 10.4 Gerenciar as partes interessadas 10.4.3 Saídas 10.4.3.4 Ativos de processos organizacionais (atualizações) A documentação das lições aprendidas inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre o gerenciamento das partes interessadas. As lições aprendidas são documentadas de forma que integrem o banco de dados histórico tanto para este projeto como para a organização executora. 10.4.3.5 Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) O plano de gerenciamento do projeto é atualizado para refletir as mudanças feitas no plano das comunicações.

46 Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho 46 Referências Capítulo 10 do PMBOK Guide: Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®), 3a. edição, 2004, Project Management Institute. http://www.pmi.org (Versão Inglês) http://www.pmimg.org.br (Versão Português).


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