RELATÓRIO DE RECOMENDAÇÕES

Apresentação em tema: "RELATÓRIO DE RECOMENDAÇÕES"— Transcrição da apresentação:

1 RELATÓRIO DE RECOMENDAÇÕES
PLANO DE AÇÃO RELATÓRIO DE RECOMENDAÇÕES AUDITORIA EXTERNA SETEMBRO/2013

2 PLANO DE AÇÃO Cronograma de Ações Fases dos Projetos Abril/2013
Maio a Agosto/2013 Agosto/2013 Setembro/2013 Relatório Auditoria Directa Avaliação dos itens pelas respectivas áreas e tratativas Consolidação dos Itens / Fechamento Avaliação RETORNO Providencias Fases dos Projetos CONCLUIDO 75% REALIZADO 50% REALIZADO 25% REALIZADO NÃO INICIADO

3 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 2.1- Contratos de Locação – Permissionários em Geral Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Cobrança de Juros (não há evidencia de aplicação de juros e multas pelos atrasos de pagamento de locações) 2-Adoção da recomendação de cobrança de juros e multa 3-Abolir o encontro de contas(compensação do crédito do permissionário por vales de consumo funcionários e notas de prestação de serviço ou fornecimento ao clube) Manter os níveis de receitas gerados pela locação de espaços Redução dos níveis de inadimplência Jurídico Tesouraria Administrativo

4 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 2.1- Contratos de Locação – Permissionários em Geral Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Revisão dos valores contratados Prática já adotada na renovação de contratos de: -Shiro cabelereiros; -Malharia Tocha; Cozin, Grill, Bocha e outros Ganho Incremental de receita de R$51.831,16 Jurídico Tesouraria Administrativo Concorrência Satisfação do associado / adimplência / valor de mercado resolvido

5 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 2.1- Contratos de Locação – Permissionários em Geral Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Riscos Trabalhistas Solicitar mensalmente a todos permissionários Documentação de recolhimento de impostos e anexar aos pagamentos de vales. Incluir clausula nos contratos em fase de renovação Reduzir os riscos de ações Trabalhistas Jurídico Administrativo Energia Elétrica Estão sendo colocados medidores nos estabelecimentos que ainda não possuem. Em alguns estabelecimentos os valores são cobrados por média. Redução custo de energia de Cronograma de instalação Patrimônio

6 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 2.1- Contratos de Locação – Permissionários em Geral Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Informações Societárias Na assinatura do 1º contrato já são solicitados os comprovantes societários. A cada renovação serão consultados os órgãos de crédito. (atualização do processo) Buscar a redução dos níveis de inadimplência Administrativo Relação de bens do CAA em uso pelo permissionário Alguns estabelecimentos já tem a relação; Programação de vistoria em outros estabelec.

7 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 2.1- Contratos de Locação – Permissionários em Geral Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Check List Permissionários 1- Fisio Quality Confissão de dívida com emissão de notas para pagamento em 8 parcelas Não cobrança de juros e multas em aluguéis em atraso Falta de registro de funcionários Esta sendo efetuada a cobrança dando um prazo para regularização; Caso não se cumpram os prazos as notas promissórias serão protestadas Serão cobrados juros e multas de aluguéis em atraso; A permissionária será notificada a respeito do registro de funcionárias resolvido Administrativo Financeiro Jurídico

8 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 2.1- Contratos de Locação – Permissionários em Geral Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável 2- Lanchonete da Sauna Não emissão de nota fiscal Utilização de vales para abatimento do valor de aluguel O permissionário está regularizando a situação para emissão de nota fiscal eletrônica Suspensão do procedimento de encontro de contas Adoção de multas e juros em casos de inadimplência Redução dos riscos trabalhistas Financeiro Administrativo 3- Espaço Grill Lanchonete Cessão de atividades a terceiros O contrato foi renovado e o permissionário apresentou documentos da nova razão social.

9 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 2.1- Contratos de Locação – Permissionários em Geral Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável 4- Café Esporte Atraso no pagamento de contas Horário de funcionamento O permissionário foi devidamente notificado sobre o termino do contrato Novo contrato deverá atender recomendações Financeiro Administrativo Jurídico 5- Bar do Salão Social Exclusividade de Exploração Não há débitos atrasados Aumentar os ganhos com exploração do espaço Social Juridico

10 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 2.2- Contratos de Publicidade e Patrocínio Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Esforço de Cobrança Valores de patrocínio pendentes Executar rotinas de cobrança formalizadas e consistentes; Contratação de funcionário encarregado de cobrança. Reduzir os níveis de inadimplência Maketing Financeiro

11 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 2.2- Contratos de Publicidade e Patrocínio Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Recuperação de Receitas Encontro de contas –cotas de patrocínio/ fornecimento serviços A Cozin mencionada está em dia com seus pagamentos; A empresa Django quitou seus débitos e não é mais prestadora de serviços Ganho de receita de R$23.964,00 (troca de permissionário) Administrativo Jurídico Ausência de Contratos Faltam assinaturas em alguns contratos Alteração no fluxo de emissão, coleta de assinaturas e distribuição, visando agilizar o processo e evitar riscos processuais Ganho em agilidade

12 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 2.3- Contratos de Locação – Atrasos do Recebimento Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Cancelamentos não é cobrada multa ou retenção de parcelas já pagas Os casos apontados pela Auditoria foram atípicos (ex: permuta Teatro/aulas) Não teremos mais contratos de permuta Correção dos desvios Social Financeiro Reservas sem pagamento de sinal Não existe sinal para as reservas e sim para os contratos celebrados. Já corrigido conforme manual de procedimentos Inspeção do salão Já corrigido em contrato e criado manual de procedimentos

13 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 2.7- Mão de Obra Temporária Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Ausência de Contrato os contratos são realizados por funcionário contratado ( 2 con tratos) resolvido Administrativo Possibilidade de Economia Alteração do sistema de contratação , substituindo a mão de obra temporária por contratação com período de experiência Eliminação da despesa . resolvido

14 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 2.11 – Serviços Médicos Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Ausência de processo de concorrência Cotação de preços realizada em set/2011 resolvido Administrativo Ausência de monitoramento de horas cobradas As horas são monitoradas com tolerância de 30 min na entrada/sáida e 15 min nos horários de refeição. No caso de faltas, outro médico. (Luiz Paulo) Resolvido Obrigações Acessórias contrato rescindido em 30/9/2013

15 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 2.11 – Serviços Médicos Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Controle dos médicos disponibilizados a Clinica R9 gerencia o contrato resolvido administrativo Taxa Administrativa e custo fixo coordenador O coordenador é quem faz a coordenação dos médicos, percebendo R$ 1.276,51/mês

16 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 3.1 Recursos Humanos Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Risco Contingencial Marcação antecipada Os colaboradores apontados no relatório foram advertidos verbalmente. Todos demais colaboradores foram orientados. Redução das ocorrências Administrativo Horas Extras A limitação de mão de obra, principalmente na área administrativa impede “zerar” essa despesa. Existe uma orientação para que apenas sejam autorizadas horas extras em extrema necessidade Redução gradativa das despesas

17 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 3.1 Recursos Humanos Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Horas Extras Limite legal Em função dos eventos sociais e da escassez de mão de obra, algumas vezes é impossível cumprir as determinações legais. Administrativo Intervalo mínimo entre jornadas Estão sendo revisadas as escalas de trabalho dos colaboradores visando MINIMIZAR ocorrências Necessidade de aumento de quadro de pessoal

18 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 3.2 Gestão dos Benefícios Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Convênio Farmácia Subsidio CAA-50% Farmácia Balcão Manter o convênio farmácia aos colaboradores afastados por um período de somente três meses; resolvido Administrativo

19 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 3.2 Gestão dos Benefícios Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Convênio Médico Não repasse dos reajustes do plano aos descontos de funcionários O não repasse dos aumentos aos colaboradores foi uma decisão da Diretoria POLÍTICA DA GESTÃO ATUAL: NÃO RETIRAR BENEFÍCIOS EXISTENTES resolvido Administrativo

20 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 3.2 Gestão dos Benefícios Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Manutenção benefícios sem cobrança de custeio O auxilio farmácia e a cesta de alimentos são mantido por três meses de afastamento em caso de afastamento. REDUÇÃO DE CUSTOS Administrativo Vale transporte Não há atualização periódica dos itinerários. SOLUÇÃO: REVISÃO DOS ITINERÁRIOS + BILHETE ÚNICO administrativo

21 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 3.3 Folha de pagamento Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Banco de Horas No momento não temos estrutura para implantação. Será feito contato com Sindicato para viabilizar a implantação. Administrativo

22 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 3.4 Cargos e Salários Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Descritivo de Cargos A inexistência de regras formais com relação a Plano de Carreira, promoções ,avaliações é uma realidades e a sua implantação é reconhecida como urgente e necessária, entretanto não existe mão de obra disponível e capacitada para implantação do projeto . Contratação de Consultoria externa para implantação do plano Custo: R$78.000,00 Administrativo Política de salários

23 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 3.5-Outros Comentários Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Férias Saldo remanescente Já foi reduzido consideravelmente o saldo de férias de alguns empregados. Objetivo: zerar o passivo de dias pendentes Administrativo Melhoria de Procedimentos Não dispomos de mão de obra disponível e capacitada para desenvolvimento de manuais,desenvolvimento de relatórios gerenciais etc. Orçar para o próximo ano contratação de mão de obra capacitada Custo: R$ /mês Financeiro

24 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 4.2- Autônomos Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Autônomos Nas novas contratações, buscar a contratação de pessoa jurídica que prestem serviços em diversos locais. alto custo inviabiliza orientação da Auditoria Administrativo

25 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 4.3-Compras Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Ausência de Cotações Os pedidos de compras são aprovados mediante apresentação de três orçamentos conforme documento “Normas para Compras de materiais e contratações de serviços e obras” oficializado em agosto de 2013. Pedido de Compras Administrativo Financeiro

26 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 4.3-Compras Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Centralização de compras A centralização de compras e a rotina de recebimento de materiais estão normatizados no documento “Normas para Compras de materiais e contratações de serviços e obras” oficializado em agosto de 2013. Será orçada a construção de um almoxarifado único com monitoramento por câmeras e controle de acesso e contratação de profissional Custo: R$ obra civil / R$ sistema e R$ R$ /ano funcionário Recebimento de materiais Patrimônio Administrativo

27 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 4.C-Arbitragem Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Risco Trabalhista . Contratar organização de árbritos Custo atual R$ /ano Elevação do Custo da arbitragem em 70% (R$ ) Juridico Esportes

28 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 5.1- Financeiro Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Borderôs de Eventos O bordero analisado foi o de Baile de Aniversário. Nesta conta foram computadas além das receitas e despesas do evento social, outras referentes a atividades esportivas que ocorrem no mês de aniversário. Para o orçamento deste ano foi definido que os eventos serão orçados detalhadamente. A orçamentação detalhada possibilitará o controle mais eficaz dos resultados Social Financeiro

29 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 5.1- Financeiro Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Contratação de Serviços Todos serviços contratados são alvo de cotações Adequação aos procedimentos Social Financeiro

30 Recomendação Auditoria
PLANO DE AÇÃO 5.4-Receita com Manutenção do Clube Recomendação Auditoria Ação Resultado Prazo Responsável Notas Promissórias Vencidas Foram identificadas notas promissórias vencidas, pendentes de pagamento na época. resolvido Social Financeiro

31 PLANO DE AÇÃO RESULTADOS Itens apontados: 41 28 (68%) 3 (7%) 2 (5%)
28 (68%) 3 (7%) 2 (5%) 6 (15%) CONCLUIDO 75% REALIZADO 50% REALIZADO 25% REALIZADO NÃO INICIADO

32 RESULTADOS GERAIS RESULTADO EM 31/08/2013
FINANCEIRO RESULTADOS GERAIS RESULTADO EM 31/08/2013 ORDINÁRIO MR$ REALIZADO EXTRAORDINARIO

33 PRINCIPAIS INDICADORES FINANCEIROS DO CAA EM 31/08/2013
RESULTADOS GERAIS PRINCIPAIS INDICADORES FINANCEIROS DO CAA EM 31/08/2013 POSIÇÃO 31/08/2013 VALOR APLICAÇÃO FINANCEIRA VALOR DISPONÍVEL ÍNDICE LIQUIDEZ CORRENTE-ILC 1,40

34 PLANO DE REDUÇÃO DE CUSTOS VALOR REDUÇÃO ATÉ DEZ/2013 (R$)
FINANCEIRO RESULTADOS GERAIS PLANO DE REDUÇÃO DE CUSTOS ATIVIDADE VALOR REDUÇÃO ATÉ DEZ/2013 (R$) SERVIÇO MÉDICO 60 MÃO-DE-OBRA TEMPORÁRIA 100 SEGURANÇA CONTRATADA 30 HORA-EXTRAS 40 SUB TOTAL 230 ENERGIA + GÁS 120 TV 18 CÂMERAS MONITORAMENTO 56 TOTAL 424

35 Contratos de Locação- Inadimplência

36 Mão de Obra Temporária Mudança sistema de contratação

37 Comportamento Horas Extras
Total HE Festa Junina Novo sistema HE por área

38 Contratos de Patrocínio
Até ago/13

39 Consumo de Energia-instalação de medidores

40 Notas Promissórias

41 Evolução da Receita de Contratos de Locação
Restrições tipos de eventos

42 Ganho Incremental com Reajustes de Contratos
Fonte:

43 Relação Mão de Obra/Associados/Área Total

44 Contratos Inadimplentes 2013

45 Contratos Inadimplentes 2010

46 Contratos Inadimplentes 2012
Contratos de Inadimplentes Locação 2012 Nº Contrato Locador Inadimplência Observação 248/2012 TCR-Produções Artísticas Promoções e Propaganda R$ 5.000,00 Assinado/ Promissórias

47 Normas para Compras de Materiais
Compra Direta Materiais de uso contínuo Máquinas, utensílios e equiptos e/ou materiais de uso não contínuo 3 Fornecedores R$ - Até 1.500,00 Tomada de Preço R$ - Acima de 1.500,00 Critério igualitário(especificação do produto e prazo p/apresentação de proposta Orçamento 3 fornecedores Compras de Vulto Uniformes esportivos Contratação de serviços Construções Concorrência

48

49 4 vigilantes desarmados
Licitações Objeto Material Envolvido Vencedor Valor Economia Compra de Uniformes 2840 uniformes Rasut Unitário:R$49,00 Goleiro: R$82,00 Árbitro: R$51,00 20% Homem/hora R$18,60 Grupo Yaman 4 vigilantes desarmados Serviços de Segurança R$23.964,00 (ano) R$89.820,00 lote de equiptos Multmed Equiptos diversos Equiptos Academia

50

51 PROCEDIMENTOS PARA LOCAÇÃO DE ESPAÇOS
SALÃO SOCIAL ESPAÇO SOCIAL SALÃO NOBRE TEATRO DA RESERVA: - As reservas serão efetuadas por um prazo máximo de 7 (sete) dias. Após esse prazo não havendo confirmação da locação o espaço ficará disponível a novas reservas. DO LOCATÁRIO: - Para locações destinadas a eventos particulares (casamentos/aniversários/etc.) poderá ser realizada em nome de pessoa física. - Para locações destinadas a eventos (shows, apresentações, feiras, etc.) somente poderá ser realizada em nome de empresas legalizadas e com fins específicos para tal. DO CONTRATO: - Havendo confirmação, deverão ser apresentados os documentos exigidos para locações após analise e pesquisa nos órgãos competentes, será confeccionado o contrato e coletado as assinaturas no prazo máximo de 15 dias a contar da confirmação. DO VALOR: - O valor das locações está divulgado no site do clube em tabela especifica dos respectivos espaços. DO PAGAMENTO: - O pagamento poderá ser efetuado a vista com 10% de desconto sobre o valor da tabela, ou sem desconto, com sinal correspondente a 20% do valor da locação e o restante 80% em até 04 (quatro) parcelas mensal, desde que o ultimo pagamento seja efetuado com antecedência de 10 (dez) dias do evento.

52 OBS: Poderá haver concessão de descontos ou prazo maior para os parcelamentos, uma vez autorizado pela Diretoria. DO CANCELAMENTO: Eventuais desistências dos locatários seja ela imotivada ou não, implicará na integral perda dos valores pagos, a título de indenização por perdas e danos, bem como lucros cessantes, nada obstante, possa o Locador, caso sejam verificados danos de outra natureza demanda-los em face do Locatário. DAS CESSÕES DE ESPAÇOS: Qualquer cessão de espaço somente poderá ocorrer mediante autorização da diretoria obedecendo as seguintes situações: a) Cessão Gratuita sem cobrança de taxas. b) Cessão com cobrança da taxa de limpeza. TAXA DE LIMPEZA - Salão Social R$ 2.000,00 (dois mil reais) - Espaço Social / Salão Nobre R$ 500,00 (quinhentos reais) - Teatro R$ 300,00 (trezentos reais) VISTORIA DE INSPEÇÃO: Ao término do evento, o locador através de seu preposto, fará completa vistoria do imóvel e seus pertences juntamente com um representante do locatário onde será preenchido o check list e assinado pelas partes, cujo documento ficará anexado ao contrato de locação. Na hipótese de não haver representante do locatário deverá ser anotado a ausência do mesmo obedecendo à cláusula contratual pertinente. Odair Faustino Vice Presidente Social 14/Agosto/2013

53