Q-flow 3.0, mi nombre es Javier Briosso y en nombre de Urudata Software les doy la bienvenida a este encuentro, gracias por vuestra atención.

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1 Q-flow 3.0, mi nombre es Javier Briosso y en nombre de Urudata Software les doy la bienvenida a este encuentro, gracias por vuestra atención

2 Agenda Workflow e BPM Características mais relevantes de Workflow Implementação Flexibilidade – Melhoria Continua Controle Desenho de processos com Q-flow Administração e Análises com Q-flow En esta oportunidad veremos el concepto de Workflow o flujo de trabajo en el ambito de los procesos de negocio organizacionales. Pondremos sobre la mesa cuales son sus requerimientos y como estos, uno a uno, son resueltos por Q-flow 3.0. Esta presentación está dirigida a aquellos que deseen explorar soluciones de BPM (siglas de Business Process Management) y que quieran conocer como Q-flow resuelve de forma muy eficiente las situaciones que ocurren en una organización en cuanto a procesos de negocio. No requiere que la audiencia posea conocimientos técnicos especiales sino que por el contrario esta enfocada a analistas de negocio, digamos: los que conocen de la mecanica de trabajo que se da lugar en la organización.

3 Workflow Processo de negocio Software de Workflow
É um conjunto estruturado de tarefas que contribuem coletivamente a alcançar os objetivos da Organização Obtemos: AUTOMATIZAÇÃO e CONTROLE Software de Workflow Ferramentas informáticas que habilitam o controle dos processos de negocio Obtemos: Informação que assegura a MELHORIA CONTINUA ao longo do tempo Definición de Workflow y software de BPM Explicar que el software de BPM se destacan: Ordenar el trabajo de los trabajadores del conocimiento, Minimizar el tiempo de transferencia entre un trabajador y el siguiente Enrtegarle al trabajador una tarea con contexto. Esto significa varias cosas: La tarea debe poseer información completa (en muchos casos implica integrarse con los sistemas que tienen información del negocio) El trabajador debe percibir que realiza una tarea en el marco de un trabajo más amplio, del cual sus acciones son fundamentales para cumplirlo satisfactoriamente, y NO debe pensar que realiza una tarea sin saber para qué. Implementar automaticamente una política de calidad

4 Implementação Funcionalidade Tempo Desenvolvimento ágil
Suite de Workflow Monkey Code Monkey Code: se refiere al caso donde se desarrolla un sistema para implementar un proceso. Desarrollo ágil: se refiere al caso donde se utilizan herramientas o frameworks, por ejemplo Genexus o WWF. Suite de Workflows: se refiere al caso donde se utilza una herramienta de BPM para implementar los procesos de negocio de una organización. Tempo

5 Único que propicia a Melhoria Continua
Flexibilidade Custo Único que propicia a Melhoria Continua De la misma forma que en el caso anterior, no solo lleva mas tiempo desarrollar procesos de negocio de forma manual o sin una herramienta adecuada o framework, sino que además la adaptabilidad de estos sistemas suele ser muy costosa. En el caso de utilizar una herramienta, eso podría ser posible, pero a menudo requiere reingenieria y técnicos en informatica para adecuarla En el caso de una Suite de Workflow, es evidente que este modelo se adecua perfectamente a las organizaciones de hoy en día, con cambios constantes y esto se debe a que quien gestiona un sistema de este tipo, es un analista de negocio, no un programador como en los anteriores casos!!! En definitiva, un sistema así es realmente un promotor de la mejora continua organizacional. Mudanças

6 Operações sem Workflow
Processo fora de controle = Variância GRANDE: s M+3s M Operaciones en las que no existe WorkFlow, suelen tener una varianza en el tiempo que requieren grande, esto es, solemos encontrarnos con casos donde nos dicen, solicitar un crédito, verificar hipotecas, aprobar un gasto, lleva un tiempo muy variable, “no lo sabemos bien”, si todo va bien una semana, pero puede tardar 5, en realidad cada caso tiene su tiempo. M-3s

7 Operações com Workflow
Processo baixo controle = Variância PEQUEÑA: s M+3s M M-3s Las operaciones que poseen Workflow, tienden a minimizar la varianza, con esto se logra un promedio más bajo que en los casos anterior, mejor control, y por supuesto mayor calidad. Esto quiere decir que tal vez si un tramite, una operación, tardaba mucho tiempo, es porque no estaba bien priorizada, nadie la estaba atendiendo o faltaba información para que el trabajador pudiera resolverla, (anteriormente llamamos a esto el “contexto”). Pero también puede pasar que una tarea se realizase en un tiempo ridículo, con esto no queremos decir que utilizando WorkFlow todo sea burocratico, no lo es, y pienso explicarlo en un instante; pero sí podemos sospechar que algo que se realiza en una decima del tiempo habitual no esta pasando por todos los controles que debería, esto es la “politica” de la que les comentaba anteriormente.

8 Papeis Valor estratégico Decisões Director Gerente Supervisor
WorkFlow permite que los trabajadores puedan maximizar su productividad en el rol que ocupan: Un Director, podrá tomar pocas decisiones pero de alto valor estratégico, por ejemplo analizando la información de los procesos utilizando KPI, o en un cubo OLAP. Un Gerente, podrá ver en un dashboard (o tablero de control) los procesos, tiempos, personas asignadas, y analizandolos mejorar Un Supervisor, se encarga de verificar el trabajo de su sector y tomar medidas para mantener el nivel de calidad definido, recuerdan que anteriormente dije que un sistema de WorkFlow no es burocrático, aquí esta la respuesta, un supervisor, puede acelerar un tramite, alertar a un trabajador que tiene algo pendiente, transferir una tarea, pausarlo o lo que sea necesario para controlar el trabajo de su sector. Un Funcionario, necesita una lista ordenada de las tareas que debe realizar, información contextual para llevarlas a cabo, controles adecuados que le den confianza y la sensación de que su trabajo es parte importante del fin que persigue la organización. El Cliente, desea saber en que etapa se encuentra su tramite u operación, si fue aprobada la información que suministró, cuanto falta para llegar a su fin. En definitiva: ¿Que me aportan a mí, como usuario, cliente, funcionario, las tecnologías de Workflow ? Para la Organización: Control. Para los Usuarios: Claridad, facilidad. Para los Supervisores: Información y control. Para el Cliente: Calidad de servicio Para el Analista de Procesos: Estadísticas. Funcionário Cliente Decisões

9 Qual é o beneficio de Workflow?
CLIENTE: Qualidade de serviço Usuários: Claridade e Facilidade Supervisores: Informação e Controle Analista de negocio: Desenvolver a Melhoria Continua ORGANIZAÇÃO: Políticas automaticamente implementadas

10 BPM – Q-flow 3.0 Modelagem Execução e Controle Administração e Análise
Se basa en 3 pilares: El modelado de procesos La ejecución y el control Y la administración y análisis

11 Modelagem Os donos do processo: Desenham Provam e Validam
Começam a operar Q-flow é a ferramenta de documentação O Workflow é a POLÍTICA mesma da Organização El modelado de procesos de negocio, como lo mencione anteriormente, esta fuertemente dirigido a que modelen quienes conocen como llevar a cabo el trabajo. Los pasos a seguir son los siguientes: 1) diseñar el proceso, 2) probarlo y validarlo y 3) ponerlo en producción. Es la propia herramienta de documentación del proceso. En ella no solo se diseña un grafo el cual constituye la secuencia de tareas que se deben realizar, sino que además permite configurar cada tarea, incluirle documentación y otro tipo de elementos que ayudan a los usuarios a entender el proceso. Como parte de la configuración de cada tarea, se puede definir: que datos se deben mostrar, quien es el responsable de realizar la tarea y cuanto tiempo se estima necesario para completarla. Otro aspecto importante es que una vez el proceso pasa a producción, esto es, comienza a ser usado, el analista puede realizar modificaciones de 2 formas diferentes: cambiando el proceso en producción, en este caso todos los procesos en ejecución se ven modificados; o generando una nueva versión, la cual puede repetir el ciclo completo de modelado, basandose en una versión existente: realizar el cambio, probarlo y validarlo y luego pasarlo a producción y en este caso los procesos en ejecución a este momento no se modificarán siguiendo la versión de la cual fueron creados y los nuevos procesos sí utilizarán la nueva version.

12 Execução e Controle E-mail Web Site Engine Trabalho desde o Inbox
Tarefas com Informação e Contexto Forma de trabalho ÁGIL Web Site Trabalho em qualquer lugar Visões de meu sector Meus trabalhos e os da minha gente ordenados Controle manual das tarefas: lembrança, delegação Una vez los procesos puestos en producción: los usuarios interactuan de diversas formas: desde su correo electrónico, accediendo al propio sitio web de Q-flow o utilizando un producto de backoffice, como el ERP o el CRM integrado de alguna forma con Q-flow. Podemos destacar que el trabajo desde el correo es una modalidad “reactiva”, donde el usuario realiza la tarea que se le solicita en un mail que recibe de Q-flow. Es importante destacar que el usuario realiza la operación desde el propio correo, en lugar de responderlo como lo haría con cualquier otro mail, el contenido del mismo tiene todo lo que el usuario necesita para realizar su trabajo y darlo por terminado una vez realizado. Hay casos donde el usuario debe tener más potencia, por ejemplo un supervisor, en este caso, se debe tener acceso a las listas de tareas, de procesos, buscar información, delegar o reasignar tareas. Por ultimo, quiero comentarles brevemente sobre el engine o motor de procesos de Q-flow, este componente es el verdadero corazón de Q-flow y es quien le da vida a los procesos, alerta a los usuarios, realiza operaciones con otros sistemas (en el caso comentado anteriormente un ERP o un CRM). En una presentación técnica podemos entrar en detalles sobre este aspecto. E o verdadeiro coração de Q-flow: Se encarrega de mostrar as tarefas, lembrar você e controlar os vencimentos E o encarregado de integrar os sistemas que tem a informação Engine

13 Administração e Análise
No Web Site: Dashbords utilizando: listas, gráficas, drill down Evolução, melhoria continua: A través de Versões do processo Administração A traveis do Organization Modeler Manager Simples Permite delegar administração doa nodos Conjunto de permissões granular Desde o Web Site: Gestão de processos, iniciar, pausar, finalizar En el pilar de administración y análisis se dan lugar las operaciones de mantenimiento de la suite de workflow. Por un lado tenemos un administrador del organigrama, de las personas, grupos y calendarios de trabajo. Aquí definimos los usuarios o los tomamos del directorio activo de la organización, definimos supervisores y supervisados. Marcamos la licencia de un usuario y quien será su suplente, etc. Veamos algunos detalles importantes: El calendario de un usuario gobierna la gestion de alertas asociadas a las tareas que se le asignan. Por ejemplo si un usuario que trabaja de 9 a 18hs recibe una tarea de 4 hs de duración a las 5 de la tarde, el sistema avisará al usuario que el tiempo se ha expirado el día hábil siguiente a las 12 hs. Otro caso es el de las vacaciones, en ese momento se puede asignar otro usuario como suplente y durante el periodo definido el suplente recibirá las tareas propias y la de quien suple, teniendo permisos similares para poder realizar las tareas pero sin tener el nivel de firma de quien esta de vacaciones. Esto resulta en un tema complejo que es resuelto con naturalidad por Q-flow. Bien, la otra área que nos queda por describir es la del análisis de información. Debido a que los usuarios trabajan con Q-flow utilizando su usuario de dominio, no tienen que ingresar contraseñas pero de todas formas todo su trabajo es auditable y por ende analizable. Pero bien, esto no es tarea sencilla; por tal motivo Q-flow brinda algunas herramientas específicas como: vistas de procesos, diseñadas por los propios usuarios, gráficos y tableros de control

14 EXEMPLO Automatização do processo de rendição de gastos Inicio e interação com processos

15 Muito Obrigado Javier Briosso Urudata Software

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