A apresentação está carregando. Por favor, espere

A apresentação está carregando. Por favor, espere

Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Manual do Requerimento de autuação interna emitido pelo.

Apresentações semelhantes


Apresentação em tema: "Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Manual do Requerimento de autuação interna emitido pelo."— Transcrição da apresentação:

1 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Manual do Requerimento de autuação interna emitido pelo SIMPROC Departamento de Gestão de Documentos Públicos

2 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Introdução Por que emitir requerimento de autuação pelo SIMPROC, e não mais fazer o memorando? Após analisar diversos tipos de processos de todos os Órgãos da PMSP, vimos que o memorando de autuação muitas vezes apresenta falta de dados ou mesmo erros, contrariando as normas vigentes, que dispõe que o requerimento inicial deve trazer todos os dados necessários ao preenchimento da capa do processo. O processo autuado desta forma corre o risco de não prosperar, ou de ter sua tramitação atrasada, uma vez que um processo com dados errados acaba voltando para correção. Outro ponto a ressaltar é que os setores de autuação têm que tentar encaixar o processo em um assunto existente, e nem sempre o assunto escolhido é o correto para o processo, uma vez que cabe à unidade solicitante conhecer a legislação à qual o processo se refere.

3 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Introdução Por outro lado, é mais cômodo e prático centralizar o requerimento de autuação no SIMPROC, pois assim é possível saber exatamente quais dados devem ser cadastrados, quantos e quais requerimentos foram emitidos por qualquer unidade, além do preenchimento automático do nome e unidade de quem vai assinar. Sobretudo, a emissão de requerimento pelo SIMPROC permitirá maior agilidade para o setor de autuação, na medida em que elimina o retrabalho de digitação de dados e a localização de assuntos que se encaixem no requerimento.

4 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 2 – Tabela de Unidades 3 - Tabela de Assuntos 4 – Consultando Requerimentos Emitidos 5 – Alteração de Documentos Emitidos

5 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Para começar, abra o navegador e acesse o endereço 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.1 – Acessando o Sistema

6 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Coloque os mesmos usuário e senha que utiliza no terminal. 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.1 – Acessando o Sistema

7 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Nesta tela, a mensagem de abertura trará informações úteis ou relevantes sobre o sistema 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.1 – Acessando o Sistema

8 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Clique na descrição da tela que deseja. Neste caso a tela é Requerimento de Autuação do menu Emissão de Documentos O menu mostrará mais ou menos opções de acordo com o perfil de acesso que o usuário possui. 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.1 – Acessando o Sistema

9 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.2 – Preenchendo dados - Aba Requerimento Para emitir um novo requerimento, comece escolhendo o assunto do processo. Ao selecionar o assunto, a lista de subassuntos mostrará apenas aqueles que pertencem ao assunto escolhido.  Saiba mais sobre a Tabela de AssuntosTabela de Assuntos

10 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Caso deseje alterar um requerimento já emitido, clique aqui clique aqui para ver os passos. 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.2 – Preenchendo dados - Aba Requerimento

11 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu No campo Motivo da Autuação, detalhe melhor o objeto do processo. Exemplo 1: Assunto 016 – Licitação Subassunto 009 – Abertura Motivo: Compra de canetas esferográficas Exemplo 2: Assunto: 009–Funcionário Subassunto: 032–Comunicação de Faltas Motivo: 60 faltas cometidas entre os meses de Agosto e Novembro. 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.2 – Preenchendo dados - Aba Motivo da Autuação

12 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Informe a quantidade de documentos entregues junto com o requerimento de autuação, incluindo o requerimento. Caso a quantidade de documentos informada divergir da entregue de fato, o setor de autuação devolverá a documentação para correção Clique em avançar para passar para a próxima etapa 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.2 – Preenchendo dados - Aba Requerimento

13 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Insira o código da unidade responsável pela emissão do requerimento de autuação. O SIMPROC trará automaticamente a Sigla da Unidade e o Nome e Cargo do responsável. Estas informações irão compor o campo de assinatura do requerimento impresso. Saiba mais sobre a Tabela de Unidades 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.3 – Preenchendo dados - Aba Responsável

14 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.3 – Preenchendo dados - Aba Interessado Escolha na lista o tipo de documento a ser digitado, e preencha no campo correspondente o número completo. Clique fora da caixa para executar a consulta

15 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.3 – Preenchendo dados - Aba Interessado O SIMPROC trará a tela dados do interessado: -Em branco caso ele não possua cadastro; preencha os dados e clique em gravar; -Preenchido, caso possua cadastro, sendo permitida a atualização de dados. Clique em gravar para atualizar o cadastro ou em fechar se não houver alteração

16 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.3 – Preenchendo dados - Aba Interessado O SIMPROC trará a tela dados do interessado: -Em branco caso ele não possua cadastro; preencha os dados e clique em gravar; -Preenchido, caso possua cadastro, sendo permitida a atualização de dados. Clique em gravar para atualizar o cadastro ou em fechar se não houver alteração

17 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Agora na aba interessado aparecerá o botão Emitir. Clique no botão emitir e aguarde aparecer o prompt para abrir ou salvar documento. 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.4 – Imprimindo o Requerimento

18 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.4 – Imprimindo o Requerimento O documento impresso terá o aspecto da imagem ao lado com os seguintes elementos:

19 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Nome da Secretaria à qual pertence a unidade solicitante. 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.4 – O Documento impresso

20 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Quantidade de folhas enviadas ao setor de Autuação com o requerimento. Caso o número de folhas informado não seja igual ao enviado de fato, o setor de autuação deverá devolver tudo para regularização. 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.4 – O Documento impresso

21 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Número sequencial do requerimento. 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.4 – O Documento impresso

22 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Assunto e Subassunto do processo. Aqui há também um campo para a legislação à que se refere o processo. 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.4 – O Documento impresso

23 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Motivo da Autuação, é usado para descrever brevemente do que o processo está tratando. Pode ser também um complemento do assunto. 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.4 – O Documento impresso

24 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Caso o processo trate de assunto relativo à imóvel, este campo trará o número do SQL ou INCRA. 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.4 – O Documento impresso

25 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Dados do Interessado, com nome completo, documento e endereço. 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.4 – O Documento impresso

26 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Aqui é mostrado o código da unidade para onde deverá ser enviado o processo após autuado. É o mesmo código da unidade interessada. 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.4 – O Documento impresso

27 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Campo para assinatura do responsável pelo pedido de autuação. É sempre o nome do responsável legal pela unidade. Caso esteja incorreto, consulte o item “Tabela de Unidades”Tabela de Unidades 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.4 – O Documento impresso

28 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Operador que emitiu o Requerimento e data de emissão. 1 - Como emitir o Requerimento de autuação pelo SIMPROC 1.4 – O Documento impresso

29 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Envie agora o requerimento devidamente assinado para o setor de autuação para gerar o número e montar o processo

30 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu 2 - A Tabela de Unidades

31 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Conhecer e manter atualizada a Tabela de Unidades é uma das operações mais importantes do SIMPROC, pois ela contém dados de todas as unidades da Administração Municipal que tramitam processos e é baseada no organograma oficial dos Órgãos. Através dela é possível saber o nome oficial da unidade e a sigla pela qual ela é mais conhecida, o telefone, endereço e o horário de atendimento. Outra informação importante é o campo “Responsável pela Unidade”, ou seja, o servidor que responde pela unidade e o seu cargo. É baseada nela também a consulta de processos pela Internet, que já ultrapassa um milhão de acessos/mês, portanto ao manter os dados de sua unidade atualizados você estará ajudando o cidadão e as demais unidades da PMSP a entrar em contato quando necessário. 2 – Tabela de Unidades Introdução

32 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu A tabela de unidades ainda não possui versão na web, portanto para efetuar sua atualização é necessário acessar o terminal. O endereço é 2 – Tabela de Unidades Introdução

33 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu No menu do SIMPROC, acesse a tela TAB. UNIDADES. 2 –Tabela de Unidades Atualizando

34 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu 1.Digite o CÓDIGO DA UNIDADE e tecle ENTER. 2 –Tabela de Unidades Atualizando

35 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu 2.Confira se todos os dados em vermelho estão corretos e atualizados. 2 –Tabela de Unidades Atualizando

36 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu 3.Se não estiverem, altere os dados necessários, e tecle ENTER e F9 para salvar as alterações 2 –Tabela de Unidades Atualizando

37 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu 4.IMPORTANTE: Aqui deve ser colocado o nome completo do responsável pela unidade e o cargo pelo qual ele responde. 2 –Tabela de Unidades Atualizando

38 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu 3 - A Tabela de Assuntos

39 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Assunto é o tema do processo, ou seja, é a indicação do que o processo trata de modo geral. Para facilitar e melhorar o entendimento desta indicação são usados subassuntos, que visam esclarecer qual rotina específica está sendo tratada dentro daquele tema. Aos Assuntos/Subassuntos são atribuídos códigos numéricos, para que possam ser agrupados em uma tabela e entendidos pelo Sistema. Esta é a Tabela de Assuntos. É importante observar que antes de solicitar a autuação de um processo devemos saber a qual assunto ele pertence, pois cada um deles pode ter diferentes trâmites e fluxos, dentre os quais: PRAZO DE RECEBIMENTO DO RECURSO PRAZO PARA ANALISE PRAZO PARA ARQUIVAMENTO DESTINO DO PROCESSO APÓS PRAZO ARQUIVAMENTO LEGISLAÇÃO ESPECÍFICA 3 - Tabela de Assuntos Introdução

40 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Para exemplificar o uso da tabela de Assuntos, vamos à casos práticos: 1 – É necessário autuar um processo para efetuar o pagamento de contas telefônicas. - Usaremos o assunto 022-pagamento e subassunto 011-telecomunicação. O código de Assunto para este processo é – Se precisarmos de um processo para aquisição de material com valor estimado em 40 mil reais. -Toda compra da Administração Pública é feita através de Licitação, então sabemos que o assunto será 016 – Licitação e o Subassunto Abertura. -Mas a legislação prevê que até determinado valor não é necessário fazer licitação. Se este for o caso, então o Subassunto será 004 – Dispensa. -Ou então, se já existir uma ARP para o item, poderemos usar o subassunto 011 – Ata de Registro de Preços. 3 - Tabela de Assuntos Introdução

41 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu As tabelas de códigos padronizados são acessadas através de listas dentro do sistema, dispensando a necessidade de impressão periódica para atualização. Importante: Muito embora a lista apresente todos os assuntos, a administração direta usa apenas a faixa de 001 a Tabela de Assuntos Consultando

42 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu A lista de Subassuntos é gerada de acordo com o assunto escolhido. Os Subassuntos trazem mais informações, como a fundamentação legal por trás do processo e os prazos, se existentes. 3 - Tabela de Assuntos Consultando

43 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu 4 - Consultando Requerimentos Emitidos

44 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu 4 – Consultando Requerimentos Emitidos Para emitir a relação de requerimentos emitidos pela sua unidade, clique no item Relatório – Emissão de Requerimentos de Autuação

45 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Informe o código da unidade sobre a qual deseja emitir o requerimento. Informe o intervalo de datas para emissão do requerimento. Se desejar, clique no calendário para escolher as datas. 4 – Consultando Requerimentos Emitidos Clique no botão “Emitir”

46 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu A próxima tela solicitará abrir ou salvar o arquivo. A relação de requerimentos emitidos será mostrada em formato de tabela de Microsoft Excel. 4 – Consultando Requerimentos Emitidos IMPORTANTE: Não imprima o relatório, evite desperdício de papel

47 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu 5 - Alteração de Requerimentos Emitidos

48 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu 5 – Alteração de Documentos Emitidos É possível alterar dados do requerimento de autuação, desde que ainda não tenha sido autuado. Acesse o item Requerimento de Autuação.

49 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu 5 – Alteração de Documentos Emitidos Informe o número do requerimento que deseja alterar na caixa Número do Requerimento.

50 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu 5 – Alteração de Documentos Emitidos Siga os mesmos passos usados para Emissão do Requerimento. Quando estiver pronto, clique no botão alterar para gravar os dados e reemitir o requerimento

51 Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Manual do Requerimento de autuação interna emitido pelo SIMPROC Departamento de Gestão de Documentos Públicos Dúvidas:


Carregar ppt "Seção Técnica de Controle de Processos – DGDP-11 Projeto Modernização do SIMPROC Voltar ao menu Manual do Requerimento de autuação interna emitido pelo."

Apresentações semelhantes


Anúncios Google