Módulo ÓRGÃOS & ENTIDADES. A segurança da informação é responsabilidade de todos e prioridade para o Estado de Minas Gerais. Na busca por um sistema mais.

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1 módulo ÓRGÃOS & ENTIDADES

2 A segurança da informação é responsabilidade de todos e prioridade para o Estado de Minas Gerais. Na busca por um sistema mais moderno, mais completo e mais fácil, em janeiro de 2009 será disponibilizado o novo Portal de Compras

3 O novo Portal de Compras do Estado de Minas contemplará: Novas versões dos módulos do SIAD de Compras, Pregão, Contratos, Cotação Eletrônica, Catálogo de Materiais e Serviços e o novo módulo Especificações de Execução de Despesa. Nova página inicial com melhor distribuição do conteúdo.

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5 O Módulo de Órgãos e Entidades controla os órgãos e entidades, as unidades administrativas e os usuários cadastrados no SIAD, bem como, os acessos de cada um. Neste também é definido o Ordenador de Despesa do órgão, as vinculações entre as unidades e as autorizações de acesso para as auditorias.

6 Então você deve estar se perguntando!? O módulo Órgãos e Entidades será substituído por uma nova versão? Passarei a utilizá-lo pela Internet? Na verdade não! O acesso ao módulo permanecerá o mesmo. Apenas será adaptado para a concessão de acesso relativa às novas versões dos módulos do SIAD.

7 Do que se trata essa concessão de acesso? PERFIS DE ACESSO É a permissão concedida aos usuários para executar função específica em determinado módulo. Esta será feita através dos perfis de acesso. Perfil trata-se da descrição da atribuição de um usuário no sistema. Compreende o agrupamento de um ou mais procedimentos e/ou casos de uso que fornecem o acesso a menus, consultas, relatórios, atualização de registros, dentre outras funções no sistema.

8 PERFIS DE ACESSO Como serão feitas estas autorizações de acesso? As liberações dos acessos por perfis seguirão o mesmo padrão já existente hoje no módulo Órgãos e Entidades. A diferença é que, ao invés de autorizarmos inúmeros procedimentos às unidades e aos usuários, selecionaremos determinados perfis nos quais estarão vinculados os procedimentos e/ou casos de usos.

9 PERFIS DE ACESSO Aos perfis, como dito anteriormente, são vinculados casos de usos e/ou procedimentos. Uma vez atualizado os perfis, consequentemente todos os usuários que os possuírem serão atualizados automaticamente.

10 Como foram e/ou serão criados os perfis? Estudos feitos pela Coordenação Geral do SIAD aliado aos gestores de cada módulo da SEPLAG definiram determinados perfis de acesso ao sistema. Estes não são definitivos, podendo ser alterados com o passar do tempo. São eles: PERFIS DE ACESSO

11 M ó dulo PerfilProcedimentos executados no Sistema COMPRAS Chefe da Unidade de Compra - altera ç ão Consulta materiais e servi ç os cadastrados, processos de compras, pregões, cota ç ões e contratos. Consulta e cadastra solicita ç ão e pedido de material e servi ç o, consulta, cadastra, altera e aprova processo de compra. COMPRAS Assessor Jur í dico Administrativo - consulta Consulta materiais e servi ç os cadastrados, processos de compras, pregões, cota ç ões e contratos. Consulta pareceres jur í dicos. COMPRAS Auditor - altera ç ão Consulta materiais e servi ç os cadastrados, processos de compras, pregões, cota ç ões e contratos. Consulta e emite atas e termos de pregão. COMPRAS Gestor de Relat ó rios TCEMG - consulta Consulta materiais e servi ç os cadastrados, processos de compras, pregões, cota ç ões e contratos. Consulta relat ó rios para o TCEMG. COMPRAS Gestor de Propostas Vencedoras – altera ç ão Consulta materiais e servi ç os cadastrados, processos de compras, pregões, cota ç ões e contratos. Consulta solicita ç ão e pedido de material e servi ç o cadastrados e aprovados, consulta e altera cadastro de propostas vencedoras e consulta especifica ç ão e saldos por empenho. EXECU Ç ÃO DE DESPESA Gestor de Especifica ç ões - somente financeiro Consulta materiais e servi ç os cadastrados, processos de compras, pregões, cota ç ões e contratos. Consulta, cadastra e altera especifica ç ão e saldos por empenho e cadastra especifica ç ões de anula ç ão de despesa. PERFIS DE ACESSO

12 M ó dulo PerfilProcedimentos executados no Sistema ESTOQUESupervisor Definir parâmetros; calculo gerencial; inclusão, altera ç ão, consulta, autoriza ç ão, impressão de previsão de consumo; inclusão, altera ç ão, exclusão, consulta da tabela de convênios; procedimentos dentro de fun ç ões especiais PATRIMÔNIOAlmoxarife Cadastrar, altera, estorna, consulta documentos de entrada; inclui, altera, estorna, confirma movimenta ç ões de bens; inclui, altera, estorna baixa de bens; inclui, altera, estorna, efetiva parcial e totalmente carga inicial; agrega, desagrega, consulta bens agregados; cadastrar avalia ç ão e emitir termo de vistoria; inclui, desativa, consulta, emite termo de co-respons á vel; consulta diversas e relat ó rios diversos FROTA Gestor Frota Ó rgão Incluir, alterar, excluir, consultar, imprimir dados complementares de ve í culos; incluir, alterar, excluir, consultar combust í vel de ve í culos; incluir, alterar, excluir, consultar, imprimir movimenta ç ões de ve í culos; autorizar requisi ç ões acima da cota estabelecida, consulta requisi ç ões de combust í vel, alterar, consultar, imprimir parâmetros por ó rgão; Consultas e relat ó rios diversos; MATERIAL E SERVI Ç O Aprovador de materiais - altera ç ão n í vel 1 (permissão para tudo) Consulta materiais cadastrados, processos de compras, pregões, cota ç ões e contratos. Consulta relat ó rios estat í sticos e an á lises de propostas do cat á logo de materiais. Altera e analisa propostas de materiais e ativa itens. Cadastro de material sem vincula ç ão, sem ativa ç ão do Item, cadastro de material ativa ç ão item e cadastro de material sem vincula ç ão. PERFIS DE ACESSO

13 M ó dulo PerfilProcedimentos executados no Sistema MATERIAL E SERVI Ç O Aprovador de materiais - altera ç ão n í vel 1 (permissão para tudo) Consulta materiais cadastrados, processos de compras, pregões, cota ç ões e contratos. Consulta relat ó rios estat í sticos e an á lises de propostas do cat á logo de materiais. Altera e analisa propostas de materiais e ativa itens. Cadastro de material sem vincula ç ão, sem ativa ç ão do Item, cadastro de material ativa ç ão item e cadastro de material sem vincula ç ão. PREGÃO Pregoeiro - altera ç ão Consulta servi ç os cadastrados, processos de compras, pregões, cota ç ões e contratos. Consulta retorno de lote a situa ç ão anterior. Consulta e altera detalhes do pregão. OBRAS Gestor de obras - altera ç ão Consulta servi ç os cadastrados, processos de compras, pregões, cota ç ões e contratos. Consulta e altera gestão das obras. FORNECEDO RES Coordenador Fazer an á lise, conferencia, recebimento de solicita ç ões de credenciamento, cadastro, documenta ç ões diversas; todos os tipos de consulta; incluir solicita ç ões diversas REGISTRO DE PRE Ç OS T é cnico Unidade Consumidora Respons á vel por preencher o quantitativo dos itens constantes da planilha de levantamento enviada pela unidade processadora. Ó RGÃOS E ENTIDADES Administrador do sistema - altera ç ão (CGSIAD) Consulta servi ç os cadastrados, processos de compras, pregões, cota ç ões e contratos. Consulta e altera a configura ç ão de parâmetros de sistema para execu ç ão de despesa. PERFIS DE ACESSO

14 HERANÇAS

15 IMPORTANTE: O Administrador de Segurança de cada órgão ou entidade terá que estar preparado para autorizar aos usuários o acesso às funcionalidades das novas versões dos módulos com antecedência! Para isso, é importante identificar quais serão os servidores e qual será a atividade de cada um deles. PERFIS DE ACESSO

16 E quanto às unidades? O que seriam esses novos atributos? A nova versão do módulo de Compras do SIAD foi concebida sob uma visão sistêmica no que tange ao procedimento de aquisições de bens e serviços, ao possibilitar uma maior capilaridade de atuação dos diversos atores envolvidos no sistema. Com isso, espera-se uma quebra no paradigma de que apenas o setor de compras deve interagir com o sistema, sendo ele o único responsável pelo sucesso ou não da contratação. NOVOS ATRIBUTOS E RELACIONAMENTOS DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS

17 Para que os novos atores possam atuar, novas atribuições às unidades administrativas foram criadas. São elas: Solicitante: unidade administrativa responsável pela identificação da necessidade de compra, expressa através da Solicitação de Compra, obtendo a especificação do objeto a ser adquirido de forma objetiva no CATMAS. REGRA: Uma unidade solicitante só pode estar vinculada a uma unidade de pedido. NOVOS ATRIBUTOS E RELACIONAMENTOS DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS

18 de Pedido: unidade administrativa responsável pela definição das Solicitações que serão encaminhadas para realização de um ou mais Processos de Compra e pela organização das mesmas em Pedidos de Compra. NOVOS ATRIBUTOS E RELACIONAMENTOS DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS REGRA: Uma unidade de pedido pode receber pedidos de zero ou mais unidades solicitantes. Será atribuído a todas as unidades vinculadas a uma de compra o atributo de Unidade de Pedido. Para que uma unidade de pedido seja também solicitante é necessário que ela esteja vinculada a ela mesma.

19 Gestora de Contratos: unidade administrativa responsável pela gestão do cadastramento dos contratos, dos termos do contrato, dos termos aditivos, das alterações financeiras, da inclusão de dotação orçamentária e convênio, etc. REGRA: unidade gestora de contrato vincula-se a uma ou mais de uma unidade de compra. NOVOS ATRIBUTOS E RELACIONAMENTOS DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS

20 de Assessoria Jurídica: unidade administrativa responsável por emitir pareceres sobre os Processos de Compra quando o procedimento de contratação assim o exigir: licitação ou casos de dispensa e inexigibilidade, conforme Decreto Estadual nº. 43.817, de 14 de junho de 2004. NOVOS ATRIBUTOS E RELACIONAMENTOS DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS REGRA: Uma unidade de assessoria jurídica pode estar vinculada a diversas unidades processadoras. Uma unidade processadora só pode estar vinculada a uma unidade de assessoria jurídica.

21 de Auditoria: unidade administrativa responsável por emitir parecer sobre os Processos de Compra cujo procedimento de contratação for Dispensa de Licitação ou Inexigibilidade, conforme Decreto Estadual nº. 43.817, de 14 de junho de 2004. REGRA: Uma unidade de auditoria interna pode estar vinculada a diversas unidades processadoras. Uma unidade processadora só pode estar vinculada a uma unidade de auditoria interna. NOVOS ATRIBUTOS E RELACIONAMENTOS DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS

22 Delegadoras: unidade administrativa responsável pelo cadastramento dos pedidos centralizados do órgão. NOVOS ATRIBUTOS E RELACIONAMENTOS DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS REGRA: Para que uma unidade receba a característica de delegadora, esta tem que ser de pedido e também de compra. Para vincular a delegadora à(s) sua(s) centralizadora(s) é necessário que as unidades sejam de órgãos diferentes. Pode-se vincular uma unidade delegadora a uma ou mais de uma unidade centralizadora.

23 REGRA: Para que uma unidade receba a característica de centralizadora, esta tem que ser de compra. Para vincular a centralizadora à(s) sua(s) delegadoras(s) é necessário que as unidades sejam de órgãos diferentes. Pode-se vincular uma unidade centralizadora a uma ou mais de uma unidade delegadora. NOVOS ATRIBUTOS E RELACIONAMENTOS DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS Centralizadora: unidade administrativa responsável pela gestão dos processos de compra centralizados.

24 PREPARAÇÃO PARA O PORTAL DE COMPRAS Então, devo começar em janeiro as minhas atividades em relação ao novo Portal de Compras? Não! Para o correto funcionamento do processo, com a atuação de todos os atores, sejam eles novos ou antigos no novo Portal de Compras, é necessário que todos estes já tenham os seus devidos acessos regularizados e regulamentados. Além é claro, que todas as unidades administrativas estejam corretamente especificadas com seus atributos.

25 FORMULÁRIOS E FORMALIZAÇÃO Existe regulamentação para esse novo processo? Sim. Com a publicação da Resolução SEPLAG Nº. 043, de 26 de agosto de 2008, que estabelece normas de gestão para o módulo Órgãos e Entidades no SIAD, documentos foram criados para que o Administrador de Segurança tenha todas as autorizações formalizadas. Isso garante que as transações que ocorrem nos módulos do sistema foram autorizadas por quem tem competência, e arquivadas para posterior comprovação. São eles:

26 Solicitação de Autorização de Acesso: documento pessoal que deverá ser preenchido pelo próprio usuário e assinado pelo seu diretor e encaminhado ao Administrador de Segurança. Neste são definidos os perfis de acesso, separados por módulos;Solicitação de Autorização de Acesso Termo de Responsabilidade: documento pessoal que deverá ser preenchido pelo próprio Administrador de Segurança do órgão e encaminhado junto a um ofício, à Coordenação Geral do SIAD para o cadastramento do usuário como Administrador de Segurança do órgão.Termo de Responsabilidade FORMULÁRIOS E FORMALIZAÇÃO

27 manual cartilha

28 O Portal de Compras que você conhece, agora mais completo e fácil de usar JANEIRO DE 2009