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EXECUÇÃO E FISCALIZAÇÃO DOS CONTRATOS DE TERCEIRIZAÇÃO NO ÂMBITO DAS ENTIDADES DO “SISTEMA S”

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Apresentação em tema: "EXECUÇÃO E FISCALIZAÇÃO DOS CONTRATOS DE TERCEIRIZAÇÃO NO ÂMBITO DAS ENTIDADES DO “SISTEMA S”"— Transcrição da apresentação:

1 EXECUÇÃO E FISCALIZAÇÃO DOS CONTRATOS DE TERCEIRIZAÇÃO NO ÂMBITO DAS ENTIDADES DO “SISTEMA S”

2 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov • Capacitar as áreas de planejamento, execução, gestão e fiscalização de contratos de serviços terceirizados. • Trazer orientações que possam a ajudar nas atividades diárias do gestor e do fiscal de contratos. • Desmistificar a atividade de gestão e fiscalização de contratos. • Permitir o exercício seguro da atividade de gestor e de fiscal de contratos. Objetivo Geral

3 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov Objetivo Geral

4 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov  Os tópicos a serem abordados nesse curso serão os seguintes: • Planejamento da Contratação. • Gestão e Fiscalização de Contratos. • Realização de Pagamentos. • Responsabilidade das Entidades do “Sistema S”. Objetivo Geral Roteiro

5 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov • A importância da participação do fiscal do contrato no planejamento. • Etapas do Planejamento: a) Elaboração do projeto básico ou termo de referência. b) Estimativa de custo da contratação. c) Elaboração do edital. • Modalidade de licitação a ser utilizada. Objetivo Geral Planejamento da Contratação

6 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov • Os agentes da gestão e fiscalização do contrato. • Processo de fiscalização e pagamento. • Fiscalização inicial do contrato. • Fiscalização diária do contrato. • Fiscalização mensal do contrato. • Fiscalização especial do contrato. • Fiscalização ao término do contrato. Gestão e Fiscalização de Contratos

7 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Prazos para efetuar os pagamentos. •Documentação a ser apresentada juntamente coma nota fiscal. •Pagamento com a regularidade fiscal vencida. Possibilidade. Objetivo Geral Realização de Pagamentos

8 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Tipos de Responsabilidades: a) Responsabilidade Solidária – Contribuições Previdenciárias. b) Responsabilidade Subsidiária – Encargos Trabalhistas. Responsabilidade

9 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov Objetivo Geral

10 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov • Objetivo: a) A importância da participação do “futuro fiscal” no planejamento da contratação. b) Demonstrar a necessidade de um planejamento e a elaboração de projeto básico ou termo de referência e edital adequados à contratação de serviços terceirizados. •Objeto da contratação: a) Prestação de serviços terceirizados. b) Atividade meio; impessoalidade; e ausência de subordinação direta. Planejamento da Contratação

11 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Qual a importância da participação do "futuro fiscal" do contrato no planejamento da contratação? •Como deve ocorrer o planejamento da contratação? •Recomenda-se que ao planejar a contratação observe-se o cumprimento das seguintes etapas: a) Elaboração do PB ou TR. b) Estimativa de custo da contratação. c) Elaboração do edital. Objetivo Geral Etapas do Planejamento

12 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov • Quais as principais dificuldades para elaborar o TR? • Existe diferença entre elaborar TR para bens e para serviços? • Existe diferença para elaborar TR para contratação de diversos serviços? Objetivo Geral Elaboração do Termo de Referência

13 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •O que é termo de referência? “Termo de referência é o documento que deverá conter os elementos técnicos capazes de propiciar a avaliação do custo com a contratação e os elementos técnicos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado para caracterizar o serviço a ser contratado e orientar a execução e fiscalização contratual.” •A elaboração do termo de referência é obrigatória? E nas contratações diretas? Elaboração do Termo de Referência

14 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov Objetivo Geral Elaboração do Termo de Referência

15 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Em relação ao conteúdo do PB ou TR, considera- se como boa prática de gestão que o referido documento contemple as seguintes informações: I - a justificativa da necessidade da contratação, dispondo, dentre outros, sobre: a) motivação da contratação. b) benefícios diretos e indiretos que resultarão da contratação. c) conexão entre a contratação e o planejamento existente, sempre que possível. Elaboração do Termo de Referência

16 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov II - o objetivo, identificando o que se pretende alcançar com a contratação. III - o objeto da contratação, com os produtos e os resultados esperados com a execução do serviço. •Quando da definição do objeto, são vedadas as especificações que: a) sejam restritivas, limitando a competitividade do certame, exceto quando necessárias e justificadas pelo órgão contratante. Objetivo Geral Elaboração do Termo de Referência

17 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov b) direcionem ou favoreçam a contratação de um prestador específico. c) não representem a real demanda de desempenho do órgão ou entidade, não se admitindo especificações que não agreguem valor ao resultado da contratação ou sejam superiores às necessidades do órgão. d) estejam defasadas tecnológica e/ou metodologicamente ou com preços superiores aos de serviços com melhor desempenho. Elaboração do Termo de Referência

18 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov IV - a descrição detalhada dos serviços a serem executados, e das metodologias de trabalho, nomeadamente a necessidade, a localidade, o horário de funcionamento, com a definição da rotina de execução, evidenciando: a) frequência e periodicidade. b) ordem de execução, quando couber. c) procedimentos, metodologias e tecnologias a serem empregadas, quando for o caso. d) deveres e disciplina exigidos. e) demais especificações que se fizerem necessárias. Objetivo Geral Elaboração do Termo de Referência

19 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov V - o modelo de ordem de serviço, sempre que houver a previsão de que as demandas contratadas ocorrerão durante a execução contratual, e que deverá conter os seguintes campos: a) a definição e especificação dos serviços a serem realizados. b) o volume de serviços solicitados e realizados, segundo as métricas definidas. c) os resultados ou produtos solicitados e realizados. Elaboração do Termo de Referência

20 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov • Sempre que possível, os serviços devem ser executados e remunerados por resultados e não em função da disponibilidade da mão-de-obra. • A ordem de serviço é ótima ferramenta de controle objetivo da execução dos serviços. • O modelo de ordem de serviço deve ser apresentado como anexo do TR. Elaboração do Termo de Referência

21 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov d) prévia estimativa da quantidade de horas demandadas na realização da atividade designada, com a respectiva metodologia utilizada para a sua quantificação, nos casos em que a única opção viável for a remuneração de serviços por horas trabalhadas. e) o cronograma de realização dos serviços, incluídas todas as tarefas significativas e seus respectivos prazos. f) custos da prestação do serviço, com a respectiva metodologia utilizada para a quantificação desse valor. Objetivo Geral Elaboração do Termo de Referência

22 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov g) a avaliação da qualidade dos serviços realizados e as justificativas do avaliador. h) a identificação dos responsáveis pela solicitação, pela avaliação da qualidade e pela ateste dos serviços realizados, os quais não podem ter nenhum vínculo com a empresa contratada. VI - a metodologia de avaliação da qualidade e aceite dos serviços executados. •É importante considerar a opinião dos usuários dos serviços na definição dos padrões de qualidade e dos métodos de avaliação? Elaboração do Termo de Referência

23 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov VII - a necessidade, quando for o caso, devidamente justificada, dos locais de execução dos serviços serem vistoriados previamente pelos licitantes, devendo tal exigência, sempre que possível, ser substituída pela divulgação de fotografias, plantas, desenhos técnicos e congêneres. •A vistoria é obrigatória ou pode ser dispensada? •Existe período mínimo a ser concedido às empresas licitantes para realizarem a vistoria? Objetivo Geral Elaboração do Termo de Referência

24 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov VIII - a unidade de medida utilizada para o tipo de serviço a ser contratado, incluindo as métricas, metas e formas de mensuração adotadas, dispostas, sempre que possível, na forma de Acordo de Níveis de Serviços. IX - o quantitativo da contratação. • Ao propor a contratação, pode indicar o quantitativo de pessoal que, obrigatoriamente, a contratada deverá empregar na prestação de serviço? Elaboração do Termo de Referência

25 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Não. Caberá ao termo de referência trazer todas as informações sobre a execução contratual de modo a permitir que as empresas licitantes elaborem as suas propostas de preço e indiquem o quantitativo a ser fornecido. X - o custo estimado da contratação, o valor máximo global e mensal estabelecido em decorrência da identificação dos elementos que compõem o preço dos serviços por meio de fundamentada pesquisa dos preços praticados no mercado. Elaboração do Termo de Referência

26 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Quais as dificuldades para realização de pesquisa de preço junto aos prestadores de serviço? •Existe alguma metodologia para realização de pesquisa de mercado? XI - a quantidade estimada de deslocamentos e a necessidade de hospedagem dos empregados, com as respectivas estimativas de despesa, nos casos em que a execução de serviços eventualmente venha a ocorrer em localidades distintas da sede habitual da prestação do serviço. Elaboração do Termo de Referência

27 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov XII - a produtividade de referência, quando cabível, ou seja, aquela considerada aceitável para a execução do serviço, sendo expressa pelo quantitativo físico do serviço na unidade de medida adotada, levando-se em consideração, entre outras, as seguintes informações: a) rotinas de execução dos serviços. b) quantidade e qualificação da mão-de-obra estimada para execução dos serviços. c) condições do local onde o serviço será realizado. Elaboração do Termo de Referência

28 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov d) relação do material adequado para a execução dos serviços com a respectiva especificação, admitindo-se, excepcionalmente, desde que devidamente justificado, a indicação da marca nos casos em que essa exigência for imprescindível ou a padronização for necessária, recomendando-se que a indicação seja acompanhada da expressão "ou similar", sempre que possível. e) relação de máquinas, equipamentos e utensílios a serem utilizados. Elaboração do Termo de Referência

29 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov XIII – condições que possam ajudar na identificação do quantitativo de pessoal e insumos necessários à execução contratual, tais como: a) quantitativo de usuários. b) horário de funcionamento da entidade e horário em que deverão ser prestados os serviços. c) restrições de área, identificando questões de segurança institucional, privacidade, segurança, medicina do trabalho, dentre outras. d) disposições normativas internas. e) instalações, especificando-se a disposição de mobiliário e equipamentos, arquitetura, decoração, dentre outras. Objetivo Geral Elaboração do Termo de Referência

30 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov XIV - deveres da contratada e da contratante. XV - o Acordo de Níveis de Serviços, sempre que possível, e deverá conter: a) os procedimentos de fiscalização e de gestão da qualidade do serviço, especificando-se os indicadores e instrumentos de medição que serão adotados pelo órgão ou entidade contratante. b) os registros, controles e informações que deverão ser prestados pela contratada. Elaboração do Termo de Referência

31 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov c) as respectivas adequações de pagamento pelo não atendimento das metas estabelecidas. •Quando a contratação envolver a prestação de serviços de limpeza e de conservação, na elaboração do termo de referência devem ser observadas as seguintes informações: a) classificação das áreas internas, áreas externas, esquadrias externas e fachadas envidraçadas, segundo as características dos serviços a serem executados, periodicidade, turnos e jornada de trabalho necessários. Elaboração do Termo de Referência

32 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov b) produtividade mínima a ser considerada para cada categoria profissional envolvida, expressa em termos de área física por jornada de trabalho ou relação serventes por encarregado. c) exigências de sustentabilidade ambiental na execução do serviço. d) contratação dos serviços com base na área física a ser limpa, estabelecendo-se uma estimativa do custo por metro quadrado, observadas a peculiaridade, a produtividade, a periodicidade e a frequência de cada tipo de serviço e das condições do local objeto da contratação. Objetivo Geral Elaboração do Termo de Referência

33 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov e) divisão áreas hospitalares em administrativas e médico-hospitalares, devendo as últimas reportarem-se aos ambientes cirúrgicos, enfermarias, ambulatórios, laboratórios, farmácias e outros que requeiram assepsia similar, para execução dos serviços de limpeza e conservação. Elaboração do Termo de Referência

34 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Quando a contratação envolver a prestação de serviços de vigilância, na elaboração do termo de referência devem ser observadas as seguintes informações: a) a justificativa do número e das características dos postos de serviço a serem contratados. b) os quantitativos dos diferentes tipos de posto de vigilância, que serão contratados por preço mensal do posto. Elaboração do Termo de Referência

35 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov c) excepcionalmente, desde que devidamente fundamentado e comprovada a vantagem econômica para a Administração, poderão ser caracterizados postos de vigilância com escala diferente de 44 horas semanais ou de 12 X 36, diurnas ou noturnas, considerando os acordos, convenções ou dissídios coletivos da categoria. •Deverão ser realizados estudos visando otimizar os postos de vigilância, de forma a: a) extinguir aqueles que não forem essenciais. Elaboração do Termo de Referência

36 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov b) substituir por recepcionistas aqueles que tenham como efetiva atribuição o atendimento ao público. c) definir diferentes turnos, de acordo com as necessidades do órgão ou entidade, para postos de escala 44h semanais, visando eliminar postos de 12 x 36h que ficam ociosos nos finais de semana. •Qual o principal objetivo alcançado com as medidas contidas nas alíneas a, b e c? Elaboração do Termo de Referência

37 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov Objetivo Geral Elaboração do Termo de Referência

38 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •É vedada a realização de licitação para a contratação em conjunto o serviço de vigilância com o serviço de instalação, manutenção ou aluguel de equipamentos de vigilância eletrônica ou de monitoramento eletrônico. •É vedada a realização de licitação para a contratação de serviço de brigada de incêndio em conjunto com serviços de vigilância. Objetivo Geral Elaboração do Termo de Referência

39 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •A realização de pesquisa de mercado é obrigatória? •Sim. Os arts. 5º, § 3º; 11; e 13 do RLC estabelecem a obrigatoriedade da pesquisa de preços. Tal obrigatoriedade persiste ainda que se refira à contratação de forma direta. •Qual o objetivo de estabelecer o custo da contratação para a realização da licitação? •De que fontes de consulta podemos nos valer para pesquisar os preços que fundamentarão nosso orçamento? Estimativa de Custo da Contratação

40 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •No caso das contratações de serviços de vigilância armada e de conservação e limpeza, enquanto não estabelecidos em normativos próprios, as Entidades do “Sistema S” devem observar, como parâmetro, os limites definidos nas portarias editadas pela SLTI/MPOG. •Devem ser anexados aos autos dos processos de contratação, os documentos comprobatórios das consultas realizadas; das cotações obtidas; e da metodologia utilizada para identificação do preço máximo admitido na licitação. Objetivo Geral Estimativa de Custo da Contratação

41 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov Objetivo Geral

42 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •O Judiciário Trabalhista tem condenado a União de forma rotineira, amparado no Enunciado TST 331, como responsável subsidiária pelo pagamento de verbas trabalhistas não honradas pelas empresas contratadas para a prestação de serviços com cessão de mão de obra. •A partir desse fato, foi constituído um grupo de trabalho composto por servidores do TCU e de alguns órgãos da Administração Pública com o objetivo de formular propostas para mitigar tal problema. Objetivo Geral Elaboração do Edital

43 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •As propostas apresentadas pelo grupo de trabalho visam implementar melhorias nos procedimentos de licitação e execução dos contratos para a prestação de serviços de natureza continuada. •O resultado desse trabalho está materializado no Acórdão nº 1.214/2013 – Plenário. •As referidas recomendações podem ser incluídas, no que couber, nos editais de contratação das Entidades do “Sistema S” a título de boas práticas de gestão. Elaboração do Edital

44 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Em relação ao conteúdo do edital, considera-se como boa prática de gestão que o referido documento contemple, entre outras, as seguintes informações: a) definição precisa do objeto, prazo e condições de entrega do bem ou para a realização dos serviços. b) justificativa para a obrigatoriedade da realização da vistoria. c) critérios para julgamento das propostas. d) requisitos de habilitação dos licitantes. Objetivo Geral Elaboração do Edital

45 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov e) o prazo de vigência contratual, prevendo, inclusive, a possibilidade de prorrogação, quando couber. f) exigência da indicação, quando da apresentação da proposta, dos acordos ou convenções coletivas que regem as categorias profissionais vinculadas à execução do serviço. g) a forma como será contada a periodicidade para a concessão dos reajustes e das repactuações. Elaboração do Edital

46 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov h) indicação das sanções cabíveis por eventual descumprimento das obrigações contratuais pactuadas. i) necessidade de adequação dos pagamentos ao atendimento das metas na execução do serviço, com base no ANS e nos instrumentos de fiscalização e medição da qualidade definidos no PB ou TR, quando for o caso. Elaboração do Edital

47 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov j) disposição prevendo que a execução completa do contrato só acontecerá quando o contratado comprovar o pagamento de todas as obrigações trabalhistas referente à mão de obra utilizada, quando da contratação de serviço continuado com dedicação exclusiva de mão de obra. k) índice adotado para o reajuste de preços. l) procedimento para repactuação. Objetivo Geral Elaboração do Edital

48 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov m) menção expressa aos dispositivos de tratamento diferenciado e favorecido às ME e EPP. •Observação: -Condição para exclusão do Simples. -Atividades vedadas ao Simples. Exceções. -Participação em licitação. Condições. Cotação. -Declaração perante à JC. Fraude. Consequências. -Comunicação à RFB da exclusão. -Inclusão de cláusulas editalícias. Elaboração do Edital

49 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Em que pese não haver no RCL a obrigatoriedade, recomenda-se que a modalidade licitatória a ser utilizada na contratação de serviços terceirizados seja o pregão, preferencialmente, na sua forma eletrônica. •Justificativas: a) Seleção da proposta mais vantajosa. b) Aumento da competividade. c) Obtenção de melhores preços. d) Celeridade processual. e) Observância ao Princípio da Eficiência. f) Recomendação do TCU. (Acórdão nº 378/2011 – Plenário) Modalidade de Licitação

50 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov  Objetivo: •Identificar os agentes da gestão e fiscalização do contrato e a importância desses atores e a interação que se dá entre eles no acompanhamento da execução dos serviços. •Examinar as práticas recomendadas para uma eficaz gestão e fiscalização de contratos de terceirização, abordando as fases do início do contrato, do dia a dia e do término do contrato. •Assegurar, por meio de uma gestão e fiscalização eficientes, que o objeto contratado seja efetivamente realizado, no tempo e modo devidos, com o padrão de qualidade definido pelo TR. Objetivo Geral Gestão e Fiscalização de Contratos

51 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Fatores que influenciam no resultado de uma contratação de serviços terceirizados: a) Seleção de empresa com boa “capacidade financeira”. b) Gestão e fiscalização atuantes. c) Ações de capacitação junto aos fiscais. d) Designação das atribuições dos fiscais. e) Presença de fiscais nos locais de prestação dos serviços. Gestão e Fiscalização de Contratos

52 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Há distinção entre Gestão e Fiscalização de Contratos? •Os normativos e a doutrina fazem a distinção entre essas atividades? •Quais são as atribuições do gestor do contrato? •Observa-se que há um feixe de atividades e atribuições próprio do gestor, que estão acima das possibilidades decisórias do fiscal, sendo este encarregado, tão-somente, do acompanhamento da execução das obrigações assumidas pela contratada. Gestão e Fiscalização de Contratos

53 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •De acordo com a Portaria TCU nº 297/2012, ao gestor do contrato cabe a análise da documentação trabalhista, previdenciária e fiscal e a juntada dos documentos probantes. •Quais são as atribuições do fiscal do contrato? •O gestor e o fiscal do contrato podem ser a mesma pessoa? •Deve haver segregação de funções entre o gestor e o fiscal do contrato? Gestão e Fiscalização de Contratos

54 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Em linhas gerais, o gestor do contrato tem a função de: a) Exigir que a empresa contratada cumpra o que foi pactuado. b) Propor aplicação de penalidade por descumprimento de cláusula contratual. c) Sugerir eventuais modificações contratuais. d) Decidir sobre a prorrogação ou não do contrato. e) Analisar os pedidos de repactuação. f) Celebrar aditivos contratuais e apostilamentos. Gestão e Fiscalização de Contratos

55 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Então, o gestor do contrato é responsável pela “vida do contrato”. •O fiscal é responsável pela verificação do cumprimento da execução contratual. •Nomeação do Fiscal. O RCL não registra os procedimentos a ser adotados no acompanhamento e fiscalização dos contratos. •Qual objetivo da fiscalização e acompanhamento da execução contratual? Gestão e Fiscalização de Contratos

56 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Observância do Princípio da Eficiência. •O art. 32 do RCL estabelece que que o inadimplemento total ou parcial das obrigações assumidas pelo contratado dará ao contratante o direito de rescindir unilateralmente o contrato, sem prejuízo de outras penalidades previstas no instrumento convocatório ou no contrato. •Qual é o documento a ser utilizado para a nomeação do fiscal do contrato? •Acórdão nº 472/2008 – Primeira Câmara. Gestão e Fiscalização de Contratos

57 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Quando da nomeação do fiscal do contrato, objetivando que o exercício da atividade possa ser realizado de forma satisfatória, é necessário serem observadas as seguintes condições como boa práticas de gestão: a) As atividades diárias desenvolvidas pelo servidor designado fiscal do contrato. (Acórdão nº 2.065/2013 – Plenário) b) O quantitativo de contratos fiscalizados por cada servidor designado, com vistas a garantir efetiva fiscalização contratual e a mitigar riscos dessa atividade. (Acórdãos nºs 2.831/2011 e 2.072/2013, ambos Plenário) Gestão e Fiscalização de Contratos

58 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov c) Que o servidor designado para o exercício da atividade de fiscal do contrato possua tempo hábil suficiente para o desempenho das funções a ele confiadas, considerando os possíveis deslocamentos pelo território nacional que esta atribuição poderá lhe trazer, nos termos [...]. (Acórdão nº 299/2007 – 1ª Câmara) • Veja o que traz o Acórdão nº 1.094/2013 – Plenário sobre o assunto. Gestão e Fiscalização de Contratos

59 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov providencie portaria de designação específica para fiscalização de cada contrato, com atestado de recebimento pelo fiscal designado e que constem claramente as atribuições e responsabilidades, de acordo [...]. Objetivo Geral Gestão e Fiscalização de Contratos

60 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov designe fiscais considerando a formação acadêmica ou técnica do servidor/funcionário, a segregação entre as funções de gestão e de fiscalização do contrato, bem como o comprometimento concomitante com outros serviços ou contratos, de forma a evitar que o fiscal responsável fique sobrecarregado devido a muitos contratos sob sua responsabilidade realize sistematicamente o acompanhamento dos trabalhos realizados pelos fiscais. Gestão e Fiscalização de Contratos

61 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov oriente os fiscais de contrato a documentar todos os eventos em processo específico de fiscalização, incluindo toda a documentação fornecida pela empresa e pelo [...] (com as peças indicadas no item ), de modo a registrar o histórico do contrato e viabilizar o rastreamento de eventos, responder a questionamentos feitos em auditorias, aplicar penalidades, bem como servir de base para processos de contratações futuras. Gestão e Fiscalização de Contratos

62 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •O que é fiscalização de contrato de serviço de natureza continuada? •De acordo com a Portaria TCU nº 297/2012, a fiscalização de contrato de serviço terceirizado é o conjunto de procedimentos destinados à verificação da conformidade da prestação dos serviços e da alocação dos recursos necessários, de forma a assegurar o cumprimento do objeto do contrato, bem como da regularidade fiscal, trabalhista e previdenciária das contratadas e de seus empregados. Gestão e Fiscalização de Contratos

63 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •O Preposto da Contratada. a) Obrigatoriedade. b) Evitar a subordinação e a pessoalidade. c) Atribuições. d) Onde executada as atividades. e) Interação com o fiscal. f) Não é o representante legal da contratada. Gestão e Fiscalização de Contratos

64 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •É recomendável que, para cada contrato de terceirização, se autuem dois processos para o acompanhamento e fiscalização do contrato: a) processo administrativo de liquidação e pagamento. b) processo administrativo de acompanhamento e fiscalização. Processo de Fiscalização e Pagamento

65 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov • Processo administrativo de liquidação e pagamento. É o processo administrativo, autuado por exercício financeiro, destinado a subsidiar os procedimentos de liquidação e pagamento das empresas contratadas. É de responsabilidade do gestor do contrato. •Quais documentos devem compor esse processo? • O que é ateste? Processo de Pagamento

66 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •O que é liquidação? •Como ocorre a liquidação? •O que diz a Lei nº 4.320/1964: Art. 62. O pagamento da despesa só será efetuado quando ordenado após sua regular liquidação. Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. Processo de Pagamento

67 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov § 1° Essa verificação tem por fim apurar: I - a origem e o objeto do que se deve pagar. II - a importância exata a pagar. III - a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação. § 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá por base: I - o contrato, ajuste ou acordo respectivo. II - a nota de empenho. III - os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço. Processo de Pagamento

68 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Em relação ao ateste e pagamento, veja o teor do Acórdão nº 1.612/2013-Plenário: de que o Setor de Contabilidade do [...] deve confrontar todos os “atestos” das notas fiscais com as portarias de fiscalização de contratos, e só realizar os pagamentos se os “atestos” forem efetuados pelo fiscal da atividade, regularmente designado, sob pena de responsabilidade solidária, uma vez que este exame é uma das etapas da liquidação da despesa, conforme estabelecem os arts. 62 e 63 da Lei nº 4.320/1964. Processo de Pagamento

69 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov • Processo administrativo de acompanhamento e fiscalização. É o processo administrativo destinado à fiscalização da execução contratual. É de responsabilidade do fiscal do contrato. •Quais documentos devem compor esse processo? • Nos autos do processo de acompanhamento e fiscalização devem ser mantidos os seguintes documentos comprobatórios: a) documentos essenciais da contratação. b) registros de todas as ocorrências. c) atribuições para o exercício do ofício de fiscal. Objetivo Geral Processo de Fiscalização

70 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Documentos essenciais da contratação: a) Projeto Básico ou Termo de Referência. b) Edital de Licitação. c) Instrumento de Contrato. d) Proposta da Contratada. e) Convenção ou Acordo Coletivo das Categorias Envolvidas na Prestação dos Serviços. f) Termos Aditivos ao Contrato. Processo de Fiscalização

71 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Os Registros de todas as ocorrências relacionadas com a execução dos serviços – O Processo de fiscalização é um valioso instrumento de controle à disposição do fiscal, que deverá anotar nos autos todas as ocorrências relevantes. •As atribuições para o exercício do ofício de fiscal - Como referência de boas práticas de gestão, tem-se o Anexo IV da IN SLTI/MPOG nº 02/2008 e a Portaria TCU nº 297/2012. Objetivo Geral Processo de Fiscalização

72 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov Objetivo Geral

73 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Devem ser adotados se procedimentos de fiscalização desde o início do contrato. •Seguem, a título de exemplificação, os procedimentos de fiscalização a serem adotados pelo fiscal do contrato no início da prestação dos serviços. a) Solicitar à empresa contratada a relação dos empregados terceirizados, contendo as seguintes informações: nome completo; cargo ou função; valor do salário; número do registro geral (RG); e do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF). b) Elaborar planilha-resumo do contrato com as informações acima e acrescentar as seguintes: férias; licenças; faltas; ocorrências; horas extras trabalhadas; vale-transporte; e auxílio-alimentação. Fiscalização Inicial do Contrato

74 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov c) Conferir todas as anotações nas CTPS dos empregados, por amostragem, e verificar se elas coincidem com o informado pela empresa em sua planilha de custos. Atenção especial para a data de início do contrato de trabalho; a função exercida; o valor da remuneração (importante esteja corretamente discriminada em salário-base, adicionais e gratificações); e todas as eventuais alterações dos contratos de trabalho. d) Conferir o número de terceirizados fornecidos pela empresa e comparar com o previsto no contrato administrativo. Fiscalização Inicial do Contrato

75 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov e) Conferir o salário registrado na CTPS e comparar com estabelecido na planilha de custos e formação de preços. Não pode ser inferior ao que prevê a Convenção Coletiva de Trabalho da Categoria (CCT). f) Verificar se a empresa contratada forneceu os uniformes aos empregados conforme estabelece a CLT, considerando para tanto as peças fornecidas e o prazo para o fornecimento. Deve ser solicitada cópia do documento que comprove o recebimento dos uniformes pelos empregados. Fiscalização Inicial do Contrato

76 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov g) Verificar se a empresa contratada forneceu aos empregados os EPI estabelecidos pelas Normas Regulamentadoras expedidas pelo MTE para o exercício de suas atividades. Deve ser solicitada cópia do documento que comprove o recebimento dos EPI pelos empregados. Objetivo Geral Fiscalização Inicial do Contrato

77 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Essa fiscalização deve ser realizada diariamente e consiste em: a) Conferir, todos os dias, quais empregados terceirizados estão prestando serviços e em quais funções. Fazer o acompanhamento com a planilha-mensal. b) Verificar se os empregados estão cumprindo a jornada de trabalho. c) Acompanhar a execução dos serviços, verificando se está em conformidade com as especificações do PB ou TR. Objetivo Geral Fiscalização Diária do Contrato

78 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Essa fiscalização deve ser realizada anteriormente a cada pagamento da fatura e é de responsabilidade do fiscal e do gestor do contrato. •Atribuições do fiscal do contrato: (Considerando a planilha resumo) a) Realizar, por meio de amostragem, entrevista junto aos empregados de modo a verificar se a empresa está realizando o pagamento de salários, inclusive férias e 13º salário, quando cabível, vale-transporte e vale-alimentação conforme estabelece a CLT e a CCT da categoria. A amostra deve ser por reposição. Fiscalização Mensal do Contrato

79 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov b) Realizar, por meio de amostragem, entrevista junto aos empregados de modo a verificar se a empresa está fazendo o depósito do FGTS, solicitando cópia do respectivo extratos ao empregado. A amostra deve ser por reposição. c) Notificar, por escrito, ao gestor do contrato caso haja alguma desconformidade nas averiguações realizadas mensalmente. Cabe ao gestor do contrato assinalar prazo para a empresa promover a regularidade. Fiscalização Mensal do Contrato

80 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov d) Verificar se a empresa contratada forneceu novos uniformes aos empregados conforme estabelece a CCT (periodicidade). Deve ser solicitada cópia do documento que comprove o recebimento dos uniformes pelos empregados. e) Elaborar relatório de acompanhamento mensal da execução contratual e encaminhá-lo, juntamente com a nota fiscal atestada, ao gestor do contrato. Fiscalização Mensal do Contrato

81 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Observação: a) O relatório de acompanhamento deve contemplar todas as ocorrências verificadas pelo fiscal do contrato durante o mês de referência e indicar as cláusulas contratuais infringidas pela empresa contratada. b) Para a realização de entrevistas com os empregados, o fiscal do contrato pode-se valer dos formulários constantes dos Anexos I, II e III da Portaria TCU nº 297/2012. Objetivo Geral Fiscalização Mensal do Contrato

82 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Além das atribuições descritas anteriormente, ao fiscal do contrato cabe: a) Verificar a conformidade da prestação dos serviços e da alocação dos recursos necessários, de acordo com o objeto do contrato. b) Prestar informações a respeito da execução dos serviços e de eventuais glosas nos pagamentos devidos à contratada. c) Quando cabível, manter o controle das ordens de serviço emitidas e cumpridas. Outras Atribuições do Fiscal

83 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov d) Solicitar ao preposto da empresa a programação de férias dos empregados, visando verificar além da substituição do empregado, a efetivação do pagamento da remuneração da férias e do respectivo abono no prazo estabelecido pelo Art. 145 da CLT (02 (dois) dias antes do início do respectivo período). e) Informar toda e qualquer irregularidade relativa à execução contratual ao superior hierárquico, bem como as matérias que ultrapassem a sua competência. Outras Atribuições do Fiscal

84 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov f) Acompanhar a execução dos serviços propriamente dita, controlando o emprego de materiais durante a execução dos serviços, principalmente quanto à quantidade e à qualidade, rejeitando os que estiverem em desacordo com o estabelecido no instrumento de contrato ou na proposta da contratada. g) Solicitar a substituição dos materiais cujas especificações não estejam de acordo com o previsto no Termo de Referência ou Projeto Básico e informada pela contratada em sua proposta. Outras Atribuições do Fiscal

85 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov h) Manter entendimentos, por escrito com a contratada por meio do preposto, adotando medidas necessárias ao cumprimento das obrigações contratuais, salvo aquelas que por sua natureza e gravidade devam ser comunicadas diretamente ao representante legal da contratada, por intermédio do gestor do contrato. i) Manter atualizado o controle dos empregados da empresa contratada, exigindo que se apresentem ao local de trabalho devidamente uniformizados e identificados por crachá, solicitando, por escrito, substituição daqueles que comprometam a perfeita execução ou que apresentem comportamento em desacordo com as normas organizacionais vigentes no Órgão contratante. Outras Atribuições do Fiscal

86 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Atribuições do gestor do contrato: (trazer essas exigências no edital) a) Exigir da empresa comprovantes de pagamento dos salários, vales-transporte e auxílio alimentação dos empregados. b) Exigir a certidão conjunta negativa de débitos relativos a tributos federais e à Dívida Ativa da União. c) Exigir certidão negativa de débitos junto às fazendas estadual ou distrital e municipal do domicílio sede da contratada. Fiscalização Mensal do Contrato

87 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov d) Exigir certidão negativa de débitos relativos às contribuições previdenciárias e as de terceiros (CND). e) Exigir certidão de regularidade junto ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS/CRF). f) Comunicar à empresa contratada caso haja irregularidade nos depósitos do FGTS, estabelecendo prazo para que efetue a regularização. Objetivo Geral Fiscalização Mensal do Contrato

88 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov g) Dar ciência, conforme o caso, ao Ministério do Trabalho e Emprego sobre o depósito do FGTS. h) Realizar glosas nas notas fiscais/faturas ou valer-se do seguro-garantia ou fiança bancária em vigor, sempre que a empresa descumprir as cláusulas contratuais, trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Objetivo Geral Fiscalização Mensal do Contrato

89 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Além das atribuições descritas anteriormente, ao gestor do contrato cabe: a) Exigir da empresa contratada em decorrência da extinção ou da rescisão do contrato os termos de rescisão dos contratos de trabalho dos empregados terceirizados, devidamente homologados, quando exigível, pelo sindicato da categoria, acompanhados das cópias autenticadas em cartório, ou cópias simples acompanhadas dos originais para conferência no local de recebimento. b) Realizar análise dos pedidos de reajustes e repactuações pleiteados pela empresa contratada. Objetivo Geral Outras Atribuições do Gestor

90 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •A fiscalização especial do contrato deve ocorrer ao longo da execução contratual e corresponde a: a) Observar qual é a data-base da categoria prevista na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT). Os reajustes dos empregados devem ser obrigatoriamente concedidos pela empresa no dia e percentual previstos na Convenção. b) Controlar as férias e licenças dos empregados por meio da planilha-resumo. Fiscalização Especial do Contrato

91 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Procedimentos Elementares: •Ao término do contrato, o fiscal deve lavrar termos de restituição de máquinas e equipamentos porventura postos à disposição da contratante para execução dos serviços. •No que diz respeito às obrigações trabalhistas e previdenciárias, o gestor do contrato deverá certificar-se de que a contratada pagou as verbas devidas por ocasião das rescisões dos contratos de trabalho, solicitando a apresentação dos documentos comprobatórios. Fiscalização ao Término do Contrato

92 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Obrigações Trabalhistas. Rescisões dos contratos. Por ocasião do término do contrato, é comum que todo o pessoal da contratada empregado na execução dos serviços seja demitido. •Assim, cabe ao gestor do contrato deve exigir da empresa as seguintes comprovações: a) notificação de aviso prévio – ou da indenização – ao empregado demitido (Art. 478, CLT). b) CTPS devidamente anotada (Art. 29, § 2º, c, CLT). Fiscalização ao Término do Contrato

93 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov c) termo de rescisão, com pagamento da indenização de que tratam os arts. 477, caput (indenização em caso de despedida sem justa causa para empregado contratado por prazo indeterminado), e 479 (indenização em caso de despedida sem justa causa para empregado contratado por prazo certo), ambos da CLT, se for o caso. d) exame médico demissional, se necessário (Art. 168, II, CLT). Fiscalização ao Término do Contrato

94 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov e) guias de recolhimento do INSS e do FGTS incidentes sobre as verbas rescisórias (GRRF – Circular Caixa 450/2008), em caso de despedida sem justa causa. As informações devem ser prestadas e incluídas no SEFIP. •O fiscal deve se certificar de que, durante o cumprimento do aviso prévio, o posto não fique a descoberto. Se não houver a substituição, deve informar ao gestor para efetuar a glosa correspondente e propor a aplicação de penalidade à contratada. Fiscalização ao Término do Contrato

95 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Deve ser estabelecido prazo adequado para efetuar o pagamento à contratada. •Deve ser exigida em cada pagamento a documentação comprobatória da regularidade fiscal da empresa contratada junto às fazendas federal, estadual, municipal e distrital, bem como à referente à seguridade social e ao FGTS. Pagamento

96 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Assim, podem ser inseridos os seguintes procedimentos para efetuar o pagamento a título de boas práticas nos editais de contratação: a) Anteriormente a cada pagamento, a Entidade do “Sistema S” analisará as certidões apresentadas pela empresa contratada, de modo a verificar a manutenção das condições de habilitação. b) Constatando situação de irregularidade do fornecedor contratado, deve-se providenciar a sua advertência, por escrito, no sentido de que, no prazo de cinco (5) dias úteis, regularize sua situação ou, no mesmo prazo, apresente sua defesa. Pagamento

97 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov c) O prazo dado (05 dias úteis) poderá ser prorrogado uma vez, por igual período, a critério da Entidade do “Sistema S”. d) Não havendo regularização ou sendo a defesa considerada improcedente, a Entidade do “Sistema S” deverá comunicar aos órgãos responsáveis pela fiscalização da regularidade fiscal quanto à inadimplência do fornecedor, bem como quanto à existência de pagamento a ser efetuado, para que sejam acionados os meios pertinentes e necessários para garantir o recebimento de seus créditos. Pagamento

98 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov e) Persistindo a irregularidade, a Entidade do “Sistema S” deverá adotar as medidas necessárias à rescisão dos contratos em execução, nos autos dos processos administrativos correspondentes, assegurada à contratada a ampla defesa. f) Havendo a efetiva prestação de serviços ou o fornecimento dos bens, os pagamentos serão realizados normalmente, até que se decida pela rescisão contratual, caso o fornecedor não regularize sua situação às fazendas públicas. Pagamento

99 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •A responsabilização das entidades do “Sistema S” pelos encargos trabalhistas encontra amparo na jurisprudência do Tribunal Superior do Trabalho. Responsabilidade Subsidiár ia

100 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •A responsabilidade subsidiária das Entidades do “Sistema S” pelo inadimplemento das obrigações trabalhistas, por parte do empregador, implica a responsabilidade subsidiária do tomador dos serviços quanto àquelas obrigações, desde que haja participado da relação processual e conste também do título executivo judicial. •É o que estabelece o inciso IV, do Enunciado TST 331. Responsabilidade Subsidiár ia

101 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •Sobre quais parcelas recai a responsabilidade subsidiária das Entidades do “Sistema S” ? •A responsabilidade subsidiária das Entidades do “Sistema S” abrange todas as verbas decorrentes da condenação referentes ao período da prestação laboral. •É o que estabelece o inciso VI, do Enunciado TST 331. Responsabilidade Subsidiár ia

102 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov •De modo a mitigar a responsabilidade subsidiária, é importante fiscalizar a execução contratual, realizando entrevistas/questionários com os empregados contratados verificando, em especial, se a empresa contratada efetuou o recolhimento e depósito do INSS e FGTS, respectivamente, e o pagamento das seguintes verbas trabalhistas: a) Salário. b) Vale transporte e auxílio alimentação. c) Férias. d) Décimo terceiro salário. Boas Práticas de Fiscalização

103 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov “O sábio não se senta para lamentar-se, mas se põe alegremente em sua tarefa de consertar o dano feito.” (William Shakespeare) “Só existem dois dias no ano que nada pode ser feito. Um se chama ontem e o outro se chama amanhã, portanto hoje é o dia certo para amar, acreditar, fazer e principalmente viver.” (Dalai Lama)

104 VIII Encontro de Gestores e Auditores do Sistema S Nov Obrigado! Secretaria Federal de Controle Interno Visite o site:www.cgu.gov.br Telefone: (061) Controladoria Geral da União


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