Planejamento e Gerenciamento de Projetos Gerência de Custos

Apresentação em tema: "Planejamento e Gerenciamento de Projetos Gerência de Custos"— Transcrição da apresentação:

1 Planejamento e Gerenciamento de Projetos Gerência de Custos
Baseado na terceira edição do PMBOK Guide 15/01/2007

2 Objetivos da Aula Apresentar os processos, ferramentas e técnicas utilizadas para gerenciar os custos de um projeto na visão do PMBOK 15/01/2007

3 Gerência de Custos do Projeto
Garantir que o projeto seja executado dentro do orçamento aprovado para o projeto O gerenciamento dos custos do projeto trata principalmente do custo dos recursos necessários para terminar as atividades do cronograma. 15/01/2007

4 Pontos importantes (1/2)
O foco principal é no custo dos recursos necessários para finalizar as atividades do projeto A estimativa deve ser baseada na EAP A estimativa deve ser realizada por quem irá realizar o trabalho Informações históricas são extremamente importantes 15/01/2007

5 Pontos importantes (2/2)
Um custo base deve ser estimado e aprovado, só podendo sofrer alterações sob autorização Ações corretivas devem ser tomadas para garantir o custo durante a execução 15/01/2007

6 Processos Estimativa de Custos Orçamentação Controle de Custos
Tiago Luiz Orçamentação Ana Alves Controle de Custos Bruno Rodrigues 15/01/2007

7 Estimativa de Custos 15/01/2007

8 Estimativa de Custos 15/01/2007

9 Estimativa de Custos -Entradas
Fatores Ambientais Condições do mercado Bancos de dados comerciais Ativos de processos organizacionais Politicas de estimativa de custos Modelo de estimativa de custos Informações históricas Arquivos do projeto Conhecimento da equipe do projeto Lições aprendidas 15/01/2007

10 Estimativa de Custos -Entradas
Declaração do escopo do projeto Estrutura analítica do projeto (EAP) Dicionário da EAP Plano de gerenciamento do projeto Plano de gerenciamento do cronograma Plano de gerenciamento do pessoal Registro de riscos 15/01/2007

11 Estimativa de Custos -Ferramentas e Técnicas
Estimativa análoga Custo real dos projetos anteriores semelhantes como base para estimar os custos do projeto atual Determinar os valores de custo de recursos Conhecer os valores de custo unitário Estimativa “bottom-up” Atividades com nível mais baixo de detalhes Estimativa paramétrica Relação estatística entre dados históricos e outras variáveis 15/01/2007

12 Estimativa de Custos -Ferramentas e Técnicas
Software de gerenciamento de projetos Simplificar o uso de algumas técnicas de estimativa de custos Análise de proposta de fornecedor Análise das reservas Custos estimados para lidar com eventos antecipados mas não garantidos Custo da qualidade 15/01/2007

13 Estimativa de Custos - Saída
Estimativas de custos da atividade Custos prováveis dos recursos necessários Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade Descrição do escopo do trabalho do projeto da atividade do cronograma Documentação da base para a estimativa Documentação de quaisquer premissas feitas Documentação de quaisquer restrições Indicação do intervalo de estimativas possíveis 15/01/2007

14 Estimativa de Custos - Saída
Mudanças solicitadas Plano de gerenciamento de custos (atualizações) 15/01/2007

15 Orçamentação 15/01/2007

16 Orçamentação Agregar custos estimados
Atividades individuais Pacotes de trabalho Estabelecer uma linha base para os custos 15/01/2007

17 Orçamentação 15/01/2007

18 Orçamentação – Entradas
Declaração do escopo do projeto Restrições de recursos financeiros Estrutura analítica do projeto (EAP) Relaciona os componentes e entregas de projeto Dicionário da EAP Conteúdo detalhado dos componentes de uma EAP Declaração do escopo do projeto A declaração inclui restrições, premissas e requisitos. Restrições são fatores específicos que podem limitar as opções de estimativas de custos. Uma das restrições mais comuns é o orçamento de projeto limitado. Restrições de custos podem ser causadas por autorizações anuais de financiamento pela organização do comprador ou por outras entidades como agências governamentais. As limitações periódicas formais dos gastos de recursos financeiros do projeto podem ser fornecidas no termo de abertura do projeto (Seção ) ou no contrato. Essas restrições de recursos financeiros se refletem na declaração do escopo do projeto e podem ser causadas por autorizações anuais de financiamento pela organização do comprador ou por outras entidades como agências governamentais. A estrutura analítica do projeto (EAP) (Seção ) fornece a relação entre todos os componentes do projeto e as entregas do projeto (Seção ). O dicionário da EAP (Seção ) e as declarações do trabalho detalhadas relacionadas fornecem uma identificação das entregas e uma descrição do trabalho em cada componente da EAP necessário para produzir cada entrega. Dicionário da EAP O documento gerado pelo processo Criar EAP que dá suporte à EAP é denominado dicionário da EAP e é um documento complementar da EAP. O conteúdo detalhado dos componentes contidos em uma EAP, inclusive pacotes de trabalho e contas de controle, pode ser descrito no dicionário da EAP. Para cada componente da EAP, o dicionário da EAP inclui um código do identificador de conta, uma declaração do trabalho, a organização responsável e uma lista de marcos do cronograma. A informação adicional sobre um componente da EAP pode incluir informações de contrato, requisitos de qualidade e referências técnicas para facilitar o desempenho do trabalho. A informação adicional sobre uma conta de controle poderia ser um número de cobrança. A informação adicional sobre um pacote de trabalho pode incluir uma lista das atividades associadas do cronograma, os recursos necessários e uma estimativa de custos. São feitas referências cruzadas de cada componente da EAP, conforme adequado, para outros componentes da EAP no dicionário da EAP. 15/01/2007

19 Orçamentação – Entradas
Estimativas de custo da atividade Obter estimativa de custo para cada pacote de trabalho Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade Descrição do escopo da atividade Documentação Da base para estimativa Premissas e restrições feitas Indicação do intervalo de estimativas possíveis 4. As estimativas de custos (Seção ) de cada atividade do cronograma dentro de um pacote de trabalho são agregadas para que seja obtida uma estimativa de custos para cada pacote de trabalho. Uma estimativa de custos da atividade é uma avaliação quantitativa dos custos prováveis dos recursos necessários para terminar as atividades do cronograma. Este tipo de estimativa pode ser apresentado na forma sumarizada ou detalhada. Os custos são estimados para todos os recursos aplicados à estimativa de custos da atividade. Isso inclui mas não se limita a mão-de-obra, materiais, equipamentos, serviços, instalações, tecnologia da informação e categorias especiais como uma provisão para inflação ou uma reserva para contingências dos custos. 5. 15/01/2007

20 Orçamentação – Entradas
Cronograma do projeto Datas de início e término de atividades, marcos, pacotes de trabalho e planejamento e contas de controle Calendário de recursos Dias trabalhados e ociosos Contrato Resultados comprados Plano de gerenciamento de custos O cronograma do projeto (Seção ) inclui as datas de início e de término planejadas para atividades do cronograma, marcos do cronograma, pacotes de trabalho, pacotes de planejamento e contas de controle do projeto. Essas informações são usadas para agregar custos aos períodos do calendário quando os custos são planejados para ocorrer. Um calendário de recurso composto do projeto documenta os dias trabalhados e os dias não trabalhados que determinam as datas nas quais um recurso específico, uma pessoa ou material, pode estar ativo ou está ocioso. Normalmente o calendário de recurso do projeto identifica feriados específicos de recursos e períodos de disponibilidade de recursos. O calendário de recurso do projeto identifica a quantidade de cada recurso disponível durante cada período de disponibilidade. Informações do contrato (Seção ) relacionadas a quais produtos, serviços ou resultados foram comprados — e seus custos — são usadas no desenvolvimento do orçamento. Um contrato é assinado com cada fornecedor selecionado. O contrato pode estar na forma de um documento complexo ou de um simples pedido de compra. Independentemente da complexidade do documento, um contrato é um acordo legal que gera obrigações para as partes que obriga o fornecedor a fornecer os produtos, serviços ou resultados especificados e obriga o comprador a pagar ao fornecedor. Um contrato é uma relação legal sujeita a remediação nos tribunais. Os principais componentes de um contrato em geral incluem, mas não se limitam a títulos de seções, declaração do trabalho, cronograma, período de desempenho, funções e responsabilidades, estabelecimento de preços e pagamento, ajustes de inflação, critérios de aceitação, garantia, suporte a produtos, limitação de responsabilidade, remunerações, retenção, penalidades, incentivos, seguro, seguros-desempenho, aprovação da subcontratada, tratamento de solicitações de mudança e um mecanismo de resolução de disputas e rescisão. O componente plano de gerenciamento de custos do plano de gerenciamento do projeto e outros planos auxiliares são considerados durante a orçamentação. 15/01/2007

21 Orçamentação – Técnicas e Ferramentas
Agregação de custos Atividade -> Pacotes de trabalho -> Outros níveis da EAP -> Projeto Análise das reservas Provisões para contingências Estimativa paramétrica Relação estatística Reconciliação dos limites de financiamento De acordo com os gastos de recursos Afeta principalmente cronogramas e alocação de recursos As estimativas de custos da atividade do cronograma são agregadas por pacotes de trabalho de acordo com a EAP. As estimativas de custos do pacote de trabalho são então agregadas para os níveis mais altos de componentes da EAP, como contas de controle, e finalmente para todo o projeto. Grandes variações nos gastos periódicos de recursos financeiros são geralmente indesejáveis para as operações da organização. Portanto, os gastos de recursos financeiros são reconciliados com os limites de financiamento definidos pelo cliente ou pela organização executora no desembolso de fundos para o projeto. A reconciliação exigirá que os cronogramas do trabalho sejam ajustados para nivelar ou regular essas despesas, o que será realizado colocando restrições de data imposta para alguns pacotes de trabalho, marcos do cronograma ou componentes da EAP no cronograma do projeto. As alterações nos cronogramas podem afetar a alocação de recursos. Se os recursos financeiros forem usados como um recurso limitante no processo Desenvolvimento do cronograma, o processo será repetido usando as novas restrições de data imposta. O produto final dessas iterações de planejamento é uma linha de base dos custos. 15/01/2007

22 Orçamentação – Saídas Linha de base dos custos
Orçamento usado como base em relação ao qual será medido, monitorado e controlado o desempenho de custos geral no projeto Soma dos custos estimados por período Forma de uma curva S Componente do plano de gerenciamento do projeto 15/01/2007

23 Orçamentação – Saídas Necessidade de financiamento do projeto
Derivada da linha de base de custos Margem para prever início acelerado ou estouros Quantias incrementais e não contínuas Reserva para contingências Plano de gerenciamento de custos (atualizações) Mudanças solicitadas 15/01/2007

24 Orçamentação – Saídas 15/01/2007

25 Orçamentação – Saídas Plano de gerenciamento de custos (atualizações)
Solicitações de mudança aprovada Mudanças solicitadas Podem ser geradas por este processo Processo de controle integrado de mudanças 15/01/2007

26 Controle de Custos 15/01/2007

27 Objetivos (I) Monitorar o desempenho de custos Monitorar mudanças
Detectar as variações em relação à linha de base dos custos Compreender as oscilações encontradas Monitorar mudanças Registrar todas as mudanças adequadas em relação à linha de base dos custos Evitar oneração por mudanças inadequadas 15/01/2007

28 Objetivos (II) Garantir acordo a respeito das mudanças solicitadas
Controlar os fatores geradores de mudanças na linha de base dos custos Manter possíveis estouros nos custos Entre os limites aceitáveis Abaixo do financiamento autorizado Informar mudanças aprovadas 15/01/2007

29 Visão Geral 15/01/2007

30 Entradas (I) Linha de base dos custos Necessidade de financiamento
Relatórios de desempenho Informações sobre o desempenho do trabalho Entragas terminadas/pendentes Custos autorizados/incorridos Estimativa de conclusão do cronograma Percentagem de realização do projeto 15/01/2007

31 Entradas (II) Solicitações de mudança aprovadas
Plano de gerenciamento do projeto 15/01/2007

32 Técnicas e Ferramentas (I)
Sistema de controle de mudanças nos custos Formulários/Documentação Sistemas de acompanhamento Níveis de aprovação Análise de medição de desempenho Causa da variação Extensão da variação Variação exige ações corretivas? 15/01/2007

33 Técnicas e Ferramentas (II)
Técnica do valor agregado (TVA) Valor planejado (VP) Valor agregado (VA) Custo real (CR) Variação de custos (VC = VA - CR) Variação de prazos (VP = VA - VP) Índice de desempenho de custos (IDC = VA/CR) Índice de desempenho de prazos (IDP = VA/VP) Integra medidas de cronograma, custos e escopo 15/01/2007

34 Técnicas e Ferramentas (III)
15/01/2007

35 Técnicas e Ferramentas (IV)
Previsão Informações disponíves, desempenho do trabalho Avaliação de esforço de término Estimativa para terminar (EPT) Nova estimativa Variações atípicas (ONT - VA cumulativo) Variações típicas ((ONT - VA cumulativo) / IDC cumulativo) Estimativa no término (ENT) Nova estimativa (CR cumulativo + EPT) Usando o orçamento restante (CR cumulativo + ONT - VA) Usando IDC (CR cumulativo + ((ONT - VA)/IDC cumulativo)) 15/01/2007

36 Técnicas e Ferramentas (V)
Análises de desempenho do projeto Análise da variação Análise das tendências Técnica do valor agregado Software de gerenciamento de projetos Gerenciamento das variações 15/01/2007

37 Saídas Medições de desempenho Previsão de término (ENT/EPT)
Mudanças solicitadas Ações corretivas recomendadas Estimativas de custos Linha de base dos custos Ativos de processos organizacionais Plano de gerenciamento do projeto 15/01/2007

38 Referências http://www.cin.ufpe.br/~if717 http://www.pmi.org
15/01/2007

39 Planejamento e Gerenciamento de Projetos Gerência de Custos
Baseado na terceira edição do PMBOK Guide 15/01/2007