Factura Electrónica SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria

Apresentação em tema: "Factura Electrónica SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria"— Transcrição da apresentação:

1 Factura Electrónica SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria

2 SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria
Factura Electrónica Conjunto de normas abertas multi-sectoriais, mundialmente reconhecidas, que facilitam todos os processos negociais, incluindo o comércio electrónico e a rastreabilidade. Identifica inequivocamente bens, produtos, serviços e locais. Cobre 90% da economia mundial. Reduz os custos operacionais de qualquer cadeia de valor, aumentando a sua produtividade e eficiência.

3 Factura Electrónica O que é uma Factura? Definição
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Factura Electrónica Definição O que é uma Factura? A factura documenta a dívida contraída pela recepção das mercadorias ou serviços prestados segundo as condições acordadas entre o fornecedor e o cliente. Elemento essencial para o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), na medida em que confere aos adquirentes dos bens ou aos destinatários dos serviços um direito de crédito perante o Estado, que se consubstancia no exercício do direito à dedução do imposto nela incorporado. Factura Comercial Factura Mensurável Factura Próforma Factura Recapitulativa Auto Facturação

4 Digitação / Sist. Inform.
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Factura Electrónica Fluxo no envio de factura FORNECEDOR Entrega Factura/ Sist. Inform. Factura Envio CTT Ciclo de Pagamento CLIENTE Contabilidade Leitura Digitação / Sist. Inform. Recepção

5 Digitação / Sist. Inform.
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Factura Electrónica Emissão de factura FORNECEDOR Entrega Factura/ Sist. Inform. Factura Envio EDI CTT CLIENTE Contabilidade Leitura Digitação / Sist. Inform. Recepção

6 Factura Electrónica Custos estimados no envio de uma factura em suporte papel Custos estimados na recepção de uma factura em suporte papel

7 Factura Electrónica O que é uma Factura Electrónica? Definição
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Factura Electrónica Definição O que é uma Factura Electrónica? A factura documenta a dívida contraída pela recepção das mercadorias ou serviços prestados segundo as condições acordadas entre o fornecedor e o cliente, mas reduzido a um formato electrónico. Tem o mesmo valor probatório que a factura em papel, desde que respeite a legislação vigente no mercado nacional. Exigências legislativas: Conteúdo Assinatura Digital Avançada ou EDI Armazenamento / Arquivo (Repositórios) Mapa Recapitulativo ERP / Sistemas de informação Timestamping (opcional)

8 Factura Electrónica Plataforma B2B Fornecedor Cliente
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Factura Electrónica Plataforma B2B Fornecedor Cliente Repositório / Storage Arquivo Digital Integração E E ERP/SI ERP/SI E E

9 Factura Electrónica Portal Plataforma B2C Fornecedor Cliente A
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Factura Electrónica Plataforma B2C Repositório / Storage Arquivo Digital Fornecedor Portal E ERP/SI Registo e adesão Cliente A E Visualização online Cliente B Cliente C Download Excel/PDF Envio por Cliente D

10 Factura Electrónica Portal Portal Plataforma B2B2C Fornecedor Cliente
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Factura Electrónica Plataforma B2B2C Repositório / Storage Arquivo Digital Fornecedor Cliente Repositório Clientes Finais Portal A Registo e adesão E ERP/SI ERP/SI B Visualização online E E C Download Excel/PDF D Envio por Portal Visualização online Registo e adesão E Download Excel/PDF F Clientes Finais Envio por G

11 Factura Electrónica Possíveis ganhos no envio de uma factura electrónica Possíveis ganhos na recepção de uma factura electrónica

12 Factura Electrónica Assinatura electrónica sem cifra FORNECEDOR
PÚBLICA PRIVADA PRIVADA PÚBLICA CLIENTE PÚBLICAS Fornecedor Cliente

13 Factura Electrónica Assinatura electrónica com cifra FORNECEDOR
PÚBLICA PRIVADA PRIVADA PÚBLICA CLIENTE PÚBLICAS Fornecedor Cliente

14 Factura Electrónica Plataforma B2B - Pagamentos Cliente Fornecedor
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Factura Electrónica Plataforma B2B - Pagamentos Cliente Repositório / Storage Arquivo Digital Fornecedor Integração E E ERP/SI ERP/SI E E Banco do Fornecedor Banco do Cliente Portal Portal

15 Factura Electrónica Aspectos
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Factura Electrónica Aspectos Para implementação da Factura Electrónica deve-se ter em conta, sumariamente, os seguintes aspectos: Legais Estabelecimento de contratos entre as partes e processos de certificação junto das entidades competentes e ou apropriadas. Conhecimento profundo da legislação em vigor. Técnico - Funcionais Definição de todo o ambiente de comunicações, protocolos, formatos, segurança, validação de certificados e de parceiros comerciais, desenvolvimento da comunidade electrónica, integração, processamento, armazenamento e consulta das facturas e auditoria.

16 Factura Electrónica Consequências
A Facturação Electrónica leva a consequências distintas do ponto de vista do emissor e do receptor: Emissor de facturas: Elimina a obrigação de imprimir e enviar as facturas em papel, aproveitando o documento electrónico da factura para dar validade legal à mesma mediante uma assinatura digital. Receptor das facturas - Cliente: Melhora a gestão do processo de recepção, tratamento, introdução e conferência das facturas dentro das aplicações de gestão para iniciar o ciclo de pagamento. Receptor das facturas - Consumidor Final: Benefícios no tratamento documental, consultas, conferência e optimização dos ciclos de pagamento.

17 Mensagens Estruturadas Mensagens Ñ Estruturadas
Factura Electrónica Mensagens Estruturadas Mensagens Ñ Estruturadas Benefícios de Tempo Facturas transaccionadas mais rapidamente Processamento mais rápido das facturas e eventuais disputas comerciais Prazos de pagamento menores Menor nº de facturas que entrem em litigio Contabilização automatica das facturas Menor manuseamento de papel Benefícios de Tempo Facturas transaccionadas mais rapidamente Menor manuseamento de papel Benefícios para os emissores das facturas Benefícios Financeiros Redução de custos postais (papel, envelopes, selos, impressão, etc) Redução significativa com os custos de arquivo Benefícios Financeiros Redução de custos postais (papel, envelopes, selos, impressão, etc) Redução significativa com os custos de arquivo Infraestutura técnica menos pesada Benefícios de Segurança Menor erros de introdução de dados Garantia de autenticidade e integridade das facturas enviadas Monotorização rigorosa das facturas enviadas Benefícios de Segurança Garantia de autenticidade e integridade das facturas enviadas

18 Mensagens Estruturadas Mensagens Ñ Estruturadas
Factura Electrónica Mensagens Estruturadas Mensagens Ñ Estruturadas Benefícios de Tempo Facturas transaccionadas mais rapidamente Processamento mais rápido das facturas e eventuais disputas comerciais Prazos de pagamento menores Menor nº de facturas que entrem em litigio Contabilização automatica das facturas Menor manuseamento de papel Benefícios de Tempo Facturas transaccionadas mais rapidamente Menor manuseamento de papel Benefícios para os receptores das facturas Benefícios Financeiros Redução significativa com os custos de arquivo Benefícios Financeiros Redução significativa com os custos de arquivo Infraestutura técnica menos pesada Benefícios de Segurança Menor erros de introdução de dados Garantia de autenticidade e integridade das facturas recepcionadas Monotorização rigorosa das facturas recepcionadas Benefícios de Segurança Garantia de autenticidade e integridade das facturas enviadas

19 Enquadramento Legal Comunidade Europeia Portugal Directiva 77/388/CE
Privacidade dos Dados Comunidade Europeia Directiva 77/388/CE Directiva 95/46/CE Sexta Directiva do IVA Referência Definição de EDI Contrato Tipo Assinaturas Electrónicas Recomendação 1994/820/CE Referência Directiva 2001/115/CE Referência Directiva 1999/93/CE Portugal Transposição Transposição DL 357/99 Revogação DL 256/2003 DL 290-D/99 Regulamentação Regulamentação Resolução 137/2005 DL Regulamentar de 31 Agosto de 2006 DL 196/2007 Fonte: UMIC – Guia da Factura Electrónica

20 Enquadramento Legal Código do IVA - Arquivo N.º 3 do artigo 45.º / n.º 3 do artigo 48.º do Código do IVA Conteúdo das listagens (1): N.º do documento e data; NIF (do emissor ou do receptor); Preço líquido de imposto, taxa de IVA aplicável e o montante de imposto devido; Data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente; A quantidade e denominação usual dos serviços prestados ou dos bens transmitidos; Data e hora da constituição e envio da mensagem; Discriminação das anomalias ocorridas durante cada transmissão; A denominação e a versão do software utilizado. (1) Apesar de a Administração Fiscal ainda não se ter pronunciado relativamente ao conteúdo dos mapas recapitulativos, prevê-se que os mesmos devam vir a conter estes elementos.

21 Repositório de Fornecedor e Cliente
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Repositórios Repositório comum Cifra para confidencialidade Validação cronológica independente Fornecedor Repositório Cliente Integração 1 5 E E 2 4 6 ERP/SI ERP/SI Assinatura digital para integridade, autenticação e não-repúdio E E S 3 Repositório Receptor Repositório Emissor Notificação de recepção com sucesso S 8 R 7 Notificação de entrega com sucesso Notificação de integração com sucesso Repositório de Fornecedor e Cliente

22 Repositórios Repositório diferente Repositórios Fornecedor Cliente 1 5
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Repositórios Repositório diferente Cifra para confidencialidade Validação cronológica independente Repositórios Fornecedor Cliente Integração 1 5 E E 4 6 ERP/SI ERP/SI Assinatura digital para integridade, autenticação e não-repúdio E 3 E S 2 Repositório Receptor Notificação de recepção com sucesso Repositório Emissor S 8 R Notificação de entrega com sucesso 7 Notificação de integração com sucesso

23 Projecto Piloto GS1 Portugal
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Projecto Piloto GS1 Portugal Factura Electrónica

24 Projecto Piloto GS1 Portugal
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Projecto Piloto GS1 Portugal Factura Electrónica Esquema funcional Fjksda Fjsdkf+ Fjdksfj jfkdsjfj AC INTERNET Assinatura AZERTIA fjdskfj Certificado AZERTIA Fjksda Fjsdkf+ Fjdksfj jfkdsjfj Fjksda Fjsdkf+ Fjdksfj jfkdsjfj Factura Assinada fjdskfj Factura Emissor Assinatura Facturas Emissor Fornecedor Fjksda Fjsdkf+ Fjdksfj jfkdsjfj TRADUÇÃO DE FORMATOS Dados Facturas emissor Consulta, verifica, visualiza, lança e imprime INTERNET Depósito Facturas Assinadas Fjksda Fjsdkf+ Fjdksfj jfkdsjfj Fjksda Fjsdkf+ Fjdksfj jfkdsjfj Facturas Receptor Comprador Facturas Receptor Consulta, verifica, visualiza, lança e imprime

25 Factura Electrónica - conclusões
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Factura Electrónica - conclusões Produção de uma factura em papel Criação da factura na Base de Dados + Impressão 120 Segundos Fotocopiar Segundos Envelopagem Segundos Arquivo físico na pasta de facturas Segundos Arquivo físico na pasta de fotocópias Segundos Verificação e assinatura da factura Segundos Digitalização (carta + factura) Segundos Anexação das imagens nas respectivas referências Segundos Total Individual 480 Segundos

26 Factura Electrónica - conclusões
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Factura Electrónica - conclusões Outros Custos unitários (sem inclusão de recursos) Correio normal € 0.30 Custo de papel branco p/ fotocópia (2 folhas) € 0.08 Custo de papel timbrado ( 3 folhas) € 0.15 Custo dos envelopes € 0.09 Custo de impressão € 0.01 Custo por impressão na fotocopiadora € 0.01 Total Individual € 0.64

27 Factura Electrónica - conclusões
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Factura Electrónica - conclusões Produção de uma factura electrónica Criação da factura na Base de Dados + Impressão 120 Segundos Fotocopiar Segundos Envelopagem Segundos Arquivo físico na pasta de facturas Segundos Arquivo físico na pasta de fotocópias Segundos Verificação e assinatura da factura Segundos Digitalização (carta + factura) Segundos Anexação das imagens nas respectivas referências Segundos Total Individual 480 Segundos Total Individual 120 Segundos

28 Factura Electrónica - conclusões
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Factura Electrónica - conclusões Outros custos unitários (sem inclusão de recursos) Correio normal € 0.30 Custo de papel branco p/ fotocópia (2 folhas) € 0.08 Custo de papel timbrado ( 3 folhas) € 0.15 Custo dos envelopes € 0.09 Custo de impressão € 0.01 Custo por impressão na fotocopiadora € 0.01 Custos do Serviço por factura € 0.25 Total Individual € 0.64 Total Individual € 0.25

29 Factura Electrónica - conclusões
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Factura Electrónica - conclusões Empresa que processe 1000 facturas por ano, com cerca de 200 clientes Custos envio em papel € Tempo de processamento em papel 133 Horas e 20 Minutos Custos envio em formato electrónico € Tempo de processamento em formato electrónico 33 horas e 20 Minutos Redução aproximadamente em 50% Redução aproximadamente em 75% A redução de custos não têm em consideração os valores da aquisição de um Tradutor, assinatura digital (caso se justifique), mapeamentos, etc.

30 Conclusões Papel Electrónico Emissor Custos directos Impressão
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Conclusões Papel Electrónico Emissor Custos directos Impressão Consumíveis, Impressões, Envelopes Expedição Selos, Transporte, CTT Armazenamento Espaço e material de arquivo Custos indirectos Overheads Receptor Custos directos Re-Impressão Armazenamento Custos indirectos Overheads Processo Administrativo Introdução dos dados

31 Conclusões Portal Portal Fornecedor Cliente A B C D E F G
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria Conclusões Repositório / Storage Arquivo Digital Fornecedor Cliente Repositório Clientes Finais Portal A Registo e adesão E ERP/SI ERP/SI B Visualização online E E C Download Excel/PDF D Envio por Portal Visualização online Registo e adesão E Download Excel/PDF F Clientes Finais Envio por G

32 Conclusões

33 IT/E-Commerce Manager E. j.picoito@gs1pt.org
SEMINÁRIO GS1 Instituto Politécnico de Leiria João Picoito IT/E-Commerce Manager E. CODIPOR – Associação Portuguesa de Identificação e Codificação de Produtos R. Prof. Fernando da Fonseca, 16 – Esc.II Lisboa T F W.