Gerência de Projeto Maria Aparecida Perre.

Gerência de Projeto Maria Aparecida Perre

Objetivo de Aprendizado
Assimilar os conceitos fundamentais aplicados em Gerenciamento de Projetos; Compreender seus objetivos e sua complexidade; Perceber as principais dificuldades enfrentadas pela Equipe de Projeto e das Organizações para o sucesso de um Projeto.

Tópicos Conceito de Projeto O que é um Programa?
Atividade em sala de aula O que é Gerenciamento de Projeto? Áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos Características do Gerente de Projeto Fases e Ciclo de Vida de Um Projeto Influências Organizacionais

O que é um Projeto?

O que é um Projeto? “Um projeto é um complexo e não rotineiro esforço único limitado por tempo, orçamento, recursos e especificações designadas para atender as expectativas de clientes.” Project Management – The Managerial Process, 2000 – Clifford F. Gray & Erick W. Larson

O que é um Projeto? “Qualquer série de atividades e tarefas que:
Tem um objetivo específico a ser completado dentro de certas especificações; Tem data de início e fim; Tem limitações de orçamento; Consomem recursos.” Project Management – A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling, 1995 – Harold Kerzner.

O que é um Projeto? “Processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos.” NBR 10006

O que é um Projeto? “Um empreendimento temporário, planejado, executado e controlado, com objetivo de criar um produto ou serviço único.” PMBOK, PMI

O que é um Projeto? “Um esforço temporário empreendido para criar um produto ou serviço ou resultado exclusivo.” PMBOK, PMI

Características do Projeto
Temporário Projetos são empreendimentos temporários no sentido em que necessariamente devem possuir um início e um fim bem definidos. Podem ser horas, semanas, meses ou anos. Mas os limites de tempo devem estar definidos.

Exclusivos Projetos criam entregas exclusivas. A presença de elementos repetitivos não muda a unicidade fundamental do esforço global.

Elaboração Progressiva A determinação das características do produto ou serviço do projeto vão sendo determinadas pouco a pouco. Progressivamente. Significa desenvolver em etapas. Ex.O produto de um projeto de desenvolvimento econômico pode inicialmente ser definido como: Melhorar a qualidade de vida da população da comunidade XXXX. Posteriormente, passa a “providenciar acesso a água potável para até 500 habitantes da comunidade XXX que recebem menos de yyy R$”.

Projeto x Trabalho Operacional Os trabalhos desenvolvidos dentro de uma organização, em sua maioria: são executados por pessoas; têm sua execução restringida pela limitação de recursos; são planejados, executados e controlados. O que então difere Projetos das operações normais de uma organização ?

O que é um Programa? Um programa é um grupo de projetos gerenciados de forma coordenada, visando obter benefícios difíceis de serem alcançados quando gerenciados isoladamente. Podem envolver uma série de empreendimentos cíclicos ou repetitivos.

Atividade em sala de aula (A1-1):
Cada participante deverá indicar: uma atividade que constitua um Projeto e uma que corresponda a Programa, desenvolvidas na empresa em que trabalha, justificando a classificação feita à luz dos conceitos citados.

O que é Gerenciamento de Projeto?

Gerenciamento de Projeto
Projetos normalmente requerem: o estabelecimento de uma organização diferenciada da estrutura normal da empresa, liderada por um Gerente de Projeto; alocação de recursos de infraestrutura, humanos e financeiros de forma dedicada ao projeto; implantação de ferramentas de planejamento e controle para assegurar o cumprimento das metas de prazos, custos e qualidade.

(PMBOK) “Gerenciamento de Projetos consiste na aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do Projeto a fim de atender aos seus requisitos.”

O gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e da integração dos seguintes processos: Iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento,

A Gerência de Projeto inclui: Identificação das necessidades; Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis; Balanceamento das demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo. Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas.

Mas,... O que são e quais são as expectativas que os stakeholders possuem em relação ao Projeto?

O que são Stakeholders? Stakeholders são indivíduos, grupos de indivíduos ou organizações que podem influenciar de maneira positiva ou negativa o projeto.

Principais Stakeholders
O Cliente A Empresa Executora O Gerente do Projeto O Sponsor Para definir o Sponsor: Grana envolvida;

Stakeholders de um Projeto
Lucro, Aumento de Patrimônio Interesses Impostos, Investimentos, Políticas Emprego, Remuneração, Crescimento Acionistas Governo Empregados Clientes Prazo, Custo e Qualidade Fornecedores Relações comerciais, Lucros Comunidades Zelo com Meio Ambiente

Objetivos do Gerenciamento de Projeto
O Gerente do Projeto deverá organizar e administrar processos de planejamento, execução e controle das atividades do Projeto que possibilitem, considerando todas as incertezas inerentes, levar o Projeto à sua conclusão com sucesso.

Objetivos do Gerenciamento de Projeto
Definição das responsabilidades de um Project Manager na Fluor Corporation: “Na nossa empresa, um Gerente de Projeto deverá ser capaz não só de gerenciar os aspectos de engenharia, aquisição e construção, como também de gerenciar aspectos relativos a finanças, engenharia de custos, programação, questões ambientais, requisitos das agências reguladoras, estimativas de custos e inflação, problemas sindicais, relações públicas e com o cliente e aspectos de legislação. Estes atributos se referem apenas aos aspectos domésticos. No caso de projetos internacionais, outras considerações trazem dificuldades adicionais.”

Conceito de sucesso do Projeto conforme classicamente definido Projeto concluído: dentro do prazo; dentro dos custos; no nível tecnológico e/ou de desempenho desejado; tendo utilizado de forma eficaz os recursos alocados.

Conceito moderno de sucesso Projeto concluído: dentro do período de tempo alocado; dentro do custo orçado; no nível adequado de desempenho ou especificação; com aceitação dos resultados pelo cliente; com alterações de escopo mínimas ou acordadas mutuamente; sem alterar o desenvolvimento normal dos trabalhos da organização; sem alterar a cultura corporativa.

Obstáculos ao sucesso de um Projeto: complexidade do Projeto; requisitos especiais do cliente; dificuldades organizacionais; riscos do Projeto; mudanças tecnológicas; dificuldade de estimar prazos e custos; balancear demandas conflitantes (trade-off); entre outros...!!!

Atividade em sala de aula (A1-2):
Cada participante deverá escolher um Projeto, dos citados na Atividade 1, e nomear os seus principais stakeholders. Tomando por base a Empresa em que você trabalha, identifique os stakeholders principais do Projeto em que você está engajado e quais os seus interesses.

Áreas de Conhecimento em Gerência de Projetos

O Trinômio Sagrado Tempo Qualidade Custo

A Evolução do Trinômio Qualidade Escopo Tempo Custo

As 9 Áreas de Conhecimento
Riscos Recursos Humanos Comunicação Suprimentos INTEGRAÇÃO Qualidade Custo Escopo Tempo

Principais Áreas do Gerenciamento de Projetos
Gerenciamento da integração do projeto Gerenciamento de escopo do projeto Gerenciamento de tempo do projeto Gerenciamento de custos do projeto Gerenciamento de qualidade do projeto Gerenciamento de recursos uumanos do projeto Gerenciamento das comunicações do projeto Gerenciamento de riscos do projeto Gerenciamento de aquisições do projeto

Integração Escopo Tempo Custo Qualidade R.H. Comunicação Risco
Gerenciamento de Projeto Fonte: PMBOK 2000, pag.14 Integração Escopo Tempo Planejamento, definição e verificação do escopo, criação da EAP; Controle Mudanças Desenvolvimento do termo de abertura, da declaração de escopo preliminar, Definição,seqüenciamento e estimativa de duração das atividades; desenvolvimento e controle do cronograma Custo Qualidade R.H. Planejamento de recursos; estimativa, orçamento e controle de custos Planejamento, garantia e controle da qualidade Planejamento organizacional, alocação de pessoas e desenvolvimento da equipe Comunicação Risco Aquisição Planejamento da comu-nicação; distribuição de informação; relatório de desempenho; fecha-mento administrativo Plan da gestão de risco; identificação do risco; análise qualitativa e quantitativa de risco; plan resposta ao risco; controle e monitora-mento do risco Plan aquisição; Plan pedido; pedido; seleção fornecedor; Adm e encerramento contrato

Áreas de especialização
O Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos; Conhecimento das normas e regulamentos da área de aplicação; Entendimento do ambiente do projeto; Conhecimento e habilidades de gerenciamento geral; Habilidades interpessoais.

Áreas de especialização

Ambiente do Projeto Os projetos têm impactos intencionais e não intencionais: Ambiente cultural e social; Ambiente internacional e político; Ambiente físico

Interação do Projeto com o Ambiente
“Tudo que está situado fora dos limites ou das fronteiras do sistema considerado” . O Projeto, como um sistema de maior ou menor complexidade, influencia e é influenciado pelo ambiente no qual se encontra inserido.

Elementos de influência do ambiente externo sobre o Projeto
Influência Externas Elementos de influência do ambiente externo sobre o Projeto Sociais Tecnológicos Econômicos Legais PROJETO Políticos Ecológicos Físicos CLASSIFICAÇÃO PELA NATUREZA

Conhecimento e habilidades de gerenciamento geral
O gerenciamento geral fornece a base para a criação das habilidades de gerenciamento de projetos e muitas vezes é essencial para o gerente de projetos. Principais áreas: Contabilidade, compras, vendas, marketing, contratos e legislação comercial, logística, práticas de saúde e segurança, tecnologia da informação, etc.

Características do Gerente de Projeto

Competências de um Gerente de Projeto
O Gerenciamento de Projeto deve ser exercido: - em todas as áreas de competência do Projeto (escopo, prazos, custos, qualidade, comunicação, riscos, aquisições e recursos humanos); - durante todas as suas fases (desde a fase conceitual até o seu encerramento); - em todas as interfaces (internas e externas ao Projeto); - em todos os níveis (permeando toda a organização do Projeto).

Habilidades gerenciais, de relacionamento e políticas Conhecimentos técnicos e administrativos Atitude

Conhecimentos técnicos: domínio de conceitos, técnicas e metodologias; competência na área de especialização e áreas correlatas Conhecimentos técnicos e administrativos Conhecimentos administrativos: conhecimentos das práticas, políticas e valores e dos sistemas administrativo-financeiro e de RH da organização. Passíveis de aprendizado na formação profissional ou experiência . Ligados ao campo do racional.

Competência social para: liderar; se comunicar de forma eficaz; gerar confiança; facilidade de se relacionar e negociar; Ter influência na organização; inspirar uma visão compartilhada; promover e manter elevado nível de estímulo entre os membros da equipe; Gerenciar e negociar conflitos; Resolver problemas. Habilidades gerenciais, de relacionamento e políticas Relacionado diretamente aos aspectos de personalidade. Desenvolve-se no campo do emocional.

Características como: interesse por questões administrativas; disciplina de trabalho; ambição profissional; atenção para com o ambiente externo. Atitude Baseados nos valores, sentimentos e crenças individuais.

Um bom Gerente de Projetos deve ser...
Bom ouvinte; Planejador; Decisivo; Auto-confiante; Persuasivo; Entusiasta; Enérgico; Criativo; Saber delegar; Etc, etc, etc Pró-ativo Tentar novas idéias Perseverante;orientado a objetivos; Comunicativo; Motivador; Organizado; Saber priorizar; Sensível a pessoas e situações; Facilitador; Treinador; inovador

Habilidades Fundamentais
Comunicação Liferança Tomada de Decisão Negociação Influência na Empresa

Atividade em sala de aula
Das competências desejáveis de um Gerente de Projeto, uma das mais importantes é sua capacidade de negociar, o que aliás ele estará fazendo ao longo de todo o Projeto, negociando com grupos de interesse e com a própria organização hospedeira do Projeto. Exemplifique situações típicas em que o Gerente se vê envolvido em negociação referentes aos seguintes aspectos: - prazos do Projeto; - recursos humanos; - prioridades; - procedimentos administrativos;

Fases e Ciclo de Vida de Um Projeto

Ciclo de Vida de um Projeto
Planejamento Execução Ciclo de Vida de um Projeto Início Controle Fim

(PMBOK 2.1) Projeto Empreendimento único Desenvolvido no futuro Incertezas Estruturação do Projeto em Fases para proporcionar melhores condições de controle gerencial.

Ex: Ciclo de Vida de um Projeto
Produtos da fase A (deliverables) Fase A Fase B Produtos da fase B (deliverables) Fase C Ciclo de Vida: conjunto das fases em que um Projeto se encontra estruturado. Produtos do Projeto

Especificações, Desenhos de Fabricação Projeto Construção do Protótipo Protótipo Testes Exemplo: Desenvolvimento de um novo Equipamento Produto aprovado para fabricação

Revisão da Montagem e do Plano de Execução Montagem de Set-Up; plano de execução Documentação das atividades Execução de Plano de Troca Recomendações de modificação e melhorias no processo Exemplo: Redução do Tempo de SETUP em uma laminação Processo com tempo de set-up reduzido

O Ciclo de Vida do Projeto define o início e o término do Projeto. Para cada fase é desenvolvido o ciclo de: Planejamento Controle Execução

Planejamento Que atividades? Com que recursos? Em que prazos? Controle Execução

Ciclo de Vida Genérico ( ref. [2]) Fase Conceitual: estudo da viabilidade do projeto até a sua aprovação. Fase de Planejamento e Organização: o projeto é planejado no nível e abrangência necessários à execução e controle. Fase de Implementação: execução das atividades do projeto e controle da execução, sob a liderança do Gerente do Projeto. Fase de Encerramento: conclusão das atividades, com a aceitação dos resultados pelo cliente, lições aprendidas, avaliação do projeto e desmobilização dos meios e recursos.

As fases se superpõem ao longo de praticamente toda a duração do Projeto. Execução Planejamento Iniciação Encerramento Intensidade Controle tempo

I. Iniciação Identificação das necessidades;
Equação e definição do problema; Determinação dos objetivos, metas e escopo; Análise do ambiente; Análise das potencialidades e recursos disponíveis; Estudo da viabilidade dos objetivos; Estimativa dos recursos necessários; Elaboração da proposta do projeto; Apresentação da proposta; Decisão (ou não) de execução.

II. Planejamento Detalhamento das metas e objetivos;
Programação das atividades; Determinação de pontos de controle; Programação de recursos; Estruturação formal; Elaboração do plano de projeto.

III. Execução Execução das etapas previstas;
Utilização dos recursos dentro do programado; Consideração do plano de projeto como trilhas e não como lei; Ativação da comunicação entre os membros do projeto.

IV. Finalização Re-alocação dos recursos para outras atividades;
Elaboração da documentação do projeto baseado em lições aprendidas; Transferência dos resultados finais; Registro de acompanhamento

Conclusão de Fases A conclusão de uma fase de projeto é geralmente marcada por uma revisão dos “entregáveis” principais e da performance do projeto em função de: Determinar se o projeto deve continuar para a sua próxima fase; Detectar e corrigir erros que estejam afetando a performance do projeto; Revisões de fim de fase possuem a denominação de phase exits, stage gates, kill points.

Atividade em sala de aula (A1-4): Como evoluem ao longo do Ciclo de Vida do Projeto: o nível de alocação de recursos humanos e financeiros? a capacidade dos patrocinadores influenciarem no Projeto? os riscos e as incertezas relativas ao sucesso do projeto?

Fig.2-1 Exemplo de um Ciclo de Vida Genérico Nível de Custo e Recursos Fase Inicial Fases Intermediárias (uma ou mais) Fase Final Tempo Início Fim Evolução típica do nível de alocação de recursos ao longo do Ciclo de Vida do Projeto (PMBOK - fig. 2-1)

Influências Organizacionais

Estruturas Organizacionais do Projeto Formas de Organização
Formas de organização com maior focalização no Projeto: Organização funcional Organização matricial Organização por projetos

Tipos de Estruturas Organizacionais
Organização Funcional Tradicional Organização Matricial (fraca, balanceada, forte) Organização Projetizada. Organização Composta.

Estrutura Funcional ou Hierárquica

Vantagens: Pessoas se reportam a apenas um gerente; Desenvolvimento mais fácil de excelência técnica; Objetivos e prioridades claras; Sinergia mais fácil entre especialistas; Fácil gerenciamento dos especiaslistas.

Desvantagens: Dificuldade de coordenação entre funções diferentes; Conflito de interesses entre funções diferentes; Ninguém responsável por projetos multifuncionais; Adesão ao ponto de vista da função; Subordinação dos objetivos da gerência aos objetivos técnicos da função.

Estruturas Organizacionais do Projeto
Organização Funcional “Ilhas Funcionais” Diretoria Superint. Problemas de integração entre níveis hierárquicos Depto. Div. Problemas de integração entre departamentos funcionais

Estruturas Organizacionais do Projeto
Organização por Projetos Todos os recursos necessários ao Projeto são agrupados sob a chefia do respectivo Gerente do Projeto, à exceção de serviços administrativos e de apoio, que continuam a ser prestados pelos departamentos funcionais correspondentes. Características principais de funcionamento: - autoridade centralizada na figura do Gerente de Projeto; - especialistas se deslocam de seus departamentos funcionais e passam a responder ao Gerente do Projeto, instalados fisicamente juntos (collocated).

Estrutura Projetizada

Especialidade A Especialidade B Especialidade C

Vantagens: Orientada a resultados; Responsbilidades claras; Comunicação efetuva; Coordenação de tarefas multi-funcionais facilitada; Identidade de projeto: motivação; Alto poder de adaptabilidade.

Desvantagens: Desenvolvimento de Know-how limitado; Perda de memória corporativa; Instabilidade de emprego; Estrutura temporária; Funções e trabalhos duplicados; Perda de uniformidade.

Estrutura Matricial Vantagens: Objetivos do projeto mais visíveis;
Melhora o controle de recursos do ponto de vista do Gerente do Projeto; Maximiza utilização dos recursos escassos; Melhora alocação de recursos ociosos; Melhor coordenação do projeto.

Estrutura Matricial Desvantagens:
Mais de um gerente para cada profissional do projeto; Problemas de alocação de recurso exigindo negociação; Necessidade de procedimentos e processos dem definidos; Gerentes funcionais podem ter prioridades diferentes; Alto potencial de conflito.

Estrutura Matricial Fraca

Estrutura Matricial Balanceada

Estrutura Matricial Forte

Organização Composta

Níveis de Autoridade do Gerente de Projeto
Autoridade do Gerente de Projetos Autoridade Funcional Estrutura Funcional Matriz Balanceada Estrutura Projetizada Matriz Fraca Matriz Forte

Influência da Estrutura Organizacional nos Projetos

Dúvidas??????? E agora... o que faço?

Exercícios

Questão 1 Um projeto é definido como:
Uma tarefa de atividades inter-relacionadas dirigidas a uma meta específica que tem um período limitado de execução. Uma tarefa grande, complexa com muitos objetivos, múltiplas fontes de recursos financeiros e nenhum ponto final discernível. Uma tarefa de atividades inter-relacionadas dirigidas a uma meta específica que pode ser realizada em menos de uma ano. Um grupo de atividades chefiadas por um gerente de projeto que tem toda a responsabilidade pelo produto final. Todas as acima.

Questão 2 Um Programa é caracterizado como:
Um agrupamento de tarefas relacionadas durando um ano ou menos. Uma realização única, tendo um período de tempo definido. Um agrupamento de projetos semelhantes, não tendo um final definido e que apóia o(s) produto(s) do berço à idade adulta. Um projeto com custo acima de $1 milhão. Nenhuma das acima.

Questão 3 Os gerentes funcionais têm maior influência na direção do projeto em que tipo de estrutura organizacional? Por projeto Matricial forte Matricial fraca Coordenado de projeto “Project Expediter”

Tô morto, mas consegui!!! Ufa... conseguiiiii!! F I M

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