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PublicouMarina Cuba Alterado mais de 9 anos atrás
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www.neomind.com.br Fusion ECM Suite Solicitação de viagem Nacional e Internacional
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Agenda Projeto - Objetivos Projeto - Premissas Contexto ECM Abordagem do projeto Padrão utilizado interfaces A SOLUÇÃO Conclusão Perguntas
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Projeto - Objetivos Realizar a automação do processo de Solicitação de Viagem, englobando o tratamento das viagens tanto nacionais como internacionais; Disponibilização dos fluxos de viagens a todos os colaboradores da empresa, tanto diretos quando indiretos. Plataforma única para tratamento de fluxos de processo e aprovações baseadas em SDA (Fluxo Solicitação de Alçada) Evitar perdas de informações e de montantes financeiros com falta de gerenciamento sobre as prestações de contas pendentes
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Projeto - Premissas Utilização das melhores práticas de mercado na automação de fluxos de trabalho com foco na confiabilidade e produtividade dos usuários envolvidos; Nos pontos adequados, realizar integração com os sistemas legados (ERP Datasul EMS) mantendo o investimento já realizado válido; Utilização dos mecanismos de alçadas atualmente existentes para os fluxos modelados no Fusion no contexto da AkzoNobel
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Contexto ECM Informação não gerenciada inibe produtividade e inovação: 40% do tempo perdido na busca; 70% dos casos a informação é simplesmente recriada; 60%-80% das pessoas simplesmente não encontra as informações que precisam
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Abordagem do Projeto Definir os fluxos de trabalho: Realizar a definição dos fluxos de trabalho que irão nortear o ciclo de vida da sessão Definir os formulários e integrações: Identificar e especificar dentro de cada atividade x alçada as informações necessárias para realizar o seu trabalho tanto do ponto de vista de dados, documentos e informações provindas de outros sistemas Ferramental: Configurar a ferramenta de gestão de processos e documentos do Neomind Fusion ECM Suite para representar a realidade dos fluxos de negócio, neste caso, solicitação de vaigem. Desenvolvimento/Qualidade: Realizar o desenvolvimento das funcionalidades de acordo com os fluxos de trabalho definidos e as interfaces devidamente estabelecidas Realizar homologação/piloto: Realizar a homologação das funcionalidades geradas durante a fase de desenvolvimento Realizar Roll-Out: Entrar com o uso efetivo da solução
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SOLUÇÃO - Modelagem Aprovação baseada em alçada, chegando, caso necessário, até o presidente (SDA) via mecanismo de alçada
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SOLUÇÃO - Início Solicitação Tratamento de viagem nacional ou internacional Favorecido pode ser um colaborador ou um ente externo Informações Adicionais
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SOLUÇÃO - Aprovação baseada SDA Aprovação de acordo com alçada e valor. Cada fluxo pode utilizar um tipo diferente de alçada Alçada pode ter delegações
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SOLUÇÃO - Aprovação baseada SDA Busca de alçada de acordo com estrutura Hierárquica configurada formulário de funcionários. independente de alçada, no caso da SV, o superior mediato e imediato sempre serão sensibilizados
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SOLUÇÃO - Estrutura Aprovação Aprovação do superior Imediato Resultado do consenso
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SOLUÇÃO - Término Solicitação Retorna ao solicitante Histórico do consenso, Incluindo a aprovação do presidente Caso tenha um adiantamento, inicia uma pendência para prestação de contas Ao avançar, é gerado um Título no ERP para pagamento
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Conclusões Utilização de uma interface unificada para todas as solicitações Padronização no tratamento das solicitações de viagem Iniciativa orientada a processo, o que permite total gestão dos fluxos, seus gargalos, e principais agentes causadores de atrasos Reaproveitamento da estrutura de aprovação atualmente existente para outros fluxos, gerando economia e alto nível de padronização Transparência e confiabilidade das informações através do uso de integração com o ERP e geração de títulos no contas a pagar Possibilidade de aprovação diretamente por um dispositivo móvel
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Perguntas
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www.neomind.com.br Obrigado! rodrigo.abrantes@neomind.com.br
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