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Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED Cynara Carvalho

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Apresentação em tema: "Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED Cynara Carvalho"— Transcrição da apresentação:

1 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED Cynara Carvalho

2 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED História do gerenciamento de documentos Documentos em papel eram armazenadas em pastas dentro de armáriosDocumentos em papel eram armazenadas em pastas dentro de armários

3 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED História do gerenciamento de documentos Processadores de textoProcessadores de texto Armazenamento digital em discos individuais e isoladosArmazenamento digital em discos individuais e isolados

4 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED História do gerenciamento de documentos Usuários criavam verdadeiras ilhas de informaçãoUsuários criavam verdadeiras ilhas de informação Informações eram desorganizadas e descentralizadasInformações eram desorganizadas e descentralizadas As redes permitem que os usuários compartilhem recursos

5 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Problemas Informação inacessível ou de difícil localizaçãoInformação inacessível ou de difícil localização Informação desconectada de processosInformação desconectada de processos Incompatibilidades de diferentes plataformasIncompatibilidades de diferentes plataformas Os documentos sofrem alterações, que não são divulgadasOs documentos sofrem alterações, que não são divulgadas –Conseqüência: uso indevido de informações desatualizadas

6 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital. Conceito 1:

7 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED É um grupo de tecnologias, divididas em cinco funcionalidades básicas: captação, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação. Dentro dessas funcionalidades, cada tecnologia tem uma função específica. Essas tecnologias, trabalhando reunidas ou isoladamente, promovem a organização de informações não-estruturadas. Conceito 2:

8 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Solução: Gerenciamento de Documentos Controle de mudançasControle de mudanças Disponibilização de documentos referentes ao negócio crítico da corporaçãoDisponibilização de documentos referentes ao negócio crítico da corporação Controle automático do ciclo de vida dos documentosControle automático do ciclo de vida dos documentos –desde sua criação até o arquivamento final

9 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Recuperação através das Propriedades São valores que identificam unicamente um documentoSão valores que identificam unicamente um documento Podem ter atributos padrões ou customizados (nome do site, sigla do site, plataforma, central, etc.)Podem ter atributos padrões ou customizados (nome do site, sigla do site, plataforma, central, etc.) Autores: Título: Palavras-chave: Data de Criação: Menezes Teste de procedimento erros, qualidade, problemas 07/05/03 10:12:11 AM Propriedades

10 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Por exemplo... Preciso de um artigo do Prof Barroso publicado no INAC

11 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Por exemplo... Antônio Carlos Barroso INAC 2009 Artigos Fonte Data Autor Preciso de um artigo do Prof Barroso publicado no INAC

12 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Quanto custa não encontrar a informação correta? Executivos passam de 15 a 35% de seu tempo procurando por informação que os auxiliem na tomada de decisãoExecutivos passam de 15 a 35% de seu tempo procurando por informação que os auxiliem na tomada de decisão 40% dos usuários dizem não encontrar o que estavam procurando em sua intranet40% dos usuários dizem não encontrar o que estavam procurando em sua intranet

13 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Tempo gasto em procuras mal sucedidasTempo gasto em procuras mal sucedidas Retrabalho de informações que já existem, mas não puderam ser encontradasRetrabalho de informações que já existem, mas não puderam ser encontradas Perda de receitaPerda de receita Aumento de custosAumento de custos Aumento de riscosAumento de riscos Quanto custa não encontrar a informação correta?

14 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED O GED é formado pelas seguintes tecnologias: - Document Imaging (DI) - Document Management (DM) - Workflow - COLD/ERM - Forms Processing - RIM- Records and Information Management

15 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Document Imaging (DI) Enfatizava basicamente a digitalização de documentos de origem papel, gerando-se imagens digitais dos documentos. Essa mesma tecnologia também possibilita a digitalização de documentos de origem microfilme, justamente para converter os documentos gerenciados pela tecnologia anterior.

16 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Document Management (DM) Ferramentas para controle de localização, atualização, versões e mesmo de temporalidade de guarda dos documentos. Essa tecnologia permite a rastreabilidade das alterações dos documentos. Hoje, dada a quantidade de arquivos nos diretórios, a necessidade do compartilhamento de documentos, tanto nas redes internas como na Internet, e o controle das atualizações em ambiente distribuído, justifica a implantação de sistemas de DM para todas as aplicações de gerenciamento de documentos.

17 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Workflow Fluxo de Trabalho. É a tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de negócio das empresas. Garante o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade e segurança. O Workflow também atua como um integrador dos mais diversos sistemas e tecnologias: ERP, Enterprise Resource Planning, SCM, Supply Chain Management, CRM, Customer Relationship Management, e Business e outras.

18 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED O que é Workflow ? n É um processo que permite distribuir uma ou mais tarefas para um grupo de pessoas ou um usuário único. n É o termo utilizado para descrever um processo criado para atingir uma meta específica. n Define QUEM realiza QUAIS tarefas e em QUAL ORDEM de execução.

19 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Tecnologia Workflow n Controla e Gerencia Processos n Garante que a tarefa foi executada pela pessoa correta no tempo determinado n Organiza os trâmites, prazos, sincroniza pessoas, tarefas e documentos

20 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Alguns Aspectos Importantes sobre Workflow n Homogeneidade da Informação n Agilidade (FH como diferencial competitivo) n Objetivo Único n Indicadores por Processo

21 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Ferramenta de TI para Workflow Genericamente, pode-se dizer que uma ferramenta de Workflow contempla todos os processos, pessoas e organizações envolvidas para direcionar informações que entram e saem da empresa.

22 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Exemplo Workflow

23 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Exemplo Workflow

24 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED COLD/ERM Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management (Gerenciamento Corporativo de Relatórios). O processamento eletrônico de dados gera relatórios que precisam ser distribuídos para consultas, muitas vezes revisados e até conferidos. A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital. Podem ser feitas anotações sobre o relatório sem afetar o documento original. Devido a abrangência dessa tecnologia, em vez de COLD ela passou a ser chamada de ERM - Enterprise Report Management.

25 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Forms Processing Processamento de Formulários. A tecnologia de processamento eletrônico de formulários permite reconhecer as informações nos formulários e relacioná-las com campos nos bancos de dados. Essa tecnologia automatiza o processo de digitação. O Forms Processing é utilizado por bancos para agilizar o processamento dos formulários de abertura de contas e concessão de créditos, por exemplo. Para o reconhecimento automático de caracteres são utilizados o OCR, Optical Character Recognicion e o ICR, Intelligent Character Recognition.

26 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED RIM- Records and Information Management Gerenciamento de Arquivos. É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, independentemente da mídia em que ele se encontra. O gerenciamento da criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela categorização de documentos e tabelas de temporalidade.

27 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Aplicabilidade do GED: Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comércio eletrônico e outras tecnologias Apoio aos processos de fiscalização Apoio documental aos sistemas de GIS ( Sistema de Informação Geográfica) Arquivos de recortes de jornais e revistas - Clipping Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia elétrica e outros Atendimento aos clientes de banco: extratos de conta corrente, aplicações por exemplo Automação de cartórios Bibliotecas digitais

28 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Aplicabilidade do GED: Cartões de assinatura Catálogos de peças e listas de preços Contratos de câmbio Contratos de financiamento e leasing Controle completo de compras. Do pedido à entrega do produto Controle de bilhetes de companhias aéreas Controles de documentos de arrecadação, impostos, taxas, multas em organismos do governo Conversão de acervos históricos

29 Tópicos Avançados em Sistemas de Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Permite a recuperação da empresa após desastres, como o caso do World Trade Center, EUA, em setembro de Redução de custos com cópias, já que há disponibilização dos documentos em rede. Absoluto controle no processo de negócio. Alta velocidade e precisão na localização de documentos. Criação de facilidades para o trabalhador do conhecimento. Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos. Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais. Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade. Grande melhoria no processo de tomada de decisões. Aproveitamento de espaço físico. Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos. Porque as empresas no Brasil estão implantando o GED:


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