Disciplina O&M / Professora Beth

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1 Disciplina O&M / Professora Beth
FORMULÁRIOS Disciplina O&M / Professora Beth

2 FORMULÁRIOS

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Formulário - É a base sobre a qual uma informação será depositada e guardada para ser acessada num futuro Disciplina O&M / Professora Beth

4 FORMULÁRIOS Instrumento do processo administrativo composto de palavras que, por sua vez, são compostas de dados fixos (impressos antes do uso) e de dados variáveis (anotados a posteriori). O formulário é, ainda, composto de espaços ou campos, linhas, colunas e formato.

5 Disciplina O&M / Professora Beth
FORMULÁRIO “Documento que possui campos delineados para coleta e registro de dados e informações necessários a sistemas administrativos.” (OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002) “Documento que transporta dados e informações de uma pessoa, ou unidade, para outra.” (ARAUJO, Luis César G. Organização, Sistemas e Métodos. São Paulo: Atlas, 2001) Disciplina O&M / Professora Beth

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7 Disciplina O&M / Professora Beth
Vantagens Exigências legais e governamentais; Importância dos dados e informações: armazenamento do histórico da organização; recuperação eficiente e eficaz de dados e informações. Disciplina O&M / Professora Beth

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Vantagens Padronizar as comunicações; Facilitar as funções de administração: planejamento; organização; coordenação; e controle. Disciplina O&M / Professora Beth

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FUNÇÃO DO FORMULÁRIO Proporcionar uniformidade ou padronização aos procedimentos inerentes aos sistemas administrativos. Proporcionar valor legal a determinada operação na ou pela empresa. EX. Recibo Disciplina O&M / Professora Beth

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FUNÇÃO DO FORMULÁRIO Estabelecer quais são os dados e as informações que devem ser registrados e processados no sistema considerado. Evitar escrituração de dados e informações de maneira repetitiva. Disciplina O&M / Professora Beth

12 Característica de um bom formulário
Uso agradável: espaço suficiente nos campos; seqüência racional e fácil para preenchimento. Disciplina O&M / Professora Beth

13 Disciplina O&M / Professora Beth
Preenchimento prático: seqüência de preenchimento igual à origem dos dados; seções agrupadas do geral para o particular. Redução de erros de preenchimento; Redução de custos (processamento e produção); Sistema eficiente de arquivamento. Disciplina O&M / Professora Beth

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15 Seqüência de elaboração de um formulário
Levantamento das necessidades; Crítica do levantamento: análise das normas, fluxogramas e informações obtidas por meio de entrevistas, questionários e observação pessoal; estudar a viabilidade de aproveitar os formulários existentes. Disciplina O&M / Professora Beth

16 Disciplina O&M / Professora Beth
Planejamento da solução: elaboração/racionalização de formulários; e normas e fluxogramas que reflitam a nova situação. Apresentação e implantação. Disciplina O&M / Professora Beth

17 Considerações para escolha do papel
Tipo e qualidade: importância; uso ou finalidade do formulário; durabilidade do formulário; quantidade e destino das vias.

18 Disciplina O&M / Professora Beth
Dimensões e gramatura: quantidade de cópias; menores despesas postais; menores custos (produção e arquivamento). Disciplina O&M / Professora Beth

19 Processo de controle de formulários
Arquivo numérico: armazena todos formulários existentes, identificando-os unicamente; Índice funcional: classifica formulários, agrupando-os por função; Disciplina O&M / Professora Beth

20 Disciplina O&M / Professora Beth
O controle de formulários deve ser centralizado: evitar a duplicação por desconhecimento, por parte dos funcionários, da existência de formulários semelhantes; análise dos formulários existentes e criação de novos formulários; Disciplina O&M / Professora Beth

21 Disciplina O&M / Professora Beth
identificação e controle dos fluxos dos formulários na organização; controle centralizado do estoque, da distribuição e da política de reposição de formulários. Disciplina O&M / Professora Beth

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Referências Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas, Organização & Métodos. Uma abordagem gerencial. São Paulo, Atlas: 2002. Araujo, Luis César G. Organização, Sistemas e Métodos. São Paulo: Atlas, 2001) Disciplina O&M / Professora Beth