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1 PROCEDIMENTOS DE FISCALIZAÇÃO NO TCU Tribunal de Contas da União João Manoel da Silva Dionisio Secretário de Controle Externo Santa Catarina

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Apresentação em tema: "1 PROCEDIMENTOS DE FISCALIZAÇÃO NO TCU Tribunal de Contas da União João Manoel da Silva Dionisio Secretário de Controle Externo Santa Catarina"— Transcrição da apresentação:

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2 1 PROCEDIMENTOS DE FISCALIZAÇÃO NO TCU Tribunal de Contas da União João Manoel da Silva Dionisio Secretário de Controle Externo Santa Catarina

3 2 Tribunal de Contas da União

4 3 FISCALIZAÇÃO NO TCU Conceitos Gerais Tribunal de Contas da União

5 4 AUDITORIA Aplicação de um conjunto de metodologias, procedimentos e técnicas, métodos de revisão e avaliação, aferição e análise com a finalidade de obtenção de informação e conhecimento acerca da regularidade ou dos resultados das finanças, atividades, projetos, programas, políticas e órgãos governamentais. Tribunal de Contas da União

6 5 Fiscalização no TCU Art. 230 do Regimento Interno O Tribunal, no exercício de suas atribuições, poderá realizar, por iniciativa própria, fiscalizações nos órgãos e entidades sob sua jurisdição, com vistas a verificar a legalidade, a economicidade, a legitimidade, a eficiência, a eficácia e a efetividade de atos, contratos e fatos administrativos. Tribunal de Contas da União

7 6 Instrumentos de Fiscalização do TCU Instrumentos de Fiscalização do TCU Levantamentos Auditorias Inspeções Acompanhamentos Monitoramentos Tribunal de Contas da União

8 7 Instrumentos de Fiscalização do TCU Levantamentos - Objetivos: conhecer a organização e o funcionamento dos órgãos e entidades da administração federal, incluindo fundos e demais instituições jurisdicionadas conhecer sistemas, programas, projetos e atividades governamentais no que se refere aos aspectos contábeis, financeiros, orçamentários, operacionais e patrimoniais avaliar a viabilidade da realização de fiscalizações Tribunal de Contas da União

9 8 Instrumentos de Fiscalização do TCU Auditoria Conformidade: examinar a legalidade e a legitimidade dos atos de gestão dos responsáveis quanto ao aspecto contábil, financeiro, orçamentário e patrimonial Natureza Operacional: avaliar o desempenho dos órgãos e entidades jurisdicionados, assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades governamentais, quanto aos aspectos de economicidade, eficiência e eficácia dos atos praticados Tribunal de Contas da União

10 9 AUDITORIA CONFORMIDADE X OPERACIONAL AUDITORIA DE CONFORMIDADEAUDITORIA OPERACIONAL LEGALIDADE Tribunal de Contas da União DESVIOS DE RECURSOS FRAUDE ECONOMICIDADE EFICÁCIA DESPERDÍCIO EFETIVIDADE EQÜIDADE QUALIDADE EFICIÊNCIA

11 10 Instrumentos de Fiscalização do TCU Inspeção - Objetivo: suprir omissões e lacunas de informações esclarecer dúvidas ou apurar denúncias ou representações quanto à legalidade, à legitimidade e à economicidade de fatos da administração e de atos administrativos praticados por qualquer responsável sujeito à sua jurisdição Tribunal de Contas da União

12 11 Instrumentos de Fiscalização do TCU Acompanhamento - Objetivos: examinar, ao longo de um período predeterminado, a legalidade e a legitimidade dos atos de gestão dos responsáveis, quanto ao aspecto contábil, financeiro, orçamentário e patrimonial avaliar o desempenho dos órgãos e entidades jurisdicionados, assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades governamentais, quanto aos aspectos de economicidade, eficiência e eficácia dos atos praticados Tribunal de Contas da União

13 12 Instrumentos de Fiscalização do TCU Acompanhamento - Meios: leis do plano plurianual, lei de diretrizes orçamentárias, da lei orçamentária anual e da abertura de créditos adicionais editais de licitação, dos extratos de contratos e de convênios, acordos, ajustes, termos de parceria ou outros instrumentos congêneres, e atos sujeitos a registro expedientes e documentos solicitados visitas técnicas ou participações em eventos promovidos por órgãos e entidades da administração pública Tribunal de Contas da União

14 13 Instrumentos de Fiscalização do TCU Monitoramento - Objetivo: verificar o cumprimento das deliberações do Tribunal e os resultados delas advindos Tribunal de Contas da União

15 14 Tipologia de auditoria baseada em área fiscalizada Auditoria de Tecnologia da Informação Auditoria de Obras Auditoria de Pessoal Auditoria Ambiental Tribunal de Contas da União

16 15 FISCALIZAÇÕES POR INSTRUMENTO 2005 Tribunal de Contas da União

17 16 FISCALIZAÇÕES POR INICIATIVA 2005 Tribunal de Contas da União

18 NORMAS DE AUDITO RIA Tribunal de Contas da União

19 18 DEFINIÇÃO As normas de auditoria representam os requisitos básicos a serem observados no desempenho do trabalho de auditoria William Attie Tribunal de Contas da União

20 19 FINALIDADE DAS NORMAS DE AUDITORIA Registro do nível de conhecimento Consistência metodológica Garantia de qualidade dos trabalhos Sobrevivência da atividade de auditoria Tribunal de Contas da União

21 20 FONTES DE NORMAS DE AUDITORIA Federação Internacional de Contadores (International Federation of Accountants - IFAC) - Normas Internacionais de Auditoria (International Audit Standards - ISA)Normas Internacionais de Auditoria Organização Internacional das Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) Government Accountability Office (GAO) dos Estados Unidos - Normas de Auditoria Governamental (Government Auditing Standards, ou Yellow Book - Revisão 2003)Normas de Auditoria Governamental Tribunal de Contas da União

22 21 FONTES DE NORMAS DE AUDITORIA Conselho Federal de Contabilidade (CFC) –Resolução CFC nº 820, de NBC T 11: Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis –Resolução CFC nº 821, de NBC P 1: Normas Profissionais de Auditor Independente Tribunal de Contas da União

23 22 NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Dividem-se em quatro partes Princípios básicos Normas Gerais Normas de Trabalho de Campo Normas Para a Elaboração dos Relatórios Tribunal de Contas da União

24 23 NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Constituem uma orientação ao auditor que o ajudará a determinar a amplitude da sua atuação e os procedimentos que devem ser aplicados na auditoria As normas de auditoria ou fiscalização constituem os critérios ou a medida de avaliação da qualidade dos resultados da auditoria As EFS devem cumprir as Normas de Auditoria da INTOSAI, adaptáveis no caso de Tribunais de Contas Tribunal de Contas da União

25 24 NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas Gerais de Auditoria Governamental As EFS devem adotar políticas e procedimentos para: Contratar pessoal com preparação adequada Formar seus funcionários de maneira que executem suas tarefas com eficácia Elaborar manuais e outros tipos de guias e instruções escritas referentes à realização das auditorias Tribunal de Contas da União

26 25 NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas Gerais de Auditoria Governamental Aproveitar os meios técnicos e profissionais disponíveis e determinar os que são necessários Distribuir adequadamente tais meios e designar o número suficiente de pessoas para a realização de cada tarefa Planejar e supervisionar as auditorias de maneira apropriada a fim de alcançar os objetivos desejáveis com a diligência e o interesse devidos Tribunal de Contas da União

27 26 NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas do trabalho de campo Planejamento –O auditor deve planejar suas tarefas de maneira a assegurar uma auditoria de alta qualidade e que seja realizada com a devida economia, eficiência, eficácia e prontidão Tribunal de Contas da União

28 27 NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas do trabalho de campo Supervisão –O trabalho realizado pelo pessoal da auditoria, em cada nível e fase da fiscalização, deve ser adequadamente supervisionado Tribunal de Contas da União

29 28 NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas do trabalho de campo Documentação –A documentação obtida deve ser revisada por um membro experiente da equipe fiscalizadora Tribunal de Contas da União

30 29 NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas do trabalho de campo provas adequadas (evidências) Para fundamentar os pareceres e as conclusões do auditor relativas à organização, ao programa, à atividade ou à função fiscalizada, devem ser apontadas provas adequadas (evidências), pertinentes e razoáveis Tribunal de Contas da União

31 30 NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas do trabalho de campo: Provas de Auditoria - Documentação Os documentos de trabalho devem ser suficientemente completos e detalhados, a fim de permitir a outro auditor, que não tenha tido contato prévio com a auditoria, constatar através desses documentos o trabalho desenvolvido para fundamentar as conclusões Tribunal de Contas da União

32 31 NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas para elaboração dos relatórios na Auditoria Governamental Ao final de cada auditoria o auditor deve preparar por escrito seu parecer ou relatório, manifestando de forma adequada os fatos descobertos Compete à EFS decidir, em última instância, o que deverá ocorrer em relação às práticas fraudulentas ou às graves irregularidades constatadas pelos auditores Tribunal de Contas da União

33 32 NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Controle de Qualidade As EFS devem estabelecer sistemas e métodos para confirmar que os procedimentos de controle de qualidade têm funcionado de maneira satisfatória Assegurar a qualidade dos relatórios de auditoria Garantir melhorias e evitar que as deficiências se repitam Tribunal de Contas da União

34 ÉTICA EM AUDITORIA Tribunal de Contas da União

35 34 NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas com Significado Ético Independência Conflitos de interesses (evitar entre o fiscalizador e a entidade fiscalizada) Competência profissional exigida Devida diligência (Due care) Tribunal de Contas da União

36 35 ÉTICA EM AUDITORIA Um Código de Ética constitui um documento que engloba os valores e princípios que devem orientar o trabalho cotidiano dos auditores Publicado pela Comissão de Normas de Auditoria no XVI Congresso da INTOSAI em 1998,em Montevidéu, Uruguai Tribunal de Contas da União

37 36 NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI Normas com Significado Ético: Independência Não deve ser indicado para fazer auditoria o auditor da EFS que tenha relações estreitas com membros da gerência da entidade auditada, sejam elas de amizade, parentesco ou de qualquer outro tipo, que possam vir a prejudicar sua objetividade, na mesma Tribunal de Contas da União

38 37 INDEPENDÊNCIA A independência dos auditores não deve ser afetada por interesses pessoais ou externos: –preconceito dos auditores em relação a pessoas, entidades fiscalizadas, projetos ou programas –por haver o auditor trabalhado recentemente na entidade fiscalizada –por relações pessoais ou financeiras que provoquem conflitos de lealdade ou de interesses Tribunal de Contas da União

39 38 COMPETÊNCIA PROFISSIONAL Os auditores não devem desenvolver trabalhos para os quais não possuam a competência profissional necessária Devem também compreender, de maneira adequada, os princípios e normas constitucionais, legais e institucionais que regem o funcionamento da entidade fiscalizada Tribunal de Contas da União

40 39 OBJETIVIDADE E IMPARCIALIDADE Objetividade e imparcialidade são requisitos de todo trabalho efetuado pelos auditores e, em particular, em seus relatórios, que deverão ser exatos e objetivos Portanto, as conclusões contidas nos pareceres e relatórios devem basear-se exclusivamente nas provas obtidas e organizadas de acordo com as normas de auditoria da EFS Tribunal de Contas da União

41 40 SEGURANÇA, CONFIANÇA E CREDIBILIDADE Os auditores devem portar-se de maneira que seja promovida a cooperação e as boas relações entre eles e dentro da profissão A cooperação recíproca e o apoio à profissão por parte de seus membros constituem elementos essenciais do profissionalismo Tribunal de Contas da União

42 41 INTEGRIDADE Os auditores são obrigados a cumprir normas superiores de conduta, como por exemplo a imparcialidade, durante seu trabalho e em suas relações com o pessoal das entidades fiscalizadas Tribunal de Contas da União

43 42 INTEGRIDADE A integridade também exige que os auditores: cumpram os princípios de objetividade e independência tenham uma conduta profissional impecável tomem decisões de acordo com o interesse público Tribunal de Contas da União

44 43 NEUTRALIDADE POLÍTICA É importante que os auditores conservem sua independência em relação às influências políticas, a fim de desempenhar com imparcialidade suas responsabilidades de fiscalização Tribunal de Contas da União

45 44 CONFLITOS DE INTERESSES Os auditores deverão proteger sua independência e evitar qualquer possível conflito de interesses, recusando presentes ou gratificações que possam ser interpretados como tentativas de influir sobre a independência e a integridade do auditor Tribunal de Contas da União

46 45 CONFLITOS DE INTERESSES Os auditores deverão evitar todo tipo de relação com os diretores ou funcionários da entidade fiscalizada, bem como com outras pessoas que possam influenciar, comprometer ou ameaçar a capacidade de atuarem com independência Tribunal de Contas da União

47 46 CONFLITOS DE INTERESSES Os auditores não deverão utilizar informações recebidas no desempenho de suas obrigações como meio para obtenção de benefícios pessoais para eles ou para outros Tribunal de Contas da União

48 47 SIGILO PROFISSIONAL A informação obtida pelos auditores no processo de auditoria não deverá ser revelada a terceiros, nem oralmente nem por escrito, salvo objetivando cumprir responsabilidades legais ou de outra classe que correspondam à EFS, como parte dos procedimentos normais desta, ou em conformidade com as leis pertinentes Tribunal de Contas da União

49 FASES DE FISCALIZAÇÃO Tribunal de Contas da União

50 49 PLANEJAMENTO Tribunal de Contas da União

51 50 PLANEJAMENTO COMO FUNÇÃO ADMINISTRATIVA Fixação antecipada do que se deseja atingir (objetivo) e DO QUE deve ser feito para alcançá-lo (estratégias, táticas, ações), com a definição do QUANDO (cronograma), em QUE SEQÜÊNCIA (encadeamento), COMO (metodologia), QUEM (responsabilidade), ONDE (localização), POR QUÊ (fundamentação)e A QUE CUSTO (orçamento) Tribunal de Contas da União

52 51 Tribunal de Contas da União Os 3 níveis hierárquicos do Planejamento: estratégico, tático e operacional (relações com a auditoria) Planejamento estratégico - mais amplo e abrangente. Homologado pela alta cúpula (O plano de auditorias está em nível estratégico). Planejamento tático - Feito em nível de Secretarias. Em termos que fiscalização é o conjunto de auditorias a serem realizadas pela Secretaria. Planejamento operacional - projetado para o curto prazo, e para o alcance de metas específicas. Em fiscalização, é aquele feito para cada missão fiscalizatória.

53 52 PLANEJAMENTO DA FISCALIZAÇÃO etapa fundamental tempo adequado tempo problemas Tribunal de Contas da União

54 53 NORMAS DE AUDITORIA (PLANEJAMENTO) INTOSAI - International Organization of Supreme Audit Institutions IFAC - International Federation of Accountans CFC - Conselho Federal de Contabilidade

55 54 PADRÕES DE PLANEJAMENTO UNIDADE TÉCNICA COORDENADORA (item 9) MATRIZ DE PLANEJAMENTO E MATRIZ DE PROCEDIMENTOS (item 10) VISÃO GERAL DO OBJETO (itens 11 e 12) Fontes de Informação (item 11) Conteúdo da Informação (item 12) Roteiro De Auditoria De Conformidade

56 55 Tribunal de Contas da União MOMENTOS DO PLANEJAMENTO DE AUDITORIA Visão geral - informações gerais sobre o órgão a ser fiscalizado Elaboração das matrizes de planejamento e procedimentos

57 56 VISÃO GERAL DO OBJETO Conteúdo da informação (item 12) Descrição do objeto - características - Legislação aplicável Objetivos institucionais do órgão/entidade Setores responsáveis, competências e atribuições Pontos críticos e deficiências do controle interno - Conhecimento e compreensão do objeto - Ambiente organizacional

58 57 VISÃO GERAL DO OBJETO Fontes de informação (item 11) Sistemas informatizados Cadastros Legislação e normas específicas Contas dos últimos exercícios Fiscalizações anteriores - papéis de trabalho - Processos relacionados: - órgão/entidade auditado - objeto da auditoria Servidores do TCU Órgãos de controle interno Órgão/entidade auditado Notícias Trabalhos acadêmicos publicados TCE TCM MP Possíveis ações judiciais Levantamentos anteriores

59 58 Tribunal de Contas da União MATRIZES DE AUDITORIA Matrizes são ferramentas utilizadas nas três fases de auditoria, com o objetivo de executar os trabalhos segundo os princípios, técnicas e normas de auditoria geralmente aceitas. Fase de planejamento: matrizes de planejamento e de procedimentos. Fase de execução: matrizes de procedimentos, de achados e de responsabilização.

60 59 Matriz de Planejamento Objetivos I selecionar, de maneira prévia, as áreas ou questões mais relevantes em uma determinada auditoria dar foco ao trabalho ampliar os potenciais resultados dos trabalhos. minimizar riscos de prorrogações na duração dos trabalhos e desgastes com as chefias Tribunal de Contas da União

61 60 Matriz de Planejamento Objetivos II Equacionar expectativas e evitar surpresas ao final da execução, discutindo o trabalho previamente com as chefias imediatas... mas não era nada disso que era para ser feito! Tribunal de Contas da União

62 61 MATRIZ DE PLANEJAMENTO Questão de Auditoria Informações Requeridas Fontes de Informação Técnicas de Auditoria Limitações Possíveis Achados Tribunal de Contas da União

63 62

64 63 Tribunal de Contas da União OBJETIVO DE AUDITORIA Define o escopo da auditoria, o que se pretende esclarecer com a fiscalização. Deve ser apresentado sob a forma declarativa. Deve, ainda, conter um verbo de ação e ser enunciado de forma clara e resumida.

65 64 Tribunal de Contas da União QUESTÕES DE AUDITORIA As questões devem englobar os diferentes aspectos que compõem o escopo da auditoria e que devem ser investigados, com vistas à satisfação do objetivo. Deve limitar-se ao universo do escopo previsto. Apresenta-se em forma de pergunta.

66 65 Tribunal de Contas da União INFORMAÇÕES REQUERIDAS Nessa coluna são especificadas as informações necessárias para responder à questão de auditoria. As informações requeridas são escritas na forma afirmativa.

67 66 Tribunal de Contas da União FONTES DE INFORMAÇÃO Para cada informação requerida, há pelo menos uma fonte para prestá-la. A fonte pode ser uma pessoa, local ou documento onde se deverá obter a informação (Ata, DRH, Anacleto). Quanto à origem, a fonte pode ser: a) interna: situada na própria entidade auditada b) externa: sua origem é fora da entidade auditada

68 67 Tribunal de Contas da União TÉCNICAS DE AUDITORIA Técnicas são formas de aplicar procedimentos de auditoria, para colher e/ou tratar informações. Técnicas mais utilizadas: exame documental, inspeção física, conferência de cálculo, observação, entrevista, circularização, conciliação, análise de contas contábeis, revisão analítica, pesquisa em sistemas informatizados, etc

69 68 Tribunal de Contas da União LIMITAÇÕES São restrições relativas à aplicação das Técnicas de Auditoria, ao acesso às Fontes de Informação ou às próprias condições operacionais. Só devem ser descritas caso não sejam mitigadas, como: – inexperiência em auditorias na área X: a equipe poderá ser treinada para evitar a limitação; – vasta legislação: a equipe poderá estudá-la com antecedência. Não havendo possibilidade de treinamento, permanece a limitação.

70 69 Tribunal de Contas da União EXEMPLOS DE LIMITAÇÕES: a) quanto às técnicas: – entrevista: ausência do responsável em território nacional durante a auditoria; – circularização (pesquisa de preços): área de notória especialização; – observação direta em obras subterrâneas concluídas.

71 70 Tribunal de Contas da União EXEMPLOS DE LIMITAÇÕES: b) quanto às fontes de informação: – manuais de operação escritos em idiomas pouco usuais (holandês, japonês); – documentos arquivados em local remoto; – órgãos que trabalham com informações sigilosas;

72 71 Tribunal de Contas da União EXEMPLOS DE LIMITAÇÕES: c) quanto às condições operacionais: – locais de acesso difícil ou inseguro (catástrofes, zonas de violência, locais ermos); – não fornecimento de senha para acesso a sistemas; – inexistência de transporte ou alojamento na região da auditoria. *Caso a limitação comprometa o êxito da auditoria, a Secretaria avalia a oportunidade e a conveniência de excluir ou não a questão ou de realizar a auditoria em outro momento

73 72 Tribunal de Contas da União LIMITAÇÕES QUE SE TORNAM ACHADOS Algumas limitações podem ser superados no decorrer da auditoria ou transformados em achados. Por exemplo: inexistência ou subjetividade da justificativa para inexigibilidade/dispensa de licitação; ausência de documentos e informações; limitações de auditorias anteriores não sanadas após determinação do TCU.

74 73 Tribunal de Contas da União POSSÍVEIS ACHADOS Achado de auditoria é uma descoberta do auditor que fundamentará as conclusões da auditoria. A coluna Possíveis achados deve ser coerente com as questões de auditoria. Conterá hipóteses de achados.

75 74 Construção de uma Matriz de Planejamento 1. Discussão acerca do objetivo da fiscalização –delimitação do problema que a fiscalização aborda, ou seja, qual o escopo da auditoria. –A discussão orientada pela matriz possibilita uma equalização do entendimento do objetivo por toda a equipe. Tribunal de Contas da União

76 75 Construção de uma Matriz de Planejamento 2. decomposição do objetivo da auditoria em questões a serem respondidas (primeiro campo da matriz) - Brainstorm ao mesmo tempo em que se discute onde se quer chegar com os questionamentos (campo possíveis achados) é preciso definir onde se quer chegar para se determinar o caminho a ser seguido. Tr ibunal de Contas da União

77 76 Construção de uma Matriz de Planejamento 3. Explicitação: das informações necessárias das fontes dessas informações de como buscá-las (utilizando quais técnicas), das limitações com que a abordagem adotada se defronta. A cada um desses elementos necessários à resolução das questões de auditoria corresponde uma coluna na matriz de planejamento.

78 77 Matriz de Procedimentos Detalhamento, passo a passo, da fiscalização na forma de itens de verificação a serem executados Contém a previsão de custos do trabalho Tribunal de Contas da União

79 78 Matriz de Procedimentos

80 79 Tribunal de Contas da União PAPÉIS DE TRABALHO São documentos, apontamentos, informações e provas reunidas pelo auditor, que subsidiam e evidenciam o trabalho executado e fundamentam a sua opinião.

81 80 Tribunal de Contas da União FINALIDADES DOS PAPÉIS DE TRABALHO Auxílio aos exames e à elaboração do relatório Registro do trabalho e das conclusões Suporte do relatório Supervisão e revisão (qualidade).

82 TÉCNICAS DE FISCALIZAÇÃO

83 82 Técnicas de Auditoria Definição Formas ou maneiras utilizadas na aplicação dos procedimentos de auditoria com vistas à obtenção de diferentes tipos de evidências ou ao tratamento de informações

84 83 Técnicas de Auditoria exame documental inspeção física conferência de cálculos observação entrevista circularização conciliações análise de contas contábeis revisão analítica

85 84 EXAME DOCUMENTAL Procedimento mais usado Confundido com a própria auditoria Deve ser opção deliberada e não por desconhecimento de outras técnicas Exame de Edital, Prestação de Contas de Convênio, Nota Fiscal

86 85 INSPEÇÃO FÍSICA Constatação in loco –Localização de bens (desaparecidos, inexistentes, estoques, obras) –Identificação de servidores ou contratados fantasmas –Bens danificados (escolas, hospitais) –Existência de empresas contratadas

87 86 CONFERÊNCIA DE CÁLCULOS Indispensável para conferência de operações que envolvam cálculos, transposição de valores Privatização do Banespa (omissão de crédito tributário na planilha de avaliação)

88 87 OBSERVAÇÃO Sempre que possível deverá ser realizada por mais de um membro da equipe Registrar os fatos observados concomitantemente à sua ocorrência Comparar atividade prevista em norma com a sua efetiva realização (análise de prestação de contas de convênio)

89 88 ENTREVISTA Elaboração de perguntas objetivando respostas para quesitos previamente definidos

90 89 CIRCULARIZAÇÃO Confirmação, junto a terceiros, de fatos apresentados pela entidade –Cartas p/ confirmação de saldos em bancos –Confirmação do pagamento a fornecedores –Escola recebeu merenda escolar –Alegados licitantes foram realmente convidados –Verificações de Notas Fiscais junto ao Fisco

91 90 CONCILIAÇÃO Compatibilidade entre o saldo das contas sintéticas com aqueles das contas analíticas Confronto dos registros mantidos pela entidade com elementos de fontes externas Conciliação bancária dos pagamentos em convênios

92 91 ANÁLISE DE CONTAS Exame das transações que geraram lançamentos na conta contábil Parte dos lançamentos contábeis para a identificação dos fatos e documentos que o suportam Lançamento de investimento como custeio

93 92 REVISÃO ANALÍTICA Objetiva verificar o comportamento de valores significativos, mediante índices, quocientes, quantidades absolutas ou outros meios, com vistas à identificação de situações ou tendências atípicas. Inferências lógicas ou estruturação de raciocínio que permita chegar a determinada conclusão demonstração de jogo de planilha em licitação de obras, equilíbrio econômico financeiro

94 93 TRIANGULAÇÃO Comparação de informações obtidas em diferentes fontes, por intermédio da utilização de mais de uma técnica Dados registrados em documentos com obtidos em entrevistas. Fortalece, aumenta e corrobora a consistência das evidências

95 EVIDÊNCIA EM FISCALIZAÇÃO Tribunal de Contas da União

96 95 Definição Informações obtidas durante a auditoria no intuito de documentar os achados e de respaldar as opiniões e conclusões da equipe Tribunal de Contas da União

97 96 Evidências x Indícios Indícios - Discordância entre a situação encontrada e o critério, que ainda não foi devidamente investigada, nem está suficientemente suportado por evidências a ponto de caracterizar-se como achado de auditoria. Uma vez encontradas evidências que transformam o indício em achado, este deve ser incluído no relatório. Tribunal de Contas da União

98 97 EVIDÊNCIAS (item 22) Suficientes e completas Adequadas e fidedignas: - autenticidade - confiabilidade - exatidão da fonte Pertinentes ao tema Relacionadas com o achado (evitar a acumulação indiscriminada de papéis) Tribunal de Contas da União

99 98 Adequação e Fidedignidade Fonte da Informação –interna –externa Tribunal de Contas da União

100 99 Classificação das Evidências Física Documental Oral (testemunhal) Analítica Corroborativa Tribunal de Contas da União

101 100 Evidência Física Obtida pela inspeção ou observação direta Deve ser documentada : fotografias, amostras, filmes, etc. Tribunal de Contas da União

102 101 Evidência Documental Tipo mais comum Documentos internos e externos Tribunal de Contas da União

103 102 Oral Obtida por intermédio de entrevistas ou questionários Valor limitado como prova Fornece pistas Tem de ser confirmada por outras evidências Tribunal de Contas da União

104 103 Evidência Analítica Cálculos, comparações, raciocínio lógico etc. Depende de fatores como exatidão dos cálculos e tamanho da amostra Tribunal de Contas da União

105 104 ANÁLISE DE CONTAS REVISÃO ANALÍTICA CONFERÊNCIA DE CÁLCULOS ANALÍTICA ENTREVISTA ORAL EXAME DOCUMENTAL DOCUMENTAL INSPEÇÃO FÍSICA FÍSICA TÉCNICAEVIDÊNCIA CIRCULARIZAÇÃO CONCILIAÇÕES

106 105 DOCUMENTOS CONSIDERADOS COMO EVIDÊNCIAS (item 23) originais de ofícios, cartas, relatórios, outros documentos endereçados à equipe de auditoria cópias de documentos internos ou externos ao órgão/entidade auditado fotografias, fitas de vídeo ou áudio, arquivos magnéticos extratos de entrevista (Anexo VI) respostas a questionários planilhas de cálculo, quadros comparativos, demonstrativos Tribunal de Contas da União

107 106 Organização das Evidências no Processo de Fiscalização As evidências devem ser juntadas ao relatório de auditoria Para facilitar o manuseio e a leitura, as evidências devem ser organizadas, preferencialmente, em anexos ao processo principal Cada anexo - em sua(s) folha(s) inicial(is), um sumário dessas evidências juntadas e indicação das respectivas folhas Tribunal de Contas da União

108 ACHADO DE AUDITORIA Tribunal de Contas da União

109 108 Definição Tribunal de Contas da União

110 109 ACHADO DE AUDITORIA ATRIBUTOS (Glossário) Situação encontrada Critério Causa Efeito Tribunal de Contas da União

111 110 Tribunal de Contas da União ATRIBUTOS DO ACHADO Situação Encontrada (Condição) É a situação existente, determinada e documentada durante os trabalhos. Reflete o grau de atingimento dos critérios Critério É a norma ou o padrão adotado, por intermédio do qual o auditor mede ou valora a condição Causa É a razão pela qual a condição ocorreu. Sua menção é necessária para a contextualização do achado e formulação de sugestões para resolução dos problemas Efeito (Conseqüência) É o resultado adverso (ou não) da situação encontrada. Se possível deve estar devidamente quantificado

112 111 Exemplo de um Achado Tribunal de Contas da União

113 112 ACHADO DE AUDITORIA REQUISITOS BÁSICOS Relevância Fundamentação em evidências Objetividade Respaldo às propostas de encaminhamento Consistência Tribunal de Contas da União

114 113 MATRIZ DE ACHADOS Achado Situação Encontrada Critério Evidência Causa Efeito Encaminhamento Benefício da Proposta Tribunal de Contas da União

115 114 Tribunal de Contas da União

116 115 Processo de desenvolvimento dos achados Tribunal de Contas da União

117 116 Tribunal de Contas da União Processo de Análise de um achado Estimar o benefício das propostas de encaminhamento Desenvolver as conclusões e as propostas de encaminhamento Determinar as causas e os efeitos do achado Achado – decorre da comparação de o que é, com o que deveria ser, comprovado por evidências Situação encontrada – o que é Critério de auditoria – o que deveria ser

118 117 Tribunal de Contas da União SITUAÇÃO ENCONTRADA Sua descrição deve ser clara o suficiente para que o leitor entenda a ocorrência. Deve ser indicado o período das ocorrências irregulares, para fins de identificação dos responsáveis e a vinculação às contas.

119 118 Tribunal de Contas da União CRITÉRIOS São parâmetros com que se avalia a regularidade ou não das ocorrências identificadas na auditoria. Exemplos: textos legais/normas, projetos e planos, editais, contratos, acordos, termos em geral, jurisprudência e determinações do TCU, orientações emanadas de órgãos e entidades superiores, padrões usados no setor etc. * No uso de jurisprudência do TCU como critério, serão informadas as Decisões/Acórdãos que se referem ao fato.

120 119 Tribunal de Contas da União EVIDÊNCIAS Evidência é o elemento essencial e comprobatório dos achados de auditoria e servirá para a sustentação das conclusões do auditor.

121 120 Instituto Serzedello Corrêa Escola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização Tribunal de Contas da União CAUSA Características a) não é de determinação obrigatória, mas apenas se relevante e de possível identificação b) podem ser objetivas (deficiências de controle, riscos que se materializaram) e/ou subjetivas (negligência, imprudência, imperícia) c)deve ser conclusiva, para permitir imputar, ou não, responsabilidades aos gestores (causas subjetivas) e fornecer elementos para o TCU determinar medidas corretivas (causas objetivas) d) não é uma hipótese ou possibilidade

122 121 Instituto Serzedello Corrêa Escola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização Tribunal de Contas da União CAUSA e) não deve ser confundida com o fato irregular em si, como: – descumprimento de normativos – inobservância da legislação ou de entendimentos firmados pelo TCU – utilização de critérios subjetivos f) a causa seria a determinação dos motivos que levaram ao descumprimento, à inobservância, à utilização de critérios subjetivos etc. g) a informação prestada pelo responsável como causa não basta. A equipe deve buscar também evidências da causa para firmar sua convicção

123 122 Instituto Serzedello Corrêa Escola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização Tribunal de Contas da União EFEITOS São as conseqüências para o órgão, erário ou sociedade, resultantes da divergência entre a situação encontrada e o critério. Podem ser reais (efetivos) ou potenciais (riscos) – estes podem ou não se concretizar Não devem ser confundidos com o fato irregular em si. Por exemplo: – ilegalidade de concessões de pessoal não é efeito, mas sim o prejuízo ao erário gerado pelos pagamentos indevidos – inobservância da legislação em licitação não é efeito, mas sim, o prejuízo ao erário pela não-escolha da proposta mais vantajosa

124 123 Instituto Serzedello Corrêa Escola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização Tribunal de Contas da União PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO É o conjunto de medidas legais que a equipe de auditoria propõe ao final do Relatório, com o intuito de corrigir as irregularidades detectadas, recompor os danos ao erário, apenar os infratores e divulgar boas práticas administrativas encontradas A Matriz de Achados e o Relatório estão vinculados. As mesmas propostas de encaminhamento devem constar em ambos Quando da proposição de audiência ou de conversão em TCE para fins de citação, os responsáveis devem estar identificados pelo nome, cargo e CPF O preenchimento da matriz, antes da redação do relatório, facilita a elaboração e a discussão do trabalho com o supervisor

125 124 IMPORTANTE De acordo com o Roteiro de Auditoria de Conformidade, a estrutura dos achados é transportada integralmente para o relatório da equipe, consistindo na sua essência Essa definição otimiza o prazo de elaboração do Relatório É de fundamental importância que a Matriz de Achados seja rascunhada no decorrer dos trabalhos de campo Tribunal de Contas da União

126 RELATÓRIO DE FISCALIZAÇÃO Tribunal de Contas da União

127 126 PADRÕES DE ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO (itens 26 a 65) Conceito (item 26) Requisitos da palavra CERTO (item 27) Estrutura (itens 28 a 65) Tribunal de Contas da União

128 127 RELATÓRIO - CONCEITO Instrumento formal e técnico Comunicar aos leitores: –objetivo e questões de auditoria –metodologia –achados de auditoria –conclusões –proposta de encaminhamento Tribunal de Contas da União

129 128 REQUISITOS DA PALAVRA CERTO C C C E T O Clareza Convicção Concisão Exatidão Relevância R Tempestividade Objetividade Tribunal de Contas da União

130 129 Clareza Linguagem deve ser simples Ordem direta dos termos da oração Evitar erudição, preciosismo, jargão, coloquial e ambigüidade Mensagem deve ser entendida por qualquer pessoa Termos e abreviaturas devem estar definidos Tribunal de Contas da União

131 130 Convicção Apresentação de maneira convincente das observações Evitar expressões do tipo: smj; parece que. Tribunal de Contas da União

132 131 Concisão Evitar o desperdício de idéias Parágrafos curtos Relatórios muito extensos tendem a não ser lidos (30 pg = ideal p/máximo em auditorias de conformidade) Tribunal de Contas da União

133 132 Exatidão Apresentar as necessárias evidências para sustentar os achados, conclusões e propostas, procurando não deixar espaço para contra-argumentações Tribunal de Contas da União

134 133 Exatidão Exatidão dos dados Precisão das colocações Erros credibilidade dúvidas sobre a validade do exame desviam a atenção do essencial põem em risco todo o trabalho Solução revisão de todo o trabalho Tribunal de Contas da União

135 134 Relevância Assuntos importantes mantêm a atenção do leitor Temas de baixa relevância desviam a atenção do leitor do mais importante Não discorrer sobre ocorrências que não afetam as conclusões Tribunal de Contas da União

136 135 Objetividade Omitir a vontade, emoção ou interesse de quem elaborou o relatório Enfoque no assunto evitar digressões Tribunal de Contas da União

137 Os problemas das fases anteriores (planejamento, elaboração dos papéis de trabalho, etc.) vão se refletir no relatório. Os problemas das fases anteriores (planejamento, elaboração dos papéis de trabalho, etc.) vão se refletir no relatório. Por essa razão é necessário o maior investimento possível na QUALIDADE da execução de TODO o trabalho, resolvendo os problemas quando forem constatados Por essa razão é necessário o maior investimento possível na QUALIDADE da execução de TODO o trabalho, resolvendo os problemas quando forem constatados

138 137 ESTRUTURA Folha de Rosto Resumo S umário Introdução Achados de Auditoria Outros Fatos Relevantes Conclusão Proposta de Encaminhamento Documentos Juntados Lista de figuras e tabelas

139 138 FOLHA DE ROSTO Apresentar os dados relativos à identificação do trabalho: –Fiscalização –Órgão/entidade auditado –Processo(s) conexo(s) Tribunal de Contas da União

140 139 RESUMO Conciso e seletivo –objetivo e questões de auditoria –metodologia utilizada –achados de auditoria –volume de recursos fiscalizados –benefícios potenciais –conclusões –propostas mais importantes Pode ser adotado para divulgação na imprensa Tribunal de Contas da União

141 140 SUMÁRIO Listagem das principais divisões do trabalho Inclui apenas títulos e subtítulos Tribunal de Contas da União

142 141 Deliberação e razões Visão geral do objeto Objetivo e questões de auditoria Metodologia - descrever: -procedimentos, técnicas e papéis de trabalho utilizados no planejamento e na execução - folha que contém a relação dos atos, contratos e processos incluídos na amostra - limitações e justificativas INTRODUÇÃO (item 37) Volume dos recursos fiscalizados Análise dos processos conexos

143 142 ACHADOS DE AUDITORIA SITUAÇÃO ENCONTRADA - o que é CRITÉRIO - o que deveria ser EVIDÊNCIAS - as provas da situação CAUSAS e EFEITOS do achado CONCLUSÕES e PROPOSTAS DE ENCAMINHAMENTO Estimativa do BENEFÍCIO da proposta de encaminhamento Tribunal de Contas da União

144 143 EVIDÊNCIAS) Remissão às folhas do processo Nas folhas, destacar os termos que a equipe deseja ressaltar Tribunal de Contas da União

145 144 Avaliação dos EFEITOS Relatar os fatos ocorridos Relatar eventuais riscos de que o resultado venha a ser agravado por falta de providências do órgão/entidade Tribunal de Contas da União

146 145 Se situação encontrada = irregularidade com proposta de audiência ou citação Responsáveis devidamente identificados Avaliação da culpabilidade e, se for o caso, considerações acerca de sua punibilidade: redigidas com base na Matriz de Responsabilização Tribunal de Contas da União

147 146 Débito Apuração: - verificação: possibilidade de quantificação exata - estimativa: quantia que não exceda o real valor devido Data da ocorrência Tribunal de Contas da União

148 147 BOAS PRÁTICAS Achados positivos: – relatados se forem significativos –desde que possam ser registrados como propostas de encaminhamento para serem adotados como exemplo Tribunal de Contas da União

149 148 CONCLUSÃO Respostas às questões da Matriz de Planejamento: síntese dos principais achados Referências aos achados: número do(s) item(ns) em que são tratados no relatório Conclusões: indicar o impacto dos achados nas contas - identificar as responsabilidades e o estado das respectivas contas Formulação da conclusão: considerar os efeitos dos achados (avaliação da diferença entre situação encontrada e critério) Tribunal de Contas da União

150 149 PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO Proposições de medidas saneadoras para cada achado de auditoria Proposta completa (audiência, conversão em TCE para citação, medidas cautelares, arquivamento, apensamento às contas) Referência aos achados: indicar número do item (relatório) Redigir a proposta de modo a ser utilizada na comunicação aos responsáveis Redação da proposta: identificação dos responsáveis e dispositivo violado (constitucional, legal ou regulamentar) Tribunal de Contas da União

151 150 DOCUMENTOS JUNTADOS OBRIGATÓRIOS - Portaria(s) de Fiscalização - Rol de Responsáveis - Relação dos atos, contratos ou processos incluídos na amostra - Ofícios de apresentação (com o recibo do gestor) e de requisição (com as respostas) - Evidências Tribunal de Contas da União

152 151 PAPÉIS DE TRABALHO TRANSITÓRIO - período limitado - arquivados ou descartados PERMANENTE - comprovar ou definir as questões e os procedimentos de auditoria - controlar, auxiliar ou documentar a execução da auditoria - evidenciar os achados de auditoria - classificados em: evidências dos achados registros do trabalho executado Tribunal de Contas da União

153 152 TRATAMENTO DAS EVIDÊNCIAS EVIDÊNCIAS –organizadas, preferencialmente, em anexos ao processo principal –em cada anexo: folha inicial com sumário das evidências juntadas e indicação das respectivas folhas Tribunal de Contas da União

154 TÉCNICAS DE ENTREVISTA Tribunal de Contas da União

155 154 Características de um bom Entrevistador Boa interação Observador Disciplinado Discreto Capacidade de Improvisação Atento Tribunal de Contas da União

156 155 Modos de Condução de uma Entrevista Contato direto Pelo telefone Grupo Focal Entrevista em um caso de fraude Entrevista em auditoria operacional Tribunal de Contas da União

157 156 Fases de uma Entrevista Determinação da Necessidade de Informações Seleção dos Entrevistados Determinação dos Objetivos da Entrevista Pesquisa Prévia sobre o tema e o entrevistado Preparação da Logística Aproximação Introdução ao Tema Interação Fechamento Atividades Posteriores Tribunal de Contas da União

158 157 O conjunto de informações necessárias à realização de uma auditoria pode ser obtido mediante: –Exame documental –Entrevista –Revisões Analíticas –Inspeção Física Determinação das Informações a Serem Obtidas Tribunal de Contas da União

159 158 Informações obtidas por entrevista Não estão em documentos; Fornecem caminhos ou indícios; Na pesquisa social e em auditorias operacionais constitui evidência; Na auditoria de conformidade não pode ser usada como prova; Podem ser registradas em gravadores ou apontamentos. Tribunal de Contas da União

160 159 Seleção dos Entrevistados De acordo com as informações consideradas necessárias Ordem dos entrevistados: –Necessidade vai surgindo –Em função dos conhecimentos que se queira obter Tribunal de Contas da União

161 160 Determinação dos objetivos da Entrevista Só há sentido em realizar uma entrevista se houver necessidade de obtenção de informações; Para cada entrevista são estabelecidas as informações que deverão ser obtidas; Geralmente as entrevistas são utilizadas para: –Esclarecer determinadas questões ou funcionamento da área auditada; –Fornecer indícios que serão confirmados; Tribunal de Contas da União

162 161 Pesquisa Prévia sobre o Tema e o Entrevistado Estudar ao máximo o tema, de acordo com o objetivo pretendido; Verificar se há dados disponíveis sobre o entrevistado; Fonte: auditorias anteriores, outros entrevistados, documentos examinados; Elaborar um Roteiro de Entrevista a ser obedecido. Tribunal de Contas da União

163 162 Preparação da Logística Local –Reservado –Sem interrupções, barulhos ou distrações –Sem pessoas se movimentando ao redor –Restringir o telefone, se possível Tempo –Entrevistado não pode ficar esperando a entrevista (pontualidade) –Não pode exceder a 50 minutos Tribunal de Contas da União

164 163 Logística II Participante (s) –Marcar entrevistas com antecedência Equipe –atribuição do papel de cada membro da equipe na entrevista quem formula as perguntas quem registra quem observa Tribunal de Contas da União

165 164 POSICIONAMENTO FÍSICO entrevistad or entrevista do CONFRON TO Tribunal de Contas da União

166 165 POSICIONAMENTO FÍSICO I entrevistad or entrevista do COMPREEN SIVA Tribunal de Contas da União

167 166 Aproximação Em muitos casos o entrevistado e o entrevistador não se conhecem (a primeira impressão é a que fica) Cria-se o clima propício para o fluxo de informações O entrevistador tem a chance de observar o entrevistado em seu estado normal Tribunal de Contas da União

168 167 Apresentação - Atitudes Sorriso – facilita o estabelecimento de uma melhor relação Aperto de mão firme Coordenador se apresenta e aos demais membros da equipe que forem participar da entrevista Não se estender muito Tribunal de Contas da União

169 168 Introdução ao Tema O tema é contextualizado e introduzido Explica-se, quando possível, o objetivo da entrevista Não demonstrar excesso de conhecimento Não demonstrar desconhecimento do tema Ressaltar a importância da colaboração do entrevistado Tribunal de Contas da União

170 169 Interação com o Entrevistado É o corpo da entrevista –Saber Ouvir –Saber Perguntar –Saber Observar Nunca entrar em conflito com o entrevistado Tribunal de Contas da União

171 SABER OUVIR Tribunal de Contas da União

172 171 A habilidade de ouvir Antes de nascer ela já começa a ser desenvolvida Ao contrário das outras (falar, ler, escrever), não é trabalhada ao longo da vida Negligenciada Ouvir Escutar Tribunal de Contas da União

173 172 OUVIR COM EFICÁCIA CAPACIDADE DE COMPREENSÃO ATENÇÃO Tribunal de Contas da União

174 173 OUVIR Habilidade negligenciada –Instruções mal interpretadas –Mensagens distorcidas a medida que são transmitidas Audição Seletiva –Concentramos naquilo que parece importante Diferença nos ritmos: fala x pensamento –Ritmo da Fala: 125 palavras p/min –Ritmo do Pensamento: 500 palavras p/min –Pensamos enquanto o outro fala Tribunal de Contas da União

175 174 Saber Ouvir Não interromper o entrevistado a toda hora Não permanecer numa atitude inteiramente passiva Não presumir o que o entrevistado quis dizer, esclareça Não monopolizar a conversação Não ficar pensando na próxima questão enquanto o entrevistado está respondendo a pergunta corrente Tribunal de Contas da União

176 175 Saber Ouvir II Suprima hábitos que podem distrair (bater com a caneta, os dedos etc.) Não comece a ler os documentos eventualmente fornecidos pelo entrevistado Não deixe que vieses interfiram com a mensagem do entrevistado Não conclua de imediato, escute o entrevistado Tribunal de Contas da União

177 SABER PERGUNTAR Tribunal de Contas da União

178 177 Tipos de Perguntas Introdutórias Informativas Conclusivas Abertas Fechadas A serem evitadas Tribunal de Contas da União

179 178 Perguntas Abertas Vantagem –Estimulam a livre exposição de idéias pelo entrevistado; Desvantagem –O entrevistado pode falar demais e sair do tema da entrevista Tribunal de Contas da União

180 179 Perguntas Fechadas Objetivo: –fornecer informações específicas –introduzir perguntas abertas Tipos –sim/não –objetivas Tribunal de Contas da União

181 180 Perguntas Fechadas Exemplos Sim/Não –vocês fizeram isso mesmo? –Sim! –Por que? (Pergunta aberta) Objetivas –Quantas pessoas se reportam a você? Tribunal de Contas da União

182 181 Perguntas Introdutórias Utilizadas na fase de aproximação Apresentação Entrevistador/Entrevistado Estabelecer o Clima Esclarecer o Tema Observar Reações Tribunal de Contas da União

183 182 Perguntas Introdutórias Exemplos O senhor é Carioca? Trabalha há muito tempo aqui? Deve ser um esforço muito grande conduzir esse departamento, não? Não existe um cardápio pré-definido, o importante é a capacidade de improvisação de acordo com a situação Tribunal de Contas da União

184 183 Perguntas Conclusivas Usadas para confirmação de fatos –Me corrija se eu estiver errado...? –O que você está dizendo é...? –Se eu compreendi direito...? Tribunal de Contas da União

185 184 Perguntas a serem evitadas As que dificultam o correto fluxo de informações –Indutivas –Retóricas –Ambíguas Tribunal de Contas da União

186 185 Pergunta Indutiva Já sugere a resposta –Não é um fato que...? –Você tem de concordar que.... Obs: –Você usa perguntas indutivas em uma entrevista? (Fechada) –Você não usa perguntas indutivas em uma entrevista, usa? (Indutiva) Tribunal de Contas da União

187 186 Pergunta Retórica Respondidas pelo próprio entrevistador –O Departamento verificou isso? Lógico que não, uma vez que... Tribunal de Contas da União

188 187 Pergunta Ambígua Confundem o entrevistado O que você tem a dizer sobre o orçamento? Tribunal de Contas da União

189 OBSERVAÇÕES DURANTE A ENTREVISTA Tribunal de Contas da União

190 189 O que observar em uma entrevista Voz Escolha das palavras Tom Ritmo Linguagem corporal Tribunal de Contas da União

191 190 Anotações Um membro deve ser encarregado de anotar não escrever tudo que é dito evitar fazer anotações quando o entrevistado trata de um ponto sensível anotar pontos-chave, idéias-chave anotações legíveis Tribunal de Contas da União

192 191 Condução da Entrevista plano da entrevista é flexível em função das respostas do auditado e suas reações não verbais analisar a relevância de seguir em outra linha que não a planejada conduzir como uma conversação e não como um interrogatório Tribunal de Contas da União

193 192 Uso do Gravador Nem sempre as pessoas se sentem à vontade sendo gravadas Determinados tipos de informações são melhor obtidas sem o seu uso se for usar, combinar antes com o entrevistado Atentar para baterias, disponibilidade de espaço na fita ou na memória do gravador A degravação deverá ser efetuada, preferencialmente, logo após a entrevista Tribunal de Contas da União

194 193 Fechamento Agradeça o entrevistado Relembre o entrevistado sobre qualquer documento que ele tenha prometido Não esqueça de recolher eventuais documentos repassados pelo entrevistado Tribunal de Contas da União

195 194 Atividades Posteriores Dispor de alguns minutos após a entrevista para: –Tomar notas –Discutir as respostas do entrevistado –Discutir as reações do entrevistado –Analisar que elementos adicionais deverão ser obtidos (técnicas a serem utilizadas) Tribunal de Contas da União

196 195 Extrato de entrevista Papel de trabalho (Anexo VIII) onde se registra somente o trecho da resposta do entrevistado que interessa ao desenvolvimento do achado. Pode conter, também, referências a evidências que corroborem o achado e deve ser assinado pelo entrevistado Tribunal de Contas da União

197 196

198 197 Avaliar após a Entrevista O objetivo foi atingido? São necessárias mais informações? É necessária a investigação de outras questões? Tribunal de Contas da União

199 ASPECTOS COMPORTAMENTAIS E PRÁTICOS DOS TRABALHOS DE FISCALIZAÇÃO Tribunal de Contas da União

200 199 COMPETÊNCIAS DO SUPERVISOR orientar a equipe quanto a: –vinculação ao objetivo –aderência aos padrões de auditoria vigentes no TCU aprovar as matrizes de Planejamento e de Procedimentos acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos analisar, com a equipe, as matrizes de Achados e de Responsabilização realizar concomitantemente o controle de qualidade da auditoria preencher e assinar o formulário de controle de qualidade participar da reunião de encerramento Tribunal de Contas da União

201 200 COMPETÊNCIAS DO COORDENADOR (item 4) promover discussões: escopo, procedimentos e técnicas –prevalecerá a proposta do coordenador no caso de divergência de opiniões representar a equipe perante o órgão/entidade auditado zelar pelo cumprimento dos prazos entregar e revisar a versão final do relatório, com a anuência dos demais membros assegurar o preenchimento e assinatura do formulário de controle de qualidade se julgar relevante, registrar eventuais discordâncias quanto à aprovação da Matriz de Planejamento ou da Matriz de Procedimentos pelo Supervisor Tribunal de Contas da União

202 201 Instituto Serzedello Corrêa Escola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização Tribunal de Contas da União MODELO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO Nº ___, DE DD DE MMMMMMM DE AAAA O SECRETÁRIO DA SECRETARIA DE CONTROLE EXTERNO DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no Estado de Honestilândia, no uso de suas atribuições regulamentares, resolve: Art. 1º Designar os(as) servidores(as) abaixo relacionados(as) para, sob a coordenação do(a) primeiro(a), realizarem Auditoria de Conformidade, Registro Fiscalis nº, no(s) seguinte(s) órgão(s):, no período de __/ __ / 2005 a __ / __ / 2005, com o objetivo de apurar irregularidades na ______. A auditoria é decorrente de deliberação constante no(a) ________________ nº ____ / AAAA - Colegiado (TC-XXX.XXX/AAAA-D). MATRÍCULANOMECARGOLOTAÇÃOPERÍODO(S) Art. 2º O trabalho será supervisionado pelo(a) ACE, Diretor, Diretoria Técnica - SECEX, e deverá observar o seguinte cronograma: FASE(S) DO TRABALHOPERÍODO(S)DURAÇÃO Planejamento __ / __ / _______ dias úteis Execução __ / __ / _______ dias úteis Elaboração do Relatório __ / __ / _______dias úteis Art. 3° Para viabilizar a execução dos trabalhos, serão autorizadas as despesas nas formas constantes do anexo a esta Portaria. FULANO BELTRANO DA SILVA

203 202 Instituto Serzedello Corrêa Escola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização Tribunal de Contas da União ANEXO À PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO-SECEX, DE DE DE 2005 CONCESSÃO DE DIÁRIAS E ADICIONAL DE EMBARQUE E DESEMBARQUE (Art.14 e 14-A, da Portaria TCU nº 625-GP/96 e Memo. nº 057/Segedam/GS-Circular, de 29/3/2001) CONCESSÃO DE RESSARCIMENTO DE DESPESA COM TRANSPORTE POR KM RODADO (EM EQUIPE) - inciso II do art. 28 c/c art. 30 da Portaria TCU nº 625-GP/96

204 203 se a surpresa não for essencial ao trabalho após a emissão da Portaria de Fiscalização o titular da Unidade Técnica encaminhará, com a antecedência necessária, ofício de comunicação de auditoria ao dirigente do órgão/entidade (Anexo V do Roteiro) AVISAR OU NÃO O ÓRGÃO? Tribunal de Contas da União

205 204 LOGÍSTICA disponibilização de ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe senha para acesso aos sistemas informatizados designação de uma pessoa de contato do órgão/entidade, conforme modelo constante do Anexo V Ofício de Comunicação ou de Apresentação telefone e computador Tribunal de Contas da União

206 205 REUNIÃO DE APRESENTAÇÃO Reunião de Apresentação Ofício de Apresentação Primeiro Ofício de Requisição Tribunal de Contas da União

207 206 OFÍCIO DE APRESENTAÇÃO escopo e os objetivos do trabalho ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe senha de acesso designação de uma pessoa de contato do órgão/entidade previsão de multa no caso de obstrução aos trabalhos ou sonegação de informações Tribunal de Contas da União

208 207 REQUISIÇÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES fixar prazo para seu atendimento sempre que possível e desde que não comprometa o prazo de execução, em comum acordo com o auditado ofício de requisição, datado e numerado seqüencialmente, tomando-se como referência o modelo constante do Anexo VII –atestado de recebimento na segunda via – papel de trabalho da auditoria Tribunal de Contas da União

209 208 DOCUMENTOS NO INÍCIO DA AUDITORIA o primeiro ofício de requisição deve ser encaminhado via fax, ou pessoalmente com antecedência original entregue na reunião de apresentação. Tribunal de Contas da União

210 209 DOCUMENTOS FORNECIDOS DEVEM identificar –quem os elaborou –quem os forneceu –qual a fonte da informação ser legíveis, datados e assinados ser identificados, correlacionando-os ao item do ofício de requisição a que se referem Tribunal de Contas da União

211 210 REUNIÃO DE ENCERRAMENTO Ao final da fase de execução A equipe apresenta verbalmente os achados de auditoria –ao gestor do órgão/entidade auditado –a outros responsáveis, cuja participação seja considerada oportuna – ou a representantes por eles designados Tribunal de Contas da União

212 211 REUNIÃO DE ENCERRAMENTO O QUE ABORDAR: achados de auditoria devem ser apresentados indicando-se: – a situação encontrada, –o critério de auditoria, –e por decisão da equipe, as causas (se forem relevantes e se for possível identificá-las) e os efeitos. Não se deve fazer menção a conclusões ou propostas de encaminhamento Tribunal de Contas da União

213 212 REUNIÃO DE ENCERRAMENTO QUANDO DISPENSAR A apresentação dos achados na reunião de encerramento somente pode ser dispensada nos casos em que represente risco à equipe ou à consecução do objetivo da auditoria. Tribunal de Contas da União

214 213 ASPECTOS COMPORTAMENTAIS Apresentação pessoal –imagem Roupas Conduta do auditor –evitar atitude policialesca –responsabilidade sobre os documentos –roupa suja se lava em casa Tribunal de Contas da União

215 214 CUIDADOS ADICIONAIS Conversa em lugares públicos Possibilidade de escuta na sala fornecida pelo ente fiscalizado em casos que envolvam fraude hotéis em lugares suspeitos Tribunal de Contas da União

216 215 Secretaria de Controle Externo em Santa Catarina - SECEX-SC Rua São Francisco, Centro CEP Florianópolis - SC Tel.: (48)


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