SISPGM Sistema de Gestão e Acompanhamento de Serviços e Processos da PGM.

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1 SISPGM Sistema de Gestão e Acompanhamento de Serviços e Processos da PGM

2 INTRODUÇÃO A Procuradoria Geral do Município de Belo Horizonte, considerando o grande volume dos processos judiciais e administrativos sob sua responsabilidade, percebeu a necessidade de modernizar sua infra-estrutura tecnológica e informatizar o controle dos seus serviços, a fim de conferir maior qualidade e eficiência à sua atuação como órgão municipal. Foram executados 03 projetos, e está em andamento o SISPGM, inscritos no PNAFM (Programa Nacional de Apoio à Administração Fiscal para os Municípios Brasileiros); todos com o objetivo de garantir excelência aos serviços por ela prestados.

3 Objetivo do Projeto de Modernização PGM
Sistema de Gestão de Processos que permite tramitação em meio eletrônico de todos os processos, constituindo-se em uma ferramenta de controle das atividades finais da Procuradoria Geral do Município. Implantação SISPGM Implementação do Gerenciamento Elertrônico de Documentos Projeto de Digtalização Modernização da infraestrutura Tecnológica Mapeamento e redesenho de processos

4 Concluído Concluído Concluído Em andamento Modernização na
Mapeamento e redesenho de processos Modernização na infraestrutura Tecnológica Implantação do Birô de Digitalização PGM Implantação do SISPGM Foram entrevistados representantes da PGM e propostas alternativas para aumentar a produtividade nos trabalhos diários através do redesenho dos fluxos de trabalho Implementação da Infraestrutura Tecnológica da PGM para sustentação do Bureau de digitalização e da Solução SISPGM: Instalação de rede local (wireless e física) link de fibra ótica infra-estrutura de Rede Elétrica; Mudança de layout físico e aquisição de mobiliário; Aquisição de microcomputadores; Aquisição de equipamentos para armazenamento da Solução SISPGM Digitalização de Processos documentos existentes na PGM para consulta e visualização eletrônica Capacitação da equipe que atua no bureau PGM. Treinamento aos usuários PGM para consulta e busca dos documentos digitalizados. Redesenho dos fluxos de trabalho Levantamento e Especificação de requisitos Realização de Consulta pública discussão sobre o projeto, permitindo participação de fornecedores contribuindo na adequação do edital. Edital Publicado em : 27/10/2009 Licitante Vencedora: MI Montreal Contrato assinado em 20/10/2010 Início do Projeto em 22/12/2010

5 PROJETO DE GESTÃO E ACOMPANHAMENTO DE SERVIÇOS E PROCESSOS DA PROCURADORIA GERAL DO MUNCÍPIO
SISPGM

6 SISPGM É um Sistema de Gestão, Acompanhamento de Serviços e Processos, que possibilita gerir os processos, bem como o fluxo de trabalho, procedimentos, expedientes e documentos que tramitam nesse órgão, visando conferir maior qualidade e eficiência aos trabalhos executados. O sistema permita a integração com os documentos digitais minimizando o trâmite físico dos processos judiciais e administrativos.

7 Gestão de Documentos Gestão de Processos
Solução SISPGM É, em sua essência, uma solução WORKFLOW ou BPMS em conjunto com uma Solução GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) ou ECM (Enterprise Content Management) Gestão de Documentos Gestão de Processos

8 Exemplo de um Fluxo de Trabalho - Workflow -

9 Objetivos do SISPGM Proporcionar funcionalidades adequadas para que os gerentes, procuradores e servidores da PGM tenham condições de: Administrar o fluxo de trabalho interno de todos os processos, procedimentos, expedientes e documentos que tramitam neste órgão; Fazer o controle quantitativo e qualitativo dos serviços através do gerenciamento eletrônico de documentos; Acompanhar a tramitação dos processos internamente e em juízo, bem como o cumprimento dos prazos processuais; Emitir relatórios para que as gerências avaliem o desempenho de seus papéis.

10 Resultados para a PGM e Município
Aumentar a receita proveniente da Procuradoria: Aperfeiçoamento na atuação da Procuradoria na cobrança judicial da Dívida Ativa, facilitando dessa forma a obtenção de uma arrecadação mais efetiva; Redução do risco de sucumbência do Município de Belo Horizonte nos processos judiciais; Maior controle, agilidade e eficiência no cálculo do pagamento de precatórios, especialmente seus descontos legais, suas cessões de crédito e apuração automática de correção monetária e juros de mora; Aprimoramento no atendimento feito pela PGM a outros órgãos;

11 Resultados para a PGM e Município
Redução do trâmite físico dos processos judiciais e administrativos; Agilidade na consulta e no manejo de documentos e processos em meio digital; Aprimoramento no desempenho das funções de cada gerência; Permitir um melhor controle gerencial, tanto das atividades realizadas quanto dos processos administrativos e judiciais.

12 Escopo do projeto

13 CERTIFICAÇÃO DIGITAL PARA TODOS OS PROCURADORES MUNICIPAIS
No cerne da certificação digital está o certificado digital, um documento eletrônico que contém o nome, um número público exclusivo, denominado chave pública, e muitos outros dados que mostram quem somos para as pessoas e para os sistemas de informação. A chave pública serve para validar uma assinatura realizada em documentos eletrônicos. São vários os benefícios da Certificação Digital, dentre eles a possibilidade de rápida identificação do advogado perante os órgãos judiciais como profissional inscrito na Ordem, e a possibilidade da prática de atos sem a utilização de papel, por meio estritamente eletrônico.

14 Fluxos de Trabalho Abordados
Contencioso Baixa Lançamento Emissão Parecer Jurídico Interno Prestação Informação MPE/TJMG Execução Fiscal Processos Falimentares Recebimento de Ofício, Petição, Documentos Busca Processo Judicial Inspeção de Processos Revisão de Cálculos Registro de contrato Aquisição de bens e serviços

15 Fluxos de Trabalho Abordados
Investimento Educação e Eventos e Resultado Investimento Educação e Eventos Prescrição, Prescrição Intercorrente Revisão De Lançamentos Integração com sistemas da PBH (tramitação de processos entre os Orgãos da PBH) Recebimento de Publicações Integração com o SIATU (Sistema de Administração Tributária e Urbana) para Importação de Processos de Execução Fiscal Precatórios - cálculo de precatórios automatizado, que permitirá um controle seguro e eficaz dos valores a serem pagos, especialmente seus descontos legais, suas cessões de crédito e apuração de correções monetária e de juros de mora.

16 Relatórios Ações com Prazo Atingido ou Perdido
Ações Ganhas ou Perdidas Tarefas por Responsável e Vencimento Estatísticas Quantitativas da Gerência Processos Inspecionados Consulta Processos por Reclamante Tempo para Ajuizamento Tempo de Recebimento dos Processos Judiciais Tempo de Obtenção de Processos em Órgãos Externos Tempo Tramitação Documento Convencional Adequação do Documento Digitalizado ao Nível de Qualidade Tempo de Resposta da Gerência Tempo Recebimento Documento Encaminhado pela GEAC Indicador Tempo de Resposta a Partir da Entrega pela GEAC Indicador de Tempo de Elaboração de Petição para Publicação Incidência de Ganho de Causa Consulta Incidência de Crédito Tempo Elaboração de Ofício Quantidade de Processos por Procurador

17 Orçamento inicial* Implantação dos Serviços 1112
Licenças de Software usuários 2.234 Garantia do fabricante 462 Garantia dos serviços 175 Total 3.987 * Valores em R$ mil

18 Ciclo de Vida do Gerenciamento de Processo de Negócios
Caracteriza-se como um ciclo de vida continuo de atividades integradas. Implementação de processo Monitoramento e controle de Processos Refinamento de Processo Análise Processo de negócio Desenho e Modelagem Processo de Negócio Planejamento e Estratégia

19 Papeis para Continuidade
Identificamos alguns papéis que devem suportar o modelo da PGM: Liderança Executiva Dono do Processo Gestor do Processo Gestor da Continuidade Analista de Negócio Analista de Processo Analista de Sistema Analistas de Desenvolvimento Analista de Testes Administrador Gestor do Conteúdo Ação de Change Management

20 Obrigada

21 Papeis para Continuidade
Liderança Executiva Para garantir o desempenho de processos-chave para o Resultado do Negócio. Na iniciativa privada esse papel é desempenhado pelo principal interessado no Resultado do Negócio. Normalmente o Dono ou seu representante, em empresas maiores o representante do conselho de acionistas, ou seja um executivo com interesses econômicos / financeiros nos Resultados do Negócio. Essa Liderança deverá ter discernimento da contribuição de cada processo (automatizado ou não), para o resultado global do negócio. Usuário eventual de ferramentas de B.A.M. (Business Activities Monitoring).

22 Papéis para Continuidade
Dono do Processo É um papel particularmente significativo. É importante que o processo tenha um dono para que seja defendido dentro da organização. Todo processo de negócio precisa de um dono, alguém que cuide dos interesses do que o processo visa operacionalizar e que os recursos necessários para sua implementação sejam providenciados. É o responsável pelo processo ponta a ponta ao longo de departamentos funcionais. O sucesso desse papel depende da autoridade que o indivíduo tem para controlar o orçamento e de tomar decisões que afetam o desenvolvimento, manutenção e melhoria do processo. Pode ser formado um comitê inter-funcional para supervisionar os processos corporativos e alguém assume responsabilidades de Dono do Processo.

23 Papéis para Continuidade
Gestor do Processo Responsável pelo processo completo ao longo dos departamentos funcionais afetados por aquele fluxo. Deve ter a visão completa do processo, respondendo por sua performance e responsável pela proposição de sugestões de melhoria. Reporta-se diretamente ao Dono do Processo nos assuntos referente à performance do Processo. Usuário eventual de simulação de processo, componente da solução SISPGM. Compõe o Comitê Inter-funcional e reporta-se ao Dono do Processo. Gestor de Continuidade Deverá manter o “foco em processo” dentro do orgão e promover a evolução deste modelo através da implementação de escritório de processo da PGM. Centraliza todas as necessidades das gerências, dispara as demandas e coordena todas as atividades em execução.

24 Papéis para Continuidade
Analista de Negócio Essa pessoa precisa ter Visão de Negócio (Conhecer a estratégia e os objetivos da PGM) Visão de Processos (Conhecer todas as atividades do órgão),Visão de TI. Essa pessoa que identificará as necessidades de mudança no sistema para melhor atender os objetivos da PGM. Analista de Processo Fornece à organização modelagem de processo , e desenho dos processos e conhecimento especializado de projetos com métodos técnicas e ferramentas. .

25 Papéis para Continuidade
Analista de Sistema Analisar, recomendar e definir padrões e procedimentos necessários ao andamento do projeto. Conhecer e aplicar normas e padrões, métodos e processos de trabalho. Definir a arquitetura de softwares e de sistemas. Especificar, desenhar e modelar sistemas. Analistas de Desenvolvimento Desenvolver serviços conforme padrões e procedimentos definidos pelo PRODABEL. Analista de Testes Conhecer o processo de desenvolvimento de software para gerar técnicas de avaliação. Realizar auditorias para verificar conformidade dos processos e acompanhar as não conformidades. Coordenar a elaboração de plano, estratégias e casos de testes.

26 Papéis para Continuidade
Administrador da Solução SISPGM: Atribuir e administrar os direitos de acesso aos usuários do SISPGM Gestão de Conteúdo Função que permite atuar na manutenção de classificação (classe, dossiês, volumes e documentos), indexação, arquivamento e captura de documentos, manutenção de metadados e formulários eletrônicos, relacionando os conteúdos com os processos de negócio da PGM.

27 Change Management  Estratégia e Alinhamento Organizacional Suportar a elaboração da estratégia de gestão de mudança; Alinhamento com a Consultoria de Implantação Mapear os principais influenciadores; Identificar públicos e canais de comunicação mais efetivos; Identificar recursos de capacitação e entender as políticas vigentes; Mapear impactos operacionais; Mapear papéis e perfis impactados; Suportar a elaboração de planos de ação; Analisar a prontidão para a mudança; Comunicação Levantar os canais e públicos de comunicação; Elaborar o conteúdo das comunicações; Suportar a execução do plano de comunicação; Conduzir apresentações e dinâmicas; Analisar a efetividade da comunicação; 27

28 Change Management  Capacitação Suportar a preparação da logística de treinamento; Coordenar a elaboração do material de treinamento; Acompanhar a execução do programa de treinamento (logística, freqüência, reconvocações, avaliações); Suportar a estruturação de base de gestão do conhecimento; Rede de Mudança Elaborar os conteúdos de comunicação com os Agentes de Mudança; Acompanhar e suportar a atuação dos Agentes de Mudança. 28

29 Valor do Contrato e Aditivos
Valor inicial do Contrato = R$ ,00 Inclusão da iteração 2.1, cujo valor cobrado pelo fornecedor foi o equivalente a R$ ,00 Com a inclusão da iteração 2.1, o valor do contrato passou para R$ ,00 Retirada do software de captura ODDC que teve como consequência a redução no valor de contrato de (R$ ,90). Com a retirada do software ODDC, o valor do contrato foi reduzido para R$ ,10

30 Fluxos de Trabalho implementados
Fluxo Contencioso Registrar Tramitação para Envio e Recebimento de Documentos • Receber Documento Relativo à Processo Judicial Existente Receber Documento Relativo à Novo Processo Judicial • Distribuir Documentos a Procurador • Receber Publicação • Receber Documentos dos Órgãos e Secretarias • Receber e Analisar Processo Judicial Novo e Existente • Manter Agenda Procurador • Solicitar Informação Adicional • Solicitar Busca Processo Judicial • Ações sobre Documentos

31 Fluxos de Trabalho implementados
Baixa Lançamento Receber e Analisar Documentos para Baixa de Lançamentos Realizar Baixa da CDA Elaborar Petição de Juntada e Vista Encaminhar Documentos a GEAC Associar Processo Judicial ou Administrativo

32 Fluxos de Trabalho implementados
Fluxo Emissão Parecer Jurídico Interno (GEJC) Analisar Processo ou Expediente e Verificar Documentação Receber Processo Administrativo ou Expediente Analisar Parecer Despachar com Procurador Adjunto Designar Assessor Responsável Associar Parte ao Dossiê Elaborar Parecer Arquivar Parecer Elaborar Ofício de Informação Adicional

33 Fluxos de Trabalho implementados
Fluxo Prestação Informação MPE/TJMG (GEPEX) Protocolar Recebimento de Expediente Receber e Avaliar Expediente Solicitar informações adicionais sobre expediente Analisar Informações Adicionais Solicitadas Analisar Expediente Verificar Histórico e Elaborar Parecer Arquivar Parecer na Base de Conhecimento Solicitar Dilação do Prazo Encaminhar Parecer Relativo a Expediente ou Processo Administrativo Selecionar Parecer

34 Fluxos de Trabalho implementados
Fluxo Execução Fiscal (GAEF) Receber e Classificar Processos Analisar Processo e Definir Fase Elaborar Documentos de Execução Fiscal Tratar Solicitações Internas Colher Assinatura do Procurador Elaborar Requerimento para Abertura de PTA Receber Documentos e Petição de Execução Fiscal Manter Classificação de Processos Judiciais Manter Fase de Processos Judiciais Manter Tipo Petição

35 Fluxos de Trabalho implementados
Fluxo Falimentar (GFISC) Receber e Analisar Documentos de Processo Falimentar Receber Documento Falimentar Receber e Analisar Certidão de Fatos Consultar Débitos nos Sistemas Auxiliares Elaborar Documento Falimentar Fluxo Receber Ofício (GEAC) Receber e Encaminhar Oficio Fluxo Receber Petição (GEAC) Receber e Encaminhar Petição Avaliar Retorno Petição Autenticada

36 Fluxos de Trabalho implementados
Fluxo Receber Solicitação Busca Processo Judicial (GEAC) Receber e Encaminhar Solicitação Informar Resultado Busca Peça Processual Fluxo Receber Documento (GEAC) Protocolar Documentos Confirmar Recebimento de Documentos na Gerência Fluxo Inspecionar Processo (GEIJ) Inspecionar Processos Fluxo Revisão de Cálculos (GEPJ) Revisar Cálculo do Processo Judicial Efetuar Conferência do Cálculo do Processo

37 Fluxos de Trabalho implementados
Fluxo Integração OPUS (Todas as gerências) Tramitar Processo no OPUS Integração Publicação Visualizar Alerta Publicacao Gerar Extrato Publicacao Importar Publicação Integração SIATU Importar Processos de Execução Fiscal

38 Obrigada