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COPA 2014. Diante do volume de ações previstas para se receber um evento dessa magnitude, organizamo-las em 6 eixos temáticos: PORTO ALEGRE E SUA INFRAESTRUTURA.

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1 COPA 2014

2 Diante do volume de ações previstas para se receber um evento dessa magnitude, organizamo-las em 6 eixos temáticos: PORTO ALEGRE E SUA INFRAESTRUTURA E SISTEMA VIÁRIO PORTO ALEGRE E SUA CIRCULAÇÃO E TRANSPORTE PORTO ALEGRE E SUA CULTURA E DIVULGAÇÃO PORTO ALEGRE E SUA PAISAGEM URBANA E MEIO AMBIENTE EIXOS TEMÁTICOS PORTO ALEGRE E SEU ESPORTE E TURISMO PORTO ALEGRE E SUA SEGURANÇA E SAÚDE

3 Planejamento de Resultados e Ações Gestão do Portfolio de Projetos e Programas Gestão Isolada dos Projetos e Programas ESTRUTURA DE GOVERNANÇA E TRANSPARÊNCIA P.E. com BSC e Future Search Modelo Gestão Dinâmica de Portfolio de Projetos Elaboração de PMOs isolados e Gestão de Projetos BSC, Gestão de Mudança e Comunicação Estratégica

4 Principais causas Os objetivos não foram bem estabelecidos ou não foram compreendidos pela equipe do projeto; O projeto possui muitas atividades e pouco tempo para realizá-las; O orçamento previsto não foi suficiente para cobrir as despesas do projeto; Não foram considerados eventuais imprevistos que impactaram no projeto; Não foi destinado tempo suficiente para a etapa de planejamento do projeto. Por que os projetos fracassam?

5 Boas práticas Definir de forma clara os objetivos do projeto; Desenvolver um senso de comprometimento em toda a equipe do projeto; Desenvolver estimativas de prazo e custo realistas; Prever situações de risco e definir ações preventivas; Manter o andamento do projeto sob controle. Como obter sucesso nos projetos?

6 Gerenciar Projetos é planejar ou desenhar a forma para atingir determinados objetivos, definidos por metas, bem como acompanhar todos os passos sempre verificando se há desvios tanto do objetivo principal como do todo determinado em tal planejamento. Definição de Gerenciamento de Projetos

7 Gerenciar Projetos é... Primeiramente precisamos deixar claro que o Gerenciamento de Projetos inclui não apenas o controle de um projeto já elaborado mas sim o planejamento, a elaboração, a execução e o controle. É necessário compreender que o gerenciamento começa bem antes da criação de um projeto. Não se gerencia apenas um Projeto previamente elaborado e sim um Projeto totalmente planejado descrevendo as possíveis etapas, fases e atividades para o atingimento de seu objetivo maior

8 O QUE TEM EM UM PROJETO?

9 5 Grupos de Processos: Figura - Mapeamento entre os grupos de processos de gerenciamento de projetos e o ciclo PDCA Iniciação (2 processos) : define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto. Planejamento (22 processos) : define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo do projeto. Monitoramento e Controle (12 processos) : mede e monitora regularmente o progresso do projeto, identificando e corrigindo desvios dos seus objetivos. Execução (6 processos) : integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto. Encerramento (2 processos) : formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase deste a um final ordenado.

10 - Desenvolver o termo de abertura do projeto – este termo autoriza formalmente um projeto ou uma fase do projeto - Desenvolver a declaração do escopo preliminar do projeto – Pré-projeto, descrição de alto nível do escopo. - Desenvolver um plano de gerenciamento do projeto – documentação das ações necessárias para a preparação, integração e coordenação de todos os planos do projeto, gerando um documento coerente e consistente. - Orientar e gerenciar a execução do plano de gerenciamento do projeto – execução do trabalho para atingir os resultados - Monitorar e controlar o trabalho do projeto - Controle Integrado de Mudanças – revisão de todos os pedidos, aprovação e controle das mudanças nas entregas e nos ativos de processos organizacionais (diretrizes, normas, procedimentos, políticas processos definidos, informações históricas, lições aprendidas) O QUE FAZER?

11 Processos de Gerenciamento da Integração Integração Escopo Tempo Custo Qualidade RH Comunicação Riscos Contrato $$

12 PGQP auxiliando no Gerenciamento de um Projeto Externo previamente elaborado

13 Definição de Papéis Tratamos aqui de um projeto em andamento e consequentemente com definições das partes bem como suas respectivas tarefas/papéis. A proposta de atuação do PGQP seria de auxiliar com ferramentas básicas de Gestão de Projetos, no Processo de gerenciamento do Projeto Porto Alegre 2014 (Copa).

14 Projeto – com definição de escopo e entregáveis Conhecendo o projeto Para o correto Gerenciamento do Projeto é necessário que ao PGQP sejam apresentados: Partes envolvidas – conhecer as partes envolvidas e os seus respectivos papéis. Pontos críticos – detalhes/atividade/pontos críticos que tenham sido identificados e que venham a interferir no resultado final do projeto

15 Metodologia Estaremos aplicando nossa metodologia de Gerenciamento de Projetos, utilizando ferramentas básicas na fase denominada EXECUÇÃO.

16 Cronograma Metodologia - Ferramentas Considerando o Projeto existente estaremos auxiliando na EXECUÇÃO com as seguintes ferramentas que consideramos os 4 elementos chaves: Plano de Ação Indicadores – Acompanhamento Avaliação – Gerenciamento

17 Metodologia - Cronograma Cronograma com descrição das principais atividades definindo: -porque de sua realização, - como, quem e onde realizar, -Definição de tempo e custo

18 Metodologia – Plano de Ação Definição das Ações Estratégicas do projeto. Estas ações serão gerenciadas de forma mais detalhada e acompanhadas de maneira mais efetiva.

19 Metodologia – Indicadores Definição de alguns indicadores que permitam o acompanhamento e gerenciamento do Projeto como um todo. Estes indicadores (anuais, mensais, diários, bimestrais, trimestrais) podem ser acompanhados individualmente ou cruzado com outros indicadores, além da possibilidade de avaliação diante de um Benchmark.

20 Metodologia – Avaliação Calendário de Reuniões de Avaliação – Definir calendário mensal ou quinzenal para reuniões de acompanhamento e avaliação Participantes – integrantes do Comitê Gestor do Projeto e equipe do PGQP. Durante o processo poderão ser convocados novos participantes de acordo com a necessidade e demanda do projeto. Obs. Estas reuniões estarão realinhando fases ou alinhando novas etapas e redefinindo se necessário, novas atividades e metas para o grupo. Servirão também para comunicação entre as partes, integrando as atividades objetivando melhor desempenho de cada atividade do projeto focalizando no resultado final

21 A Copa 2014 Além disso, há diversas instituições públicas e privadas envolvidas no projeto...

22 A Copa e os investimentos declarados superam os R$ 5 bilhões. R$ 2,5 BI R$ 850 MM R$ 500 MM R$ 400 MM R$ 355 MM R$ 129 MM R$ 81 MM R$ 79 MM R$ 75 MM R$ 67 MM R$ 27 MM R$ 24 MM R$ 10 MM Linha 2 do Metrô Rodovia do Parque Revitalização do Cais do Porto Portais da Cidade Ampliação do Aeroporto e Reassentamento Duplicação e Corredor Tronco/Cruzeiro Sistema Viário (Beira Rio – Padre Cacique) Prolongamento da 3ª Perimetral - Zona Sul Sistema Viário da 3ª Perimetral Duplicação da avenida João de Oliveira Remião Acesso Norte (Plínio Kroeff - Assis Brasil) Duplicação da avenida Vicente Monteggia Plano Cicloviário

23 A Copa 2014 O Governo Federal pede aos Municípios e Estados rigor e praticidade. Ou seja, quem estiver mais bem preparado receberá mais rápido os recursos. Fonte: JunJulAgoSetOutNovDezJan Liberação do PAC da Copa Seleção de investidores Aprovação de licenciamentos Início da implementação dos investimentos

24 A Copa 2014 Segundo o Termo de Compromisso, a FIFA pode trocar uma das Cidades-sede caso não sejam respeitados os itens de prazo e organização. O termo recomenda: Fonte: Termo de Compromisso Métodos eficazes de gerenciamento, inclusive por empresa terceirizada Uniformização dos centros de comandos e dados para comunicação com a FIFA Controle dos prazos, evitando troca de Cidade-SedeControle dos processos públicos

25 Coordenar as atividades do Grupo de Trabalho (I)Promover as integrações com o Governo Federal e com a CBF/FIFA (II)Acompanhar, participar ou coordenar o planejamento e execução dos investimentos (III)Tornar eficaz as ações e gestão pública em relação a interface com a iniciativa privada (IV)Propor soluções de melhoria de qualidade de serviços e equipamentos (V)Apresentar sugestões de integração socioeconômica e cultural(VI)Propor melhoria de infra-estruturara para a região do evento(VII)Propor contramedidas para evitar ou minimizar impactos negativos (VIII)Otimizar a participação dos órgãos no planejamento e na ações requeridas (IX)Integrar iniciativas públicas e privadas (X)Levantar dados e mantê-los atualizados(XI) A Copa 2014 Cabe ao Comitê Executivo: Fonte: Decreto n° /08

26 Gestão de Projetos Um projeto de dimensões da Copa 2014 demanda uma gestão adequada dos esforços.

27 Gestão de Projetos... através de uma metodologia consistente, testada e focada em resultados. GP Alinhamento Estratégico Alinhamento Estratégico Metodologia Informatização Competências Apoio da Alta Administração Estrutura Organizacional

28 Vantagens Eficiência nos repasses de recursos federaisPrioridades de investimento privadosMaturidade em Gerenciamento de ProjetosControle integrado de informação e comunicaçãoControle eficaz dos custos, prazos e escopo Os benefícios da implantação de uma estrutura de gestão são grandes:

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