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Tipos de arquivo. Quanto a organização Arquivo centralizado -- é utilizado com mais frequência nas pequenas e médias empresas. O arquivo é comum a todos.

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1 Tipos de arquivo

2 Quanto a organização Arquivo centralizado -- é utilizado com mais frequência nas pequenas e médias empresas. O arquivo é comum a todos os serviços e encontra-se num único sector. Arquivo descentralizado é utilizado nas grandes empresas. Cada sector de trabalho tem um arquivo próprio.

3 Quanto à frequência de consulta Arquivo activo -- é constituído por documentos relativos a assuntos em curso e de que se prevê a necessidade de consultas frequentes. Arquivo semiactivo -- é formado por documentos de consulta periódica. Arquivo inactivo -- contem toda a documentação que por razões de ordem legal, jurídica ou histórica tem de ser conservada.

4 Condições inerentes ao local de instalação de um arquivo Espaço amplo, bem humidade; acesso limitado por razões de segurança.

5 Tarefas do arquivista * Registar os documentos; * Classificá-los e ordená-los segundo o (s) critério (s) previamente definido (s); * Sinalizar com toda a gama de materiais; * Mantê-los em locais, condições de segurança e acessibilidade adequadas; * Actualizar o arquivo, libertando-o elementos ultrapassados ou desnecessários.

6 Importância da classificação * Encontrar com facilidade e rapidez todos os documentos de que se tem necessidade e de igual forma ter capacidade de os arquivar de maneira eficaz; * conversar os documentos em segurança, sem riscos de deterioração.

7 Sistemas de classificação Classificar significa um conjunto de regras para definir as classes, subclasses, grupos, subgrupos,... entre os quais serão repartidos os documentos ou objectos. Principais * Alfabética * Numérica * Ideológica

8 Derivação * Alfanumérica * Cronológica * Geográfica * Decimal *....

9 Classificação alfabética * A mais conhecida * A mais simples * Dicionários * Lista telefónica * Extensível * Palavra – chave ( 1º substantivo próprio da rúbica )

10 Exemplos * Rubricas com nomes de pessoas: Farmácia Magalhães = Magalhães ( farmácia ) * Rubricas com nomes geográficos: Siderurgia do Porto e Aveiro = Porto e Aveiro (Siderurgia) * Rubricas contendo um nome publicitário: Sal de Mesa Vatel = Vatel ( Sal de Mesa) Jornal de Charadas Esfinge = Esfinge (Jornal de Charadas) * Rubricas de iniciais ( TAP, RN, ONU, INATEL,...) Classificam-se na 1ª letra do conjunto de iniciais * Rubricas com palavras-chave iguais, classificam- se de acordo com palavras seguintes: Sindicatos dos Empregados de Escritório Sindicatos dos Porteiros

11 Classificação numéricas * Pela ordem dos números * Não tem limites * Não podem intercalar-se novos elementos * Documentos ( notas de encomendas, facturas,...)

12 Classificam-se ideológica * Por assuntos * Adaptação às necessidades da empresa ( forma dos objectos, funções,..) * Exige pessoal especializado * Utilizada em bibliotecas, clubes de vídeo, farmácias...

13 Classificação alfanumérica De consulta demorada É necessário criar um índice alfabético Utilizado em matrículas de automóveis

14 Classificação cronológica Em função da data de emissão ou de recepção ( ano – mês – dia hora) A aplicação mais usual é no arquivo da correspondência

15 Classificação geográfica Por região ( distrito, concelho, cidade,…) Divisão do país em zonas ( norte, centro, sul) Em empresas com filiais ou clientes em diferentes zonas geográficas

16 Microfilmagem Redução do espaço ocupado ( economia de espaço superior a 90% ) Uniformidade dimensional dos arquivos, independentemente dos formatos dos originais

17 Serviços onde é utilizada com maior frequência Bancos Bibliotecas Polícia Companhias de seguros


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