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Formação de Auditores. Parte 1 Fundamentos da Auditoria de 5S Objetivo: Nivelar conceitos e oferecer informações sobre a sistemática de auditoria de 5S.

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1 Formação de Auditores

2 Parte 1 Fundamentos da Auditoria de 5S Objetivo: Nivelar conceitos e oferecer informações sobre a sistemática de auditoria de 5S

3 Utilização adequada dos recursos e instalações evitando desperdícios S EIRI S EITON S EISO S EIKETSU S HITSUKE Significado do 5S Ordenação adequada dos recursos tornando o ambiente seguro e produtivo Limpeza com postura de Inspeção visando o Zelo pelos recursos e instalações Padronização de ambientes e atitudes e Sistemática para a manutenção dos 3S; Saúde e Higiene no ambiente de trabalho Autodisciplina para manter a ordem e a limpeza no dia a dia e para o cumprimento de normas, regras e procedimentos

4 Avaliação do 5S Auditoria Data e Hora Marcadas 2 auditores independentes 1 dos auditores deve ter familiaridade com a área Só serão registrados problemas reconhecidos pelo auditado Apresentação das Notas A discussão das notas é com a pessoa que acompanhou a auditoria De preferência corpo-a-corpo A posição final das notas é dos auditores

5 Objetivos da Auditoria de 5S Possibilitar melhorias no ambiente auditado Medir o padrão atual Comparar o padrão com a meta Servir como ferramenta de manutenção do programa Servir para avaliação do plano de implantação Comparar a evolução entre instalações Verificar estágio de consolidação da implantação

6 Fundamentos Para Uma Boa Auditoria de 5S Dominar os conceitos do 5S, e não formatações que não agregam valor Observar potenciais de melhorias de acordo com o estágio atual da área. Não adianta ser detalhista em área com padrões muito baixos de 5S Adequar os critérios às características de cada área Usar o bom senso Contar com a boa vontade do auditado

7 Características do Auditor de 5S Ter familiaridade com a área auditada Ter independência da área auditada Ser organizado Ser flexível Ser capaz de resistir à pressões Ser imparcial Ser objetivo Estar fundamentado nos Critérios de Avaliação Ter capacidade de negociar. Não gerar polêmica para problemas insignificantes Ser ético

8 Diferenças entre 3S e 4º e 5º S A. Situação atual B. Evidências são coletadas durante a visita C. São auditadas as áreas D. São auditados apenas os postos de trabalho E. Auditorias são mais freqüentes F. Auditorias são feitas de forma concentrada (são auditadas todas as áreas) G. Resultados são definidos imediatamente após a visita H. Recomenda-se marcar dia e horário da visita A. Também do histórico B. Evidências podem ser coletadas antes e depois da visita C. São auditadas também as pessoas D. São auditados também os locais frequentados pelos auditados E. Auditorias são menos freqüentes F. Auditorias são feitas de forma diluída (são auditadas apenas as áreas com os 3S consolidados) G. Resultados podem ser definidos após a coleta de informações com outras áreas e pessoas H. Podem ser feitas visitas surpresas para alguns tópicos

9 Parte 2 Dicas para a Condução das Auditoria de 5S Objetivo: Apresentar sugestões da postura do auditor antes, durante e depois das auditorias de 5S

10 Dicas Para Auditoria de 5S (Antes da visita) Familiaridade com a área Agenda da auditoria Máquina Fotográfica Critérios de avaliação Relatório da auditoria anterior Recursos para a auditoria

11 Dicas Complementares para auditorias dos dois últimos S (Antes da visita) Pessoas entrevistadas para cada tópico Agenda das entrevistas

12 Dicas Para Auditoria de 5S (Durante a visita) Chegada à área Adiamentos Representante da área Método da auditoria Reformas na área Compartimentos de uso particular Tempo e Velocidade Polêmicas Pontos de difícil acesso e locais fechados Registro de anormalidades Destaques Problemas complexos Amostragem Evitar riscos de acidentes Inclusão de todos os locais

13 Dicas Complementares para auditorias dos dois últimos S (Durante a visita) Foco na atitude das pessoas Locais de uso coletivo Informação suspeita Conhecimento da área no dia-a-dia Fonte da informação

14 Dicas Para Auditoria de 5S (Após a visita) Formas de questionar o auditado Consenso com o auditado Envolvimento emocional ou na solução do problema Relato do problema sem aumentar a dimensão Solução de problemas não comportamentais durante a visita Promessa de solução pelo auditado

15 Dicas Complementares para auditorias dos dois últimos S (Após a visita) Entrevista de profissionais de outras áreas Prazo para apresentar algumas notas do 5º S, que ficaram em aberto

16 Dicas Para o Auditor de 5S (Consenso das notas entre Auditores) Onde, quando e como consensar as notas Classificação dos problemas Definição de Notas Notas 1 (mínima) e 5 (Máxima) Itens não aplicáveis Divergência entre auditores

17 Dicas Complementares para auditorias dos dois últimos S (Consenso das notas) Critério de desempate em casos de divergências de informações: 1.Evidências 2.Indicadores de performance da área 3.Informações de clientes internos 4.Informações de representantes de áreas qualificadas (segurança, meio ambiente, qualidade, RH, Limpeza) 5.Informações do Gerente 6.Informações de auditores sobre o dia-a-dia da área 7.Informações do auditado

18 Dicas Para o Auditor de 5S (Fechamento das notas com o auditado) Apresentação das notas Discordância da nota Revisão da Nota

19 Dicas Para o Auditor de 5S (Após a auditoria) Elaboração do relatório (prazo, registros, linguagem, entrega) Sugestões de melhorias para a coordenação de auditoria

20 Parte 3 O que e como auditar cada S Objetivo: Facilitar a extração do padrão real de 5S durante as auditorias (revisão 13).

21 Requisitos para aplicação dos critérios de avaliação Foco no ambiente e nas pessoas Não utilização como um Check-list Área típica de trabalho Tempo adequado Auditores qualificados Itens de avaliação conhecidos pelos auditados

22 Conceitos Local de Guarda – É onde cada recurso útil ao ambiente é mantido. Pode ser piso, parede, suporte, palete, armário, gavetas. Não confundir com a localização do recurso, pois isto é considerado no Layout Ambiente – É cada espaço físico separado por paredes, divisórias ou outros meios que tenha como objetivo definir cada processo de trabalho Local – São segmentos de um ambiente como mesas, armários, prateleiras, máquinas, etc. Nota: Caso uma área auditada seja muito pequena, o ambiente é a própria área. Caso um ambiente seja muito pequeno, o local é o próprio ambiente Vários, Alguns, Um ou Outro – São termos que dependem do bom senso, pois dependerá do tamanho e características da área auditada.

23 23 1. SEIRI 1.1. Utilização dos recursos existentes nos locais abertos Todos os recursos existentes nos pisos, mesas e outros locais abertos são compartilhados e usados adequadamente (não há excesso, improvisações, recursos desnecessários, recursos inadequados ou usados inadequadamente, falta ou desperdício). Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

24 24 Conceitos Excesso – Verificar se o histórico de consumo justifica a manutenção da quantidade observada no local. Improvisações – São aquelas feitas por falta do recurso adequado que pode comprometer a segurança e eficiência da atividade. Não confundir com as adaptações que não geram riscos. Recursos desnecessários – São aqueles que não precisariam estar naquele local, ou porque são obsoletos ou porque não há previsão imediata de uso. Recursos inadequados – São aqueles que prejudicam a eficiência e a segurança (não incluir questões ergonômicas) Falta – É a ausência de um recurso que traz prejuízos àquele ambiente, levando as pessoas às improvisações ou perda de tempo com deslocamentos e/ou esperas desnecessárias. Desperdício – É o consumo e/ou descarte desnecessário de um recurso, por questões culturais.

25 25 Dicas Para saber se o recurso é usado adequadamente, questionar o usuário. Se necessário comparar a utilização com outra pessoa que realiza tarefa similar ou consultar o responsável pela área. O auditor pode desconfiar de uma anormalidade, mas não pode fazer a sua opinião prevalecer sobre a do usuário. Não confundir este item com a desordem. Por exemplo, um material que está largado, mas é utilizado naquele local, não deve ser criticado neste item e sim no SEITON. Lembrete: Falta ou inadequação de locais de guarda serão classificados no item 2.2

26 26 1. SEIRI 1.2. Utilização dos recursos existentes nos compartimentos fechados Todos os recursos existentes nos armários, arquivos, gavetas e outros compartimentos fechados são compartilhados e usados adequadamente (não há excesso, improvisações, recursos desnecessários, recursos inadequados ou usados inadequadamente ou falta). Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

27 27 Dicas Observe que a diferença deste item para o item 1.1 é que este trata do nível de utilização dos recursos que estão em compartimentos fechados. Peça para o auditado abrir os compartimentos fechados e proceda como no item anterior. Lembre-se que os compartimentos pessoais não são auditados internamente. Nota: Considerar compartimentos pessoais somente aqueles destinados à guarda de objetos que pertencem ao funcionário, e não à empresa. Mesmo estando identificados como pessoal, pergunte qual o conteúdo, auditando-os quando guardam materiais necessários à rotina do usuário. Se há bastante material ou espaço ocupado por recursos pessoais, questionar ao líder da área para saber se há coerência em se manter estes objetos, nesta quantidade, na empresa.

28 28 1. SEIRI 1.3. Estado de conservação de instalações e recursos Todas as instalações e recursos estão em bom estado de conservação. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

29 29 Dicas Deve ser verificada a gravidade e a dimensão do problema com relação ao processo. Neste item deve ser apontada a evidência do problema, sem levar em consideração possíveis justificativas. É uma forma de retratar os reais problemas de conservação das instalações prediais, elétricas, hidráulicas e dos recursos produtivos e de apoio da empresa. Não confundir problemas de conservação com sujeira. Sujeira é eliminada com limpeza, problema de conservação é eliminado com reparo. Não confundir problemas generalizados com vários problemas. Problemas generalizados significam vários problemas na maioria dos recursos e instalações da área. Nota 1: Sempre que um problema de conservação gerar risco, citar no relatório

30 30 1. SEIRI 1.4. Controle dos problemas de conservação Há justificativa formal para todos os problemas de conservação, levando-se em consideração as características do ambiente. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

31 31 Dicas Este item verifica se as pessoas estão atentas para os problemas de conservação do ambiente, além de estarem tomando providências para a sua correção. Pode ser cobrada a documentação que comprove a solicitação para a correção. Documentações já esquecidas (caducas que nem o próprio solicitante lembra quando e por quem foi emitida), bem como um volume de solicitações emitidas em vésperas de auditorias não devem ser aceitas como justificativas formais. Observe que, para a área receber a pontuação máxima neste item, o problema deve estar monitorado de forma que não gera risco. Podem ser desenvolvidos pela área sistemas provisórios adequados de sinalização, isolamento ou até mesmo procedimento específico para aqueles afetados pelo possível problema. Nota 1: Quando não há justificativa formal, classificar o problema como item 1.3 e 1.4

32 32 2. SEITON 2.1. Identificações e Sinalizações Em todos os locais há identificações e sinalizações que facilitam a localização e evitam perda de tempo e riscos. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

33 33 Dicas Quem deve definir a necessidade ou não de identificação é o usuário. Lembrando que a identificação deve ser feita para facilitar o acesso e interpretação por qualquer pessoa que precise utilizar o recurso. A identificação também deve ser feita para que substitutos eventuais ou efetivos tenham a mesma facilidade de acesso que o responsável atual pelos recursos. Podem ser verificadas sinalizações de segurança e de acesso aos locais e postos de trabalho. Qualquer problema de identificação e sinalização, exceto a padronização, deve ser classificado neste item, mesmo que conceitualmente pertençam a outros S (desgaste, improvisações, problemas de localização, dificuldade para leitura e/ou interpretação). Identificação como Diversos é permitida quando for única em cada posto ou local e quando há poucos itens, de maneira que o acesso e a reposição não sejam dificultados

34 34 2. SEITON 2.2. Definição e adequação de locais para a guarda de recursos (não inclui Layout) Há locais definidos e adequados para todos os recursos utilizados (formato, dimensões, tipo de material, etc.). Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

35 35 Dicas Este item verifica se há uma preocupação em definir o local de guarda de cada recurso móvel, visando a facilidade de acesso, a reposição, a segurança, o conforto e a preservação. Isto inclui objetos pessoais como bolsa, pasta, casaco, paletó, guarda- chuva, sapatos, etc. Objetos que a guarda é fortuita e não repetitiva não precisam ter um local permanente para a sua guarda, porém devem ser colocados em locais que não dificultem o acesso e a circulação e/ou não gerem riscos. De maneira geral, deve ser evitada a colocação de recursos úteis ao ambiente diretamente no piso ou sobre armários. Cuidado para não incluir neste item se a localização dentro do ambiente está adequada (Será item Layout).

36 36 2. SEITON 2.3. Ordem dos recursos Todos os recursos estão classificados e organizados (não há recursos úteis fora dos locais de guarda, mistura, dificuldade de localização visual e física ou risco). Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

37 37 Conceitos Mistura – Materiais de características muito diferentes e incompatíveis. Dificuldade de localização visual – Recursos colocados por trás, muito acima ou muito abaixo da linha de visão do usuário na posição de pé, obrigando-o a inclinar-se ou subir em um suporte (banco ou escada), para localizar visualmente o recurso. Dificuldade de localização física - Evidentemente deve ser levada em consideração a freqüência de uso do recurso. Os recursos de uso esporádico podem ser guardados de forma mais compacta e em locais mais altos, mais baixos ou por trás, desde que o acesso não cause maiores transtornos. Lembre-se que o parâmetro é de 8 segundos para se acessar os recursos de uso freqüente e de 30 segundos os de uso esporádico. Risco – Quando o acesso gerar risco de acidentes pessoais, das instalações e/ou dos recursos.

38 38 Dicas Neste item se avalia a preocupação das pessoas no dia- a-dia em manter os recursos ordenados. Portanto, é um item que pode ter um padrão variando ao longo das auditorias. Observar que materiais espalhados sobre mesas e bancadas não obrigatoriamente estão em desacordo com este item, desde que estejam sendo analisados e utilizados no momento. Empilhamento de materiais e documentos dificulta o acesso físico e visual, além de promover a desordem na reposição. Por isto deve ser criticado neste item.

39 39 2. SEITON 2.4. Layout A disposição de todos os recursos produtivos e de apoio está adequada, facilita a circulação e o acesso, evitando riscos, desgaste e desperdício de tempo. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

40 40 Dicas Neste item se avalia a capacidade de planejamento para manter o ambiente funcional e seguro, ou seja, a distribuição dos recursos permanentes deve facilitar o acesso, circulação, limpeza e evitar acidentes. Para auditar este item pergunte ao auditado quais são os problemas que os funcionários da área enfrentam no dia-a-dia por limitações de espaço, por problemas de projeto, por circulação de meios de transporte ou de pessoas de outras áreas, etc. Não devem ser avaliadas neste item as deficiências de sequência de produção ou localização de prédios e ambientes. Também não devem ser confundidas as deficiências de layout (2.4) com a desordem (2.3). Problemas de layout que não dependem da equipe e/ou que estejam para serem resolvidos também devem ser apontados neste item, até que sejam definitivamente solucionados.

41 41 3. SEISO 3.1. Nível de limpeza (sujeira provocada por falha das pessoas) Não há sujeira provocada pelas pessoas nem por falta de cumprimento da sistemática de limpeza. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

42 42 Dicas Neste item é avaliada a falta de interesse e até de tempo das pessoas em manter o ambiente limpo. Isto inclui o não cumprimento da sistemática de limpeza, independente do motivo. Não são considerados neste item a sujeira em roupas ou em calçados.

43 43 3. SEISO 3.2. Controle das Fontes de Sujeira (caso existam) A fonte de sujeira (máquinas, equipamentos, manuseio de produtos) não gera riscos de acidentes e a extinção de sua(s) fonte(s) foi considerada inviável técnica e financeiramente pelos órgãos competentes da empresa. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

44 44 Dicas Este item avalia o esforço da equipe e da empresa para eliminar as fontes de sujeira. Observe que a ausência de sujeira no momento da auditoria não é evidência de que a fonte de sujeira não exista ou esteja sob controle. Logo, pergunte ao auditado quais são as fontes de sujeira existentes no ambiente. Resíduos gerados por fontes que não têm solução conhecida, mas têm intervalos previstos para a limpeza, não devem ser considerados como sujeira. Também não pode ser considerada como sujeira os resíduos contidos que serão removidos após concluída uma atividade ou em períodos definidos (desde que não estejam acumulados e/ou provocando riscos). Uma questão que gera dúvidas entre auditores é sobre vazamentos e derramamentos de produtos em função de problemas de conservação. Neste caso, quando o problema não é contido, gerando riscos de acidente, contaminação do piso e/ou possibilita que as pessoas ou meios de transportes espalhem a sujeira em outros pontos, deve ser considerado neste item também, além de ser criticado como problema de conservação. Para ambientes onde não há fontes de sujeira, este item não deve ser avaliado.

45 45 3. SEISO 3.3. Sistemática de Limpeza Há uma frequência definida e adequada para a limpeza de todo o tipo e local de sujeira (gerada por processos, manuseio de produtos, intempéries, animais, árvores, transportes, etc.). A sistemática inclui todos os locais de difícil acesso.

46 46 Dicas Neste item se avalia o planejamento para manter o ambiente limpo, inclusive os locais de difícil acesso, mesmo que o serviço de limpeza seja feito por terceiros. A sujeira provocada por ações da natureza, fontes externas e/ou fontes internas mas sem solução, deve ser removida em períodos definidos e adequados. Observe que a ausência de sujeira no momento da auditoria não é evidência de que haja uma boa sistemática de limpeza. Logo, pergunte ao auditado qual é a sistemática de limpeza. É muito comum o auditado informar que executa a limpeza em um determinado período e/ou que os funcionários fazem a limpeza à medida que sujam. Neste caso utilize-se de evidências de sujeiras acumuladas, principalmente em locais de difícil acesso, para questionar se há frequência definida, adequada e escrita para estes pontos.

47 47 3. SEISO 3.4. Coletores de resíduos sólidos Todos os coletores de resíduos sólidos são adequados e usados adequadamente (quantidade, localização, conservação, higiene, tipo e tamanho, freqüência de retirada, identificação, sinalização, prática da coleta seletiva, etc.). Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

48 48 Dicas Este item verifica de que forma o ambiente está estruturado para tratar os resíduos sólidos descartados no dia-a-dia. Todos os problemas relacionados ao descarte de resíduos sólidos, mesmo que pertençam a outro "S", devem ser registrados neste item. Verifique que este item não avalia apenas a prática da coleta seletiva. Inclusive a coleta seletiva só deve ser cobrada quando a empresa estiver estruturada a praticá-la.

49 4. SEIKETSU 4.1. Padronizações Todas as identificações e sinalizações obedecem aos padrões da empresa ou estão uniformes. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente. Dicas Conhecer os Padrões Nível de Implementação dos Padrões nas áreas auditadas Plano com prazos atualizados consensados entre Responsável e Gerente da Área

50 4. SEIKETSU 4.2. Higiene e Saúde Não há nenhum problema que afeta a saúde ou de higiene pessoal no local de trabalho. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para a saúde das pessoas. Dicas Lista dos problemas de saúde e plano de ação validado pelo Gerente da Área, incluindo os problemas solucionados Entrevista aleatória com componentes da equipe auditada sobre a existência e discussão de problemas de saúde e de higiene pessoal

51 4. SEIKETSU 4.3. Rotinas e Sistemática para Manutenção do 5S Há uma sistemática eficiente para a melhoria contínua do 5S (auto-avaliações mensais registradas, planos de ação, divisão de responsabilidade, estabelecimento e divulgação de regras, reuniões mensais, padrões de ordem e limpeza, divulgação de resultados e planos, registro de sugestões, etc.). Todas as atividades têm mais de 3 meses sucessivos.

52 Dicas para o item 4.3 Relatórios das auto-avaliações, por turno Reuniões sobre 5S – Algum documento que comprove a data e os temas discutidos Divulgação dos últimos resultados de auditorias e auto-avaliações em local de fácil acesso Plano de ação para os problemas verificados nas auto-avaliações e auditorias, definindo prazos, em locais que qualquer componente da equipe possa acessá-lo Divulgação das regras de convivência para os problemas comportamentais, incluindo a maneira de monitoramento destes problemas Lista das Sugestões de 5S apresentadas pela equipe. Em caso de não existir, entrevistar aleatoriamente as pessoas

53 4.4. Estruturação dos documentos eletrônicos (quando houver) Há uma estruturação definida para a utilização e guarda de todos os documentos eletrônicos. Há uma freqüência definida e adequada para a limpeza de todos os arquivos obsoletos. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente. Dicas: Condições para não auditar o item Conhecer os critérios definidos pela empresa Verificar, por amostragem se a estrutura para a guarda de arquivos eletrônicos obedece os padrões definidos Perguntar se há frequencia definida de limpeza 4. SEIKETSU

54 5. SHITSUKE 5.1. Autodisciplina na prática do 5S Acima de 90% das pessoas praticam o 5S no dia-a-dia, independente de monitoramento e cobrança. Não há problema comportamental de 5S na auditoria ou auto-avaliações e o 5S de nenhuma outra área é prejudicada pelo comportamento das pessoas auditadas Dicas: Registrar problemas comportamentais verificados durante a visita Registrar os problemas da área reconhecidos por um dos auditores Entrevistar aleatoriamente pessoas da equipe Entrevistar representantes de áreas afetadas Buscar validação com os Chefes

55 5. SHITSUKE 5.2. Autodisciplina no cumprimento de regras, normas e procedimentos de trabalho Acima de 95% das pessoas cumprem regras, normas e procedimentos de trabalho, sem necessidade de monitoramento ou cobrança. Nenhuma área é prejudicada pelo comportamento das pessoas auditadas Dicas: Analisar os relatórios de auto-avaliações Verificar possíveis descumprimentos de Normas durante a auditoria Registrar os problemas da área reconhecidos por um dos auditores Entrevistar Representantes de possíveis áreas afetadas Entrevistar Responsáveis pelas áreas de Segurança, Qualidade, Meio Ambiente e RH Verificar com alguns componentes da equipe, inclusive o líder, possíveis descumprimentos de Regras

56 5. SHITSUKE 5.3. Pró-atividade para melhorias do 5S Acima de 80% das pessoas apresentam sugestões de melhorias relacionadas ao 5S Dicas: Solicitar registros de sugestões Verificar com componentes da equipe as sugestões implementadas Entrevistar o Chefe da área

57 5. SHITSUKE 5.4. Autodisciplina na manutenção da estrutura de arquivos eletrônicos (só aplicável 6 meses após a implementação do item 4.4) Todos os documentos eletrônicos são utilizados e estão guardados de acordo com a estruturação definida. São feitas limpezas de arquivos obsoletos de acordo com a freqüência definida. Dicas: Auditoria por amostragem Disciplina para manter a estrutura definida no item 4.4 Condições para não auditar o item


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