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AUDITORIA. A FINALIDADE DE UMA AUDITORIA É VERIFICAR A CONFORMIDADE DO SISTEMA.

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Apresentação em tema: "AUDITORIA. A FINALIDADE DE UMA AUDITORIA É VERIFICAR A CONFORMIDADE DO SISTEMA."— Transcrição da apresentação:

1 AUDITORIA

2 A FINALIDADE DE UMA AUDITORIA É VERIFICAR A CONFORMIDADE DO SISTEMA

3 AUDITORIA = processo sistemático, documentado e independente, para obter evidência da auditoria e avaliá-la objetivamente para determinar a extensão na qual os critérios de auditoria são atendidos. EVIDÊNCIA DA AUDITORIA=registros, apresentação de fatos ou outras informações, pertinentes aos critérios de auditoria e verificáveis. SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE = sistema de gestão para dirigir e controlar uma organização, no que diz respeito à qualidade.

4 GESTÃO DA QUALIDADE = atividades coordenadas para dirigir e controlar uma organização, no que diz respeito à qualidade. MELHORIA CONTÍNUA = atividade recorrente para aumentar a capacidade de atender requisitos. CONFORMIDADE = atendimento a um requisito. NÃO-CONFORMIDADE=não atendimento a um requisito.

5 AÇÃO CORRETIVA = ação para eliminar a causa de uma não- conformidade identificada ou outra situação indesejável. AÇÃO-PREVENTIVA = ação para eliminar a causa de uma potencial não-conformidade ou outra situação potencialmente indesejável. REGISTRO = documentos que apresenta resultados obtidos ou fornece evidências de atividades realizadas.

6 EVIDÊNCIA OBJETIVA = dados que apóiam a existência ou a veracidade de alguma coisa EFICÁCIA = extensão na qual as atividades planejadas são realizadas e os resultados planejados, alcançados. EFICIÊNCIA = relação entre o resultado alcançado e os recursos usados.

7 AUDITOR = pessoa com competência para realizar uma auditoria. AUDITADO = organização que está sendo auditada AUDITOR LÍDER = pessoa designada para gerenciar uma auditoria. DEVE = sempre que tivermos, na Norma, o termo deve significa que é um requisito obrigatório.

8 CLASSIFICAÇÃO DAS AUDITORIAS QUANTO AO TIPO: AUDITORIA DE PRIMEIRA PARTE - auditoria interna AUDITORIA DE SEGUNDA PARTE - cliente/fornecedor AUDITORIA DE TERCEIRA PARTE - auditoria de certificação

9 QUANTO AO PROPÓSITO: AUDITORIA DE ADEQUAÇÃO - analisa a adequação do programa de qualidade através da documentação (política/procedimentos) AUDITORIA DE CONFORMIDADE - analisa a documentação e sua efetividade nos locais de uso (implementação) CLASSIFICAÇÃO DAS AUDITORIAS

10 DE ACORDO COM O OBJETO: AUDITORIA DO SISTEMA DA QUALIDADE -documentação e organização AUDITORIA DE PROCESSO -instruções e procedimentos operacionais AUDITORIA DE PRODUTO -produto com suas especificações CLASSIFICAÇÃO DAS AUDITORIAS

11 CONFORME O ESCOPO: AUDITORIA COMPLETA - todas as funções e atividades pertinentes ao sistema da qualidade AUDITORIA PARCIAL - determinada função, área, linha de produto ou atividade de interesse AUDITORIA DE ACOMPANHAMENTO - verifica a implantação e eficácia de ações corretivas previamente acordadas CLASSIFICAÇÃO DAS AUDITORIAS

12 AS AUDITORIAS AINDA PODEM SER: PROGRAMADAS: Que respondem a um planejamento de auditoria. POR SOLICITAÇÃO: não programadas realizadas para obter uma informação específica. PRÉ-AUDITORIA: Utilizadas para decidir se é viável realizar uma auditoria de segunda ou de terceira parte. SEGUIMENTO: São utilizadas para verificar a solução dada a não conformidades detectadas. SEM AVISO: São realizadas quando há suspeita de graves desvios no Sistema de Gestão da Qualidade da organização.

13 ISO 9001: UMA AUDITORIA DE PROCESSOS o foco são os processos da organização; a lista de verificação padronizada não é de grande valia na auditoria de processos a lista de verificação da auditoria de processos terá que ser preparada a partir da avaliação da documentação e terá que obrigatoriamente estar fundamentada num mapa de processo na auditoria de processos poderão ser utilizados os seguintes documentos: mapas de processo, estudos de capacidade, especificações, evidências da qualificação das pessoas, legislação.

14 O QUE NÃO MUDA NA REALIZAÇÃO DE UMA AUDITORIA obter informação pormenorizada que permita estabelecer a efetividade e eficiência do sistema de gestão da qualidade na realização dos objetivos e metas estabelecidas pela alta administração; detectar e corrigir desvios no sistema de gestão da qualidade que afetam a capacidade da organização para satisfazer os requisitos de seus clientes; obter informação que permita melhorar a produtividade e rentabilidade da organização; verificar atendimento de regulamentos que afetam os negócios da organização; estabelecer a adequação do sistema de gestão da qualidade no que tange ao estabelecido em normas nacionais e internacionais

15 QUANDO DEVE OCORRER UMA AUDITORIA? para avaliar a adaptação do sistema da qualidade implantado; para levantar informações visando a melhoria para a qualidade; para identificar áreas de oportunidades de melhoria; para obter fatos para suportar decisões gerenciais.

16 PLANEJAMENTO - deve estar estipulado em procedimento a periodicidade das auditorias internas PROGRAMAÇÃO – deve determinar quais aspectos são relevantes para a auditoria. Ex: auditoria de adequação ou conformidade? PLANO – deve determinar quais itens serão abordados durante a auditoria, seu escopo e objetivo, data, local, setores a serem auditados PREPARAÇÃO DE UMA AUDITORIA INTERNA

17 NOTIFICAÇÃO E AGENDA - a área a ser auditada deve receber com antecedência, a notificação da auditoria, que deverá conter todos os itens do Plano de auditoria CHECK LIST - o auditor elabora um check list com base nos procedimentos e no SIQ-Construtoras PREPARAÇÃO DE UMA AUDITORIA INTERNA

18 CHECK LIST O check list é elaborado através do questionamento de todas as atividades previstas em procedimentos e no SIQ- Construtoras, desenvolvidas pela empresa Não é um registro da qualidade, servindo somente como instrumento de apoio utilizado pelo auditor para realização e condução da auditoria pode conter: área a ser auditada, escopo da auditoria, itens e questionamentos

19 ETAPAS DE REALIZAÇÃO DA AUDITORIA Reunião de abertura; Auditoria propriamente dita (nos postos de trabalho); Reunião entre auditores; Reunião de encerramento.

20 PONTOS A SEREM ABORDADOS: apresentação agradecimentos lembretes agenda objetivo conhecer os participantes esclarecer as etapas da auditoria REUNIÃO DE ABERTURA

21 A auditoria é realizada através de observações: visual e auditiva; Utilize o check list elaborado previamente, onde estarão todos os questionamentos referentes ao procedimento auditado, mas não se se restrinja ao check list, outros questionamentos podem ser elaborados durante a auditoria ; Tenha sempre a norma aplicável, para eventuais dúvidas; Requisite ao auditado todos os procedimentos aplicáveis na área. AUDITORIA PROPRIAMENTE DITA

22 DURANTE A AUDITORIA use perguntas abertas:por que; o que; como; de que forma; como você assegura? em uma auditoria não deve existir achismos não utilize juízos apreciativos cuidado com o uso de algumas palavras como: a gente (hoje em dia a gente sabe) cuidado com a forma de imposição:( você deixou de... você deve...) procurar elogiar de forma adequada os elementos positivos toda não conformidade encontrada deve ser imediatamente informada ao auditado.

23 EQUIPE DE AUDITORES é aconselhável uma equipe com no mínimo dois auditores; os auditores deverão ser determinados com antecedência, de acordo com o que descreve o procedimento de auditorias internas; os auditores devem estar habilitados para realizar a auditoria (curso de auditor interno).

24 EQUIPE DE AUDITORES Poderá ser determinado um auditor líder para cada auditoria, que deverá: ser responsável por todas as etapas da auditoria; ter autoridade para tomar decisões finais; participar da seleção da equipe de auditores; atuar como representante da equipe de auditores; apresentar o relatório final de auditoria.

25 AS SETE OBRIGAÇÕES DO AUDITOR comprove a implementação das metas da qualidade; verifique se estas coincidem com o enunciado da Política da Qualidade e o escopo da certificação; verifique se as metas são conhecidas pelos colaboradores da empresa; comprove quais são os os meios que foram disponibilizados para implementar as metas;

26 AS SETE OBRIGAÇÕES DO AUDITOR verifique se os indicadores da qualidades são avaliados através de métodos objetivos de medição; avalie a adequação dos métodos estabelecidos utilizando o mapa de processo; estabeleça quais são as evidencias que permitem evidenciar o atendimento ou não atendimento dos requisitos da norma; identifique quais processos fornecem e não fornecem valor agregado.

27 O AUDITOR DEVE: ser aberto; ter a maturidade necessária; ter uma boa capacidade de avaliação; ter capacidade de coordenar e dirigir; ser perseverante; ser atento; poder reagir eficientemente em situações de estresse; não permitir que questões pessoais interfiram na auditoria; tratar o auditado de modo adequado para que se alcance o objetivo da auditoria.

28 DEVE SER: de maneira moderada criticar o fato e não a pessoa DEVE TER: Paciência Escuta ativa (deixar terminar de falar) DEVE MANTER: Contato visual Postura ereta da cabeça O AUDITOR QUANDO FOR CRITICAR

29 NÃO-CONFORMIDADE - não atendimento a um requisito a não conformidade é uma deficiência no Sistema da Qualidade, produto ou serviço; as não conformidades devem ser encaradas como oportunidades de melhoria para o SGQ da empresa; sempre que detectadas devem ser comunicadas ao auditado, para evitar o efeito surpresa; para toda não conformidade encontrada, deve ser dado um tratamento; a redação das não conformidades, deve trazer todas as informações necessárias, para possibilitar as ações corretivas subsequentes.

30 Na reunião entre auditores serão: lavradas as não conformidades; discutidos os pontos divergentes. O relatório de auditoria deve descrever: área auditada; data; itens auditados; conformidades ou não conformidades; comentários e observações; conclusão final; auditores. REUNIÃO ENTRE AUDITORES

31 Nessa reunião serão : informadas as não conformidades lavradas acordados prazos para ações corretivas esclarecidas as dúvidas com relação aos resultados da auditoria realizados os agradecimentos a todos que colaboraram como o bom andamento da auditoria REUNIÃO FINAL OU DE ENCERRAMENTO


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