TIPOS DE ARQUIVOS.

Apresentação em tema: "TIPOS DE ARQUIVOS."— Transcrição da apresentação:

1 TIPOS DE ARQUIVOS

2 * QUANTO A ORGANIZAÇÃO Arquivo centralizado - é utilizado com mais frequência nas pequenas e médias empresas. O arquivo é comum a todos os serviços e encontrar-se num único sector. Arquivo descentralizado é utilizado nas grandes empresas.  Cada sector de trabalho tem um arquivo próprio.

3 * QUANTOS À FREQUÊNCIA DE CONSULTA
Arquivo activo - é construído por documento documentos relativos a assuntos em curso e de que se prevê a necessidade de consultas frequentes. Arquivo semi-activo - é formado por documentos de consulta periódica. Arquivo iniciativo - contem toda a documentação que por razão de ordem legal, jurídica ou histórica tem de ser conservada.

4 CONDIÇÕES INERENTES AO LOCAL DE INSTALAÇÃO DE UM ARQUIVO
Espaço amplo, bem iluminado, sem humidade; acesso limitado por razões de segurança.

5 TAREFAS DO ARQUIVISTA * Registar os documentos; * Classificá-los e ordená-los segundo o(s) previamente defenido(s); * Sinalizar com toda a gama de materiais; * Mantê-lo em locais, condições de segurança e acessibilidade adequadas; * Actualizar o arquivo, libertando-o de elementos ultrapassados ou desnecessários

6 IMPORTÂNCIA DA CLASSIFICAÇÃO
* Encontrar com facilidade e rapidez todos os documentos de que se tem necessidade e de igual forma de os arquivar de maneira eficaz; * Conservar os documentos em segurança, sem risco de deterioração

7 SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO
Classificar significa um conjunto de regras para definir as classes, subclasses, subgrupos,... Entre  quais serão repartidos os documentos ou objectivos. Principais * Alfabética * Numérica * Ideológica

8 DERIVADOS * Alfanumérico * Cronológica * Geográfica * Decimal * ...

9 CLASSIFICAÇÃO ALFABÉTICA
* A mais conhecida * A mais simples * Dicionários * Lista telefónica * Extensível * Palavra-chave (1.º substantivo da rubrica)

10 EXEMPLOS  * Rubricas com nomes de pessoas: Farmácia Magalhães = (Farmácia) * Rubricas com nomes geográficos: Siderurgia do Porto e Aveiro = Porto e Aveiro (Siderurgia) * Rubricas contendo um nome publicitário: Sal de Mesa Vatel = Vatel (Sal de Mesa) Jornal de Charadas Esfinge = Esfinge (Jornal de Charadas) * Rubricas de iniciais (TAP, RN, CP, ONU, INATEL) Classificam-se na 1ª letra do conjunto de inicias * Rubricas com palavra-chave iguais, classificam-se de acordo com a palavra seguinte: Sindicato dos Empregados de Escritório Sindicato dos Porteiros

11 CLASSIFACAÇÃO NUMÉRICA
* Pela ordem de números * Não tem limites * Não podem intercalarem-se novos elementos * Documentos (notas de encomenda, facturas,...)

12 CLASSIFICAÇÃO IDEOLÓGOCA
* Por assuntos * Adaptação às necessidades da empresa (forma dos objectos, funções,...) * Exige pessoal especializado * Utilizada em bibliotecas, discotecas, clubes de vídeo, farmácias...

13 CLASSIFICAÇÃO ALFANUMÉRICA
* De consulta demorada * É necessário criar um índice alfabético * Utilizado em matrículas dos automóveis

14 CLASSIFICAÇÃO CRONOLÓGICA
* Em função da data de emissão ou de recepção (ano - mês - dia - hora) * A aplicação mais usual é no arquivo da correspondência

15 CLASSIFIACAÇÃO GEOGRÁFICA
* Por região (distrito, concelho, cidade,...) * Divisão do país em zonas (norte, centro, sul) * Em empresas com filiais ou clientes em diferentes zonas geográficas

16 MICROFILMAGENS * Redução do espaço ocupado (economia de espaço superior a 90%) * Uniformidade dimensional dos arquivos, independentemente dos formatos originais * Reprodução e distribuição a baixo custo * Preservar os originais do extravio ou deterioração * Mecanizar a procura dos documentos o que resultará numa maior rapidez de consulta É aplicado no registo de correspondência, registos de letras e cheques, ficheiros de clientes e manuais técnicos

17 SERVIÇOS ONDE É UTILIZADA COM MAIOR FREQUÊCIA
* Bancos * Bibliotecas * Polícia * Companhia de seguros