PROJETO GESTÃO DE VIAGEM Conceitos Treinamento Processo Digital &

Apresentação em tema: "PROJETO GESTÃO DE VIAGEM Conceitos Treinamento Processo Digital &"— Transcrição da apresentação:

1 PROJETO GESTÃO DE VIAGEM Conceitos Treinamento Processo Digital &
SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO PROJETO GESTÃO DE VIAGEM Treinamento Processo Digital & Gestão Documental Conceitos

2 Conteúdo Programático
Conceito Aplicação Principais eventos Processo Administrativo Benefícios Processo Administrativo Digital Certificação Digital ECM / BPM / Portal / Digitalização – captura Apresentação de processo administrativo digital implementado Tecnologia ECM x GED Gestão arquivística de documentos, conceitos, documento arquivístico Plano de classificação e Tipologias documentais SIGAD - Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos Criação/ciclo de vida documento Gestão documental

3 Agenda 1 Dia 2 Dia Processo Administrativo Processo Digital Tecnologia
Apresentação da solução Processo Digital 2 Dia ECM & GED Gestão arquivística de documentos, conceitos, documento arquivístico SIGAD - Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos Tipologias documentais e Plano de classificação Ciclo de vida documento Exercícios teóricos.

4 14:00 às 15:30 – Treinamento 15:30 às 15:50 – Intervalo
Programação 14:00 às 15:30 – Treinamento 15:30 às 15:50 – Intervalo 15:50 às 18:00 - Treinamento

5 Tratamento, captura, digitalização, compressão
GED Conceitos Tecnologia para organizar a informação, através da captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição de documentos eletrônicos Tratamento, captura, digitalização, compressão Gerenciar documentos de modo padronizado

6 Armazenamento Físico e Digital Forms eletrônicos, assinatura digital
GED Conceitos Armazenamento Físico e Digital Forms eletrônicos, assinatura digital Preservação informação (legado/hoje) Memória Corporativa/Organização Conformidade SIGAD

7 Conceito ECM Gerenciamento de conteúdo Indexadores com Metadados
SIGAD/e-ARQ Colaboração entre usuários

8 ECM GED ECM & GED Gerenciamento de Conteúdo
Administração de Bibliotecas Digitais Ampliação com uso de metadados Gerenciamento de Registros GED Gerenciamento da Captura Documentos Físicos Uso de indexadores

9 ECM BENEFÍCIOS Redução de Custo
Reduz Impressão e custos de armazenamento Diminuição do tempo de execução Ganho de eficiência Fácil acesso a informação em tempo real Caminho único para documentos Acesso simultâneo as informações Fidedignidade informação Padronização de processos Reduz Riscos Promove consistência no acesso as informações Obedece as políticas de Segurança Análise e controle da publicação Redução da incidência de fraudes Gerar Valor Promove agilidade nos processos Otimiza resultados Possibilita gestão por indicadores Colaboração digital Gestão arquivística (SIGAD)

10 ECM ECM - Funcionalidades Sistema de Arquivo Banco de Dados Captura
Gerenciamento de Ativos Digitais Conteúdo Web Gerenciamento De Documentos Arquivamento Permissões Digitalização Tratamento de Imagens Registros Banco de Dados Sistema de Arquivo

11 Captura

12 Captura

13 ECM – Gerenciamento de Documentos
Controle de versionamento do documento Controle de Checkin /checkout Ciclo de vida do documento Bibliotecas Padronização construção/exibição Conformidade com o SIGAD

14 ECM – Gerenciamento dos Ativos Digitais
Bibilioteca de Mídia Transformação de arquivos Suporte ao servidor streaming Extração de Closed caption Suporte Thumbnail Suporte a OCR e ICR

15 Gestão Arquivística Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei 8159 / 91)

16 Gestão Arquivística - Objetivos
Assegurar que os documentos produzidos sejam os melhores testemunhos de uma atividade. Somente um sistema de gerenciamento arquivístico de documentos é capaz de garantir a produção e a manutenção de documentos eletrônicos fidedignos e autênticos

17 Gestão Arquivística - Fases
Avaliação: estipula baseada no assunto dos documentos(tipologia documental) os prazos de retenção nas fases corrente e intermediária; Gera como produto o plano de classificação contendo a tabela de temporalidade e destinação Produção: Criação e acumulação de documentos; Utilização: Corresponde ao fluxo documental nas organizações, ou seja, a vida útil do documento durante o ciclo de vida;  Destinação: A comissão permanente de avaliação definirá a eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. Ciclo de Vida Documental Corrente Intermediário Permanente

18 Ciclo de vida do Documento
(Corrente) Uso Ativo Elaboração Eliminação Guarda Permanente (Permanente) Guarda Legal (Intermediário) Pouco uso

19 SIGAD - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documento
Desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos em ambiente eletrônico; Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou sua combinação O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação de procedimentos e políticas de gestão de documentos.

20 EXIGÊNCIAS DO SIGAD Acessibilidade – Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado. Exigência – O sistema de gestão deve ser capaz de recuperar o documento de qualquer atividade, em qualquer tempo. Unicidade – O documento arquivístico é único no conjunto documental ao qual pertence; podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o complexo de suas relações com os demais documentos do grupo é sempre único. Exigência – O programa de gestão arquivística deve prever a identificação de cada documento individualmente no contexto mais amplo das atividades do órgão ou entidade. Fidedignidade – Um documento arquivístico fidedigno é aquele que tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta. Para tanto há que ser dotado de completeza, criado pela autoridade competente e ter seus procedimentos de criação bem controlados. Exigência – Para assegurar a fidedignidade, o programa de gestão arquivística deve assegurar que os documentos arquivísticos sejam produzidos com o grau de completeza requerido, no momento em que ocorre a ação, atividade ou fato, ou imediatamente após, pelos indivíduos envolvidos diretamente na condução das atividades e devidamente autorizados.

21 EXIGÊNCIAS DO SIGAD Imparcialidade – O documento arquivístico é produzido para registrar atividades. Não é escrito com a intenção de servir à posteridade nem com a expectativa de ser exposto ou ocultado ao olhar do público. O documento arquivístico é fonte de prova porque constitui uma parte real dos fatos que registra. Exigência – O programa de gestão arquivística deve definir e padronizar os documentos a serem criados para registrar suas atividades. Organicidade – O documento arquivístico se caracteriza pela organicidade. Não é coletado artificialmente. Está ligado por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos. É um conjunto indivisível de relações. Exigência – Os procedimentos de gestão arquivística devem registrar e manter essas relações contextuais do documento e a seqüência das atividades realizadas. Autenticidade – Um documento arquivístico autêntico é aquele que é o que diz ser, independente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. Exigência – Deve implementar e documentar políticas e procedimentos que controlem a transmissão, a manutenção e a destinação dos documentos, de forma a garantir que protegidos contra acréscimos, supressão, alteração, uso e ocultamentos indevidos.

22 E-ARQ Brasil É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado.

23 Tipologia Documental Tipologia Documental é o estudo que tem como objeto os tipos documentais, e entendidos como a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou, a natureza do conteúdo, ou técnica de registro. TIPOLOGIA: ESPÉCIE + AÇÃO (VERBO + OBJETO) ESPÉCIE do documento segundo seu aspecto formal: Relatório, Boletim, Ofício Ação: informando a atribuição ou ação desempenhada pela espécie Ex: Escala (espécie) de Serviço operacional (ação), Escala (espécie) de Serviço de Policiamento (ação), Ofício (espécie) de Apresentação de Preso (ação), Requisição (espécie) de Curso Técnico ou Superior (ação), Ofício de Cadastramento de Veículos Todo documento será classificado de acordo com a tipologia documental. TIPOLOGIA: ESPÉCIE + AÇÃO (VERBO + OBJETO)

24 Plano de Classificação
É o instrumento de gestão arquivística que organiza os tipos documentais produzidos e/ou recebidos, conforme os critérios definidos pela classificação documental adotada e os organiza de forma hierárquica por meio das unidades de classificação. O Plano de Classificação: Armazena também os requisitos de cada tipo documental como: Temporalidade Sigilo Criticidade

25 Modelo de análise de funções de uma organização

26 Plano de Classificação

27 Dúvidas

28 Exercícios Exercício Prático