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Processo Digital & Gestão Documental Treinamento Processo Digital & Gestão Documental Conceitos PROJETO GESTÃO DE VIAGEM SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO.

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1 Processo Digital & Gestão Documental Treinamento Processo Digital & Gestão Documental Conceitos PROJETO GESTÃO DE VIAGEM SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO 1

2 Processo Digital & Gestão Documental Conteúdo Programático Conceito Aplicação Principais eventos Processo Administrativo Conceito Benefícios Processo Administrativo Digital Certificação Digital ECM / BPM / Portal / Digitalização – captura Apresentação de processo administrativo digital implementado Tecnologia ECM x GED Gestão arquivística de documentos, conceitos, documento arquivístico Plano de classificação e Tipologias documentais SIGAD - Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos Criação/ciclo de vida documento Gestão documental 2

3 Processo Digital & Gestão Documental Agenda 1 Dia – Processo Administrativo – Processo Digital – Tecnologia Apresentação da solução Processo Digital 2 Dia – ECM x GED – Gestão arquivística de documentos, conceitos, documento arquivístico – Plano de classificação e Tipologias documentais – SIGAD - Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – Ciclo de vida documento – Exercícios teóricos. 3

4 Processo Digital & Gestão Documental Programação 14:00 às 15:30 – Treinamento 15:30 às 15:50 – Intervalo 15:50 às 18:00 - Treinamento 4

5 Processo Digital & Gestão Documental Processo Administrativo Regulamentação – Regido pela lei Nº 5427, de 01 de abril de 2009 Aplicação – é o meio pelo qual a Administração Pública se utiliza para ordenar seus atos administrativos, nas relações internas ou externas. Principais Eventos – Iniciar o processo (autuar) – Anexação – Apensação / Desapensação – Acautelamento / Desacautelamento – Arquivamento / Desarquivamento – Desentranhamento – Desistência – Desmembramento – Extinção – Juntada – Encerramento / Reabertura – Vista e Copia – Anulação / Revogação / Convalidação 5

6 Processo Digital & Gestão Documental Processo Digital É uma solução corporativa para implantação em todos os órgãos do estado que substituirá a tramitação do Processo Administrativo em papel pela Digital, ou seja, é o uso do meio eletrônico na gestão dos Processos Administrativos, possibilitando a geração, envio e recebimento de processos e documentos eletrônicos, agilizando a tramitação, reduzindo custos operacionais, burocracia e aumentando a colaboração entre as partes envolvidas. SERVIDOR ÓRGÃOS CIDADÃO TERCEIROS Gestão Documental ESTADO Fluxo de Trabalho Gestão Documental ESTADO Fluxo de Trabalho SEGURANÇA PADRONIZAÇÃO AGILIDADE CONTROLE 6

7 Processo Digital & Gestão Documental Processo Digital Regulamentação – Regido pela lei Nº 5427, de 01 de abril de 2009 e regulamentado pelo decreto nº , de 15 de março de Benefícios Otimizar os recursos financeiros com a padronização das ferramentas de Gerenciamento de Processos e Documentos que serão utilizadas por todos os Órgãos. Classificar a Informação de maneira padronizada em todos os órgãos estaduais; Permitir a gestão do fluxo de informações em meio digital, em todo o Estado; Diminuir o volume de documentos em mídias não digitais; Centralizar o repositório de processos administrativos do Estado visando obter informações estratégicas para apoio a gestão; e Promover mudança cultural, aferir resultados alcançados e garantir a melhoria contínua no uso dos processos digitais. 7

8 Processo Digital & Gestão Documental Processo Digital A Autenticidade, integridade e validade jurídica do Processo Administrativo Digital são asseguradas por meio da assinatura digital com a utilização de Certificados Digitais padrão ICP- Brasil MP de 24 de Agosto de

9 Processo Digital & Gestão Documental Certificado Digital – Certificação Digital é todo um conjunto de técnicas, processos e normas estabelecidas ou adotadas, que visam propiciar mais segurança às comunicações e transações eletrônicas, e permite também a garantia de Autenticidade e Integridade dos documentos e procedimentos eletrônicos. – O Certificado Digital é um arquivo em formato eletrônico que contém um conjunto de informações (nome, , cpf, url), que identifica de forma única um servidor. 9

10 Processo Digital & Gestão Documental Arquitetura Lógica - Processo Digital Gestão de Documentos ECM Recuperação da Informação Gestão de Processos BPM Gestão de Usuários Sistemas Externos Captura de Documentos Interface Única - Portal 10

11 Processo Digital & Gestão Documental Conceito de ECM Gerenciamento de conteúdo informação estruturada ou não estruturada) Processo: planilha, , foto, filme, forms, artigo, documento capturado Indexadores com Metadados Atender Requerimentos SIGAD/e-ARQ Colaboração entre usuários 11

12 Processo Digital & Gestão Documental Funcionalidades ECM Publicar Criar Indexar Armazenar Reter Excluir Localizar Distribuir Versionar Capturar Gerenciar 12

13 Processo Digital & Gestão Documental BPM Fluxo de atividades para automatizar e controlar tarefas e processos digitais e de negócios, com uso de regras, prazos e caminhos. tipos de Bpm (processo de negócios ou administrativo) Papéis apensos ou workflow puro BPM integrado ao GED e ao RM 13

14 Processo Digital & Gestão Documental BPM - Modelo 14

15 Processo Digital & Gestão Documental BPM - BENEFÍCIOS Dispara processos simultâneos Ações em tempo real Roteamento e Redirecionamento Aponta gargalos no processo Sinais de alerta prazo Elimina duplicidade de tarefas Trilhas de auditoria Consistência em resultados 15

16 Processo Digital & Gestão Documental BPM - Benefícios Elimina retrabalho Interface única para usuário Integração com sistemas legados Poder de interferir quando crítico Gestão por indicadores Relatórios gráficos 16

17 Processo Digital & Gestão Documental Portal Um portal é um site na internet que funciona como centro aglomerador e distribuidor de conteúdo para uma série de outros sites ou subsites dentro, e também fora, do domínio ou subdomínio do Órgão gestor do portal. os portais normalmente apresentam: – motor de busca, – áreas subordinadas com conteúdos próprios – área de notícias, – serviços para comunidades Devido à grande quantidade de informação, para construir um portal são utilizadas ferramentas de Gerenciamento de Conteúdo, 17

18 Processo Digital & Gestão Documental Benefícios do Gerenciamento de Conteúdo em Portais Alimentado em tempo real Controle da publicação Controle de aprovações Publicações mais ágeis 18

19 Processo Digital & Gestão Documental Portal - Aplicação Publicação de portarias Portal do Cidadão Domicílio Tributário Eletrônico Processo digital 19

20 Processo Digital & Gestão Documental Digitalização - Captura Software de Captura e Digitalização – Compressão da Imagem Visa redução de bytes necessários ao armazenamento e transmissão de imagem de um documento Finalidade – reduzir espaços em branco ou eliminar áreas escuras no documento – Tratamento da Imagem Limpeza do documento físico ou eletrônico antes/depois da captura Melhorar a qualidade da visualização – OCR e ICR Os motores desta técnica são: – Comparação de padrões, – Extração de Características e redes neurais – Análise de Contexto, Metadados e Base de dados 20

21 Processo Digital & Gestão Documental Solução Adquirida Pelo Estado Oracle ECM Suite: ODC - Oracle Document Capture (Captura de documentos) UCM - Universal Content Management (Repositório de Informações) IRM - Information Rights Management (Controle da distribuição) URM - Universal Records Management ( Ger. informações do ciclo de vida dos documentos ) BPM - Business Process Management (Gerenciamento de Processos) BPEL – BPEL Process Manager (Gerenciador de processos BPEL) WLS – Oracle WebLogic (Serivdor de Aplicações Java) WCM - Web Content Management (Publicação de Conteúdo) WC – WebCenter (Servidor de Portal) 21

22 Processo Digital & Gestão Documental Arquitetura Física– Processo Digital 22

23 Processo Digital & Gestão Documental Processo Digital – A implantação de um processo na Plataforma do Processo Digital, permitirá padronizar a Gestão Documental e Fluxos de Trabalhos em todos os órgãos. – A Gestão Documental visa padronizar os procedimentos dos Processos Administrativos por meio do levantamento de todos os requisitos dos documentos gerados pelo processo, visando obter subsídios para apoio a Gestão da Informação. – O processo Gestão de Viagens será padronizado pela SEPLAG para utilização em todo o ESTADO. 23

24 Processo Digital & Gestão Documental Interface do Usuário Menu de navega ç ão Exibi ç ão dos processos pesquisados Caixa de Entrada Atividades do usu á rio Funcionalidades habilitadas para o usu á rio Á rea de Pesquisa dos Processos Administrativos Identifica ç ão do usu á rio logado Encerrar sessão 24

25 Processo Digital & Gestão Documental Dúvidas 25


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