Residencial Village Thermas das Caldas Atividades e Prestação de contas Gestão 2010/2012 Conselho Fiscal Março/2012.

Residencial Village Thermas das Caldas Atividades e Prestação de contas Gestão 2010/2012 Conselho Fiscal Março/2012

Prestação de contas – Gestão 2010/2012
Conselho Fiscal Agenda Verificação fiscal / Contábil Análise de conteúdo Orientações realizadas Evolução contábil – análise gráfica das contas (superávit x déficit) Inadimplência Pendências verificadas e ações de correção Gestão do condomínio pelo Conselho Fiscal – Jan/2011 à Mar/2011 Ações do conselho Fiscal – adequações na administração Análise dos Livros Fiscais Resultado da análise dos livros Fiscais Sugestões / Melhorias / Ações para a próxima gestão

Conselho Fiscal Da análise Verificação fiscal / contábil Trata-se da análise dos documentos fiscais Validade de documentos Notas / Cupons fiscais RPA Etc. Verificação de valores (entrada x saída de valores) Boletos bancários Holerites Cheques

Conselho Fiscal Da análise Análise de conteúdo Trata-se da verificação da descrição do documento fiscal Produto ou Serviço prestado Finalidade Etc. Orientações gerais Passar a administração as melhores práticas adotadas no mercado Reuniões presenciais junto à administração Orientações por relatórios gerenciais / s / legislação

Conselho Fiscal Evolução contábil – verificação gráfica Planilha de Receitas x Despesas: Ano fiscal – 2010 Ano fiscal – 2011 Evolução das contas

Conselho Fiscal Evolução contábil – verificação gráfica

Prestação de contas – Gestão 2010/2012 Diferenças - RECEITAS %
Conselho Fiscal Evolução contábil – verificação gráfica Comparativo das contas – 2009 / 2010 / 2011: Receitas a) RECEITAS 2009 2010 2011 Totais 2009 / 2010 2010 / 2011 RECEITAS Diferenças - RECEITAS % Cotas de condomínio R$ ,78 R$ ,74 R$ ,57 R$ ,09 26% 31% Acordos (inadimplencia) R$ ,58 R$ ,51 R$ ,89 R$ ,98 23% 13% Taxa para fundo de melhorias R$ ,02 R$ ,36 R$ ,40 R$ ,78 19% 22% Rendimentos financeiros R$ ,40 R$ ,17 R$ ,31 R$ ,88 49% 166% Asfalto R$ ,46 R$ R$ ,46 0% Receitas diversas R$ ,08 R$ ,57 R$ ,60 R$ ,25 352% 377% R$ ,32 R$ ,35 R$ ,77 R$ ,44 30% 52%

Prestação de contas – Gestão 2010/2012 Diferenças - DESPESAS %
Conselho Fiscal Evolução contábil – verificação gráfica Comparativo das contas – 2009 / 2010 / 2011: Despesas b) DESPESAS 2009 2010 2011 Totais 2009 / 2010 2010 / 2011 DESPESAS Diferenças - DESPESAS % Despesas com Pessoal R$ ,10 R$ ,06 R$ ,77 R$ ,93 27% 15% Tarifas Públicas R$ ,23 R$ ,98 R$ ,67 R$ ,88 7% 30% Conservação e Manutenção R$ ,65 R$ ,78 R$ ,55 R$ ,98 16% 109% Movimentação Financeira R$ ,93 R$ ,54 R$ ,64 R$ ,11 57% 570% Taxas judiciárias R$ ,40 R$ ,94 R$ ,63 R$ ,97 12% -19% Serviços de terceiros R$ ,72 R$ ,99 R$ ,63 R$ ,34 4% 19% Movimento Operacional R$ ,32 R$ ,14 R$ ,60 R$ ,06 102% 10% Patrimonio (Bens móveis) R$ ,85 R$ ,09 R$ ,80 R$ ,74 86% -31% Despesas extraordinárias R$ ,00 R$ ,13 R$ ,00 R$ ,13 -80% -99% R$ ,20 R$ ,65 R$ ,29 R$ ,14 18%

Conselho Fiscal Evolução contábil – verificação gráfica Receitas - Composição: Ano fiscal – 2010/2011 Despesas – Composição: Média – Gestão 2010 / : Receitas: R$ ,28 Despesas: R$ ,37 Superávit: R$ ,92

Conselho Fiscal Inadimplência Comparativo entre Dezembro/2011 x Março/2012: Referência novembro/2011 março/2012 Evolução Etapa Qtde Unidades Inadimplencia % Unidades Azaléia 114 41 36% 45 39% 4 4% Bougainville 106 46 43% 40 38% -6 -6% Gardênia 78 51 65% 48 62% -3 -4% Orquideas 99 21 21% 31 31% 10 10% Pitangueiras 94 33 35% 24 26% -9 -10% Jacarandas 58 26 45% 17 29% -16% Total 549 218 40% 205 -13 -2% Fonte: relatório geral de inadimplência de 30/11/2011 e de 08/03/2012

Foco das cobranças deverá se intensificar nas 14 unidades
Prestação de contas – Gestão 2010/2012 Conselho Fiscal Inadimplência Total da inadimplência Novembro/2011: R$ ,66 Total da inadimplência Março/2012: R$ ,36 Diferença: R$ ,20 (+3%) Sendo: R$ ,89  54,06% correspondem a 14 unidades R$ ,97  46,94%, correspondem a 191 unidades Foco das cobranças deverá se intensificar nas 14 unidades Fonte: relatório geral de inadimplência de 08/03/2012

Conselho Fiscal Pendências verificadas nos livros e ações de correção Pendências fiscais/contábeis verificadas: Documentos fiscais vencidos ou com rasuras Documentos fiscais inválidos (vales, recibo frio, etc.) Valores divergentes do documento fiscal em relação à prestação (pagamento / depósito (ativo x passivo)) Documentos sem carimbos ou falta de informações contábeis Divergência entre lançamento de convites e seqüenciamento Falta de lançamento de valores depositados a título de convites Ações adotadas para correção fiscal/contábil: Solicitação de inserção dos motivos da divergência no balancete ou correção/troca do documento

Conselho Fiscal Pendências verificadas nos livros e ações de correção Pendências de conteúdo verificadas: Nota / Cupom fiscal emitido ao consumidor Nota / Cupom fiscal emitido à empregado Produto/Serviço prestado sem a descrição da finalidade Aquisição de mercadorias acima do valor praticado pelo mercado Aquisição de grande quantidade de material/produto, sem efetivo controle: Peças para de motocicleta (pneus, pára-lama, amortecedor, óleo motor, kits, etc.) Combustível Material de construção Entrega de material de proteção individual - EPI sem a verificação de aceite (recebimento) pelo empregado Empregados: Alta rotatividade de empregados - rescisões contratuais Uso de RPA: Alto índice de pagamentos através de RPA´s (simultâneos) Desordenação dos balancetes

Conselho Fiscal Pendências verificadas nos livros e ações de correção Ações de correção de conteúdo adotadas: Solicitações de correção ou troca do documento fiscal Solicitação de apresentação de, pelo menos, 03 cotações de fornecedores diferentes para aquisição de serviços ou produtos Solicitação para a inserção da finalidade a que se destina o produto/serviço Solicitação para a inserção do “recebido” na entrega de materiais à empregado Solicitação do efetivo controle na aquisição de produtos Orientação e elaboração de planilhas de controle para: Material de proteção individual - EPI Material de construção Gêneros alimentícios Manutenção de bens

Conselho Fiscal Orientações gerais Orientações: Que fosse estabelecida uma política preventiva para manutenção de bens Minimizar os pagamentos via RPA, que pode caracterizar vinculo empregatício Solicitação para que fosse elaborado o Plano Orçamentário Anual (planejamento) Padronização dos balancetes Aderência dos processos operacionais à Convenção

Conselho Fiscal Orientações gerais Orientações: Maior transparência aos condôminos sobre: Horário de funcionamento da área de lazer Manutenção e padronização das áreas comuns, jardins individuais e coleta de lixo: Elaborar Escala de serviço e trabalho por metas - verificar a produtividade Definição do teto máximo para gastos com despesas extraordinárias Disponibilização de Informações sobre: Muro de proteção Obras do trevo Garantia do asfalto / Pista de Cooper Construção de guaritas Sala da administração Piscinas

Conselho Fiscal Orientações gerais Orientações: Alteração do Regimento Interno – R.I. (o qual não necessita de quórum especializado) Disponibilização do R.I. no site da instituição Apresentação de propostas de alteração Solicitação para a definição de uma política de RH clara Quadro de empregados – quantidade, funções e competências Definição de critérios para Admissão, Demissão e Readmissão de empregados Delegação de poderes para o conselho Administrativo Solicitação para realização do Planejamento prévio de Assembléias Datas Conteúdo Planejamento interno

Conselho Fiscal Orientações gerais Ações adotadas: Orientações para implantação de Controle efetivo sobre bens: Automotores: política de manutenção preventiva Controle – com anotação das informações sobre: Kilometragem (Km) Calibragem (pneus) Combustível  Sempre que adquirir (Km inicial/final – Valor (R$)) Não utilizar para uso pessoal Não utilizar fora das dependências do Village Evitar transportar “caronas” Orientações quanto ao Pagamento de Horas Extras – H.E. Planejamento prévio das necessidades do Village Somente quando extremamente necessário Não pagar H.E. para categorias proibidas por lei

Conselho Fiscal Gestão do condomínio pelo Conselho Fiscal Levantamento do processo operacional do Condomínio: Solicitação à JH: Procedimento sobre pagamentos: Pagamento de pessoal: Datas e valores Controle de férias Critérios de pagamento para Horas Extras e controle Pagamento de adicional de produtividade Medicina do trabalho Despesas Energia, água, telefone, etc. Pagamento de convênios Pagamento de terceiros JH, Prestadores de Serviço, RPA, Associações, etc.

Conselho Fiscal Gestão do condomínio pelo Conselho Fiscal Levantamento do processo operacional do Condomínio (cont.): Solicitação à JH sobre: Receitas: Relatórios existentes e disponibilizados Fluxo das receitas Ferramenta de controle via Web

Conselho Fiscal Ações do conselho - adequações na administração Reuniões gerenciais solicitadas pelo Conselho Fiscal: 05/02/2011 – Levantamento de necessidades 05/03/2011 – Definição de ações (Administração e conselhos) 02/04/2011 – Acerto operacional - junto à administração 21/04/2011 – Definição de critério e metas (Administração e conselhos) 03/09/2011 – Reunião de acompanhamento 10/12/2011 – Estudo de viabilidade Econômico-Financeiro

Conselho Fiscal Ações do conselho - adequações na administração Pautas das reuniões: Gestão do condomínio pelo Conselho Fiscal (Art. 29º e AGO) Planejamento operacional para o Carnaval/2011 Definição sobre o retorno ao cargo de síndico Delegação de poderes para membros do Conselho Administrativo Definição de ações para verificação do aumento de despesas Transparência do uso da taxa de melhoria Transparência de ações para obras inacabadas Citações judiciais Alteração do regimento interno Assembléia em aberto – 13/03/2010

Conselho Fiscal Ações do conselho - adequações na administração Pautas das reuniões: Política de recursos humanos : Quadro de empregados – quantidade, funções e competências Admissão, demissão e readmissão de empregados Serviços de limpeza e jardinagem – padronização Horários / Escala de serviço / Metas / Produtividade Aderência dos processos à Convenção Solicitação de Assembléia Geral Extraordinária para 23/04/2011

Conselho Fiscal Ações do conselho - adequações na administração Solicitação de Assembléia geral para 23/04/2011 Pauta da Assembléia: Resoluções do conselho sobre a renúncia, conforme previsto na ata da assembléia de 22/01/2011 Definição da Política de recursos humanos e Readmissão de empregados demitidos Aderência de processos à Convenção do condomínio Proposta de orçamento para o exercício 2011 (cláusula 9ª) Concentração das receitas em conta única (clausula 11ª) Fundo de reserva: cotas arrecadadas, movimentação e utilização do saldo da conta de fundo de reservas (clausulas 13ª, 14ª e 15ª) Definição de despesas extraordinárias (Clausula 12º - Parágrafo único) Negociação de multas e juros (clausula 49ª - parágrafo 4º)

Conselho Fiscal Ações do conselho - adequações na administração Solicitação de Assembléia geral para 23/04/2011 (cont.) Pauta da Assembléia (continuação): Comunicação de citações judiciais ou administrativas ao conselho administrativo e fiscal Prestação de contas sobre a utilização dos valores recolhidos sob o título de “taxa de melhorias” Obras inacabadas – esclarecimentos aos condôminos Disponibilização do Regimento Interno

Conselho Fiscal Análises dos livros Fiscais - Balancetes Situação dos Balancetes até 10/03/2012: Aprovados com Ressalvas pelo Conselho Fiscal Agosto/2010 Setembro/2010 Outubro/2010 Novembro/2010 Dezembro/2010 Obs: faltam as correções solicitadas pelo conselho e citadas em Assembléia Analisados pelo Conselho Fiscal Janeiro/2011 Fevereiro/2011 Março/2011 Abril/2011 Maio/2011 Junho/2011 Julho/2011 Agosto/2011 Setembro/2011 Outubro/2011 Novembro/2011 Dezembro/2011 Janeiro/2012

Conselho Fiscal Análises dos livros Fiscais - Balancetes Pendências Falta do cumprimento de acordos deliberados em reuniões internas Falta de controle/política para de manutenção de bens: Manutenção preventiva de equipamentos (maquinários, automotores, etc.) Falta da clareza e controle na aquisição de materiais de construção Falta de política de RH Clareza e critérios para admissão, demissão e readmissão de empregados Alta rotatividade de empregados evidenciadas pelo CAGED Aproximadamente 70% das demissões realizadas foram pelo motivo “sem justa causa” – onera o caixa ao se pagar multa e juros (50% sobre o valor recolhido a título de rescisão do FGTS) Horários / Escala de serviço / trabalho por metas / Medição da produtividade

Conselho Fiscal Análises dos livros Fiscais - Balancetes Pendências: Falta de controle no lançamento de cheques pagos ao condomínio. Esclarecimentos sobre aquisição excessiva de peças para motocicleta: Exemplo: pneus Agosto/2010  aquisição de 02 pneus Outubro/2010  aquisição de 04 pneus Janeiro/2011  aquisição de 02 pneus Fevereiro/2011  aquisição de 02 pneus Maio/2011  aquisição de 01 pneu Junho/2011  aquisição de 01 pneu Agosto/2011  aquisição de 03 pneus de motocicleta Setembro/2011  aquisição de 01 pneu Novembro/2011  aquisição de 02 pneus Dezembro/2011  aquisição de 01 pneu

Conselho Fiscal Pendências Emissão de “nada consta” a unidades que possuem débitos em aberto Dívida da unidade é divida adquirida pelo proprietário atual Trata-se de obrigação “propter rem”, ou seja, vinculada ao bem, mesmo que as dívidas sejam anteriores à sua aquisição O adquirente passa a ser também responsável pelas despesas que não foram satisfeitas pelo antigo proprietário Art (Lei /02). O adquirente de unidade responde pelos débitos do alienante, em relação ao condomínio, inclusive multas e juros moratórios.

Conselho Fiscal Resultado da analise dos livros: Os livros abaixo não estão aprovados pelo Conselho Fevereiro/2011 Março/2011 Abril/2011 Maio/2011 Junho/2011 Julho/2011 Agosto/2011 Setembro/2011 Outubro/2011 Novembro/2011 Dezembro/2011 Janeiro/2012 Aprovados com Ressalvas pelo Conselho Fiscal Setembro/2010 Dezembro/2010 Obs: faltam as correções solicitadas pelo conselho e citadas em Assembléia Não aprovados

Conselho Fiscal Sugestões de assuntos a serem tratados O conselho fiscal sugere que seja agendada assembléia para tratar: Alteração da Convenção ou Alteração do regimento Interno Exemplo: pró-labore (6,5 x R$ 622,00 = R$ 4.043,00 + tanque gasolina), uso de procurações Apresentação do plano orçamentário anual – planejamento de ações Delegação de poderes ao conselho administrativo Implantação de uma Gestão participativa / colaborativa Padronização e divulgação de atividades (modo e periodicidade): Padronização da manutenção de áreas comuns Padronização de manutenção de jardins individuais Disponibilização de datas e horários para coleta de lixo Elaborar escala de serviço, trabalhando por metas, podendo averiguar a produtividade individual do empregado Implementar programa de bônus de produtividade ao empregado

Conselho Fiscal Obrigado! Conselho Fiscal Cássio Resende Nardon – Presidente do Conselho Fiscal Rogério Wilson Lélis Caixeta – Conselheiro Fiscal Mauro Miguel Júnior – Conselheiro Fiscal

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