INTRODUÇÃO À FOLHA DE CÁLCULO

Introdução à folha de cálculo Uma folha de cálculo consiste numa folha de papel dividida em linhas e colunas, na qual são realizados diversos cálculos. Uma folha de cálculo electrónica é uma aplicação que disponibiliza uma área de trabalho, dividida em linhas e colunas, onde temos a possibilidade de realizar operações e cálculos matemáticos de forma automática. A designação Excel advém da abreviatura de Excelent, termo inglês que significa primar, superar, subjugar, dominar, ser superior a.

Introdução à folha de cálculo O que podemos fazer com o Microsoft Excel O Excel pode ser utilizado por qualquer pessoa de qualquer sector profissional que tenha a necessidade de efectuar diversos tipos de cálculo, nomeadamente financeiros, estatísticos ou científicos. A título de exemplo, o Excel é utilizado para realizar tarefas tão concretas e quotidianas como: folhas de pagamento, contabilidade, controlo de compras, tabelas de preços, análise de investimentos, controlo de captação de recursos, simulações de custos, controlo de produção, controlo de stock, planos de vendas, análise de mercado, controlo de notas fiscais, orçamentos familiares, gestão de condomínios, etc.

Introdução à folha de cálculo Estrutura geral de uma folha de cálculo Uma folha de cálculo consiste numa grande tabela ou folha quadriculada dividida em linhas e colunas. VAMOS APRENDER… Linhas; Colunas; Células; Célula activa; Bloco ou Intervalo de células.

Introdução à folha de cálculo Estrutura geral de uma folha de cálculo Linhas As linhas são secções horizontais e estão identificadas por números. No Microsoft Excel as linhas de uma folha de cálculo são numeradas sequencialmente de 1 a 65536.

Introdução à folha de cálculo Estrutura geral de uma folha de cálculo Colunas As colunas são secções verticais e estão identificadas por letras. No Excel as colunas de uma folha de cálculo são identificadas pelas letras de A a Z e por combinações de duas letras (AB, AC,…, IV), perfazendo um total de 256 colunas.

Introdução à folha de cálculo Estrutura geral de uma folha de cálculo Bloco ou Intervalo Por exemplo, o endereço B2:E7 representa todas as células de B2 até E7, inclusive. Um intervalo é um bloco rectangular de uma ou mais células que são tratadas como uma unidade. No Excel, os blocos são representados pelos endereços da primeira e da última célula do intervalo (canto superior esquerdo e canto inferior direito do rectângulo, respectivamente), separadas por dois pontos. Este conceito é de extrema importância e utilidade, pois a grande maioria das operações são realizadas com base em intervalos.

Introdução à folha de cálculo O ambiente de trabalho do Microsoft Excel Livro e Folha de trabalho A informação pode ser facilmente organizada, uma vez que toda a informação relativa a um determinado assunto está concentrada num único documento, mas ao mesmo tempo dividida pelas folhas de trabalho. Todos os documentos produzidos no Microsoft Excel têm a forma de livro de trabalho e são armazenados em ficheiros com extensão XLS. Um livro de trabalho é constituído por uma ou mais folhas de trabalho. As folhas de trabalho podem ser de vários tipos, dos quais se destacam as folhas de cálculo e as folhas de gráfico.

Introdução à folha de cálculo O ambiente de trabalho do Microsoft Excel Barra de título e Barra de menus A barra de título contém o nome da aplicação (Microsoft Excel) e do documento activo. No extremo direito estão ainda situados os botões de Minimizar, Restaurar e Fechar. A barra de menus contém todas as operações que se podem realizar no Excel. As operações estão agrupadas em menus, que, por sua vez, contêm vários comandos. No Excel 2003, a barra de menus tem um comportamento dito “inteligente”, que consiste basicamente em mostrar apenas os comandos mais importantes e os mais utilizados em cada menu.

Introdução à folha de cálculo O ambiente de trabalho do Microsoft Excel Barra de título e Barra de Menus Barra de título Barra de menus Barra de ferramentas Comandos

Introdução à folha de cálculo O ambiente de trabalho do Microsoft Excel Barras de ferramentas O Excel disponibiliza várias barras de ferramentas que dão a possibilidade de executar, de forma rápida, muitos dos comandos disponíveis nos menus. As barras de ferramentas contêm um conjunto de comandos, apresentados em forma de ícones, que são utilizados para realizar as operações mais comuns de forma mais rápida. Existem operações que num determinado estado se encontram indisponíveis. Se for o caso, o ícone correspondente é apresentado com atenuação de cor. Por defeito são apresentadas duas barras de ferramentas: Padrão e Formatação.

Introdução à folha de cálculo O ambiente de trabalho do Microsoft Excel Barras de ferramentas A Barra de ferramentas Padrão é composta por ferramentas que correspondem aos comandos relacionados com as operações Guardar, Abrir, Copiar, Colar, Anular, etc. Na Barra de ferramentas Formatação estão situados os comandos mais utilizados que se relacionam com a atribuição de formatações. Por exemplo: modificar o tipo de letra, o tamanho, a cor da letra, etc. Barra de ferramentas Padrão Barra de ferramentas Formatação Barra de nome (nome da célula activa)

Introdução à folha de cálculo O ambiente de trabalho do Microsoft Excel Barra de fórmulas Esta barra mostra o conteúdo da célula activa. É ainda utilizada para editar dados ou fórmulas na célula seleccionada ou gráfico. Quando se introduz informação nas células, essa mesma informação aparece também nesta barra. Barra de fórmulas Barra de menus Barra de estado

Introdução à folha de cálculo O ambiente de trabalho do Microsoft Excel Barras de deslocamento vertical e horizontal Estas barras permitem o deslocamento das linhas e das colunas, respectivamente. As barras de deslocamento permitem ainda o acesso a zonas ocultas da folha de cálculo ou áreas adjacentes da janela. Barra de fórmulas Barra de menus Barra de estado

Introdução à folha de cálculo O ambiente de trabalho do Microsoft Excel Barra de estado Mostra os diferentes estados da tarefa: inserção de dados, selecção de células, etc. Pode ainda mostrar informação relativa ao estado do teclado: modo de inserção, sobreposição, maiúsculas, etc. Barra de fórmulas Barra de menus Barra de estado

Introdução à folha de cálculo O ambiente de trabalho do Microsoft Excel Área de trabalho A área de trabalho é composta pela barra de fórmulas, barras de deslocamento vertical e horizontal, separadores de folhas, botões de deslocamento de separadores, barra de estado, painel de tarefas e área de cálculo. Barra de fórmulas Barra de menus Barra de estado

Introdução à folha de cálculo O ambiente de trabalho do Microsoft Excel A Célula activa Em cada folha de trabalho existe uma e uma só célula activa, que é identificada por uma moldura a negro (rectângulo de selecção). Separadores de folhas Cada um destes separadores representa uma folha de trabalho do livro. O número de folhas de trabalho de um livro pode variar entre 1 e 255. Cada folha possui um nome que é mostrado no separador respectivo. Por defeito, cada novo livro contém três folhas (folha1, folha2 e folha3).

Introdução à folha de cálculo O ambiente de trabalho do Microsoft Excel Cabeçalhos de Linha e de Coluna A zona cinzenta situada por cima das colunas e à esquerda das linhas permite ter sempre presente a referência das células em que o utilizador se encontra a trabalhar. Quando pressionados, estes cabeçalhos possibilitam ainda a selecção das linhas e das colunas.

Introdução à folha de cálculo O ambiente de trabalho do Microsoft Excel Painel de tarefas Este elemento aparece no lado direito da área de trabalho e tem como principal característica o facto de ser sensível ao contexto, isto é, contém atalhos para tarefas frequentemente realizadas e relacionadas com o que se está a fazer em determinado instante. Por exemplo, o painel de tarefas que aparece quando iniciamos o Excel oferece-nos os comandos mais úteis para esta situação: mostra os livros recentemente abertos, permite criar novos livros, disponibiliza ajuda on-line, etc.

Introdução à folha de cálculo As funções de ajuda do Microsoft Excel Tal como noutras aplicações do Microsoft Office, também o Excel disponibiliza mecanismos de ajuda ao utilizador. Com o evoluir das diferentes versões, estes mecanismos têm-se tornado cada vez mais completos. O Microsoft Excel disponibiliza vários métodos para a obtenção de ajuda. Na opção “Ajuda do Microsoft Excel” acede-se a uma janela onde poderemos procurar ajuda através de um índice ou efectuar uma pesquisa por palavra-chave, ou grupo de palavras. Se optar por activar o “Assistente do Office”, que é um elemento animado, este irá oferecer uma ajuda sempre que detectar que dela necessita. Através da “Microsoft Office On-line” é possível aceder a ajuda via Internet, através da página oficial do sítio da Microsoft. Através do Painel de tarefas, podemos inserir, na caixa de texto Procurar, a palavra ou conjunto de palavras que pretendemos procurar.

FOLHA DE CÁLCULO – Microsoft Excel