SISTEMA FLEXIS 2009 EAControle Sistemas

Objetivos Agilizar processos de indexação, digitação e custódia de documentos, integrado a uma estrutura segura e robusta. Controlar através de ferramentas visuais a área de produção de imagens de documentos e a área de custódia. Controlar a sequencia de execução dos processos de indexação de imagens e digitação de documentos. Ser capaz de rotear ações para um digitador quando a condição for satisfeita ou o prazo dela se esgotar. Acompanhar a situação das tarefas e a produção de digitadores e supervisores. Controlar a guarda e preservação de acervos com praticidade e eficácia na localização de documentos e informações. Permitir ao cliente a visualização de imagens e dados indexados através de um aplicativo de consulta desktop e internet. Premissas: velocidade de digitação e portabilidade do sistema. EAControle Sistemas

FLEXIS - Gerenciamento Total da Informação Digitalização, Organização, Indexação e Edição de Imagens: Utilizando scanners adequados a cada tipo de trabalho e de alta produção, os documentos são digitalizados através de um software de captura de imagens. A utilização de uma ferramenta capaz de visualizar, organizar e indexar as imagens é primordial em um birô. FLEXIS é uma poderosa ferramenta para isso. Com ele é possível digitalizar, organizar, criar campos para indexação e edição de imagens e indexar qualquer volume de documentos, com rapidez e segurança. É possível ainda com o sistema FLEXIS indexar imagens automaticamente utilizando OCR para leitura de código de barras. O produto final é uma base de dados e imagens formato FLEXIS, que armazena os conteúdos de forma compactada em qualquer mídia, com o programa de pesquisa, impressão e exportação dos dados ou imagens, FLEXIS Visualizador. Controle de Qualidade: Para garantir 100% do processo de digitalização e indexação é realizado um controle de qualidade através do processo de conferência da dupla digitação. Gravação em Mídias Óticas: FLEXIS consolida a indexação em tamanhos padrões de CDs e DVDs, facilitando o gerenciamento de volumes dessas mídias. Usando um gravador de CD e o software FLEXIS é possível gravar todas as imagens e informações de indexação em forma de bases de dados consultáveis. EAControle Sistemas

Processo de Indexação 1ª. Fase : Obtendo imagens As imagens podem ser obtidas de várias maneiras: Microfilmes (Sunrise) Scanners Profissionais Microfichas Lâminas EAControle Sistemas

Título Documental ou Assunto(custódia) Descritores dos documentos 2ª. fase: Cadastros Cliente Serviços Título Documental ou Assunto(custódia) Descritores dos documentos Inserção de banco de dados de apoio EAControle Sistemas

3ª. fase: Criação de Lotes Inserir Imagens digitalizadas no diretório criado para o cliente/serviço/título. Gerar Lotes EAControle Sistemas

4ª. fase: Indexações Digitadores iniciam a primeira indexação do lote Digitadores iniciam a segunda indexação do lote Supervisor procede o batimento das indexações e possíveis correções Supervisor decide pendências em documentos levantadas nas indexações * Indexações podem ser feitas automaticamente com o reconhecimento de códigos de barras nas imagens EAControle Sistemas

5ª. fase: Consolidação e Exportação Arquivos em base de dados menores são gerados para cada serviço do cliente. Mídias são gravadas com a base de dados, as imagens e um aplicativo para visualização. Mídia é enviada para o cliente final. Dados são enviados para internet. EAControle Sistemas

6ª. fase: Cliente consulta imagens Mídia é importada no cliente para o aplicativo visualizador. Cliente consulta dados de digitação, imagens e dados de custódia em um banco de dados local. Cliente consulta os mesmos dados em um site da internet. EAControle Sistemas

Processo Geral da Indexação Controle do andamento das tarefas pelo supervisor Cadastro do Cliente Segunda Indexação Desempate Exportação para mídia Cadastro de Serviço, Título Documental e Descritores para o documento Controle de Exceções Primeira Indexação Envio da Mídia e do Visualizador para o cliente Imagens são inseridas na pasta do cliente Envio das informações para a internet Lotes são criados EAControle Sistemas

Controle de Custódia Controle de caixas separadas por galpão, ruas, módulos e prateleiras. Impressão automática de etiquetas para as caixas. Alocação inteligente das caixas, de acordo com os módulos com espaço disponível. Movimentação de caixas. Localização imediata de caixas por cliente ou conteúdo. Cálculo de preço das movimentações solicitadas pelo cliente. Dados disponíveis para consulta pela internet. Custódia Rua Módulo Galpão EAControle Sistemas

FLEXIS 2009 Controlador de produção EAControle Sistemas

FLEXIS 2009 Desempate de Indexações EAControle Sistemas

Público alvo Empresas, que digitalizam, indexam e guardam os documentos em seus próprios depósitos. Birôs de digitalização e guarda de documentos. Bibliotecas virtuais. Empresas interessadas em diminuir a quantidade de papel armazenado e circulante em suas dependências. EAControle Sistemas

FLEXIS A tecnologia FLEXIS enfatiza o tratamento de documentos gerados em papel, digitalizados e indexados para futuras consultas. O FLEXIS é um sistema de controle de produção para grandes volumes de imagens sendo indexadas ou digitadas. GED A maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que ‘já nascem’ eletrônicos: são documentos em Word, Excel, desenhos de engenharia, e-mails. Para controlar essas informações digitais, quer sejam ou não originalmente eletrônicas, usa-se o conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Os sistemas de GED não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. Eles implementam categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. EAControle Sistemas

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