Informática Aplicada à Gestão (2011/12) UBI - Dep. de Informática 72

Informática Aplicada à Gestão (2011/12) UBI - Dep. de Informática 73 Excel (Microsoft) É possível aprender a usar o Excel através do recurso a tutoriais (também por vezes chamados Tutores) disponíveis na Internet. Alguns desses tutoriais são bastante bons. Exemplos dos múltiplos tutoriais gratuitos que existem sobre o Excel:

Informática Aplicada à Gestão (2011/12) UBI - Dep. de Informática 74 Excel Aplicação vulgarmente denominada Folha de Cálculo (Na verdade, é um conjunto de folhas de cálculo) Uma folha de cálculo é semelhante a uma folha quadriculada electrónica onde, em cada quadrícula, se podem colocar não só valores numéricos e de texto, como também fórmulas. As fórmulas calculam valores a partir de outros existentes noutras quadrículas. Também é possível associar à folha de cálculo gráficos, código de programação, elementos de interacção (botões, etc.), imagens, etc..

Informática Aplicada à Gestão (2011/12) UBI - Dep. de Informática 75 Excel Livro (Workbook): Conjunto de folhas. – Constitui a unidade de gravação (ficheiro) Folha (Worksheet): Folha individual de um Workbook. Célula (Cell): Espaço elementar de uma Worksheet, resultante da intersecção de uma linha com uma coluna. Fórmula (Formula): Expressão que produz um valor a partir de outros valores (começa sempre com =). Gráfico (Chart): Imagem representativa de um conjunto de valores numéricos, recolhidos em células da folha de cálculo.

Informática Aplicada à Gestão (2011/12) UBI - Dep. de Informática 76 Excel Pode-se definir individualmente a formatação de cada célula:

Informática Aplicada à Gestão (2011/12) UBI - Dep. de Informática 77 Excel No Excel existem elementos de interacção (botões, icons, "ribbons", barras de ferramentas, etc.) semelhantes aos do Word. Exemplo, na versão 2003 do Excel: Botão que permite juntar várias células:

Informática Aplicada à Gestão (2011/12) UBI - Dep. de Informática 78 Excel Fórmulas: São expressões que produzem um valor a partir de outros valores (constantes, ou existentes em outras células) –Começam sempre pelo sinal de = –É através da referência a determinada célula (dada através de um endereço) que se obtém o seu valor. Quando se muda o valor de uma célula, as fórmulas que dela dependem são actualizadas automaticamente. Exemplo:

Informática Aplicada à Gestão (2011/12) UBI - Dep. de Informática 79 Excel Podemos considerar uma fórmula como uma equação cujo resultado é mostrado na célula. As fórmulas podem conter: operadores valores constantes (numéricos, strings) referências a células funções espaços em branco (não afectam o cálculo) Exemplos: = IF(WEEKDAY(R3C2;2) = 1; "Segunda-Feira"; "Não é Segunda!") = A1 + (5^3)

Informática Aplicada à Gestão (2011/12) UBI - Dep. de Informática 80 Excel É importante saber que as regras de construção das formulas do Excel dependem da língua em que o programa está traduzido. Exemplo: Num Excel original, em inglês, usa-se a palavra SUM para dar a instrução de adição de uma série de valores numéricos. Mas se o Excel estiver traduzido para português, tem de se usar a palavra SOMA. Este tipo de abordagem localizada faz com que, por exemplo, quem sabe utilizar o Excel em Portugal, não o saiba necessariamente usar em Espanha… (Isto torna também mais complicado utilizar os numerosos recursos em Inglês disponíveis na Internet para aprender a usar a versão portuguesa…)

Informática Aplicada à Gestão (2011/12) UBI - Dep. de Informática 81 Excel No Excel existem duas formas de notação para indicar os nomes (ou posições, ou endereços) das células. A escolha entre as duas notações faz-se no menu Options. A primeira notação consiste em usar letras sucessivas para designar as colunas (columns, em inglês), e números sucessivos para designar as linhas (rows, em inglês). Esta notação resulta em chamar à célula superior da esquerda A1, e assim sucessivamente:

Informática Aplicada à Gestão (2011/12) UBI - Dep. de Informática 82 Excel A segunda notação consiste em usar números para designar tanto as linhas (Rows, em inglês) como as colunas (Columns, em inglês). Esta notação chama-se (em inglês) R1C1. Em português, esta notação chama-se L1C1…) Nesta notação chama-se R1C1 à célula do topo da coluna mais à esquerda, e assim sucessivamente. Nas nossas aulas iremos usar sempre esta notação.

Informática Aplicada à Gestão (2011/12) UBI - Dep. de Informática 83 Excel Ao querer referenciar uma célula numa fórmula de Excel, pode-se fazer isso usando a posição absoluta dessa célula na folha, ou usando a sua posição relativa em relação à célula em que se está a escrever a fórmula. Exemplo:

Informática Aplicada à Gestão (2011/12) UBI - Dep. de Informática 84 Excel A maior diferença entre utilizar referências absolutas e relativas surge quando se copia a formula de uma célula para outra. Refs. absolutas: Refs. relativas:

Informática Aplicada à Gestão (2011/12) UBI - Dep. de Informática 85 Excel É possível fazer referência a células em outras folhas ou livros: Para outras folhas do mesmo livro: – Sheet1!R5C5 – Despesas!R10C2 – Nome de folha com espaços!R[-1]C[15] Para folhas noutros livros: – [Lucros semestrais.xls]Outubro!R[-1]C[3] – c:\trabalho\[Recolha.xls]Totais!R[1]C8 Note-se a ref. mista! Caminho (Path) absoluto!

Informática Aplicada à Gestão (2011/12) UBI - Dep. de Informática 86 Excel É possível representar (e usar) conjuntos de células: Problema: Imagine-se que se quer criar uma fórmula para calcular a soma de todas as células da coluna 2, desde a linha 2 até à linha 30. Solução possível: = R2C2+R3C2+R4C2+R5C2+R6C2+R7C2+R8C2+ … +R28C2+R29C2+R30C2 Outra solução possível: = SUM(R2C2:R30C2) Neste caso o conjunto de células é definido por um intervalo! (Indica-se a primeira e a última célula a incluir no conjunto...)