Gerenciamento das comunicações do projeto Igor afonso Johny Dantas Max Mendes

Gerenciamento das comunicações do projeto O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

Gerenciamento das comunicações do projeto O gerente de projeto gasta de 75% a 90% de seu tempo com COMUNICAÇÃO: Reuniões; Direcionamentos, Aconselhamento; Supervisão.

Gerenciamento das comunicações do projeto Processos de gerenciamento das comunicações de um projeto: Identificar as partes interessadas. Planejar as comunicações. Distribuir informações. Gerenciar as expectativas das partes interessadas. Reportar o desempenho

Gerenciamento das comunicações do projeto

Identificar as partes interessadas. É o processo de identificar todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de documentar as informações relevantes relacionadas aos seus interesses,envolvimento e impacto no sucesso do projeto. Clientes,patrocinadores,organização executora,colaboradores,público.

Identificar as partes interessadas. Entradas: Termo de abertura do projeto. Documentos de aquisição (contratos). Fatores ambientais da empresa. Cultura e estrutura organizacional. Ativos de processos organizacionais. Modelos para registro das partes interessadas; Lições aprendidas de projetos anteriores.

Identificar as partes interessadas. Ferramentas e técnicas: Analise das partes interessadas: Identifica os interesses, as expectativas e a influência das partes interessadas e determina seu relacionamento com a finalidade do projeto.

Identificar as partes interessadas. Opinião especializada: Alta administração; Principais partes interessadas identificadas; Gerentes de projetos que trabalharam em projetos da mesma área (diretamente ou por meio de lições aprendidas); Especialistas no assunto da área de negócio ou do projeto; Grupos e consultores do setor e Associações técnicas e profissionais.

Identificar as partes interessadas. A principal saída deste processo de identificação é o registro das partes interessadas, que contém todos os detalhes relativos às partes identificadas, incluindo, entre outros: Informações de identificação: nome, posição na organização, local, papel no projeto,informações de contato;

Identificar as partes interessadas. Informações de avaliação: requisitos essenciais, principais expectativas, influência potencial no projeto, fase de maior interesse no ciclo de vida. Classificação das partes interessadas: interna/externa, apoiadora/neutra/resistente,

Identificar as partes interessadas. Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Principais partes interessadas que podem afetar o projeto de modo significativo; Nível de participação no projeto desejado para cada parte interessada identificada

Planejar as comunicações O planejamento das comunicações determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas identificadas; quem precisa de qual informação, quando será requerida, como será fornecida, periodicidade, meio de transporte e por quem.

Planejar as comunicações Entrada: Registro das partes interessadas; Estratégia para gerenciamento das partes interessadas; Fatores ambientais da empresa; Ativos de processos organizacionais.

Planejar as comunicações Ferramentas e técnicas: Análise dos requisitos da comunicação: Um componente fundamental do planejamento das comunicações reais do projeto, portanto, é determinar e limitar quem se comunicará com quem e quem receberá cada informação.

Planejar as comunicações Ferramentas e técnicas: Tecnologia e metodologia das comunicações: Uma equipe de projeto pode usar diversas técnicas como métodos de comunicação: desde conversas rápidas até reuniões longas, ou desde simples documentos por escrito até materiais (como cronogramas e bancos de dados) que só possam ser acessados online.

Planejar as comunicações Ferramentas e técnicas: Modelos de comunicações: No modelo emissor-receptor o emissor é responsável por tornar as informações claras e completas, de modo que o receptor possa recebê- las corretamente e por confirmar se elas foram compreendidas adequadamente.

Planejar as comunicações Ferramentas e técnicas: Métodos de comunicação: Interativa: Ex.: reuniões, telefonemas, visitas. Ativa (push – nós mandamos) Ex.: cartas, relatórios, e-mails, comunicados pela imprensa, correio. Passiva (pull – eles buscam) Ex.: o destinatário tem acesso à informação – Github, Dropbox.

Planejar as comunicações Saídas: Plano de gerenciamento das comunicações: Pessoa responsável por comunicar a informação; Pessoa ou grupos que receberão as informações; Intervalo de tempo e frequência para a distribuição das informações necessárias;

Planejar as comunicações Saídas: Atualizações nos documentos do projeto Cronograma do projeto; Registro das partes interessadas; Estratégia para gerenciamento das partes interessadas.

Distribuir informações É o processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado. A distribuição eficaz de informações inclui diversas técnicas, tais como: Modelos de emissor-receptor. Escolha dos meios de comunicação.

Distribuir informações Entrada: Plano de gerenciamento do projeto. Relatórios de desempenho: Usados para distribuir informações sobre o andamento e o desempenho do projeto.

Distribuir informações Ativos de processos organizacionais. Políticas; procedimentos e orientações relativas à distribuição de informações; Modelos; Informações históricas e lições aprendidas.

Distribuir informações Ferramentas e técnicas: Métodos de comunicação: Reuniões individuais e em grupo, conferências de vídeo e áudio, conversas por computador e outros métodos de comunicações remotas são usados para distribuir informações.

Distribuir informações Ferramentas de distribuição de informações As informações do projeto podem ser distribuídas usando várias ferramentas, tais como: Distribuição de documentos impressos, sistemas manuais de arquivamento, comunicados de imprensa e bancos de dados eletrônicos com acesso compartilhado;

Distribuir informações Ferramentas eletrônicas de conferência e comunicação, como email, fax, correio de voz, telefone, videoconferência, websites. Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos, como interfaces da web para softwares de gerenciamento de projetos e elaboração de cronogramas, softwares de apoio a reuniões e ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho.

Distribuir informações Saída: Atualizações em ativos de processos organizacionais: Os ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados: Notificações das partes interessadas; Relatórios do projeto; Apresentações do projeto; Registros do projeto; Documentação das lições aprendidas; Feedback das partes interessadas.

Gerenciar as expectativas das partes interessadas. Gerenciar as expectativas das partes interessadas é o processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.

Gerenciar as expectativas das partes interessadas. Envolve as atividades de comunicação dirigidas às partes interessadas para influenciar suas expectativas, abordar as preocupações e solucionar as questões, tais como: Abordar as preocupações que ainda não se tornaram questões, geralmente relacionadas com a prevenção de futuros problemas. Gerenciar ativamente as expectativas das partes interessadas para aumentar a probabilidade de aceitação do projeto, negociando e influenciando seus desejos para alcançar e manter as metas do projeto.

Gerenciar as expectativas das partes interessadas. Entrada: Registro das partes interessadas. Estratégia para gerenciamento das partes interessadas. Plano de gerenciamento do projeto. Registro das questões. Registro das mudanças.

Gerenciar as expectativas das partes interessadas. Ativos de processos organizacionais: Requisitos de comunicação da organização; Procedimentos de gerenciamento das questões; Procedimentos de controle das mudanças e Informações históricas sobre projetos anteriores.

Gerenciar as expectativas das partes interessadas. Ferramentas e técnicas: Métodos de comunicação. Habilidades interpessoais. O gerente de projetos aplica as habilidades interpessoais adequadas para gerenciar as expectativas das partes interessadas tais como: Estabelecimento de confiança, Solução de conflitos, Escuta ativa e Superação da resistência à mudança.

Gerenciar as expectativas das partes interessadas. Ferramentas e técnicas: Habilidades de gerenciamento. Habilidades de apresentação; Negociação; Habilidades de redação e Capacidade de falar em público.

Gerenciar as expectativas das partes interessadas. Atualizações em ativos de processos organizacionais. A documentação das lições aprendidas inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre o gerenciamento das partes interessadas.

Gerenciar as expectativas das partes interessadas. Ferramentas e técnicas: Solicitações de mudanças. O gerenciamento das expectativas das partes interessadas pode resultar em uma solicitação de mudança do produto ou do projeto. Também pode incluir ações corretivas ou preventivas,conforme necessário.

Gerenciar as expectativas das partes interessadas. Ferramentas e técnicas: Atualizações no plano de gerenciamento do projeto. Atualizações dos documentos do projeto.

Gerenciar as expectativas das partes interessadas Atualizações em ativos de processos organizacionais Solicitações de mudanças Atualizações no plano de gerenciamento do projeto Atualizações nos documentos do projeto

Reportar o desempenho Processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho,inclusive relatórios de andamento, medições do progresso e previsões. Análise do desempenho anterior; Situação atual dos riscos e questões; Trabalho concluído durante o período; Trabalho a ser concluído no próximo período; Resumo das mudanças aprovadas no período.

Reportar o desempenho Entrada: Plano de gerenciamento do projeto Informações sobre o desempenho do trabalho Andamento das entregas; Progresso do cronograma e Custos incorridos.

Reportar o desempenho Entrada: Medições de desempenho do trabalho Desempenho do cronograma planejado em relação ao real; Desempenho dos custos planejados em relação aos reais Desempenho técnico planejado em relação ao real.

Reportar o desempenho Entrada: Previsões de orçamentos Ativos de processos organizacionais

Reportar o desempenho Ferramentas e técnicas: Análise da variação Métodos de previsão Métodos de comunicação Sistemas de distribuição de informações

Reportar o desempenho Saída: Relatórios de desempenho Atualizações em ativos de processos organizacionais Solicitações de mudanças