PMBOK 5ª Edição Capítulo 10 Gerenciamento das comunicações do projeto

Gerenciamento das comunicações do projeto Garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto.

Gerenciamento das comunicações do projeto O gerenciamento das comunicações determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas identificadas; quem precisa de qual informação, quando será requerida, como será fornecida, periodicidade, meio de transporte e por quem.

Gerenciamento das comunicações do projeto .1 Planejar a gestão das comunicações Determinar as pessoas e organizações que afetam, influem ou contribuem para o sucesso ou fracasso do projeto, baseado nas informações de suas disponibilidades, necessidades e requisitos.

Gerenciamento das comunicações do projeto .2 Gerir as comunicações Criar, obter, distribuir, arquivar e recuperar as informações do projeto conforme o plano elaborado.

Gerenciamento das comunicações do projeto .3 Monitorar as informações Colocação das informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto no momento adequado.

1. Planejar a gestão das comunicações Considerações importantes: Quem precisa e/ou tem autorização para acessar determinadas informações; Quando são necessárias e/ou disponíveis; Onde devem ser apresentadas e arquivadas; Qual o formato e como podem ser obtidas; Quais problemas de fuso horário, idioma ou diferenças culturais a considerar.

1. Planejar a gestão das comunicações Entradas .1 Plano de gestão do projeto .2 Registros de pessoas interessadas .3 Fatores ambientais da empresa .4 Ativos de processos organizacionais TAP

1. Planejar a gestão das comunicações Ferramentas e técnicas .1 Análise dos requisitos de comunicação Determina as reais necessidades de informação do público, clientes, patrocinadores, legisladores e a organização executora, fontes de auxílio ou combate ao projeto, combinando tipo e formato, fazendo a análise do valor e do custo de obtenção, visando gastar apenas naquelas que de fato contribuem para o sucesso ou evitam prejuízos para o projeto. Organogramas, volumes, tecnologia, distribuição geográfica, hierarquia, responsabilidades e segurança de acesso aos dados...

1. Planejar a gestão das comunicações Ferramentas e técnicas Análise das partes interessadas Localize os agentes e os trate de acordo

1. Planejar a gestão das comunicações Ferramentas e técnicas .2 Tecnologia da comunicação Os métodos usados para transferir informação entre os interessados podem variar bastante, conforme a situação. Conversas informais, memorandos, e-mails, telefone, registros via software, reuniões, chats, materiais escritos, web sites... Os fatores que interferem na escolha podem estar na urgência, disponibilidade da tecnologia, facilidade de uso, ambiente e confidencialidade e segurança requeridas.

1. Planejar a gestão das comunicações Ferramentas e técnicas 3. Modelos das comunicações

1. Planejar a gestão das comunicações Ferramentas e técnicas 3. Modelos das comunicações Modelos emissor-receptor. Escolha dos meios de comunicação. Estilo de redação. Técnicas de apresentação. Técnicas de gerenciamento de reuniões. Codificação, Mensagem. Ruído. Meio físico. Decodificação ou compreensão.

1. Planejar a gestão das comunicações Ferramentas e técnicas 4. Métodos de comunicação interativa reuniões, telefonemas, visitas passiva (pull – nós mandamos) cartas, memos, relatórios, e-mails, comunicados pela imprensa, correio ativa (push – eles buscam) o destinatário tem acesso à informação – sites, assinaturas...

1. Planejar a gestão das comunicações Blá... Ferramentas e técnicas 5. Reuniões buscar quem pode dar as informações – alta administração, outros clientes, associações técnicas e profissionais, fornecedores, bases de dados privadas ou governamentais, especialistas na área, gerentes e participantes de projetos anteriores... Blá...

1. Planejar a gestão das comunicações Saídas 1. Plano de gestão das comunicações Registro das partes interessadas Identificação, avaliação, classificação, acesso Estratégia para o seu gerenciamento Listados os interesses, medidas a tomar para ampliar oportunidades ou reduzir efeitos de ataques, estabelecer parcerias, prioridades e demais itens de relacionamento.

1. Planejar a gestão das comunicações Saídas 1. Plano de gestão das comunicações Item de comunicações. As informações que serão distribuídas às partes interessadas. Objetivo. A razão da distribuição dessas informações. Frequência. A frequência de distribuição dessas informações. Datas de início / conclusão. O prazo para a distribuição das informações. Formato / meio físico. O layout das informações e o método de transmissão. Responsabilidade. O membro da equipe encarregado da distribuição das informações.

1. Planejar a gestão das comunicações Saídas 1. Plano de gestão das comunicações As informações que serão comunicadas, inclusive o formato, conteúdo e nível de detalhes, segurança, confirmações e registros A pessoa responsável pela comunicação das informações A pessoa ou os grupos que receberão as informações Os métodos ou tecnologias usados para transmitir as informações, como memorandos, e-mail e/ou comunicados à imprensa.

1. Planejar a gestão das comunicações Saídas 1. Plano de gestão das comunicações Os prazos para identificar processos para aumentar o nível e a cadeia gerencial (nomes) para levar para níveis mais altos problemas que não podem ser resolvidos em um nível hierárquico mais baixo O método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações conforme o projeto se desenvolve e avança Glossário da terminologia comum.

1. Planejar a gestão das comunicações Saídas 1. Plano de gestão das comunicações Restrições As restrições são fatores que podem limitar as opções da equipe de gerenciamento de projetos. Exemplos de restrições incluem membros da equipe em locais geográficos diferentes, versões incompatíveis de software de comunicação ou capacidades técnicas de transmissão ou divulgação limitadas, bem como legislação, regulamentos ou políticas da organização.

1. Planejar a gestão das comunicações Saídas 2. Atualizações para documentos do projeto Lançamentos para os cronogramas, registros de participantes, instruções para terceiros...

2. Gerir as comunicações Envolve colocar as informações à disposição das partes interessadas no projeto no momento oportuno. Implementar o plano de comunicações Responder a solicitações de informações não previstas Preparar e realizar apresentações

2. Gerir as comunicações Entradas .1 Plano de gerenciamento do projeto (capítulo comunicações) .2 Relatórios de desempenho .3 Fatores ambientais .4 Ativos de processos organizacionais

2. Gerir as comunicações Ferramentas e técnicas .1 Tecnologia de comunicação As habilidades de gerenciamento geral relacionadas às comunicações incluem garantir que as pessoas certas obtenham as informações certas na hora adequada; O emissor é responsável por garantir que as informações estejam claras e completas, de forma que o receptor as possa receber corretamente, e pela confirmação de que elas são adequadamente entendidas.

2. Gerir as comunicações Ferramentas e técnicas 2. Modelos das comunicações 3. Métodos de comunicação interativo, ativo, passivo Reuniões, conferências (tele e reais) Linguagens escrita e oral, ouvir e falar Interna (dentro do projeto) e externa (o cliente, os meios de comunicação, o público) Formal (relatórios, briefings) e informais (memorandos, conversas para fins específicos) Vertical (para cima e para baixo na organização) e horizontal (entre os pares).

2. Gerir as comunicações Ferramentas e técnicas .4 Sistemas de gestão das informações As informações podem ser coletadas e recuperadas por diversos meios, inclusive sistemas manuais de arquivamento, bancos de dados eletrônicos, software de gerenciamento de projetos e sistemas que possibilitam o acesso à documentação técnica, como desenhos de engenharia, especificações de design e planos de teste.

2. Gerir as comunicações Ferramentas e técnicas .4 Sistemas de gestão das informações Reuniões do projeto, distribuição de cópias impressas de documentos, sistemas manuais de arquivamento e bancos de dados eletrônicos de acesso compartilhado Ferramentas para conferências e comunicação eletrônica, como e-mail, fax, correio de voz, telefone, videoconferência e conferências, e publicações na Internet. Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos, como interfaces Web para software de gerenciamento de projetos e elaboração de cronogramas, suporte a reuniões e escritórios virtuais, portais e ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo. .5 Relatórios de desempenho

2. Gerir as comunicações Saídas Comunicações do projeto Atualizações para os planos do projeto Atualizações para documentos do projeto Atualizações para ativos de processos organizacionais Notificações para participantes do proejto Relatórios formais e informais Apresentações do projeto Registros do projeto Informações recebidas de participantes Documentação de lições aprendidas

2. Gerir as comunicações Saídas Registros do projeto. Incluem correspondências, memorandos e documentos que descrevem o projeto; conforme possível e adequado, mantidas de uma forma organizada. Os membros da equipe podem também manter registros em um diário do projeto. Mudanças solicitadas As mudanças surgidas no processo distribuição das informações devem causar alterações nos planos de gerenciamento do projeto e das comunicações.

2. Gerir as comunicações Saídas Relatórios do projeto. Os relatórios formais e informais do projeto detalham o andamento do projeto e incluem lições aprendidas, registros de problemas, relatórios de encerramento do projeto e saídas de outras áreas de conhecimento Apresentações do projeto. A equipe do projeto fornece informações, formal ou informalmente, a algumas ou a todas as partes interessadas no projeto. Essas informações são relevantes para as necessidades da audiência e o método de apresentação é adequado.

2. Gerir as comunicações Saídas Feedback das partes interessadas. As informações recebidas das partes interessadas relativas às operações do projeto podem ser distribuídas e usadas para modificar ou melhorar o desempenho futuro do projeto. Notificações das partes interessadas. É possível fornecer informações às partes interessadas sobre problemas resolvidos, mudanças aprovadas e andamento geral do projeto.

3. Monitorar as informações Entradas Plano de gerenciamento do projeto Comunicações do projeto Registros de questões e mudanças Dados de desempenho do trabalho Ativos de processos organizacionais

3. Monitorar as informações Entradas Registros de questões e mudanças Registro de problemas ou um registro de itens de ação são ferramentas que podem ser usadas para documentar e monitorar a resolução de problemas. Em geral, os problemas não chegam a ter a importância de um projeto ou atividade, mas normalmente são abordados para manter bons relacionamentos construtivos de trabalho entre as várias partes interessadas, inclusive os membros da equipe. Um registro de mudanças documenta as alterações e permite comunicar as consequências aos interessados a respeito dos impactos em tempo, custo e risco.

3. Monitorar as informações Ferramentas e técnicas 1. Sistemas de Gestão da Informação Trazem um conjunto de instruções padrão para a coleta, arquivamento e distribuição de informações para os interessados a respeito de progressos, custos e desempenho. 2. Opinião especializada

3. Monitorar as informações Ferramentas e técnicas 3. Reuniões As reuniões presenciais dos membros são os meios mais eficazes de comunicação e resolução de problemas com as partes interessadas.

3. Monitorar as informações Saídas 1. Reportar o desempenho O processo de reportar o desempenho envolve a coleta de todos os dados de linha de base e a distribuição das informações sobre o desempenho às partes interessadas. O relatório de desempenho deve normalmente fornecer informações sobre escopo, cronograma, custo e qualidade, dando a situação atual das entregas, e sobre o que foi realizado, coletadas como parte da execução do projeto.

3. Monitorar as informações Saídas 1. Reportar o desempenho Medições de desempenho do trabalho Os valores calculados da variação de datas de início e fim, do índice de desempenho de prazos, custos e técnicos. Previsão de orçamento Um valor calculado de Estimativa de Prazo e Custos fornecido pela organização executora é documentado e comunicado às partes interessadas.

3. Monitorar as informações Saídas 1. Reportar o desempenho Análise das variações Visão das causas das diferenças entre a realização e a linha de base Verificar a qualidade das informações coletadas Determinar as variações Determinar impacto em custos e cronograma do projeto

3. Monitorar as informações Saídas 1. Reportar o desempenho - Análise das variações

3. Monitorar as informações Saídas 2. Solicitações de mudanças Incluem mudanças no andamento dos problemas das partes interessadas no plano de gerenciamento de pessoal, que são necessárias para refletir as mudanças em como as comunicações com as partes interessadas irão ocorrer.

3. Monitorar as informações Saídas 3. Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) O plano de gerenciamento do projeto é atualizado para refletir as mudanças feitas no plano das comunicações, escopo etc.

3. Monitorar as informações Saídas 4. Documentos do projeto (atualizações) Ações corretivas incluem mudanças para fazer com que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto. Registros das partes interessadas Registros das questões etc

3. Monitorar as informações Saídas 5. Ativos de processos organizacionais (atualizações) A documentação das lições aprendidas inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre o gerenciamento das partes interessadas.