Metodologia para Padronização dos Processos

Estudo para o melhor caminho para o que se pretende alcançar Conceitos MET ODO LOGIA MET = meta ou seja o que se pretende. ODO = “hodos” do grego que significa caminho. LOGIA = significa estudo ou pesquisa. Estudo para o melhor caminho para o que se pretende alcançar PADRONIZAÇÃO Transformar algo em referência, igualdade, organização. PROCESSO Conjunto de atividades interrelacionadas que visam um determinado resultado. Ex: Processo: Internação do paciente: Atividades: Recebimento do paciente; Registro da entrada; Avaliação clínica; Orientação ao paciente e/ou familiares; Prescrição; Prestar cuidados;...... Alta hospitalar.

Introdução O Ser Humano convive com a padronização há milhares de anos e dela depende a sua sobrevivência, mesmo que disto não tenha consciência.

>> Imagine uma pequena tribo ou aldeia no passado onde a alimentação básica era o peixe << a) O PROCESSO: pescava-se com lança. b) EVOLUÇÃO DO PROCESSO: até que veio alguém testar uma rede feita de cipós.

A Evolução do Processo c) O RESULTADO: pegou uma quantidade maior de peixes, com menor trabalho. d) A PADRONIZAÇÃO: outros habitantes da aldeia, tendo em vista os resultados obtidos, passaram a utilizar a rede como método de pesca.

A Evolução do Processo e) A MELHORIA: mais tarde alguém julgou que seria melhor utilizar fios de juta do que cipó para fazer a rede.

f) O RESULTADO: maior quantidade de peixes com menor esforço. A Evolução do Processo f) O RESULTADO: maior quantidade de peixes com menor esforço.

A Evolução do Processo g) A PADRONIZAÇÃO: imediatamente confeccionam redes de juta e passam a utilizar como método de pesca.

Ninguém era obrigado a Padronizar o método da pesca; fizeram isto somente porque dava melhor resultado. O método padronizado não é fixo: ele pode ser melhorado para obtenção de melhores resultados.

Conhecendo o meu negócio 5-Quem ou quais são meus fornecedores? 4-Do que eu preciso para trabalhar? Insumos (matéria prima, serviços e/ou informações) 1-Qual é o meu setor? 3-Quem precisa do resultado do meu trabalho? Meus clientes 2-O que o faço? Meus produtos

Exemplo de Descrição do Negócio JATOINDO Transportes DESCRIÇÃO DE NEGÓCIO FORNECEDORES INSUMOS NEGÓCIO PRODUTOS CLIENTES Solicitantes Concessionárias Veículos novos particulares atendidos pela Central telefônica Transporte de passageiro e bagagem no perímetro Revenda autorizada Peças de reposição e urbano materiais de consumo. Empresas conveniadas NEGÓCIO Transporte de passageiros por rádio – taxi. Postos conveniados Combustível Solicitantes Papelaria Material de Escritório particulares atendidos 10 Pessoas Transporte interurbano de pela Central telefônica 1 Gerente passageiros e bagagem. Indústrias de confecção Uniformes dos motoristas 6 Motoristas 2 Telefonistas 1 Mecânico Empresas conveniadas Empresas de assistência Exames médicos preventivos médica Equipamentos 1 Central Telefônica 3 Automóveis Solicitantes Transporte interurbano de Empresas fornecedoras de Equipamentos de telefonia 2 Computadores particulares atendidos passageiros e bagagem. equipamento móvel e sua manutenção 4 Unidades de rádio pela Central telefônica comunicação Aprovação Revisão: 00 Nome Nome 25/12/0000 Presidente Jatoindo Gerente Jatoindo

Como Montar a Descrição do Negócio 1- Utilize o impresso padrão para Descrição do Negócio (consulte a Gerência da Qualidade). 2- Coloque dentro do quadrado central o nome do seu negócio, por exemplo: Financeiro, Transporte, Recepção, Laboratório e etc. 3- Escreva abaixo do quadro central quantas pessoas trabalham no seu negócio e se possível os equipamentos importantes. 4- À direita do quadrado central, liste os produtos do seu negócio (inclusive os descartes, resíduos e etc). 5- Para cada produto identificado, relacione quais são os respectivos clientes. 6- À esquerda do quadrado central, liste os insumos (produtos e serviços) que você recebe de seus fornecedores. 7- Relacione os insumos a cada fornecedor 8- PARABÉNS, você concluiu a descrição do seu negócio, agora oficialize-o consultando seus fornecedores e seus clientes para análise dos mesmos e submeta-o para apreciação do seu superior imediato. Em seguida remeta o documento para validação na Gerência da Qualidade.

Exercicio 1 - Descrever o negócio

Objetivos: Fluxograma Garantir a qualidade Aumentar a produtividade

Exemplo de Macrofluxograma JATOINDO Transportes DESCRIÇÃO DE NEGÓCIO FORNECEDORES INSUMOS NEGÓCIO PRODUTOS CLIENTES Aprovação Revisão: 00 Nome Presidente Jatoindo Gerente 25/12/0000 Transporte de passageiros por rádio – taxi. 10 Pessoas 1 Gerente 6 Motoristas 2 Telefonistas 1 Mecânico Solicitantes particulares atendidos pela Central telefônica Transporte de passageiro e bagagem no perímetro urbano Peças de reposição e materiais de consumo. Combustível Material de Escritório Uniformes dos motoristas Exames médicos preventivos Veículos novos Revenda autorizada Postos conveniados Papelaria Indústrias de confecção Empresas de assistência médica Concessionárias Equipamentos 1 Central Telefônica 3 Automóveis 2 Computadores 4 Unidades de rádio comunicação Empresas conveniadas Transporte interurbano de passageiros e bagagem. Equipamentos de telefonia móvel e sua manutenção Empresas fornecedoras de equipamento Empresa: JATOINDO Transportes. Macrofluxograma: Transporte Interurbano de Passageiros e Bagagem.

Exemplo de Fluxograma Macrofluxograma: Recebimento de solicitação de veículo. Empresa: JATOINDO Transportes. Macrofluxograma: Transporte Interurbano de Passageiros e Bagagem. INICIO Recebimento de solicitação de veículo para transporte interurbano de passageiro e bagagem. Deslocamento do veículo. Embarque do passageiro e bagagem. Transporte do passageiro e bagagem. Desembarque do passageiro e bagagem. FIM

Exemplo de Fluxograma Macrofluxograma: Embarque do Passageiro e bagagem Empresa: JATOINDO Transportes. Macrofluxograma: Transporte Interurbano de Passageiros e Bagagem. INICIO Recebimento de solicitação de veículo para transporte interurbano de passageiro e bagagem. Deslocamento do veículo. Embarque do passageiro e bagagem. Transporte do passageiro e bagagem. Desembarque do passageiro e bagagem. FIM

Relação entre Macrofluxograma e Fluxograma.

Exercício 2 macro fluxograma em seguida Exercício 3 fluxograma.

Embarque do Passageiro e bagagem Macrofluxograma: Embarque do Passageiro e bagagem INICIO 02 Verificar se o passageiro com bagagem está no local programado. MOTORISTA Solicitar na Central Telefônica Passageiro no local? NÃO que entre em contato com o cliente e aguardar chegada. MOTORISTA SIM Embarcar o passageiro. MOTORISTA FIM

Como deve ser um padrão documentado Nome da tarefa Sistema para identificação e controle das revisões Função responsável pela execução Materiais necessários para realizar a atividade Descrição da atividade de forma clara e extremamente simples. Ações a serem adotadas diante de situações anormais Resultados esperados Data e aprovações CONTER ?

Característica Básica de um Padrão IMPORTANTE Deve estar em meio adequado e descrito de maneira prática e clara.

Exercício 4 POP

O que padronizar? PROCESSO CRÍTICO TAREFA CRÍTICA Tem alto índice de acidentes Provoca muitas reclamações de clientes Apresenta alto custo TAREFA CRÍTICA Afeta fortemente a qualidade Costuma apresentar acidentes Está constantemente com problemas

Efeitos da Padronização Empresa Padronizada Empresa Não Padronizada Empresa Escada Empresa Serrote Processo Fora do Controle Processo Sob Controle Não sabe o que faz! Custo da Não Qualidade Sabe o que faz! Valor da Qualidade

Fator importante para garantir o cumprimento dos padrões TRABALHO EM EQUIPE

"Seja sempre o mais competente do mundo em sua função.” Lembre-se que o milagre existe quando há alguém disposto a realizá-lo.

Proposta para ação imediata. Convide seus colegas de trabalho para uma reunião, informando suas intenções. Discutam entrem vocês o que foi aprendido durante o treinamento. Apliquem na prática, a teoria dada no treinamento, escolhendo um processo. Convoque, se achar necessário, algum representante da Gerência da Qualidade como apoio. Apresente o que foi elaborado à chefia imediata para aprovação e/ou orientação. Apresente aos clientes (internos e externos) e aos fornecedores para consenso. Procure a Gerência da Qualidade para validação da documentação.