IX Encontro de Bibliotecários e Documentalistas da Justiça do Trabalho TRT da 21ª Região IX Encontro de Bibliotecários e Documentalistas da Justiça do Trabalho Digitalização e Microfilmagem Eletrônica: ferramentas indispensáveis para os arquivos Agosto de 2008

Mas o Arquivo Digital também não é vulnerável Dependência de: Hardware (máquina e mídia) Software (Sistema Operacional, Programa e formato da Imagem) Mídia se deterioram ou “evaporação” de Bit Devido a efeitos físicos, químicos, magnéticos, etc.

O Custo do Arquivo Digital O tempo que você ira manter as imagens “on-line” irá determinar o custo de migração Com o avanço dos softwares e hardwares, os arquivos digitais deverão ser migrados para uma outra tecnologia (mídia) ou serão perdidos Busca da informação 2008 >> 2009 >> 2012 >> 2015 Fase Ativa Fase Inativa

Onde e como armazenar as minhas informações ?! Mídias Onde e como armazenar as minhas informações ?!

Indíce de busca da informação Sistema Híbrido É a integração dos Sistemas digitais e micrográficos. Microfilme sendo um arquivo de referência e segurança do arquivo digital Arquivo digital somente na fase ativa Fase Inativa Fase Ativa Indíce de busca da informação

Comparação dos Sistemas Digitalização Vantagens: Excelente acesso, distribuição e transmissão dos registros Acesso múltiplo do arquivo Melhor qualidade da imagem Impressão de Alta Qualidade A copiagem sucessiva não provoca degradação Microfilmagem Vantagens: Custo baixo de armazenagem Melhor meio arquivístico (Durabilidade) Aceito como um meio legal Execelente compactação Existências de normas para criação, processamento, duplicação e armazenamento Desvantagens: Dependência de Hardware e Software Não aceito como meio legal (???) Alto custo para manter a informação acessível ao longo prazo Desvantagens: Acesso individual Perda de resolução devido a copiagem sucessiva Se não for indexada possui uma velocidade de recuperação baixa, e pode causar cansaço

Solução Híbrida Microfilmadora Eletrônica

Processo de Sistema de documentação Processamento da Imagem Prep. Captura Saída Mída Eletrônica Microfilme

Microfilmadora Eletrônica: Processo Captura e indexação Captura e indexação Reduz Trabalho e Manutenção Qualidade do Filme Opções de Saída

Erros Típicos de Microfilmagem Espaço em Braco Vãos Enrosco Distorsão Cantos Dobrados Densid. Variável F B Mãos! 2 Etapas Frente/Verso

Como a Microfilmadora Eletrônica pode ajudar? Controle de Qualidade Eletrônica Remover a Distorção Girar Indexar Inserir Redigitalizações Processamento de Lote MVCS Nisto! Ajuda a Transformar Isto

Benefícios da Microfilmadora Eletrônica Reduz/elimina erros e filmes de correção. Filme com excelente qualidade Cerca 20% a mais de informação/documento no mesmo microfilme Baixo Custo Operacional Integração de sistemas Mínima intervenção humana Agilidade na entrega da informação. Acompanhamento da tecnologia

Digitalização em Santa Catarina Processos Findos – Editais – 05 anos Processos Findos – Intimação – 30 dias Pastas Funcionais Fichas Financeiras

Processos Findos – 5 anos 56 Editais de eliminação concluídos 251.000 processos eliminados 3.291 processos de guarda permanente 94.951 processos digitalizados 840.000 imagens

Processos Findos – 5 anos RA 76/2008

Processos Findos – Intimação Art. 5º da RA 76/2008 (§ 5º do artigo 12 da Lei nº 11.419/06) Processos definitivos Processos com até 50 fls. Digitalização integral do processo Visualização

Pasta Funcional Eletrônica

Ficha Financeira

Notícias do CSJT Grupo se reuniu 02 vezes Definiu alguns parâmetros para o SUAP Estamos compilando as Tabelas de Temporalidade Estamos estudando questões relativas a autenticidade de documentos .pdf

Ata 02 do Grupo de Trabalho de Gestão Documental Recomendar ao CSJT a criação do cargo de arquivista no Âmbito da JT – por concurso ou transformação de cargo. Recomendação ao CSJT, aos TRTs quanto à eliminação: 1 – Adoção de 5 anos (conforme Lei 7.627/87), com a obrigatoriedade, para que se proceda a eliminação, das seguintes medidas: 1.1 – Adoção de um percentual não inferior a 1% para a amostragem; 1.2 – adoção dos procedimentos elencados no Ato nº 239/2008 – Art. 18 - da 1ª. Região – com algumas alterações. (DESCREVER – algumas alterações a serem feitas e posteriormente aprovados pelo GT – via e-mail).

Ata 02 do Grupo de Trabalho de Gestão Documental Quanto aos processos relativos ao Inventário da Memória – dos anos 20 a 90, será adotado o seguinte procedimento: a) Serão objetos de separação e análise por parte das CPDA’s dos respectivos Tribunais Regionais. Discussão quanto à possibilidade da adoção, no âmbito da Justiça do Trabalho, do Selo Tema Relevante e Acervo Histórico, trabalho de iniciativa da 3ª. Região, visando a preservar e facilitar a identificação do tema durante a seleção dos autos de caráter histórico. Ficou aprovado que seria encaminhada à CAPI minuta de ato para regulamentar a forma de digitalização e criação de documentos eletrônicos

TÍTULO FIM Nome: Edson Luis Mesadri Cargo: Diretor de Serviço e-mail: edson.mesadri@trt12.gov.br Fone: 48 3240.0621