COURTNEY J. CAMPBELL VANDERBILT UNIVERSITY Criação das Listas do Programa de Arquivos Ameaçados

1 Justificativa  salvaguardar materiais arquivísticos  digitalização e acondicionamento de originais em local apropriado  preservação e acesso amplo, por um longo prazo  é importante que o EAP receba informações sobre o arquivo físico e as cópias digitais para que seja possível procurar informações no catálogo e no site EAP

2 Catalogando Materiais Arquivísticos  Materiais de coleções individuais devem ser mantidos juntos  O material deve ser listado e copiado na ordem original mantida pelo dono  Os arquivos tem um sistema de organização, que é a hierarquia de uma coleção

3 Direitos autoriais, proteção de dados, privacidade  A Biblioteca Britânica disponibilizará o material do EAP para própositos de pesquisa não comercial  Alguns materais poderão conter informações pessoais ou sensíveis

4 Listas amostras e finais  Nos primeiros três meses do projeto devem submeter cópias amostras e listas amostras  As suas listas tem que ser em inglês, mas vocês vão mandar para mim em português  Ao termino do projeto, é preciso enviar as copias e listas finais para o EAP  As listas deverão ser enviadas em formato eletrônico como anexos de ou copiados ao disco duro externo quando se submeterá as imagens

5 Modelo de Listagem  planilha de Excel com seis planilhas dependentes  As primeiras três planilhas devem ser obrigatoriamente preenchidas  Também é preciso preencher pelo menos uma das últimas três planilhas dependendo do tipo de material que está sendo submetido

Planilha 1 - Instituições de depósito  informações sobre as instituições/proprietários que atualmente armazenam o material original  informações sobre as instituições que terão cópias digitais dos materiais quando o projeto se finalizar.

Planilha 2 - Descrição  a base da nossa descrição de catálogo  É dividida em duas seções;  o arquivo físico (as primeiras 23 colunas da planilha)  colunas escritas em preto são obrigatórias  colunas em cor de cinza devem ser preenchidas quando relevante  quando preencher uma linha, é importante que a primeira coluna contenha o nível que está se descrevendo (Projeto, Coleção, Série, Arquivo, ou Ítem).

 Projeto – EAP Project Number, Title, e Description (Scope and Content)  Coleção – todas as colunas com títulos escritos em preto. O projeto pode ser composto de várias coleções.  Série – colunas com títulos escritos em preto devem ser completadas. Preenchemos Título e Description (Scope and Content). Se souber, preencha o número de Reference da Instituição original de Depósito (Coluna C) e os Creators (Colunas S-V).  Arquivo (File)– colunas com títulos escritos em preto devem ser completadas. Preenchemos Título e Description (Scope and Content). Se souber, preencha o número de Reference da Instituição original de Depósito (Coluna C), o campo de Physical Characterics (Coluna O) e os Creators (Colunas S-V).  Ítem - colunas com títulos escritos em preto devem ser completadas. Preenchemos Título e Description (Scope and Content). Isso só preenchemos no caso de itens soltos, por exemplo, de mapas ou fotografias. Se souber, preencha o número de Reference da Instituição original de Depósito (Coluna C) e os Creators (Colunas S-V).

Planilha 3 - Individual/Family/Institution  detalhes biográficos e administrativos de indivíduos, famílias, ou instituições associados com o material  Pode incluir o dono do material, editor, produtor, escritor, fotógrafo, correspondente de uma carta, receptor de uma carta.

Planilha 4 - Technical Details – Images  detalhes técnicos do projeto da digitalização durante o projeto

6 Datas  Tabela